2. Vorstellung / Agenda
dmc digital media center GmbH Agenda
Heiko Robert Vorstellung dmc
Senior Consultant
dmc digital media center GmbH
Aufgabenstellung / Ausgangssituation
heiko.robert@dmc.de Möglichkeiten der SAP-Integration
Praxisbeispiele
Bewerbermanagement
Beschaffungsanfrage (PO)
Zusammenfassung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 2
4. dmc auf einen Blick
Daten und Fakten
Gründung
dmc ist die größte inhabergeführte
1995 in Stuttgart
Internetagentur Deutschlands und
500 TEUR Stammkapital
realisiert in über 40 Ländern weltweit
Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte.
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
199 FTE (Ende 2009)
Umsatz 2009
18,955 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 4
5. dmc und seine Kerngeschäftsfelder
Besseres E-Commerce Besseres ECM
Mehr Reichweite, Informationen zur
mehr Umsatz, richtigen Zeit am
mehr Erfolg. richtigen Ort.
Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung
von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.
dmc ist Alfresco-Platinum-Partner
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 5
6. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 6
7. Aufgabenstellung
Ausgangssituation
SAP ist in vielen Unternehmen die oder eine führende Geschäftsanwendung
Der Zugriff auf SAP ist aus unterschiedlichen Gründen nur einem Teil der der
Prozessbeteiligten möglich bzw. gewollt
Mobilität / Reisen
Lizensierung / Komplexität der Anwendung
Kein Mitarbeiter: Lieferanten, Bewerber, Kunden
Geschäftsprozesse sollen besser integriert werden
Wettbewerbsfähigkeit soll durch Verbesserung der
Prozessgeschwindigkeit und Qualität ausgebaut
werden
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 7
8. Möglichkeiten der SAP-Integration
SAP ArchiveLink
Verbindung zu externen Dokumenten-Speicher-Systemen Dokumenten-
zentrischer Ansatz
Standard-API für die alternative Speicherung von Dokumenten
Zugriff grundsätzlich weiterhin über SAP / SAP-GUI
Standard-Implementierung auch für Alfresco verfügbar
z. B. CTAC SAP-ECM Merger (zertifiziert für ArchiveLink)
Anwendungsfälle
Eingehende Dokumente
Ausgehende Dokumente
Datenarchivierung
Drucklisten-Archivierung
[Data Retention]
[SAP Workflow]
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 8
9. Möglichkeiten der SAP-Integration
SAP Java Connector (JCo)
Java-Schnittstelle für SAP R/3-Systeme
Transaktionale Prozess-Schnittstelle für schreibende und lesende Zugriffe
Abfragen von aktuellen Daten PurchaseRequisition
(Bestellanforderung)
Aufruf von Funktionen / Transaktionen
Zugriff auf EmployeeUser
BAPIs (Business Application Programming Interface) / Business Objects (HR-Stammdaten)
RFMs (Remote Function Modules)
Connector
Prozessorientierter Java
Ansatz Applikation Java
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 9
10. Anwendungsfälle für die Prozessintegration mit SAP
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 10
12. Bewerbermanagement
Aufgabenstellung
Jobsuchende sollen sich direkt über das Internet bewerben können
Informationen zum Bewerber sollen direkt in SAP-HR angelegt/abgelegt werden, obwohl SAP
nicht über das Internet zugänglich ist
Der bei einem Provider gehostete Internet-Aufritt darf keine personengebundenen
Informationen speichern
Bewerbungsunterlagen sollen zentral in entsprechenden Bewerberakten gespeichert werden
Workflows sollen bei der Bearbeitung der Bewerbungen unterstützen
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 12
13. Bewerbermanagement
Die Lösung
Realisierung eines eigenständigen JSP-Formulars für das Internet
Formulardaten & Dokumente werden ohne Zwischenspeicherung verschlüsselt an Alfresco
übergeben
Alfresco legt per Java Connector einen neuen Bewerber an und übergibt die Formulardaten an
SAP
Alfresco informiert den Bewerber und den zuständigen
HR-Mitarbeiter per E-Mail.
Die Bewerbungsunterlagen werden in Alfresco
mit Referenz auf die SAP Bewerber-ID abgelegt
Zugriffsrechte sind auf das HR-Team beschränkt,
können aber vom Bearbeiter auf fachliche Entscheider
zwecks Beurteilung erweitert werden.
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 13
14. Bewerbermanagement
Internet Intranet Mitarbeiter der
Personalabteilung
6 7 8
Bewerber
5 HR-Modul
Firewall
1 2
Bewerber-
4 management 3
Online-
Bewerbungsformular
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 14
18. Bestellanforderung
Aufgabenstellung
Da Alfresco bereits für diverse Workflows im Intranet genutzt wird, soll über Alfresco
auch die Initiierung und Genehmigung von Beschaffungsanfragen abgewickelt werden
Der bisherige Arbeitsablauf von Mail, Telefon und Papier soll durch einen insgesamt
transparenteren, nachvollziehbareren Prozess abgebildet werden.
Doppelarbeiten in den kaufmännischen Abteilungen durch erneute Eingabe von Bestelldaten
soll weitestgehend vermieden werden.
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 18
19. Bestellanforderung
Die Lösung
Realisierung eines Formular-Wizzards in Alfresco
Eingaben, Wertelisten aus LDAP und SAP
Starten eines Workflows über alle notwendigen Entscheider
Nach Genehmigung erfolgt eine automatische BANF-Anlage in SAP
Der Mitarbeiter in der kaufmännischen Abteilung muss
diese nur noch bestätigen
Beteiligte benötigen keine SAP-Zugang
Genehmigungen können auch über Blackberry erfolgen
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 19
20. Bestellanforderung
Alfresco Bestellprozes SAP FI Modul
Budgetlimit
2 3 4
Mitarbeiter Abteilungsleiter Bereichsleiter FI-Mitarbeiter
1
4
Lieferanten SAP Stammdaten [Kostenstellen, Lieferanten, Lieferadressen]
Angebot
Alfresco Prüfung & Freigabe Prüfung & Freigabe
Bestellformular
Revisionssichere Ablage Anlegen Bestellung
der Bestellung 5
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 20
23. Zusammenfassung
Zusammenfassung Prozessoptimierung mit SAP durch Alfresco
Nutzung von offenen Workflowsystemen
Bildung von Akten
Nahtlose Integration und Erweiterung des
Benutzerkreises
Spürbare Beschleunigung und Verbesserung
Einbindung von SAP-ArchiveLink als sinnvolle
Ergänzung
Nachvollziehbarkeit in logischen Akten
Arbeitsschritte sind jederzeit von allen Beteiligten
nachvollziehbar
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 23
24. Zusammenfassung
Warum Alfresco?
Zusammenfassung Offene, flexible & schnell zu implementierende
Schnittstellen
Leistungsfähige Workflow-Engine ohne Zugangs-
beschränkungen
Open Source als interessantes Geschäftsmodell mit
Enterprise Support
Warum dmc?
Alfresco Platinum Partner
Prozess-Know-how & Best-Practice
Erweiterung von Alfresco
Integration von SAP-Systemen
Tools
Alfresco Workflow Composition Engine
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 24
25. Diskussion & Fragerunde
Haben Sie weitere Fragen
oder offene Punkte zur
Integration von SAP?
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 25
26. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Ihr Referent
Heiko Robert
Senior Consultant
heiko.robert@dmc.de
Kontakt
Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
ecm@dmc.de
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 26