Das Dokument analysiert die ineffiziente interne Kommunikation von Mitarbeitern, die oft durch eine übermäßige Anzahl von E-Mails und Meetings verursacht wird, was zu einem erheblichen Zeitverlust führt. Big-Data-Analysen digitaler Interaktionen sollen helfen, Kommunikationsbarrieren und -engpässe zu identifizieren sowie das Organisationsklima zu evaluieren. Fallstudien zeigen die Herausforderungen des Zeitmanagements und den Bedarf an innovativen Lösungsansätzen zur Optimierung der internen Kommunikation.

1. Wie kommunizieren Mitarbeiter?
Neuartige Erkenntnisse durch Big-Data-Analyse
digitaler Interaktionen am Arbeitsplatz
FOM Symposium • Unternehmenskommunikation in der Krise • 14.10.2014
Prof. Dr. Vera G. Meister, FH Brandenburg
Maria Meister, ONB Analytics Marsala

2. FOM Symposium · Unternehmenskommunikation in der Krise · 14.10.2014 Seite
FORMALE ORGANISATION REALITÄT
ORGANIGRAMM 
PROZESSBESCHREIBUNGEN 
KOMMUNIKATIONSRICHTLINIEN 
KEINE ÜBERPRÜFUNG =
KEINE STEUERUNG
Problem
Meister, Meister · Wie kommunizieren Mitarbeiter? 15.09.2014
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3. FOM Symposium · Unternehmenskommunikation in der Krise · 14.10.2014 Seite
Zeit ist Geld
Meister, Meister · Wie kommunizieren Mitarbeiter? 15.09.2014
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und verbringen 15 % ihrer Arbeitszeit in Meetings.
Einige Zahlen, die die Folgen eines ineffizienten
Zeitmanagements in Unternehmen verdeutlichen:
Brahm, Caimi, Mankins (HBR Mai 2014)
Viele Führungskräfte empfangen mehr als 30.000 E-Mails pro Jahr,
20 % der kollektiven Arbeitszeit werden verschwendet
für nutzlose Meetings und Kommunikationen, die keinen Wert für das
Unternehmen generieren.

4. FOM Symposium · Unternehmenskommunikation in der Krise · 14.10.2014 Seite
… Beispiele?
Meister, Meister · Wie kommunizieren Mitarbeiter? 15.09.2014
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Angestellte in Europa verbringen 20 Arbeitsstunden
pro Woche mit E-Mail-Bearbeitung
Luca Cordero di Montezemolo,
Verwaltungsratsvorsitzender von Ferrari
“Der unsachgemäße Gebrauch der E-Mail ist eine der wichtigsten
Ursachen von Ineffizienz und Zeitverlust in Unternehmen.”
Neue Bürorichtlinie: max. 3 Empfänger pro E-Mail
Corriere della Sera, ContactLab
Nur 10 % der E-Mails, die bearbeitet werden, sind nützlich.
Thierry Breton, Geschäftsführer von Atos
“Unsere Führungskräfte brauchen 5 bis 25 Stunden pro
Woche nur für das Lesen und Schreiben von E-Mails.”

5. SmarTIMESmartCOM
Einschätzung des Organisations-
Klimas durch Sentiment-Analyse
Beurteilung des Burnout-Risikos
Die SaaS-Lösungen von ONB bieten innovative Big-Data-Analysen auf
der Grundlage der digitalen Interaktionsdaten: E-Mails, Kalender, Chat,
Foren, Soziale Netzwerke, etc.
Analyse des Zeitaufwands für die
digitale Kommunikation, Details für
jedes Kommunikationsmedium.
ONB MANAGEMENT TOOLS
SmartWORDS
Ermittlung der am häufigsten diskutierten
Themen unter den Mitarbeitern für jedes
Kommuniktionsmedium.
Identifizierung der Engpässe und Barrieren in
der internen Unternehmenskommunikation
SmartORG
ONB garantiert die Vertraulichkeit
der personenbezogenen Daten
und aggreggiert die Resultate je
nach gewünschtem Cluster (z.B.
Teams, Standorte, Altersgruppen).
SmartFIGURES
Allgemeine Statistiken über die Nutzung
digitaler Kommunikationskanäle und die
Beteiligung der Mitarbeiter an Meetings.
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6.  73 Mitarbeiter haben teilgenommen
 1 Monat E-Mail-Kommunikation (März 2014)
 23.910 E-Mails analysiert
5 Standorte 4 Geschäftsbereiche
4 Beschäftigungsformen 8 Berufsbezeichnungen
2 Dienstgrade
FALLSTUDIE: TSC CONSULTING
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7. ORGANIGRAMM
VORSTAND
GOOGLE
Developer /
System Eng
Project
Manager
LAB
Project
Manager
System
Engineer
Developer
Tester/
Copywriter
SOLW
Project
Manager
Developer /
System Eng
Account
Manager
Governance
Tester
STAFF
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8. ABBILD DER REALEN STRUKTUREN
N.B.: Um die Lesbarkeit zu erhöhen, wurde nur dann eine
Verbindung abgebildet, wenn zwei Personen in einem Monat
mindesten 30 E-Mails untereinander ausgetauscht haben.
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9. INTERNE KOMMUNIKATION
Intensität der Kommunikation innerhalb desselben bzw. zwischen
den verschiedenen Geschäftsbereichen:
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10. DASHBOARD: BRIDGE
1 Account Manager
2 Entwickler
4 Analyst/Entwickler,
2 Analyst,
2 Verwaltungsangest.
Als „Brücken“ werden Mitarbeiter bezeichnet, die die kürzeste Verbindung zwischen
den verschiedenen Geschäftsbereichen darstellen. Für das Management ist es
wichtig, diese Mitarbeiter zu kennen und sie zu unterstützen, weil sie wichtige Kontakte
innerhalb und außerhalb der Organisation unterhalten.
Sie zeichnen sich nicht durch die Vielzahl der Kontakte aus, sondern durch die Qualität
ihrer Verbindungen. Sie gewährleisten den Informationsfluss innerhalb des
Unternehmens und bringen Erfahrungen, Wissen und Innovationen von außen ein.
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11. ARBEITSGRUPPEN
Verbunden durch Projekt / Aufgabe
Communities of Practice
Tägliche Zusammenarbeit
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12. COMMUNITIES OF PRACTICE
Mitarbeitergruppen, die
stärkere Verbindungen
untereinander haben, als mit
Mitarbeitern außerhalb der
Community of Practice.
Verbunden durch Projekt / Aufgabe
Communities of Practice
Tägliche Zusammenarbeit
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13. ZEITAUFWAND FÜR E-MAILS
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
Lesen (min./d)
Schreiben (min./d)
Die drei Geschäftsbereich-Manager von TSC bräuchten täglich mehr als 7 Stunden, um alle
E-Mails zu bearbeiten. Da dies kaum zu bewältigen ist, bleiben E-Mails ungelesen oder
werden nur oberflächlich gescreent, mit dem Risiko, wichtige Informationen zu übersehen.
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14. ZEITAUFWAND FÜR E-MAILS
Auch hier bestätigt sich, dass bei TSC Verantwortung mit hoher
Kommunikationslast verbunden ist: >5h/Tag für die PM.
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15. ZEITAUFWAND PRO MITARBEITER
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16. RECHTFERTIGUNGS-STRATEGIEN
Dadurch, dass wir alle
immer auf dem
Laufenden halten, sind
die Mitarbeiter
engagierter und fühlen
sich involviert...
Das Team muss
immer in cc sein,
damit jeder weiß,
woran der andere
gerade arbeitet.
Ich muss alle Kommunikationen
meines Teams überblicken, um
schnell potenzielle Probleme zu
erkennen und zeitnah Lösungen
zu erarbeiten…
Ich bin sehr schnell beim
E-Mails-Lesen und
Abwägen, ob mein
Eingreifen nötig ist…
Angesichts des Nachweises, bis zu 60% der Arbeitszeit für die
Bearbeitung hunderter E-Mails zu benötigen, führten Geschäftsbereichs-
Manger und Project Manager folgende Argumente ins Feld:
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17. DASHBOARD: OVERLOADED
Allerorts wird geklagt, es gebe eine E-Mail-Flut, die einen überschwemme und immer
mehr Zeit in Anspruch nehme. Zu viel Unwichtiges wird versandt, gerade wenn
routinemäßig eine Botschaft “an alle” verschickt oder exzessiver Gebrauch von der
"cc"-Funktion gemacht wird. Der Aufwand zur Bearbeitung der elektronischen Post ist
enorm gestiegen und ein zunehmender Kostenfaktor in Unternehmen.
Nach einer Studie des McKinsey Global Institutes (2012) wenden
kommunikationsrelevante Angestellte 28% ihrer Arbeitszeit allein für das Schreiben,
Lesen und Beantworten von E-Mails auf. Die E-Mail-Flut wird als Belastung empfunden
und führt häufig zu Frustration bei den Angestellten.
1 Manager,
1 Tester,
1 Analyst/Entwickler,
1 Analyst,
1 Verwaltungsangest.
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18. FEEDBACK
ONB hat uns geholfen, ein neues Verständnis unserer internen
Kommunikation sowie der externen Beziehungen mit unseren
Kunden und Partnern zu entwickeln. Die App zeigt uns, wo wir
eingreifen müssen, um die Organisation der Arbeit zu
harmonisieren.
Die Möglichkeit, in kürzester Zeit unser Kommunikationsverhalten
zu messen und die hervorragende grafische Dokumentation
helfen uns bei allen Compliance-Prozessen und der Einhaltung
des Qualitätsstandards ISO 9001.
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