Social Project Management

Social Project Management Inbox-Zero is Possible

90% of (project) collaboration in e-mails

Personalmagazin 08/2007 Laut Studie des Henley Management College im Auftrag des Headset-Herstellers Plantronics nehmen E-mails bis zu 25 % eines Büroarbeitstages in Anspruch. Rund 32 % aller gelesenen und gesendeten E-mails bezeichneten die Befragten als "irrelevant" und reine Zeitfresser. Aus Zeitschrift "Personalmagazin" Heft 8/2007.

spiegel.de Aus http://www.spiegel.de/wirtschaft/0,1518,495292,00.html E-MAIL-FLUT UND HANDY-TERROR Bürowahnsinn kostet Unternehmen Milliarden Das Büro des 21. Jahrhunderts ist zur Kommunikationshölle geworden. Wer einen Blackberry hat, trägt den Wahnsinn auch außerhalb der Dienstzeiten stets bei sich. Die nie endende Informations- und Datenflut überfordert Arbeitnehmer zunehmend. Die Zeit, die ihre Versuchsobjekte ungestört an einer Arbeit sitzen konnten, bevor sie abgelenkt wurden, betrug im Durchschnitt gerade einmal elf Minuten . Nach der Unterbrechung beschäftigten sie sich zunächst mit mehreren anderen Themen. Erst nach 25 Minuten kehrten sie zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurück.

spiegel.de Die Kosten des ständigen Büro-Multitaskings für die US-Wirtschaft bezifferten Forscher des Beratungsunternehmens Basex beispielsweise auf jährlich etwa 588 Milliarden Dollar. Wissenschaftler des Henley Management Colleges kamen nach der Befragung von 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden zu dem Schluss, dass Manager im Durchschnitt dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unwichtigen oder überflüssigen E-Mails verplempern. Die Kiffer schafften mehr als die Probanden, die gleichzeitig mit ihren E-Mails beschäftigt waren. Wer zu vielen Informationen auf einmal ausgesetzt ist und alles auf einmal erledigen will, kann sich irgendwann gar nicht mehr konzentrieren, wird aggressiv und unproduktiv.

zdnet.de Aus http://www.zdnet.de/news/business/0,39023142,39157009,00.htm Studie: E-Mail-Stress hemmt Produktivität - 80 Prozent aller Nachrichten sind Spam Laut eines Berichts der Zeitung "The Observer" zeigt eine neue Studie, wie sehr die Produktivität sinkt, weil Arbeitsprozesse ständig durch E-Mails unterbrochen werden. Immer häufiger leiden Angestellte unter dem Phänomen "E-Mail-Stress" - sie sind müde, frustriert und unproduktiv. Ein Büroangestellter wendet im Schnitt täglich 49 Minuten dafür auf, seine E-Mails zu verwalten.

zdnet.de Durch die hohe Frequenz, mit der normalerweise der Posteingang auf neue Nachrichten kontrolliert wird, sinken die Produktivität und die Konzentrationsfähigkeit erheblich. Die Studie zeigte jedoch, dass den meisten gar nicht bewusst war, wie oft sie ihren Arbeitsprozess unterbrechen, um nach neuen Nachrichten zu sehen. Die Studienteilnehmer kontrollierten ihren Posteingang pro Stunde 30 bis 40 Mal auf neu eingegangene Nachrichten . Die Unterbrechungen des Arbeitsprozesses führen den Wissenschaftlern zufolge dazu, dass der IQ durch die Ablenkung um bis zu zehn Punkte fällt. Besonders betroffen davon sind Angestellte in kreativen Berufen, die sich über längere Zeitspannen auf ein Projekt konzentrieren müssen wie Wissenschaftler, Architekten oder Journalisten.

heise.de Aus http://www.heise.de/newsticker/meldung/99388/from/rss09 (22.11.07) „ Führungskräfte verlieren offenbar viel Zeit durch E-Mails, die für ihre Arbeit gar nicht wichtig sind. So zeigen die Ergebnisse…, dass eine Führungskraft hochgerechnet insgesamt dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit irrelevanten E-Mails vergeudet … Denn Gewinn und Verlust digitaler Kommunikation liegen offenbar dicht beieinander… Vielen Führungskräften fehle es an der Souveränität, das Handy auszuschalten und E-Mails einfach im Postfach zu lassen oder zu löschen. Sinnvoll seien interne Schulungen zum effektiven Einsatz von E-Mail, SMS, Handy und Blackberry. Dabei könnten die Teilnehmer beispielsweise lernen, wie der Informations-Eingang besser gemanagt wird und wie sich die Mail-Flut eindämmen lässt.”

a work day 74 e-mails 126 spam 14 task 4 appointments

“ In today´s world yesterday´s methods just don´t work.” (David Allen)

unstructured info  structured

“ The vision is really about empowering workers, giving them all the information about what's going on so they can do lot more than they've done in the past.“ (Bill Gates, cofounder of Microsoft)

heterogeneous IT infrastructure in projects Wiki DMS CMS timetracker PIM Excel Word project Sharepoint CRM Exchange search e-mail ALM ToDo calendar news / RSS

„ It´s all in the Wiki“ 

"I am rather like a mosquito in a nudist camp; I know what I want to do, but I don´t know where to begin." (Stephen Bayne)

Social Project Management www.socialprojectmanagement.com

Social Project Management New understanding of PM: focus on the important, communication is the key (again) Simplify your Projects: Reducing PM on communication, milestones and tasks „ The real essence in project management“ Needs a new kind of PM-software: no GANTT, no links between tasks, no critical path, no task duration Not applicable for every project: „classic“ GANTT-tools still have their use cases In the US > 2 mio. user, in DE only known by early-adopters

Classic Social Top-Down Bottom-Up Inhalte anonymisiert

Social Project Management Method: SPM as a framework for project collaboration Strategies for each single (Wissens-)Arbeiter Tool support

Merlin Mann: 43folders.com Email is „one place for anything” checking email vs. processing email delete or archieve (accessible via desktop search, forget taxonomies) respond in max. 5 sentences

Defining purpose and principles Outcome vision Brainstorming Organizing Identifying next actions

Checking mail 2 times a day Voicemail Doing something unimportant does not make it important …

Context over consistency It´s a problem when it´s a problem Prototyping … Available free online

Social Project Management tools What do I have to do today? What´s new? assign tasks, files, notes tags (prio, callback, marketing, appointment, bug) dynamic calender API, Facebook, mobile

Simprove GmbH c/o Intershop Tower D-07743 Jena, Germany www.simprove.de www.workity.com

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