Im Projektportfoliomanagement benötigen Sie zum erfolgreichen Lenken Ihres Portfolios und für fundierte Entscheidungen regelmäßig aktuelle, vollständige und richtige Daten. Dabei hilft dem PMO ein strukturiertes Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen der Projekte und Programme. Deren Hintergründe können Sie per Drill-Down auf Detailberichte einsehen. Mit der Darstellung der Historie lassen sich bisherige Ereignisse nachvollziehen und künftige Entwicklungen besser einschätzen. In diesem Webinar lernen Sie die wichtigsten Berichte für Projektportfoliomanagement kennen, die Antworten auf folgende Fragen liefern: Wie gesund ist mein Portfolio? Welche Projekte sind in der Pipeline? Welche Risiken gibt es? Wie ist die Auslastung der Teams? Wie steht es um das Gesamtbudget? Passt der Strategiebeitrag, machen wir die richtigen Projekte? Unser Ziel: Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben. Ein Webinar, vom 10.05.2023, für PMOs, Portfoliomanagement und Entscheidende auf der Suche nach sinnvollen Prozessen und Berichten für das erfolgreiche Steuern von Projektportfolios. Das Video zum Thema: https://www.youtube.com/watch?v=xrJiZCp_RYQ Visit us on Social Media: www.linkedin.com/company/tpg-the-project-group/ Oder machen Sie sich schlau mit weiteren kostenlosen TPG Inhalten: - TPG Blog: https://www.theprojectgroup.com/blog - TPG Podcast: https://www.theprojectgroup.com/podcast - TPG Newsletter: https://www.theprojectgroup.com/newsletter - TPG Webinare: https://www.theprojectgroup.com/webinar

1. WEBINAR
Wie Sie mit den passenden
Berichten Ihr Projektportfolio
erfolgreich steuern
Johann Strasser

2. Agenda
 Einführung
 Projektliste
 7 Portfolioberichte
 Datenqualität
 Ihre Fragen

3. Einführung
 Warum nehmen Sie heute teil?
 Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?
 Ist Ihnen die kurz- und langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?
 Basieren wichtige Entscheidungen oft auf alten Daten?
 Wir zeigen wichtige Berichte auf Basis von „The PPM Paradise“.
 Es geht um die prinzipiellen Inhalte der Berichte und ein paar Beispiele der Umsetzung.
 Welches Berichtswerkzeug Sie nutzen, sollte keine entscheidende Rolle spielen!

4. Heute geht es um Berichte für das Projektportfolio, NICHT um
Berichte für einzelne Projekte!

5. Controlling
Projektliste
„The PPM Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
?

6. Voraussetzungen für den Erfolg
People Process Tools
+ +

7. Zentrale Datenbasis
Projektliste

8. Projektliste
Projektliste als Datenquelle für Portfolioberichte
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Strategie Leistung

9. Felder der Projektliste
Projektname,
Projektleiter/in,
Auftraggeber, Bereich,
Produkt, Kunde, Ort, Art,
Kategorie, …
Aktuelle Planung
Basisplan vom Start
Basisplan Status vorher
Bisherige Istwerte
Gesamt,
Termine, Kosten,
Arbeit, Qualität,
Risiko,
Stakeholder, …
Stage Gate, Phase,
Abweichung Soll/Ist,
%Abgeschlossen,
Earned-Value-
Metriken
Datum
gespeichert,
Datum
veröffentlicht
Kommentar
Probleme
Risiken
Beschreibung
Termine, Arbeit,
Kosten
Ampeln Auswertung
Aktualität Zustand
Projektauftrag Projektplan Statusbericht
Beschreibung
Ziele, Nicht Ziele
Termine, Budget
PAG, PL, LA
Unterschriften
Kommentar
Probleme
Risiken

10. Pflege der Daten für die Projektliste

11. Multiprojektsteuerung
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Portfoliomeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !
+
Projekte
Strategie
Störungen
Lieferungen
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Projektarbeit
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Berichte
Zustände ?
(S) PMO
Vorbereitung
Portfoliomeeting
(S) PMO
Sicherstellung der
Datenqualität

12. Historisierung der Projektliste
Vorbereitung
Portfolio-Meeting
Portfolio-
Meeting
Projekte aktualisieren und
kontrollieren
Redaktionsschluss
Projekte bearbeiten

13. Umfrage
Wie steht es um Ihre Projektliste?
o Wir haben noch keine zentrale Projektliste
o Wir haben eine, aber nicht vollständig
o Wir haben eine vollständige, aber nicht aktuell
o Wir haben eine vollständige und aktuelle Projektliste
o K.A.

14. Auswahl der Favoriten unserer
Kunden …
Portfolioberichte

15. Multiprojektberichte
Pipeline
Portfolio
Status
Risiko
Ressourcen
Projektliste über viele Seiten Übersicht auf einer Seite
…
Strategie
Leistung

16. Welche Projekte stehen im Fokus?
Status

17. Status
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
125
100
75
50
25
0
Status
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Kosten
Termine
Aktueller Stand Verlauf Monatlich

18. Welche Projekte stehen im Fokus?
 Projekte mit Gesamtstatus oder beliebige Statusampel auf Rot
 Projekte mit Arbeit oder Budget über einem Schwellwert oder Top 10
 Top 10 und weitere 3-5 von jeder Farbe
 Projekte mit hoher Risikobewertung
 Projekte mit Entscheidungsbedarf
 Projekte von bestimmten Projektleitenden, Technologien, Standorten, …
 Projekte die langsam oder zu teuer sind
 …
 Es gib kein allgemein gültiges Kriterium der Wichtigkeit

19. Was gibt es zu entdecken?
Portfolio

20. Was gibt es zu entdecken?
X-Achse
Strategiebeitrag
Nutzwert
Kosten
Arbeit
Umsatz
…
Y-Achse
Kosten
Arbeit
Nutzwert
Umsatz
Strategiebeitrag
…
Größe
Kosten
Strategiebeitrag
Umsatz
Arbeit
Nutzwert
…
Farbe
Status
Risiko
Technologie
Phase
…

21. Welchen Durchsatz haben wir?
Pipeline

22. Welche Projekte wollen wir starten?

23. Wo stecken die Projekte fest?
0% >25% >50% >75% 100% Stop
Fertigstellungsgrad
Größe
Kosten
Strategiebeitrag
Umsatz
Arbeit
Nutzwert
…
Farbe
Status
Risiko
Technologie
Phase
…
Y-Achse
Stapel
Kosten
Arbeit
Nutzwert
Umsatz
Strategiebeitrag
…

24. Wo stecken die Projekte fest?
M1 M2 M3 M4 M5 Stop
Meilensteine

25. Wo stecken die Projekte fest?
PM PE QM EK PP Stop
Abteilungen

26. Was kann schief gehen?
Risiko

27. Risikomatrix und Risikokategorien
Wahrscheinlichkeit
Auswirkung
12 21
5
13
9
21
12
17
2
10
5
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Personal
Lieferanten
Technik
Aktueller Stand Verlauf Monatlich
Sonstige
Anzahl
/
Score
/
Kosten
…

28. Wie ist die Auslastung?
Ressourcen

29. Ressourcenauslastung pro Person
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Aug Sep
Müller
Meier
Es werden nicht alle auf den Bildschirm passen …

30. Ressourcenauslastung im Portfolio
Person
Person
Person
Person …
Team
/
Skill
Person
Person
Person
Person …
Team
/
Skill
Team/Skill
Team/Skill
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul
30-50 Teams / Skills passen auf jeden Bildschirm …

31. Szenarienplanung - mehr als ein Bericht
Laufende Projekte
Projekt A
Projekt B
TEAM A
Skill A
Neue Projekte
Project C
Project D
TEAM A
Skill B
TPG PortfolioManager
Neue Projekte
Laufende Projekte
MS Project, Jira, SAP,
TPG CoRePlanner, etc.
Kapazitäten
Abwesenheiten
Grundlasten
MS Project, Jira, SAP,
TPG TeamManager, etc.

32. Ressourcenplanung muss vollständig und gut genug sein

33. Was ist wichtig?
Strategiebeitrag

34. Strategiebeitrag
Wichtigkeit
Treiber A
Expansion
Treiber B
Zufriedenheit
Treiber C
Einsparung
?
Aufwand

35. Strategiebeitrag
Neu Aktiv Fertig
Treiber A
Expansion
Neu Aktiv Fertig
Treiber B
Zufriedenheit
Neu Aktiv Fertig
Treiber C
Einsparungen

36. Leistungsmessung

37. Earned Value (CPI und SPI)
Cost
Time
Status
Date
Planned Cost BCWS
Planned
End
Estimated
End
Estimated at Completion EAC
Budget at Completion BAC
Risk
Cost
Variance
CV
Schedule
Variance
SV
Delay
Completion
Planned Delivery
Actual Delivery
Actual Cost ACWP
Earned Value BCWP
Earned
Value
Estimated Delivery
SPI=BCWP/BCWS
Schedule Performance Index
CPI=BCWP/ACWP
Cost Performance Index
https://www.theprojectgroup.com/blog/ear
ned-value-analyse-mit-microsoft-project

38. CPI
SPI
günstiger & schneller
günstiger & langsamer
teurer & schneller
teurer & langsamer
0
0
2
1 2
CPI und SPI (Earned Value)

39. Messung des Projekterfolgs
Ziele
Termine Kosten
Projekt
Abnahme ohne Mängel
Budget eingehalten
Endtermin gehalten
Terminplan, Kostenplan, Basisplan
Abnahmekriterien

40. Messung des Projekterfolgs
Mai Verzögerung Budgetdefizit Mängel
Projekt 10 5.000 0/3
Projekt 22 12.000 2/9
Projekt 0 1.000 0/5
Projekt 0 0 0/2
Projekt 0 0 0/0
Projekt 12 0 0/0
Projekt 33 3.000 2/3
Apr
Mrz
Feb
J F M A M J … J F M A M J … J F M A M J …
Jan

41. TPG PMO-Studie 2020
330
TN

42. TPG PMO-Studie 2020
Halten bei mehr als 80% der
Projekte den Endtermin, das
Budget und die Ziele
Halten bei mehr als 50% der
Projekte den Endtermin, das
Budget und die Ziele
Halten bei weniger als 50%
der Projekte den Endtermin,
das Budget und die Ziele
330
TN

43. Datenqualität

44. Voraussetzungen für hohe Datenqualität
 Alle machen mit
 Alle liefern die wirklichen Fakten
 Was passiert mit meinen Daten?
 Was passiert mit mir, wenn ich die Ampel auf ROT setze?
Alle brauchen Vertrauen!

45. Change Management
 Was wollen wir erreichen?
 Wir wollen eine Verbesserung unserer Projekterfolge.
 Wir wollen weniger Verzögerungen, weniger Budgetdefizite, weniger Mängel bei der Abnahme.
 Wir wollen TOP-Performer werden
 Was wollen wir vermeiden?
 Wir wollen die PLs nicht einfach nur unnötig von der Arbeit abhalten.
 Wer steht als Sponsor dahinter?
 Die GF braucht die Daten für fundierte Entscheidungen.
 Das PMO bereitet alle nötigen Daten dafür vor.
 Was ändert sich für mich?
 Ich werde nicht an den Pranger gestellt, mir wird geholfen!
 Ich habe weniger Stress, weil wir rechtzeitig Probleme erkennen und gegensteuern können!

46. Datenqualität
Alle Projekte (und Linientätigkeiten)
Alle Liefergegenstände pro Projekt
Alle Ressourcen mit allen Tätigkeiten in Projekten und Linie
Plausibel geplant?
Alle Kostenarten und Arbeitsaufwände erfasst?
Wirklich abgeschlossen?
Wann wurden die Daten eingegeben?
Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen übernommen?
Wann wurden die Berichte erstellt?
Vollständig
Richtig
Aktuell

47. Datenqualität im Detail
 Alle Projekte in den letzten beiden Tagen gespeichert und veröffentlicht?
 Projektauftrag von allen neuen Projekten vorhanden?
 Statusbericht von allen laufenden Projekten vorhanden?
 Abschlussbericht von allen abgeschlossenen Projekten vorhanden?
 Basisplan in allen Projekten gesetzt?
 Alle Ist-Stunden angenommen?
 Nicht aktualisierte Meilensteine in der Vergangenheit?
 Nicht aktualisierte Vorgänge in der Vergangenheit?
 Nicht aktualisierte Ressourceneinsätze in der Vergangenheit?
 Keine generischen Ressourcen in den nächsten (6?) Wochen?
 …

48. Das eBook
zum „The PPM Paradise“

50. Vielen Dank.
Haben Sie Fragen?

51. eBook „The PPM Paradise“ (PDF) – Tipps und Argumente für eine
erfolgreiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-
Umgebung im Unternehmen.
TPG MonatsInfos (per E-Mail) – praxisstarke PPM-Fachartikel,
Webinare, Tricks zu Microsoft Project und Jira, Case Studies,
PPM-Events, Downloads und Aktionen.
Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte …
Zuerst eBook herunterladen
Dann zum NL anmelden
1
2

52. Wer ist TPG The Project Group?
Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der
Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption,
Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und
Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt.
BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ
G
 PPM-Strategie
 PPM-Prozesse
 PPM-Lösungen
 Technologie
 Paketierte
PPM-Plattformen
 Individuelle
PPM-Plattformen
 Systemerweiterung
 Systemintegration
 Programmmanagement
 Ressourcenplanung
 Szenarioplanung
 Offene Seminare
 Firmenseminare
 Coaching
 Onboarding
Unsere Mission:
Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.
Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig.
ISO 9001 gilt für TPG Germany

53. TPG Niederlassungen und Partner
Niederlassung
Partner/
Reichweite
Partner und Reseller in >20 Ländern / Distributor
für Zentral- und Südamerika
Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Spanien UK
Irland USA Canada MEA

54. 54
TPG United Kingdom
82 High Street, Golborne,
Warrington, WA3 3DA
Tel. +44 844 3350368
UK@theprojectgroup.com
TPG Germany
Destouchesstr. 68
80796 München
Tel. +49 89 615593-30
info@theprojectgroup.com
TPG Switzerland
Christoph Merian-Ring 11
4153 Reinach BL
Tel. +41 61 711 33 11
Switzerland@theprojectgroup.com
TPG MEA (Business Unit)
Destouchesstr. 68
80796 München
Tel. +27 83 254 2963
MEA@theprojectgroup.com
TPG Austria, CEE
Dresdner Straße 68/2/9
1200 Wien
Tel. +43 1 890 58 29
Austria@theprojectgroup.com
TPG North America (USA)
801 International Parkway
Suite 5000
Lake Mary, Florida, 32746
Tel. +1 800 630 2955
USA@theprojectgroup.com
TPG Ireland
North Point House
Old Mallow Road, Cork, T23 AT2P
Tel. +353 89 401 8336
Ireland@theprojectgroup.com
TPG France
Regus – Lyon, Part Dieu Plaza
93 Rue de la Villette
69003 Lyon
Tel. +33 6 32 87 29 22
France@theprojectgroup.com
TPG Spain
C/Major, 5, 1A
17820 Banyoles
Tel. +34 87 255 2320
Spain@theprojectgroup.com
Internationale Niederlassungen
TPG North America (Canada)
3055 Saint-Martin Quest
Suite T500
Laval, Quebec, H7T 0J3
Tel. +1 800 630 2955
USA@theprojectgroup.com
ISO 9001 gilt für TPG Germany