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Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 1
Prof. Dr. Vera G. Meister · MKWI Ilmenau im März 2016
Autoren der studentischen Projektarbeit: Lars Bandikow, Stefan Scholz, Setia Destra Nugraha
In-House-Beratung zum IT-Sourcing an Hochschulen
Wissenstransfer durch studentische Projektarbeit
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 2
▪ Motivation
▪ Ausgangslage
▪ Transferbedarf
▪ Transferrahmen
▪ Fallstudie
▪ Methodik
▪ Projektführung
▪ Projektergebnisse
▪ Fazit und Reflexion
Agenda
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 3
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Motivation
In-House
Beratung
durch
studentische
Projekte
Gegenstand der WI:
Informationssysteme in
Unternehmen und
Verwaltungen
Hochschule verfügt über
eine Vielzahl an
Informationssystemen in
Verwaltung und Lehre
Ressourcen für die
Beauftragung externer
Beratungsleistungen
sind knapp
Schlechte Erfahrungen
mit IT-Beratung,
mangelhafte Akzeptanz
(HIS GmbH, 2012)
Projektorientierte
Studienformate insbes.
in fortgeschrittenen
Phasen des Studiums
Persönlicher Bezug der
Autorin/Dozentin zum
IT-Management der
Hochschule (CIO Panel)
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 4
IT-Management-Struktur der THB
• Betriebsverantwortung verteilt
• Strategische Verantwortung zentral
• IT-Kommission als Gremium zur
Entscheidungsunterstützung für
das Präsidium
• Leiterin der ITK: Prof. V. Meister
• auf fachliche Zuarbeit angewiesen
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Ausgangslage
NOG
Verwaltung
Labordienst
FBT
Labordienst
FBI
Labordienst
FBW
Leiter/in Leiter/in
Bibliothek
Rechenzentru
m
Kanzler/in
Präsident/i
n
ZIMK
Zentrum
X
Projekt X
Projekt Y
IT-Kommission
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MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Transferbedarf
Entscheidungsprozess für hochschulweite IT-Innovationen
• NOG – Network
Operation Group:
informelles Gremium
zur hochschulweiten
Steuerung des
IT-Betriebs
• Cons. – IT-Beratung,
externe Beratung ver-
ursacht hohe Kosten
bei geringer Akzeptanz,
Beratung durch Studie-
rende der WI erzeugt
Win-Win-Situation
ITKNOGPräs.Cons.PrT
THB
Maßnahmen
priorisieren
Studie
beauftragen
Studie
erarbeiten
Studie
bewerten
Umsetzung
vorschlagen
Vorschlag
bewerten
Projektempfehlung?
über
Umsetzung
entscheiden
Umsetzung
initiieren
nein
ja
Projekt
abgelehnt
Projekt initiiert
jedes Quartal
Projekt
bewilligt?
ja
nein
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MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Transferrahmen
Transferkanäle
1. Kooperation zwischen dem
Studiengang WI und dem
IT-Management der THB
2. Workshops mit den Stakeholdern
der THB, vorbereitet und durchge-
führt durch Studierende der WI
3. Vorträge vor Entscheidern der THB
von Studierenden und Professorin
der WI
4. Publikation der Projektergebnisse
in Form technischer Reports
5. Personaltransfer aus dem Studiengang
WI in IT-Betriebsorganisationen der THB
Studiengang WI
der THB
Publikationen,
Vorträge etc.
IT-Management und
IT-Betrieb der THB
KooperationPersonaltransfer
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 7
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
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Fallstudie Intranetplattform
IST-Situation
• Aktuelles Projekt an der Hochschule „Neugestaltung der Webseite“
• Keine echte Trennung zwischen internen und externen Bereichen und Inhalten
• Interne Inhalte sind in passwortgeschützten Bereichen der Webseite lokalisiert
• Außerdem: Systemlandschaft mit sehr vielen Einzellösungen, auch Kollaborationstools
• Hoher Administrationsaufwand zur Pflege der vielen Einzellösungen
SOLL
• Stringente Ausrichtung der Webseite auf externe Kommunikation mit klarem Corporate Design
• Auswahl und Implementierung eines zentralen Systems für interne Kommunikation und Kollaboration
• Orientierung an den Anforderungen der Mitarbeiter, Ablösung von Insellösungen
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 8
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
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IST-Situation
IT-Systeme der THB zur
• Information
• Kommunikation
• Kollaboration
• Planung
Systeme mit potenziellen
Inhalten bzw. Funktionalitäten
eines Intranets
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 9
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Methodenrahmen – CMMI for Acquisition 1.3
Relevante Prozessgebiete und Specific Goals für die gewünschte Vorstudie
▪ ARD - Acquisition Requirements Development
• SG1 - Develop Customer Requirements
• SG2 - Develop Contractual Requirements
• SG3 - Analyze and Validate Requirements
▪ SSAD - Supplier Solicitation Agreement Development
• SG1 - Prepare for Solicitation and Supplier Agreement Development
• SG2 - Select Suppliers
• SG3 - Establish Supplier Agreements
▪ ATM - Acquisition Technical Management
• SG1 - Evaluate Technical Solutions
• SG2 - Perform Interface Management
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·
ARD - Acquisition Requirements Development
Eingesetzte Methoden
✓ Experteninterviews (SP1.1)
✓ Online-Umfrage (SP1.2)
✓ Dokumentenbasierte
Recherche (SP2.1)
✓ Matching-Tabelle (SP2.2)
✓ Analyse und Reflexion
von Best Practices (SG3)
AcquiringCompany
Develop customer requirements
Analyze and validate
requirements
+
Relevant Stakeholder
Potential Supplier
Develop contractual requirements
+
Establish
contractual
requirements
Allocate
contractual
requirements
++
Elicit
stakeholder
needs
Develop and
prioritize
customer
requirements
+
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 11
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
SSAD - Solicitation and Supplier Agreement Development
SG1 Prepare for SSAD
• SP1.1 Identify potential suppliers
✓ Marktanalyse
✓ Literaturanalyse
• SP1.2 – SP1.4 nicht relevant
SG2 Select suppliers
• SP2.1 Evaluate proposed solutions
✓ Dokumentenbasierte Analyse
• SP2.2 nicht relevant
• SP2.3 Select Suppliers
✓ AHP
SG3 Establish supplier agreement
• SP3.1 – SP3.2 nicht relevant
AcquiringCompany
Potential Supplier
Needs
identified
Select
suppliers
Establish
supplier
agreement
+ + Supplier
agreement
established
Prepare for
SSAD
+
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 12
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
ATM - Acquisition Technical Management
SG1 Evaluate Technical Solutions
• SP1.1 Select technical solutions for analysis
✓ Anforderungstabelle
• SP1.2 Analyze selected technical solutions
✓ Dokumentenbasierte Analyse (Beschreibungen, Testberichte, Testvideos)
• SP1.3 Conduct technical review
✓ Testimplementierungen
✓ Auswahl der Tester
✓ Usability Tests
SG2 Performe Interface Management
• SP2.1 – SP2.2 nicht relevant
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 13
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Projektführung
• Zentrale Steuerung
• Vermittlung wichtiger
Stakeholder
• Vorgabe des Methoden-
rahmens
• Sicherung der Wissen-
schaftlichkeit durch
Coaching
• Ad-hoc Problemlösung
• Wiederholtes Feedback
Kick-Off
01.10.2015
• Themenwahl
• Teambildung
• Basis-Info
• Ansprechpartner
Meilenstein 1
15.10.2015
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• Interviewtermine
• Methodenwahl
• Aufgabenteilung
Meilenstein 2
12.11.2015
• Ist-Situation
• Anforderungen
• Marktanalyse
• Vorauswahl
Meilenstein 3
17.12.2015
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und gewichtung
• Systemtests
• Testberichte
Meilenstein 4
25.01.2016
• AHP
• Empfehlung
• Präsentation der
Ergebnisse
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09.02.2016
Projektbericht über
• Vorgehen
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• Ergebnisse
• Empfehlungen
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 14
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Projektergebnisse - Abdeckungsgrad der Funktionsbereiche
Systeme
• Xelos Pro
• SharePoint
• Linchpin
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MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Projektergebnisse - Umfrageergebnisse
Online-Umfrage
• 36 Teilnehmer
davon
• 11 aus FBW
• 10 aus Verwaltung
• 9 aus Zentren
• 4 aus FBT
• 2 aus FBI
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MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Projektergebnisse - Gewichtung der Auswahlkriterien
Nach AHP
• paarweiser Vergleich
der Kriterien
• aggregierte Kriterien
• basierend auf
funktionalen und nicht-
funktionalen Anforderungen
• Tool-basiert:
http://bpmsg.com/
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 17
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Projektergebnisse - Lösungsempfehlung
Nach AHP
• paarweiser Vergleich der
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jedes Kriterium
• basierend auf der Analyse
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eigenen Tests
• Kriteriengewichtung fließt
automatisch ein
➢ Ergebnis kaum differenzierend
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 18
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·
Fazit und Reflexion
Differenzierung studentische In-House-Projekte vs. Externe Projekte
➢ Keine einklagbare vertragliche Basis bzw. vereinbarte Qualität
➢ Eingebunden in einen Lernprozess, in Konkurrenz zu anderen Modulen
➢ Größere Nähe zum Untersuchungsgegenstand, teilweise Charakter einer Ethnografie
Charakteristika einer „idealen“ studentischen In-House Beratung
✓ Systematisches, wissenschaftsbasiertes Vorgehen in Bezug auf
• Projektmanagement
• Eingesetzte Frameworks, Werkzeuge und Methoden
• Auswertung der aktuellen Fachliteratur
✓ Mehrwert durch Insider-Kenntnisse, Förderung des hochschulinternen Austauschs
✓ Fachliche und methodische Vorbereitung auf externe Transfervorhaben sowie berufliche Praxis
Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 19
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Prof. Dr. Vera G. Meister ∙ E-Mail: vera.meister@th-brandenburg.de
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  • 1. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 1 Prof. Dr. Vera G. Meister · MKWI Ilmenau im März 2016 Autoren der studentischen Projektarbeit: Lars Bandikow, Stefan Scholz, Setia Destra Nugraha In-House-Beratung zum IT-Sourcing an Hochschulen Wissenstransfer durch studentische Projektarbeit
  • 2. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 2 ▪ Motivation ▪ Ausgangslage ▪ Transferbedarf ▪ Transferrahmen ▪ Fallstudie ▪ Methodik ▪ Projektführung ▪ Projektergebnisse ▪ Fazit und Reflexion Agenda MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 ·
  • 3. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 3 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Motivation In-House Beratung durch studentische Projekte Gegenstand der WI: Informationssysteme in Unternehmen und Verwaltungen Hochschule verfügt über eine Vielzahl an Informationssystemen in Verwaltung und Lehre Ressourcen für die Beauftragung externer Beratungsleistungen sind knapp Schlechte Erfahrungen mit IT-Beratung, mangelhafte Akzeptanz (HIS GmbH, 2012) Projektorientierte Studienformate insbes. in fortgeschrittenen Phasen des Studiums Persönlicher Bezug der Autorin/Dozentin zum IT-Management der Hochschule (CIO Panel)
  • 4. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 4 IT-Management-Struktur der THB • Betriebsverantwortung verteilt • Strategische Verantwortung zentral • IT-Kommission als Gremium zur Entscheidungsunterstützung für das Präsidium • Leiterin der ITK: Prof. V. Meister • auf fachliche Zuarbeit angewiesen MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Ausgangslage NOG Verwaltung Labordienst FBT Labordienst FBI Labordienst FBW Leiter/in Leiter/in Bibliothek Rechenzentru m Kanzler/in Präsident/i n ZIMK Zentrum X Projekt X Projekt Y IT-Kommission
  • 5. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 5 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Transferbedarf Entscheidungsprozess für hochschulweite IT-Innovationen • NOG – Network Operation Group: informelles Gremium zur hochschulweiten Steuerung des IT-Betriebs • Cons. – IT-Beratung, externe Beratung ver- ursacht hohe Kosten bei geringer Akzeptanz, Beratung durch Studie- rende der WI erzeugt Win-Win-Situation ITKNOGPräs.Cons.PrT THB Maßnahmen priorisieren Studie beauftragen Studie erarbeiten Studie bewerten Umsetzung vorschlagen Vorschlag bewerten Projektempfehlung? über Umsetzung entscheiden Umsetzung initiieren nein ja Projekt abgelehnt Projekt initiiert jedes Quartal Projekt bewilligt? ja nein
  • 6. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 6 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Transferrahmen Transferkanäle 1. Kooperation zwischen dem Studiengang WI und dem IT-Management der THB 2. Workshops mit den Stakeholdern der THB, vorbereitet und durchge- führt durch Studierende der WI 3. Vorträge vor Entscheidern der THB von Studierenden und Professorin der WI 4. Publikation der Projektergebnisse in Form technischer Reports 5. Personaltransfer aus dem Studiengang WI in IT-Betriebsorganisationen der THB Studiengang WI der THB Publikationen, Vorträge etc. IT-Management und IT-Betrieb der THB KooperationPersonaltransfer
  • 7. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 7 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Fallstudie Intranetplattform IST-Situation • Aktuelles Projekt an der Hochschule „Neugestaltung der Webseite“ • Keine echte Trennung zwischen internen und externen Bereichen und Inhalten • Interne Inhalte sind in passwortgeschützten Bereichen der Webseite lokalisiert • Außerdem: Systemlandschaft mit sehr vielen Einzellösungen, auch Kollaborationstools • Hoher Administrationsaufwand zur Pflege der vielen Einzellösungen SOLL • Stringente Ausrichtung der Webseite auf externe Kommunikation mit klarem Corporate Design • Auswahl und Implementierung eines zentralen Systems für interne Kommunikation und Kollaboration • Orientierung an den Anforderungen der Mitarbeiter, Ablösung von Insellösungen
  • 8. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 8 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · IST-Situation IT-Systeme der THB zur • Information • Kommunikation • Kollaboration • Planung Systeme mit potenziellen Inhalten bzw. Funktionalitäten eines Intranets
  • 9. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 9 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Methodenrahmen – CMMI for Acquisition 1.3 Relevante Prozessgebiete und Specific Goals für die gewünschte Vorstudie ▪ ARD - Acquisition Requirements Development • SG1 - Develop Customer Requirements • SG2 - Develop Contractual Requirements • SG3 - Analyze and Validate Requirements ▪ SSAD - Supplier Solicitation Agreement Development • SG1 - Prepare for Solicitation and Supplier Agreement Development • SG2 - Select Suppliers • SG3 - Establish Supplier Agreements ▪ ATM - Acquisition Technical Management • SG1 - Evaluate Technical Solutions • SG2 - Perform Interface Management
  • 10. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 10 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · ARD - Acquisition Requirements Development Eingesetzte Methoden ✓ Experteninterviews (SP1.1) ✓ Online-Umfrage (SP1.2) ✓ Dokumentenbasierte Recherche (SP2.1) ✓ Matching-Tabelle (SP2.2) ✓ Analyse und Reflexion von Best Practices (SG3) AcquiringCompany Develop customer requirements Analyze and validate requirements + Relevant Stakeholder Potential Supplier Develop contractual requirements + Establish contractual requirements Allocate contractual requirements ++ Elicit stakeholder needs Develop and prioritize customer requirements +
  • 11. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 11 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · SSAD - Solicitation and Supplier Agreement Development SG1 Prepare for SSAD • SP1.1 Identify potential suppliers ✓ Marktanalyse ✓ Literaturanalyse • SP1.2 – SP1.4 nicht relevant SG2 Select suppliers • SP2.1 Evaluate proposed solutions ✓ Dokumentenbasierte Analyse • SP2.2 nicht relevant • SP2.3 Select Suppliers ✓ AHP SG3 Establish supplier agreement • SP3.1 – SP3.2 nicht relevant AcquiringCompany Potential Supplier Needs identified Select suppliers Establish supplier agreement + + Supplier agreement established Prepare for SSAD +
  • 12. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 12 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · ATM - Acquisition Technical Management SG1 Evaluate Technical Solutions • SP1.1 Select technical solutions for analysis ✓ Anforderungstabelle • SP1.2 Analyze selected technical solutions ✓ Dokumentenbasierte Analyse (Beschreibungen, Testberichte, Testvideos) • SP1.3 Conduct technical review ✓ Testimplementierungen ✓ Auswahl der Tester ✓ Usability Tests SG2 Performe Interface Management • SP2.1 – SP2.2 nicht relevant
  • 13. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 13 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Projektführung • Zentrale Steuerung • Vermittlung wichtiger Stakeholder • Vorgabe des Methoden- rahmens • Sicherung der Wissen- schaftlichkeit durch Coaching • Ad-hoc Problemlösung • Wiederholtes Feedback Kick-Off 01.10.2015 • Themenwahl • Teambildung • Basis-Info • Ansprechpartner Meilenstein 1 15.10.2015 • Projektplan • Interviewtermine • Methodenwahl • Aufgabenteilung Meilenstein 2 12.11.2015 • Ist-Situation • Anforderungen • Marktanalyse • Vorauswahl Meilenstein 3 17.12.2015 • Kriteriendefinition und gewichtung • Systemtests • Testberichte Meilenstein 4 25.01.2016 • AHP • Empfehlung • Präsentation der Ergebnisse Meilenstein 5 09.02.2016 Projektbericht über • Vorgehen • Methoden • Ergebnisse • Empfehlungen
  • 14. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 14 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Projektergebnisse - Abdeckungsgrad der Funktionsbereiche Systeme • Xelos Pro • SharePoint • Linchpin
  • 15. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 15 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Projektergebnisse - Umfrageergebnisse Online-Umfrage • 36 Teilnehmer davon • 11 aus FBW • 10 aus Verwaltung • 9 aus Zentren • 4 aus FBT • 2 aus FBI
  • 16. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 16 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Projektergebnisse - Gewichtung der Auswahlkriterien Nach AHP • paarweiser Vergleich der Kriterien • aggregierte Kriterien • basierend auf funktionalen und nicht- funktionalen Anforderungen • Tool-basiert: http://bpmsg.com/
  • 17. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 17 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Projektergebnisse - Lösungsempfehlung Nach AHP • paarweiser Vergleich der Alternativen in Bezug auf jedes Kriterium • basierend auf der Analyse von Dokumenten und Berichten sowie auf den durchgeführten eigenen Tests • Kriteriengewichtung fließt automatisch ein ➢ Ergebnis kaum differenzierend
  • 18. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 18 MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016 · Fazit und Reflexion Differenzierung studentische In-House-Projekte vs. Externe Projekte ➢ Keine einklagbare vertragliche Basis bzw. vereinbarte Qualität ➢ Eingebunden in einen Lernprozess, in Konkurrenz zu anderen Modulen ➢ Größere Nähe zum Untersuchungsgegenstand, teilweise Charakter einer Ethnografie Charakteristika einer „idealen“ studentischen In-House Beratung ✓ Systematisches, wissenschaftsbasiertes Vorgehen in Bezug auf • Projektmanagement • Eingesetzte Frameworks, Werkzeuge und Methoden • Auswertung der aktuellen Fachliteratur ✓ Mehrwert durch Insider-Kenntnisse, Förderung des hochschulinternen Austauschs ✓ Fachliche und methodische Vorbereitung auf externe Transfervorhaben sowie berufliche Praxis
  • 19. Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Prof. Dr. Vera G. Meister ∙ E-Mail: vera.meister@th-brandenburg.de Leiterin der Ständigen IT-Kommission der THB