Das Dokument diskutiert die Rolle sozialer Technologien als Lösung für die E-Mail-Flut und ineffiziente Arbeitsweisen im Büroalltag. Es wird die Bedeutung von sozialen Intranets hervorgehoben, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Wissen transparenter zu teilen. Erfolgreiche Projekte erfordern nicht nur technologische Veränderungen, sondern auch eine Anpassung der Unternehmenskultur und der Arbeitsprozesse.

1. „Social“ als Retter in der
Email-Not…
bitrix24 Webinar, 04.06.2013
Dirk Hellmuth

2. Kennen Sie das?
"Social" als Retter in der Email-Not... 2

3. E-Mail Bearbeitung 11
Suchen 8
Zusammenarbeit 6
Rollenspezifische Aufgaben 15
28%
19%
14%
39%
Stunden pro Arbeitswoche
VerteilungderAufgaben
Quelle: McKinsey Global Institute – „Unlocking value and productivity through social technology
Die Arbeitswoche des
Wissensarbeiters…
"Social" als Retter in der Email-Not... 3

4. Was können wir ändern?
Email-
Flut
Immer mehr
Informationen
Informationen
immer wichtiger
für den Erfolg
Druck, nichts zu
verpassen
Veraltete
Technologie und
Arbeitsweisen
Werden nicht weniger…
Bedeutung wächst weiter Wird bleiben…
Hier können wir ansetzen!
"Social" als Retter in der Email-Not... 4

5. Was ist eigentlich „social“?
Oder: von Nupedia …
"Social" als Retter in der Email-Not... 5
MediaWiki
(Social
Plattform) Ich
ergänze
und
korrigiere
Ich
schreibe
einen
Beitrag
jeder kann
mitmachen
direkte
Veröffentlichung
gemeinsame
Plattform
hohe Qualität
offen und
transparent
Artikel schreiben
Prüfung 1
…
…
…
…
Veröffentlichung
hohe Qualität
Strenger
7-stufiger
hierarchischer
Prozess
lange Laufzeit
Wissen weniger
Experten
Viele Iterationen
Wissen vieler
Menschen
<10 Artikel im
ersten Jahr
>1000 Artikel
im ersten Jahr
Interaktion
„Social“ = transparente Vernetzung von Menschen und Informationen über Plattformen
… zu Wikipedia

6. „Social“ ist reif!
Es funktioniert! Die Technologien sind da…Draußen zumindest…
Anwendungs-
fälle
"Social" als Retter in der Email-Not... 6

7. Social Enterprise
PowerPoint
Excel
Dateiablage
ERP / CRM
Meetings
Telefon
Informelle
Gespräche
Mail
Instant
Messaging
Word
Spezialanwen
dungen
Intranet
Geschäftsführung
Vertrieb
Region A Region B
Entwicklung
Produkt A
Informations- und Denk-Silos
Enterprise 1.0
Word
Informelle GesprächeSocial
Intranet
Produkt A
Vertrieb
Geschäftsführung
Social Enterprise 2.0
vernetzte Organisation
"Social" als Retter in der Email-Not... 7

8. Klassisches Vorgehen
Anwendungsfall Agenda
"Social" als Retter in der Email-Not... 8
Ergebnis
33 Emails 83 Minuten
Aktualisierung Agenda-Dokument & Versand
8 Emails 20 Minuten
Nachmeldung eines Punktes
1 Email 4 Minuten
Überführung in Word-Dokument & Versand
8 Emails 25 Minuten
Rückmeldung der Teilnehmer
8 Emails 16 Minuten
Sekretärin bittet um Meldung Agenda-Punkte
8 Emails 18 Minuten
mit Social Intranet
Ergebnis
1 Blog-Post 26 Minuten
Aufrufen der Wiki-Seite zu Beginn des Termins
1 Minute
Teilnehmer tragen Punkte ein
18 Minuten
Sekretäring bloggt den Link
1 Blog-Post 2 Minuten
Sekretärin legt Wiki-Dokument an
5 Minuten
Termin-Agenda mit 8 Teilnehmern abstimmen
+ Nicht-Teilnehmer können ergänzen
+ Protokoll im Wiki
+ …

9. Anwendungsfall Vertriebs-Termin
Vertrieb:
Kundentermin
vorbereiten
#
3
#
1
#
2
#
4
#
3
#
1
#
2
#
4
#
3
#
2
#
4
Social Intranet
Geringerer Aufwand – mehr und aktuelle Information – bessere Chancen beim Kunden!
PowerPoint
Excel
Dateiablage
ERP / CRM
Meetings
Telefon
Informelle Gespräche
Mail
Instant Messaging
Word
Spezialanwendungen
Webseite
Intranet
SegmentierteUnternehmensinformationen
Suche nach
#Kunde
Eskalation
vorgestern
Letzte
Version der
Präsentation
?
Wer hat
zuletzt mit
dem Kunden
gesprochen?
Wie war die
Stimmung?
Letzte
Version der
Präsentation
ist …
Alles zur
Eskalation
vorgestern
(Case,
Kommuni-
kation, …)
GF erwartet
Statement
Kunde hat
die Idee
geäußert,
dass…
IT Leiter
sehr
zufrieden
6 Aktionen, wenige Ergebnisse
eine Aktionen, umfassende &
verknüpfte Ergebnisse
"Social" als Retter in der Email-Not... 9

10. "Social" als Retter in der Email-Not... 10
Erfolgreiche Social Intranet
Projekte …
Sind kein reines IT
Projekt!
ganzheitlich
betrachtet:
Kultur
Prozesse
Technologie
Verändern Denk-
und Arbeitsweisen
Integrieren soziale
Technologien in die
tägliche Arbeit
fokussieren sich auf
Anwendungsfälle!
Leben vom
Vorleben und
erkennbarem
Nutzen
Nehmen die
Menschen mit
Schaffen Freiraum,
Entlastung, Werte
gehen Step-by-Step
vor Weniger Email

11. Produktivitätsgewinn / Wissensarbeiter
E-Mail Bearbeitung 11 3
Suchen 8 2,5
Zusammenarbeit 6 1,6
Rollenspezifische Aufgaben 15 1,8
28%
19%
14%
39%
Stunden pro Arbeitswoche
VerteilungderAufgaben
Zeitgewinndurchsocialsoftware(h)
Quelle: McKinsey Global Institute – „Unlocking value and productivity through social technology
€ 16.800,- / a 8,925-30%
"Social" als Retter in der Email-Not... 11
+ bessere Qualität
+ mehr Innovation
+ bessere Entscheidungen
+ höhere Motivation
+ höhere Loyalität
+ …

12. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Dirk Hellmuth – dhellmuth@beyondemail.de – www.beyondemail.de – 0151/50407158