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«E-Mail-Kommunikation
   leicht gemacht»


      Markus Worch
     Migros Klubschule

 Solothurner Handelskammer
          Mai 2012
E-Mail-Management



                  «Das erste Mal geschah es vor 40
                  Jahren.»
                  Ray Tomlinson

«Erste Version Outlook war für 50
E-Mails pro Woche konzipiert.»




                                    Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Management

                     «Im Durchschnitt beschäftigt
                     sich ein Schweizer
                     Angestellter pro Tag eine
                     Stunde und mehr mit E-Mails
                     oder 15 bis 25 Prozent der
                     Arbeitszeit.»

«Knapp 90% können das E-
Mail-Tool einwandfrei
bedienen. Nur gut 50% sagen,
dass Sie die E-Mail als
Kommunikationsmittel
nutzbringend einsetzen.»
                                 Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Management




                    Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Management


                                  Ich




                         «E-Mail-Management
                         umfasst alle Aktivitäten
                          einer Person, die das
                             Verhalten durch
                        Fähigkeiten, Fertigkeiten
                       und Techniken zielbewusst,
                           effizient und effektiv
                                 optimiert.»
      Unternehmen                                             Technologie

(Worch, 2009)
                                               Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Management



                         «Gesteigerte Informations- und
                         Kommunikationsfähigkeit, bietet
                         klaren Nutzen und Einsparungen
                         zwischen 30 und 50 Prozent»

                         Die Schulung vermittelt
                         Methoden, Techniken und Tipps,
                         die E-Mailen produktiver,
                         effizienter und stressfreier
                         machen.

(Worch, 2008)
                                       Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Medienwahl
«Wer liefert die E-Mail,
wenn der E-Postbote
vom E-Hund gebissen wird?»




                             Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Medienwahl


    Welche Faktoren sind für die Auswahl und
    Nutzung bestimmter Medien
    ausschlaggebend:

     Unterstützt das Medium die eigene
      Vorliebe für Schnelligkeit oder
      Bequemlichkeit?
     Was bevorzugt mein Gegenüber?
     Ist das Medium «reich» oder «arm»?
     Wie gut erfüllt ein Medium die
      Anforderungen der Aufgabe?



                            Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Medienwahl


             Das Sender–Empfänger-Modell

                                             Metakommunikation

                                                   verbal

 Sender                  Selbstoffenbarung       Sachinhalt                                 Empfänger




                                                                              Decodierung
                                                                 Appell
Gedanken                                          4 Seiten                                  Gedanken
             Codierung




                                                   einer
Gefühle                                                                                      Gefühle
                                                  Nachricht


                                                  Beziehung

                                                    nonverbal

                                                   Feedback
                                                                 Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail-Medienwahl


                              «Die Kommunikation über
                              „reiche“ Medien ist umso
                              effektiver, je komplexer die
                              zugrunden liegende Aufgabe
                              ist.»

«Die Kommunikation über
„arme“ Medien ist umso
effektiver, je strukturierter eine
Aufgabe ist.»
 (Daft & Legel)


                                          Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mails wirkungsvoll
Schreiben
«Wer geschickt mit einem Hammer umgehen kann,
hält alles für einen Nagel.»

Abraham Maslow

                                                Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

   An...

Jeder der im Adressfeld «An» genannt wird, sollte
den Inhalt lesen, darauf antworten oder etwas
erledigen.


Drei Fragen bevor Sie den Namen eintragen:
 Hat das E-Mail einen Bezug auf die Ziele des
 Empfängers?
 Bringt die Information dem Empfänger einen Nutzen?
 Ist der Empfänger für die Aufgabe verantwortlich?


 (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 32)


                                                 Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

CC...

 Das «CC» Feld ist oftmals eine Höflichkeits-
 oder Absicherungsinformation und einer der
 Hauptgründe für unproduktives E-Mail-
 Management.

 Deshalb sollte man sich fragen:
  Wird dieses E-Mail den Empfänger bei seinen
  Aufgaben unterstützen?
  Was erwarte ich vom Empfänger, Aktivität oder
  Kenntnisnahme?

(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 35)


                                              Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

BCC...


 Eine Distributionsliste «verschleiern», das
 heisst Sie schützen sich und Ihre E-Mail
 Partner vor ungewollter Verbreitung der E-
 Mail Adressen.

 Als zweiter Grund: man kann seine eigene
 Adresse ins «BCC» Feld eintragen, somit
 wird die Nachricht auch in Ihrem
 Posteingang landen. Das kann nützlich
 sein für die Ablage.


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 37)


                                               Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

Der Betreff...

 Eine aussagekräftige Betreffzeile beinhaltet:

 Schlagwort – Sache/Thema/Anliegen – Datum.

 Aufgabe: Der Empfänger weiss, dass er eine Aufgabe zu erfüllen
 hat.

 Antworten: Der Adressat weiss, dass er antworten muss.

 Lesen: Der Empfänger muss ein Dokument als Vorbereitung
 lesen.

 Informieren: Der Empfänger kann das Dokument «überfliegen»
 oder elektronisch ablegen.

(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 40)


                                             Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

Der Betreff...

 Man weiss sofort, worum es geht?
        Stimmt der Betreff mit dem Inhalt überein?
        Ist der Betreff kurz und prägnant?
        Ist der Betreff empfängerbezogen?
        Wird dem Empfänger der Nutzen klar?
        Enthält der Betreff einen Termin?


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 42)




                                              Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

Die Anrede

 Mit der Anrede verhält es sich gleich, wie mit dem
 gesamten E-Mail. Sie spiegelt die Beziehung wieder.

 «Sehr geehrte Frau»
 «Guten Tag»
 «Hallo Herr»
 «Lieber Herr»
 «Grüezi»

(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 48)




                                      Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben


E-Mail ist genau umgekehrt aufgebaut, wie ein
Geschäftsbrief: Zuerst, was vom Empfänger verlangt wird
und dann die Hintergründe.

                  Wichtigste Information oder Zusammenfassung
                     (Auftrag, Handlungsanweisung, Anfrage)

                                Information Wichtigkeit 2
                                Information Wichtigkeit 3
                                Information Wichtigkeit 4

                                      Unwichtige
                                      Information


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 54)


                                                            Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

 TIPPS:

  Verzichten Sie auf Floskeln, formulieren Sie sachbezogen
  Verwenden Sie aktive Verben statt Substantive
  Ersetzen Sie den Konjunktiv durch den Indikativ
  Streichen Sie unnötige Vorsilben und lange Vorreden
  Vernachlässigen Sie auch bei kurzen E-Mails weder Grammatik
    noch Rechtschreibung.


  Fordern Sie zum Handeln auf, falls der Empfänger aktiv werden
   muss, oder definieren Sie, was zu tun ist.

(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 53)


                                                Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

Der gute Ton

Verzichten Sie bei aller Kürze aber nicht
auf ein Minimum an Höflichkeit.


Eine freundliche Anrede und eine nette
Grussformel sollte jede E-Mail haben.


Eine Begrüssung sowie ein Gruss am
Schluss sind nicht nur höflich sondern ein
Muss. «Sehr geehrter Herr...», «Mit
freundlichen Grüssen...».




                                             Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben

Gruss & Signatur

 Meist das förmliche «Mit freundlichen Grüssen»

 Lockere oder moderne Grussformel sind:

 «Freundliche Grüsse»
 «Herzliche Grüsse aus Zürich»
 «Mit besten Grüssen aus den Ferien»
 «Freundlich grüsst Sie»
 «Bis bald»


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 59)




                                          Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail schreiben


Benützen Sie das Modell: Prüfen Sie
jede E-Mail vor dem Absenden auf folgende Kriterien.

   Ziel         Der Absender ist sich über das Ziel bzw. den
                Zweck seiner E-Mail im Klaren.
Aufgaben        Der Absender hat die Aufgaben, die sich für den
                Empfänger aus seiner E-Mail ergeben, definiert.
 Betreff        Der Betreff spricht für den Inhalt.

  Inhalt        Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen,
                weiterführende Unterlagen sind erwähnt und als
                Attachment angehängt
 Datum          Der Empfänger weiss, bis zu welchem Datum er
                seine Aufgaben zu erledigen hat.
  (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 57)


                                                          Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail
Kompetenz
«Wichtige Dinge dürfen nie den unwichtigen
untergeordnet werden.»

Johann Wolfgang von Göthe

                                             Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz


                          Mit der persönliche E-Mail-Kompetenz soll
                          man, die wesentlichen E-Mails effektiver und
                          effizienter erledigen. Ein wichtiger Faktor ist
                          ein geeignetes Informationsmanagement.


                          Phase 1: Informationen sammeln
                          Phase 2: Verarbeiten und Organisieren
                          Phase 3: Prioritäten setzen und Planen


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 77)




                                                    Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 1


    Geht es in der erhaltenen E-Mail um eine berufliche
    Angelegenheit?
                                     Nein



    Ob und in welchem Ausmass Sie private E-Mails während der
    Arbeitszeit bearbeiten dürfen, müssen die
    unternehmensinternen E-Mail-Richtlinien festlegen.
(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                              Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 2


    Sind die in der E-Mail enthaltenen Informationen wichtig?
                                     Nein



    Sie können die E-Mail löschen.



(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                              Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 3


    Ist mit der in der E-Mail erhaltenen Information eine
    Handlung oder Aufgabe verbunden?
                                     Nein



    Sie können die E-Mail ablegen, wenn die enthaltenen
    Informationen später noch von Interesse sein könnten.
(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                                Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 4


    Ist die Information bzw. die daraus resultierende Aufgabe
    komplex?
                             Nein




    Am besten bearbeiten Sie kleinere Aufgaben, die nicht sehr
    zeitaufwendig sind, sofort. 5 Minuten Regel!
(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                              Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 5


    Betrifft die Information ausschliesslich meinen
    Aufgabenbereich?
                              Nein




    Leiten Sie die E-Mail an die zuständige Person weiter oder
    delegieren Sie die daraus entstandenen Aufgaben.
(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                               Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




IMPUT+K Regel

         I      nhalt             Was soll getan werden?


         M      otivation, Ziel   Warum soll es getan werden?


         P      erson             Wer soll es tun?


         U      mfang/Details     Wie soll es getan werden?


         T      ermin             Wann soll es erledigt sein?


         K      ontrolle          Wie kann überprüft werden?




                                                     Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 6


    Muss die Aufgabe sofort erledigt werden?
                                     Nein



    Sie können die Aufgabe in den weiteren Arbeitsablauf
    einplanen und dann erledigen, wenn Sie Zeit dazu haben.


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                               Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Frage 6


    Muss die Aufgabe sofort erledigt werden?
                                     Ja



    Unterteilen Sie die komplexe Aufgabe in Teilaufgaben.



(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84)



                                               Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz



 Sägezahneffekt
             Aufgabenbezogen Leistungsfähigkeit




                                                                                              Zeit

                                                   Ungewollte Störungen

(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 91)
                                                                          Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




  Eisenhower-Prinzip

                                      B – Aufgaben                       A – Aufgaben

                               An zweiter Stelle kümmern Sie
                                                                An erster Stelle bearbeiten Sie E-
                               sich um E-Mails, die wichtig
                                                                Mails, die wichtig sind und keinen
                               aber noch nicht eilig sind.
                                                                Aufschub dulden. z.B. ein
                       W       Planen Sie einen festen Termin
                                                                Kundenangebot erstellen.
                               für die Bearbeitung ein.
                       I
                       C                                                      Muss
                       H
                       T
                       I
                       G
                       K                                               C – Aufgaben
                       E       An letzter Stelle reagieren
                       I       Sie auf E-Mails, die weder       An dritter Stelle bearbeiten Sie
                       T       wichtig noch dringend sind.      E-Mails, die eilig aber noch
                               Teilen Sie dem Absender          nicht wichtig sind: Machen Sie
                               mit, wann Sie wieder auf ihn     dem Absender einen
                               zukommen werden –                realistischen Terminvorschlag,
                               notieren Sie dafür einen         oder delegieren Sie die
                               Termin, der Ihnen passt.         Aufgabe an eine andere
                                                                Person.

                                                                                                         DRINGLICHKEIT


(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 92)
                                                                                  Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




   Entscheiden - ABC-Analyse


                       Aufwand       Ertrag

                          15%
                                     65%      A-Aufgaben
                          20%


                                     20%      B-Aufgaben
                          65%
                                     15%      C-Aufgaben




(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 95)
                                              Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz


Blockbildung




                                                   Arbeit
                                                   Kommunikation




      Generell werden Arbeitsblöcke immer wieder durch
           Kommunikationsblöcke unterbrochen.


                                        Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
E-Mail Kompetenz




Wichtige Aussage: Im Durchschnitt müssen
50% gelöscht werden, 30% können in
weniger als 5 Minuten erledigt oder delegiert
werden und die restlichen 20% müssen im
Tagesablauf eingeplant werden.




                                           Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Erfolg
«Wenn ich manchmal bedenke,
welche riesige Konsequenzen kleine Dinge haben…
bin ich versucht zu glauben…
dass es gar keine kleinen Dinge gibt.»

Bruce Barton
                                            Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Erfolg basiert auf




     «Jedes Unternehmen hat eine spezifische
     Kultur, die das Verhalten aller
     Mitarbeitenden bestimmt. Sie ergibt sich aus
     der Gesamtheit der Werte, Normen und
     Denkhaltungen aller Mitarbeitenden und
     prägt das Auftreten nach aussen hin.»




39
                               Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Erfolg basiert auf



 E-Mail-Kultur

  Ruf des Unternehmen bewahren
  Eingriff in Privatsphäre von Angestellten so
   gering wie möglich halten
  Angemessener Gebrauch von E-Mail am
   Arbeitsplatz festschreiben und installieren
  Vertrauliche Daten und Kommunikation schützen
(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 110)




                                      Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Erfolg basiert auf


E-Mail-Kultur

 Versand: Welche Auflagen müssen beim E-Mail-Versand
  eingehalten werden?
 Empfang: Welche Auflagen müssen beim E-Mail-
  Empfang eingehalten werden?
 Archivierung/Löschung: Was muss bei Archivierung
  oder Löschung beachtet werden?
 Einsicht in E-Mails: Unter welchen Umständen darf ein
  Vorgesetzter oder Mitarbeiter notfalls E-Mails einsehen?
 Privates: Ist privater E-Mail-Verkehr erlaubt?
(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 111)



                                      Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Erfolg basiert auf

Faktoren:

1. E-Mail ist hauptsächlich ein Informationsmedium.
2. Intern zu beachten ist: Häufigkeit, Umfang, Gestaltung,
   Wege sowie Information.
3. Benutzen Sie vor dem Absenden das Modell, so dass der
   Empfänger alle relevanten Informationen erhält.
4. Benutzen Sie den E-Mail-Entscheidungsbaum um E-Mail-
   Informationen optimal zu verarbeiten.
5. Benutzen Sie das Anschriftsfeld „An“, „CC“, „BCC“
   überlegt, damit die E-Mail Flut eingedämmt wird.




                                          Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Erfolg basiert auf

Faktoren:

6. Benutzen Sie die Betreffzeile, damit der Empfänger vor dem
   Lesen schon weiss, was kommen wird.
7. Benutzen Sie die Zeitmanagement Prinzipien zum Planen und
   setzen von Prioritäten.
8. Wenn ein E-Mail geöffnet wird, denken Sie daran: kann ich
   das E-Mail löschen, delegieren, sofort erledigen oder im
   Tagesablauf einplanen.
9. Bestimmen Sie im Team und Unternehmen verbindliche E-
   Mail Regeln.




                                         Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
Kontakt


Danke für die Aufmerksamkeit!

              Viel Spass beim produktiven
                       E-Mailen…



                    WorchConsulting
                    Markus Worch
                    Eichtalstrasse 2
                    CH-8634 Hombrechtikon


                    Telefon: +41 55 244’48’32       www.worchconsulting.ch
                    Mobil: +41 79 302’15’50         markusworch@hotmail.com



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Veranstaltung "So fällt ihnen die E-Mail-Kommunikation leichter"

  • 1. «E-Mail-Kommunikation leicht gemacht» Markus Worch Migros Klubschule Solothurner Handelskammer Mai 2012
  • 2. E-Mail-Management «Das erste Mal geschah es vor 40 Jahren.» Ray Tomlinson «Erste Version Outlook war für 50 E-Mails pro Woche konzipiert.» Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 3. E-Mail-Management «Im Durchschnitt beschäftigt sich ein Schweizer Angestellter pro Tag eine Stunde und mehr mit E-Mails oder 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit.» «Knapp 90% können das E- Mail-Tool einwandfrei bedienen. Nur gut 50% sagen, dass Sie die E-Mail als Kommunikationsmittel nutzbringend einsetzen.» Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 4. E-Mail-Management Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 5. E-Mail-Management Ich «E-Mail-Management umfasst alle Aktivitäten einer Person, die das Verhalten durch Fähigkeiten, Fertigkeiten und Techniken zielbewusst, effizient und effektiv optimiert.» Unternehmen Technologie (Worch, 2009) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 6. E-Mail-Management «Gesteigerte Informations- und Kommunikationsfähigkeit, bietet klaren Nutzen und Einsparungen zwischen 30 und 50 Prozent» Die Schulung vermittelt Methoden, Techniken und Tipps, die E-Mailen produktiver, effizienter und stressfreier machen. (Worch, 2008) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 7. E-Mail-Medienwahl «Wer liefert die E-Mail, wenn der E-Postbote vom E-Hund gebissen wird?» Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 8. E-Mail-Medienwahl Welche Faktoren sind für die Auswahl und Nutzung bestimmter Medien ausschlaggebend:  Unterstützt das Medium die eigene Vorliebe für Schnelligkeit oder Bequemlichkeit?  Was bevorzugt mein Gegenüber?  Ist das Medium «reich» oder «arm»?  Wie gut erfüllt ein Medium die Anforderungen der Aufgabe? Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 9. E-Mail-Medienwahl Das Sender–Empfänger-Modell Metakommunikation verbal Sender Selbstoffenbarung Sachinhalt Empfänger Decodierung Appell Gedanken 4 Seiten Gedanken Codierung einer Gefühle Gefühle Nachricht Beziehung nonverbal Feedback Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 10. E-Mail-Medienwahl «Die Kommunikation über „reiche“ Medien ist umso effektiver, je komplexer die zugrunden liegende Aufgabe ist.» «Die Kommunikation über „arme“ Medien ist umso effektiver, je strukturierter eine Aufgabe ist.» (Daft & Legel) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 11. E-Mails wirkungsvoll Schreiben «Wer geschickt mit einem Hammer umgehen kann, hält alles für einen Nagel.» Abraham Maslow Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 12. E-Mail schreiben An... Jeder der im Adressfeld «An» genannt wird, sollte den Inhalt lesen, darauf antworten oder etwas erledigen. Drei Fragen bevor Sie den Namen eintragen:  Hat das E-Mail einen Bezug auf die Ziele des Empfängers?  Bringt die Information dem Empfänger einen Nutzen?  Ist der Empfänger für die Aufgabe verantwortlich? (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 32) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 13. E-Mail schreiben CC... Das «CC» Feld ist oftmals eine Höflichkeits- oder Absicherungsinformation und einer der Hauptgründe für unproduktives E-Mail- Management. Deshalb sollte man sich fragen:  Wird dieses E-Mail den Empfänger bei seinen Aufgaben unterstützen?  Was erwarte ich vom Empfänger, Aktivität oder Kenntnisnahme? (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 35) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 14. E-Mail schreiben BCC... Eine Distributionsliste «verschleiern», das heisst Sie schützen sich und Ihre E-Mail Partner vor ungewollter Verbreitung der E- Mail Adressen. Als zweiter Grund: man kann seine eigene Adresse ins «BCC» Feld eintragen, somit wird die Nachricht auch in Ihrem Posteingang landen. Das kann nützlich sein für die Ablage. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 37) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 15. E-Mail schreiben Der Betreff... Eine aussagekräftige Betreffzeile beinhaltet: Schlagwort – Sache/Thema/Anliegen – Datum. Aufgabe: Der Empfänger weiss, dass er eine Aufgabe zu erfüllen hat. Antworten: Der Adressat weiss, dass er antworten muss. Lesen: Der Empfänger muss ein Dokument als Vorbereitung lesen. Informieren: Der Empfänger kann das Dokument «überfliegen» oder elektronisch ablegen. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 40) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 16. E-Mail schreiben Der Betreff... Man weiss sofort, worum es geht?  Stimmt der Betreff mit dem Inhalt überein?  Ist der Betreff kurz und prägnant?  Ist der Betreff empfängerbezogen?  Wird dem Empfänger der Nutzen klar?  Enthält der Betreff einen Termin? (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 42) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 17. E-Mail schreiben Die Anrede Mit der Anrede verhält es sich gleich, wie mit dem gesamten E-Mail. Sie spiegelt die Beziehung wieder. «Sehr geehrte Frau» «Guten Tag» «Hallo Herr» «Lieber Herr» «Grüezi» (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 48) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 18. E-Mail schreiben E-Mail ist genau umgekehrt aufgebaut, wie ein Geschäftsbrief: Zuerst, was vom Empfänger verlangt wird und dann die Hintergründe. Wichtigste Information oder Zusammenfassung (Auftrag, Handlungsanweisung, Anfrage) Information Wichtigkeit 2 Information Wichtigkeit 3 Information Wichtigkeit 4 Unwichtige Information (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 54) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 19. E-Mail schreiben TIPPS:  Verzichten Sie auf Floskeln, formulieren Sie sachbezogen  Verwenden Sie aktive Verben statt Substantive  Ersetzen Sie den Konjunktiv durch den Indikativ  Streichen Sie unnötige Vorsilben und lange Vorreden  Vernachlässigen Sie auch bei kurzen E-Mails weder Grammatik noch Rechtschreibung.  Fordern Sie zum Handeln auf, falls der Empfänger aktiv werden muss, oder definieren Sie, was zu tun ist. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 53) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 20. E-Mail schreiben Der gute Ton Verzichten Sie bei aller Kürze aber nicht auf ein Minimum an Höflichkeit. Eine freundliche Anrede und eine nette Grussformel sollte jede E-Mail haben. Eine Begrüssung sowie ein Gruss am Schluss sind nicht nur höflich sondern ein Muss. «Sehr geehrter Herr...», «Mit freundlichen Grüssen...». Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 21. E-Mail schreiben Gruss & Signatur Meist das förmliche «Mit freundlichen Grüssen» Lockere oder moderne Grussformel sind: «Freundliche Grüsse» «Herzliche Grüsse aus Zürich» «Mit besten Grüssen aus den Ferien» «Freundlich grüsst Sie» «Bis bald» (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 59) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 22. E-Mail schreiben Benützen Sie das Modell: Prüfen Sie jede E-Mail vor dem Absenden auf folgende Kriterien. Ziel Der Absender ist sich über das Ziel bzw. den Zweck seiner E-Mail im Klaren. Aufgaben Der Absender hat die Aufgaben, die sich für den Empfänger aus seiner E-Mail ergeben, definiert. Betreff Der Betreff spricht für den Inhalt. Inhalt Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen, weiterführende Unterlagen sind erwähnt und als Attachment angehängt Datum Der Empfänger weiss, bis zu welchem Datum er seine Aufgaben zu erledigen hat. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 57) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 23. E-Mail Kompetenz «Wichtige Dinge dürfen nie den unwichtigen untergeordnet werden.» Johann Wolfgang von Göthe Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 24. E-Mail Kompetenz Mit der persönliche E-Mail-Kompetenz soll man, die wesentlichen E-Mails effektiver und effizienter erledigen. Ein wichtiger Faktor ist ein geeignetes Informationsmanagement. Phase 1: Informationen sammeln Phase 2: Verarbeiten und Organisieren Phase 3: Prioritäten setzen und Planen (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 77) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 25. E-Mail Kompetenz Frage 1 Geht es in der erhaltenen E-Mail um eine berufliche Angelegenheit? Nein Ob und in welchem Ausmass Sie private E-Mails während der Arbeitszeit bearbeiten dürfen, müssen die unternehmensinternen E-Mail-Richtlinien festlegen. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 26. E-Mail Kompetenz Frage 2 Sind die in der E-Mail enthaltenen Informationen wichtig? Nein Sie können die E-Mail löschen. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 27. E-Mail Kompetenz Frage 3 Ist mit der in der E-Mail erhaltenen Information eine Handlung oder Aufgabe verbunden? Nein Sie können die E-Mail ablegen, wenn die enthaltenen Informationen später noch von Interesse sein könnten. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 28. E-Mail Kompetenz Frage 4 Ist die Information bzw. die daraus resultierende Aufgabe komplex? Nein Am besten bearbeiten Sie kleinere Aufgaben, die nicht sehr zeitaufwendig sind, sofort. 5 Minuten Regel! (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 29. E-Mail Kompetenz Frage 5 Betrifft die Information ausschliesslich meinen Aufgabenbereich? Nein Leiten Sie die E-Mail an die zuständige Person weiter oder delegieren Sie die daraus entstandenen Aufgaben. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 30. E-Mail Kompetenz IMPUT+K Regel I nhalt Was soll getan werden? M otivation, Ziel Warum soll es getan werden? P erson Wer soll es tun? U mfang/Details Wie soll es getan werden? T ermin Wann soll es erledigt sein? K ontrolle Wie kann überprüft werden? Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 31. E-Mail Kompetenz Frage 6 Muss die Aufgabe sofort erledigt werden? Nein Sie können die Aufgabe in den weiteren Arbeitsablauf einplanen und dann erledigen, wenn Sie Zeit dazu haben. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 32. E-Mail Kompetenz Frage 6 Muss die Aufgabe sofort erledigt werden? Ja Unterteilen Sie die komplexe Aufgabe in Teilaufgaben. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 33. E-Mail Kompetenz Sägezahneffekt Aufgabenbezogen Leistungsfähigkeit Zeit Ungewollte Störungen (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 91) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 34. E-Mail Kompetenz Eisenhower-Prinzip B – Aufgaben A – Aufgaben An zweiter Stelle kümmern Sie An erster Stelle bearbeiten Sie E- sich um E-Mails, die wichtig Mails, die wichtig sind und keinen aber noch nicht eilig sind. Aufschub dulden. z.B. ein W Planen Sie einen festen Termin Kundenangebot erstellen. für die Bearbeitung ein. I C Muss H T I G K C – Aufgaben E An letzter Stelle reagieren I Sie auf E-Mails, die weder An dritter Stelle bearbeiten Sie T wichtig noch dringend sind. E-Mails, die eilig aber noch Teilen Sie dem Absender nicht wichtig sind: Machen Sie mit, wann Sie wieder auf ihn dem Absender einen zukommen werden – realistischen Terminvorschlag, notieren Sie dafür einen oder delegieren Sie die Termin, der Ihnen passt. Aufgabe an eine andere Person. DRINGLICHKEIT (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 92) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 35. E-Mail Kompetenz Entscheiden - ABC-Analyse Aufwand Ertrag 15% 65% A-Aufgaben 20% 20% B-Aufgaben 65% 15% C-Aufgaben (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 95) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 36. E-Mail Kompetenz Blockbildung Arbeit Kommunikation Generell werden Arbeitsblöcke immer wieder durch Kommunikationsblöcke unterbrochen. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 37. E-Mail Kompetenz Wichtige Aussage: Im Durchschnitt müssen 50% gelöscht werden, 30% können in weniger als 5 Minuten erledigt oder delegiert werden und die restlichen 20% müssen im Tagesablauf eingeplant werden. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 38. Erfolg «Wenn ich manchmal bedenke, welche riesige Konsequenzen kleine Dinge haben… bin ich versucht zu glauben… dass es gar keine kleinen Dinge gibt.» Bruce Barton Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 39. Erfolg basiert auf «Jedes Unternehmen hat eine spezifische Kultur, die das Verhalten aller Mitarbeitenden bestimmt. Sie ergibt sich aus der Gesamtheit der Werte, Normen und Denkhaltungen aller Mitarbeitenden und prägt das Auftreten nach aussen hin.» 39 Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 40. Erfolg basiert auf E-Mail-Kultur  Ruf des Unternehmen bewahren  Eingriff in Privatsphäre von Angestellten so gering wie möglich halten  Angemessener Gebrauch von E-Mail am Arbeitsplatz festschreiben und installieren  Vertrauliche Daten und Kommunikation schützen (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 110) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 41. Erfolg basiert auf E-Mail-Kultur  Versand: Welche Auflagen müssen beim E-Mail-Versand eingehalten werden?  Empfang: Welche Auflagen müssen beim E-Mail- Empfang eingehalten werden?  Archivierung/Löschung: Was muss bei Archivierung oder Löschung beachtet werden?  Einsicht in E-Mails: Unter welchen Umständen darf ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter notfalls E-Mails einsehen?  Privates: Ist privater E-Mail-Verkehr erlaubt? (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 111) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 42. Erfolg basiert auf Faktoren: 1. E-Mail ist hauptsächlich ein Informationsmedium. 2. Intern zu beachten ist: Häufigkeit, Umfang, Gestaltung, Wege sowie Information. 3. Benutzen Sie vor dem Absenden das Modell, so dass der Empfänger alle relevanten Informationen erhält. 4. Benutzen Sie den E-Mail-Entscheidungsbaum um E-Mail- Informationen optimal zu verarbeiten. 5. Benutzen Sie das Anschriftsfeld „An“, „CC“, „BCC“ überlegt, damit die E-Mail Flut eingedämmt wird. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 43. Erfolg basiert auf Faktoren: 6. Benutzen Sie die Betreffzeile, damit der Empfänger vor dem Lesen schon weiss, was kommen wird. 7. Benutzen Sie die Zeitmanagement Prinzipien zum Planen und setzen von Prioritäten. 8. Wenn ein E-Mail geöffnet wird, denken Sie daran: kann ich das E-Mail löschen, delegieren, sofort erledigen oder im Tagesablauf einplanen. 9. Bestimmen Sie im Team und Unternehmen verbindliche E- Mail Regeln. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  • 44. Kontakt Danke für die Aufmerksamkeit! Viel Spass beim produktiven E-Mailen… WorchConsulting Markus Worch Eichtalstrasse 2 CH-8634 Hombrechtikon Telefon: +41 55 244’48’32 www.worchconsulting.ch Mobil: +41 79 302’15’50 markusworch@hotmail.com Worch Consulting Beratung – Training - Coaching