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Microsoft Modern Business Forum 
Durch den Einsatz neuer Microsoft Technologien können heute bei uns Pr...
Wer ist Transa und Ziel des Vortrags 
TRANSA Filialen 
Zürich Europaallee 
Basel 
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Luzern 
St. Gallen 
Winterthur 
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Veränderungen am Markt 
Transa im Markt 
 Früherer Nischenmarkt Outdoor, Markt heute zunehmend kompetitiver 
 Globalisie...
Ausgangslage Transa 
 Traditionell gewachsene IT-Organisation 
 Durch Wachstum stiess man überall an Grenzen 
 Anforder...
Ziel IT Infrastruktur Projekt 
 Längerfristig mit geringeren Mitteln und flexibel betreibbar 
 Modernisierung der IT 
 ...
Ausgangslage Acommit 
 Keine Informationen über die IT-Infrastruktur, bisher ausschliesslich ERP-Partner 
 Für jedes The...
Ziele Acommit 
 Ressourcen nicht überlasten 
 Andere Kunden dürfen auch während dieser Zeit nicht vernachlässigt werden ...
Wo steht Transa heute? 
 Serverlandschaft mit Microsoft Windows Server 2012 R2 und Hyper-V erneuert 
 hochverfügbares St...
Qualitätskontrolle Wareneingang – Prozess Gestern 
Zusammenfassung 
 Mängel in der Lieferung Logistik Telefon oder Mail a...
Qualitätskontrolle Wareneingang – Prozess Heute 
Ziel der Optimierung 
 EK/Warenwirtschaft möchte näher am Geschehen sein...
Was haben wir verbessert? – Zeit, Schritte 
Gestern 
Zeit (min) 
5 10 15 
20 min 
360 
Anz. Schritte 
Gestern 
100 200 300...
Qualitätskontrolle Wareneingang – Eingesetzte 
Infrastruktur und Services 
Bilder von möglichen Schäden 
 WebCam Microsof...
Qualitätskontrolle Wareneingang – Prozess Heute 
Herausforderung Acommit 
 Kurze Einführungszeit 
 Exchange Server Versi...
Was haben wir verbessert? – Kosten (Betrieb der 
Systeme) 
25.0 
20.0 
15.0 
10.0 
5.0 
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Exchange (10.3) Exchange (10....
Was waren die Herausforderungen? 
Ressourcen 
 Finanzen, Personal 
 Projektarbeit vs. operativer Tätigkeiten Kein dedizi...
Was haben wir gelernt? 
 Technik ok, aber es braucht die Menschen, welche damit arbeiten 
 Nicht alles IT-Menschen 
 Ni...
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Case Study: Modernisierung der IT Infrastruktur bei Transa

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Im Rahmen des ersten Modern Business Forum stellten Transa, Acommit und Microsoft am Beispiel von Transa, grösster Reise- und Outdoor-Händler der Schweiz, die gelungene Modernisierung der IT-Infrastruktur vor.

Mehr zu #modernbiz und Microsoft Technologien für KMU unter http://www.microsoft.com/de-ch/business/modern-biz/

Veröffentlicht in: Präsentationen & Vorträge
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  • Danke Christian, Grüezi Mitenand


    Wir, Sandro, von unserem Infrastruktur und ERP Partner Acommit und ich, Leiter IT Transa, möchten Ihnen an einem kleinen Bsp. zeigen, wie neue Technologien helfen können, Prozesse zu beschleunigen, nicht alles nur einfach ist, mit welchen Herausforderungen wir zu kämpfen hatten und was wir daraus gelernt haben.
  • Die Transa hat vor 35 Jahren in der deutschen Schweiz als Pionier mit Outdoor Ausrüstungen gestartet und prägt diesen Markt bis heute.
    Die Transa macht mit über 300 MA gegen 60 Mio Umsatz. Die Tochter OT macht ca. 17 Mio.


  • Zu Beginn war Outdoor ein Nischenmarkt,

    in den letzten Jahren wurde dieser Markt aber immer beliebter und zunehmend kompetitiver.

    Die durch das Internet geförderte Globalisierung,

    der gesunkene Eurokurs und das Preisgefälle zum Ausland

    haben den Wettbewerb noch weiter verschärft.

    Mit der Eröffnung des neuen Flagship Store Europaallee im September 2012 hat Transa Flagge gezeigt und musste jetzt auf einen Schlag 1/3 mehr Umsatz bewältigen.

    Das alles hatte auch Konsequenzen auf die Unternehmensführung, die Prozesse und die dafür notwendige Infrastruktur.


  • IT Infrastruktur ist in den letzten Jahren laufend zu einer stattlichen Serverinfrastruktur herangewachsen.

    Durch den Wachstumsschub stiessen wir überall an Grenzen
    und die Anforderungen an die
    Verfügbarkeit,
    die Anz. zu verwaltenden Filialen / User
    sowie die Performance und
    neue Funktionalitäten stieg stetig an

    Die IT wurde zwar mit wenigen Leuten betrieben, trotzdem aber war der Betriebsaufwand beachtlich.

    Im Frühjahr 2012 haben wir uns dann entschieden, ein IT Infrastruktur Projekt zu starten, um die bestehende Infrastruktur schrittweise zu ersetzen / zu optimieren und für zukünftige Abenteuer fit zu machen.
  • Gefordert war eine Modernisierung der IT, welche längerfristig mit geringen Mitteln und flexibel betrieben werden kann.

    Unsere eigene IT-Organisation soll entlastet werden um uns vermehrt auf unsere Kernapplikation und Unterstützung des Business fokussieren zu können.

    Das die Verfügbarkeit, sowie die Ausfallsicherheit verbessert werden muss, versteht sich von selbst….

    …und durch die längeren Öffnungszeiten verkürzen sich die möglichen Wartungsfenster zunehmend, so dass viele dieser Arbeiten automatisiert werden sollen.

    Um diese Anforderungen zu erfüllen und für neue Bedürfnisse in der Zukunft gewappnet zu sein, musste ein neues Konzept für die IT Infrastruktur her, welches wir mit unserem Partner Acommit erarbeiteten.

    -- Evtl. weglassen» --
    Wir bei Transa setzen seit vielen Jahren auf Microsoft und so war es uns dann auch bei diesem Projekt wichtig, den durchgängigen Einsatz von Microsoft Technologien weiter zu verfolgen um die bestmögliche Integration der einzelnen Systeme zu ermöglichen.
  • Zielerreichung:
    Naja… Leute waren teilweise recht am Anschlage / Ferien mussten verschoben werden
    Ich glaube das haben wir erreicht
    Erreicht
    Naja… es steht heute noch alles am alten Standort (falsch bestellte Leitung während des Projektes)
    Während Projekt erreicht, danach hat es geändert..
  • Die wichtigsten Systeme laufen auf dem Cluster
    Ausfallsicherheit über beide Standorte hinweg nicht gegeben -> Problem: es läuft zu gut, Notwendigkeit darum nicht so hoch 
  • Mit folgendem Beispiel möchten wir ihnen zeigen, dass ohne Anpassung am ERP mit heutiger Technologie Prozesse optimiert werden können.

    Als erstes sehen sie den Ablauf bei defekter Ware, wie er bis gestern gelebt worden ist.

    -- (Film starten) --

    Prozess Optimierung
    Das Ziel der Optimierung war klar… (Folien wechsel)


    Prozess
    Bei Mängeln in der Lieferung ruft die Logistik jeweils an oder schickt eine Email an die Warenwirtschaft / Einkauf.
    In den meisten Fällen benötigen der Einkauf / Warenwirtschaft auch Fotos, um die Ware zu erkennen oder den Schaden zu beurteilen, welche mit Digicam gemacht und im Büro verarbeitet werden.
    Oft müssen Lieferscheine gescannt werden, wofür sie von der Fläche ins Büro gebracht werden.
    Die Lager sind verteilt über 3 Stockwerke, das Büro nicht in unmittelbarer Nähe zu Wareneingangsort, entsprechend lang sind die Fusswege.
    Im Film haben wir gesehen, dass das Mail sofort gesendet worden ist. Regelmässig ist es aber so, das die Verarbeitung erst am Abend oder nächsten Tag erfolgt.





  • Grundsätzlich geht es darum, dass die Warenwirtschaft näher am Geschehen ist und Probleme schneller erkannt / gelöst werden können. Im direkten Kontakt soll defekte Ware angeschaut und besser beurteilt werden, was mit dieser passieren soll.

    Auf Seite Logistik müssen die langen Fusswege verkürzt und die involvierten Personen reduziert werden.

    Mit Hilfe eines Tablets und Lync Online sehen sie, dass wir diese Ziele relativ einfach erreichen konnten.


  • Schritte Michi
    Für den Weg mit dem Fahrstuhl ist man 2:45 unterwegs und macht 133 Schritte.

    Das warten auf den Fahrstuhl dauert gut und gerne 1min und manchmal kommt er gar nicht, was dann via Treppe zu 203 Schritten und einer Zeit von über 3 min führt.

    Total kommen so mit Bearbeitung, Schwatz auf dem Gang, Wiedereinarbeitung in gestoppte Arbeit gut und gerne 20min und rund 360 Schritte zusammen.

    Verfolgt man das aktuelle und total trendige Bewegungsziel, die «als gesund» vorgegebenen 10000 Schritte pro Tag zu erreichen, würde ich sagen: Wir machen etwas für unsere Mitarbeiter und unterstützen sie auch in gesundheitlichen Belangen.

    Da diese zusätzlichen Schritte aber in der Logistik erfolgen und wir alle wissen, dass das einer der teuersten Bereiche eines Unternehmens ist, muss aus Unternehmerischer Sicht ganz klar eine Optimierung stattfinden.

    Mit einem Tablet und Lync schafft man den ganzen Ablauf mit 5 Schritten und innerhalb ca. 1min.

    Fazit:
    Laufweg fällt weg
    Lieferschein bleibt beim Packer
    Kein Telefon
    Nur noch eine Person involviert
    Sofort umsetzbar, Artikel muss nicht deponiert werden für die Kollegin
    Workflow bleibt erhalten
    Einiges an unproduktiver Arbeit fällt weg
    Prozess bleibt grundsätzlich gleich
    Keine Anpassung am ERP
    Gut für Unternehmen, schlecht für Gesundheit Mitarbeiter





  • Kurze Einführungszeit -> nicht die “Schuld” des Kunden. danke an Microsoft für den kurzfristigen Termin
    Warum Migration im laufenden Betrieb? Wochenendarbeit für mein Team vermeiden

    Step-by-Step: es ist verlockend viel auf einmal einzuführen weil alles da ist -> Kunde bremsen
  • Achse beschriften
  • Ressourcen
    Ressourcen, egal ob Finanziell oder Personell, ist bei kleineren Unternehmen immer ein Thema.

    Es besteht oft nicht die Möglichkeit, mit einem Projektteam zu arbeiten, welches sich ausschliesslich auf eine Aufgabe konzentrieren kann.

    So war es, und ist es auch immer noch, das Vorantreiben von Projekten muss neben dem operativen Geschäft erfolgen. Entsprechend ist auch die Priorität bei den verschiednen involvierten Parteien nicht gleich hoch, was das vorwärtskommen natürlich bremst.

    Kultur
    In einem Unternehmen wie Transa arbeiten ganz unterschiedliche Typen von Mitarbeiter. Admin-Leute sind Berufs wegen grundsätzlich näher zur IT / PC’s, Berater auf der Verkaufsfläche habe dagegen ein gewisse Distanz und wollen einfach nur, dass es einfach ist und funktioniert und sie den Kunden bestmöglichst Bedienen können.

    Neues bringt Veränderungen mit sich und kann dazu führen, dass die Grundhaltung der involvierten Personen dann eher ablehnend ist und eine gewisse Angst herrscht.

    In unserem gezeigten Bsp. hatten wir Glück und die Mitarbeiterin war offen für Neues und hat den Tablet ohne wenn und aber gleich in ihren Arbeitsprozess integriert. Kommunikation ist oft ein Bestandteil der Firmenkultur und lässt sich deshalb nicht einfach von heute auf morgen ändern, auch wenn neue Technologien klare Vorteile mit sich bringen.

    Technologie
  • Technologische Fortschritte sind ok und ermöglichen Vieles, aber es sind die Menschen, welche damit arbeiten und das darf nicht vergessen gehen…

    …und es sind nicht alles IT Menschen, auch wenn Smartphones und andere Gadgets im privaten Gebrauch weitverbreitet sind.

    Aufgrund der erwähnten Ressourcen Engpässe soll nicht zu viel aufs mal angepackt werden. Lieber einzelne Themen durch’s Zielband führen um dann die vorhandenen Arbeitskräfte auf neue Ziele auszurichten.

    Wir bei Transa haben schon das eine oder andere mal versucht, ein Thema nach dem Top Down Ansatz einzuführen, mussten dann aber feststellen, dass das Resultat für den Anwender zu Abstrakt, der Nutzen nicht sofort spürbar war und dadurch Akzeptanz in den Fachabteilungen fehlt.

    Mit dem Bottom Up Ansatz holt man einzelen Bedürfnisse gezielt ab, der Nutzen ist sofort spürbar und die involvierten Personen haben Freude am erreichten – Man hat ab diesem Zeitpunkt jemand in der Abteilung, welcher Mund zu Mund Werbung betreibt und sich so neue Technologien, Prozesse langsam aber sicher verbreiten.

    Definitv lohnt es sich bei Projekstart Gedanken zu machen, mit welchen Reaktionen zu rechnen ist und wie mit diesen umgegangen werden soll. Grosse Veränderungen, vor allem wenn sie die Kultur betreffen, können und umständen bis zur Kündigung führen. Man steht dann plötzlich vor dem Konflikt «Technologische Fortschritte» vs «Mitarbeiterkündigung» und deshalb ist es aus meiner Sicht wichtig, grosse Veränderungen zu begleiten.

    Zum Abschluss gibt ihnen Christian Ruf noch einen Ausblick, welche Technologien unser leben verändern könnten.

  • Case Study: Modernisierung der IT Infrastruktur bei Transa

    1. 1. Case Story TRANSA Microsoft Modern Business Forum Durch den Einsatz neuer Microsoft Technologien können heute bei uns Prozesse der Qualitätskontrolle im Wareneingang um mehr als einen halben Tag verkürzt werden
    2. 2. Wer ist Transa und Ziel des Vortrags TRANSA Filialen Zürich Europaallee Basel Bern Luzern St. Gallen Winterthur Outlet Zürich Outlet Bern Zentral Lager = 9 Filialen, WebShop und Zentrallager OUTDOOR TRADING Jack Wolfskin Filialen Bern Zürich Basel Luzern Olten Biel Chur St. Gallen Outlet, MailOrder u. Lager Schönenwerd Winterthur Rapperswil Zermatt = 12 Filialen und WebShop Transa  Prägt seit 35 Jahren Reise- und Outdoor Markt  Beratung und Service, Qualität und Vielfalt
    3. 3. Veränderungen am Markt Transa im Markt  Früherer Nischenmarkt Outdoor, Markt heute zunehmend kompetitiver  Globalisierung durch Internet, sinkender Eurokurs, Preisgefälle zum Ausland Flagge zeigen  Eröffnung Flagship Store Europaallee im Herbst 2012  Herzen von Zürich, direkt neben HB  Grösster Reise- und Outdoor-Laden der Schweiz auf über 3000 m2  Konsequenzen auf die Unternehmensführung, die Prozesse und die dafür notwendige Infrastruktur
    4. 4. Ausgangslage Transa  Traditionell gewachsene IT-Organisation  Durch Wachstum stiess man überall an Grenzen  Anforderungen an  die Verfügbarkeit  Anz. zu verwaltende Filialen/ User  Performance in den letzten Jahren laufend zugenommen  Hoher Aufwand für IT-Betrieb  Entscheid TRANSIT – IT-Infrastruktur Projekt
    5. 5. Ziel IT Infrastruktur Projekt  Längerfristig mit geringeren Mitteln und flexibel betreibbar  Modernisierung der IT  Neues IT-Infrastruktur Konzept  Entlastung eigener IT-Organisation durch Outsourcen, Zusammenarbeit mit Partner Fokussierung auf Kernapplikationen  Höhere Verfügbarkeit, Erhöhung Ausfallsicherheit  Wartungszeiten durch längere Öffnungszeiten immer kleiner  Möglichst vieles Remote machbar  Voraussetzung, um zukünftig flexibel Entscheiden zu können, ob Inhouse oder Extern «Wichtig war uns dabei der durchgängige Einsatz von Microsoft Technologien für die bestmögliche Integration der einzelnen Systeme und möglichst flexibel zu bleiben» Michael Meier, Leiter IT
    6. 6. Ausgangslage Acommit  Keine Informationen über die IT-Infrastruktur, bisher ausschliesslich ERP-Partner  Für jedes Thema/Produkt unterschiedliche Partner – Koordination  Viel Hardware, praktisch keine Ausfallsicherheit  Erstkontakt im Mai 2012 / Eröffnung Europaallee im September 2012  Ressourcen Acommit  Können mir mit unserem Know-how und Produktportfolio die Anforderungen überhaupt erfüllen?
    7. 7. Ziele Acommit  Ressourcen nicht überlasten  Andere Kunden dürfen auch während dieser Zeit nicht vernachlässigt werden  Sorgfältige Umsetzung in kurzer Zeit  Keine temporäre Lösung, sondern Basis für längerfristigen Ausbau  Ziele mit vorhanden Produkten umsetzen – keine Zeit für das Lernen von neuen Produkten
    8. 8. Wo steht Transa heute?  Serverlandschaft mit Microsoft Windows Server 2012 R2 und Hyper-V erneuert  hochverfügbares Storage/Cluster Konfiguration Erhöhung Verfügbarkeit und Flexibilität  Microsoft System Center für Vereinfachung Infrastruktur Management und mit DPM gute Basis für schnelle Daten- und System-Wiederherstellung  Eigene Infrastruktur mit einzelnen Cloud Lösungen ergänzt  Office 365  onacommit Managed Services  Ready für Anbindung Microsoft Azure Die nächsten Schritte  Planung Ablösung Citrix durch RDS ab Oktober 2014  Migration Sharepoint zu Sharepoint Online im 2015
    9. 9. Qualitätskontrolle Wareneingang – Prozess Gestern Zusammenfassung  Mängel in der Lieferung Logistik Telefon oder Mail an Einkauf  Falls Bilder benötigt werden, Aufnahme mit Digicam und Verarbeitung im Büro  Lieferscheine scannen von mangelhafter Lieferung erfolgt ebenfalls im Büro  Lager verteilt über 3 Stockwerke  Büro nicht in unmittelbarer Nähe zu Wareneingang «Bis die Informationen im Einkauf / Warenwirtschaft ankommen, vergeht oft ein Arbeitstag!» Chris van Heijningen, Leiter Warenwirtschaft
    10. 10. Qualitätskontrolle Wareneingang – Prozess Heute Ziel der Optimierung  EK/Warenwirtschaft möchte näher am Geschehen sein, um Probleme schneller zu erkennen/zu lösen  Verarbeitung von Bilder und Scannen von Dokumente möglichst auf der Fläche und direkte Übermittlung  Defekte Ware im direkten Kontakt (Einkauf, Logistik) anschauen und beurteilen
    11. 11. Was haben wir verbessert? – Zeit, Schritte Gestern Zeit (min) 5 10 15 20 min 360 Anz. Schritte Gestern 100 200 300 Heute 1 min Heute 5
    12. 12. Qualitätskontrolle Wareneingang – Eingesetzte Infrastruktur und Services Bilder von möglichen Schäden  WebCam Microsoft Surface 3 Pro Lieferscheine Scannen  WebCam Microsoft Surface 3 Pro Bilder versenden  Lync  Outlook (Exchange Online) Direktes Gespräch zur Beurteilung des Defekts  Lync (Telefonie, Messages)
    13. 13. Qualitätskontrolle Wareneingang – Prozess Heute Herausforderung Acommit  Kurze Einführungszeit  Exchange Server Version (2007) nicht auf dem aktuellen Stand (2013)  Step by Step Einführung, nicht zu viel auf einmal  Auf grüner Wiese Umsetzung sehr einfach, aber Realität ist oft anders / Microsoft Marketing Aussage vs. Praxis  Nicht IT-Mensch soll einfach Konten eröffnen können, ist aber nicht ganz so einfach
    14. 14. Was haben wir verbessert? – Kosten (Betrieb der Systeme) 25.0 20.0 15.0 10.0 5.0 0.0 Exchange (10.3) Exchange (10.3) + Lync (4.8) Exchange (10.3) + Lync (4.8) + Sharepoint (6.9) ON-PREMISE VS. ONLINE SERVICE On-Premise (4 Jahre) Exchange Online / Office 365
    15. 15. Was waren die Herausforderungen? Ressourcen  Finanzen, Personal  Projektarbeit vs. operativer Tätigkeiten Kein dediziertes Projektteam Kultur  Unterschiedlichen Typen von Mitarbeitenden (Admin, Verkaufsberater, Logistik)  Neues bringt Veränderung, Ablehnung, Angst  Kommunikation: tief verankert, Tradition dass kann man nicht einfach so ändern
    16. 16. Was haben wir gelernt?  Technik ok, aber es braucht die Menschen, welche damit arbeiten  Nicht alles IT-Menschen  Nicht zu viel aufs Mal  Bottom Up Ansatz  Leute suchen, die Freude haben – Mund zu Mund Werbung  Change Management

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