Das Dokument behandelt die Bedeutung von Robotic Process Automation (RPA) für die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Controlling und Finance. RPA ermöglicht es, strukturierte Prozesse automatisch durch digitale Software-Roboter auszuführen, was zu Kostensenkungen und einer Steigerung von Effizienz und Wertschöpfung führt. Es werden Anwendungsbeispiele, Vorteile sowie Strategien zur erfolgreichen Implementierung von RPA in Unternehmen vorgestellt.

1. Fachkreis: intelligente Prozessautomatisierung
mit Robotic Process Automation (RPA) und weiteren Technologien

2. Internationaler Controller Verein eV | www.icv-controlling.com | Referentenname | Datum | Seite 2
Bedeutung des Themas „intelligente Prozessautomatisierung mit
RPA“ für die Controlling & Finance-Praxis
Robotic Process Automation (RPA) ist eine neue und innovative Lösung für die Automatisierung von
Geschäftsprozessen. Sie können sich RPA als virtuellen Mitarbeiter vorstellen, der Ihre bestehenden
Geschäftsanwendungen (bspw. ERP-System, CRM-Portal, Office-Anwendungen, etc.) wie ein normaler
Mitarbeiter ausführen kann.
Unter RPA - Robotic Process Automation – versteht man die automatisierte Bearbeitung von
strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese innovative Technologie
spielt ihre Stärken bei eindeutig strukturierten, sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und
Aufgaben aus, die von Menschen ausgeführt werden. Da die Software-Roboter (RPA Bots) auf der Ebene
der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeiten und nahezu jeden Prozess ausführen können, sind für
den Einsatz weder Prozessänderungen noch spezialisierte Schnittstellen erforderlich. Bei dieser
robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Bots die Rollen und Aufgaben von
Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.
Wir wollen uns im Facharbeitskreis zu diesem Thema austauschen, an Lösungen und
Ideen arbeiten – und die Zukunft mit gestalten.

3. Internationaler Controller Verein eV | www.icv-controlling.com | Referentenname | Datum | Seite 3
Die nächste Generation der Prozessautomatisierung
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
RPA greift dazu auf die Benutzeroberfläche Ihrer bestehenden Applikationen zu und führt
so strukturierte Prozesse vollkommen automatisch durch.
Virtueller Mitarbeiter
RPA arbeitet schnell und fehlerfrei
24 Stunden/365 Tage im Jahr
Reduziert Kosten
Dokumentiert revisionssicher
Steigerung der wertschöpfenden Wissensarbeit Ihrer Mitarbeiter
Vorteile von RPA
RPA nutzt Ihre bestehenden Systeme übergreifend und das ohne Systemveränderungen und
komplexe Schnittstellen
Schnelle Implementierung in 2-6 Wochen und auch nach der Implementierung volle Flexibilität
On Demand – einfach weitere Roboter abrufen, wenn der Bedarf steigt.
Innovative Lösung
Beispielfunktionen, welche RPA
durchführen kann:
• Daten extrahieren, verändern und Berichte erstellen
• Formulare ausfüllen
• Daten kopieren, einfügen und verschieben
• In Systeme einloggen und diese bedienen bspw. ERP- und
Kundenmanagementsystem
• Informationen aus mehreren Systemen lesen und
verarbeiten
• Informationen aus strukturierten Dokumenten lesen
• Berechnungen durchführen
• „Wenn/Dann“ Befehle ausführen
• Auf Webseiten zugreifen
• Daten aus dem Internet verarbeiten
• Auf Soziale Medien zugreifen
• Emails öffnen und Anhänge verarbeiten

4. Internationaler Controller Verein eV | www.icv-controlling.com | Referentenname | Datum | Seite 4
Controlling & Finance Prozesse weißen typischerweise die idealen Grundlagen für RPA auf
Wie können Sie RPA für Ihr Unternehmen nutzen?
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02
03 RPA will kontrolliert werden. Wenden Sie
Ihre Governance und Kontroll-Prinzipen
auf RPA an und bauen Sie ein robustes
Centre of Excellence auf, das eine
audittierbare und kontrollierbare Virtuelle-
Workforce managed..
Wenden Sie Ihre Kontroll-
Mechanismen auf RPA an
VBA Entwickler bringen vieles mit,
um Ihre Automatisierungsreise aktiv
zu treiben. Sie bringen nicht nur
Prozesswissen mit, sondern
besitzen wertvolles Handwerkszeug
für das Thema RPA mit.
Nutzen Sie Ihre “Techies”
Identifizieren Sie Prozesse in denen
menschliche Bearbeitung mehr „Arbeit“
erzeugt, als dass es Probleme löst.
Automatisieren Sie!
Nutzen Sie Ihre Schmerzpunkte
Was machen Sie mit der freien Zeit?
Nutzen Sie es für wissensbasierte
Arbeit, etablieren Sie momentan
ausbleibende Qualitätscheck, erhöhen
Sie SLAs für manuelle Prozesse und
reduzieren Sie Ihre menschliche
Bearbeitung.
Verändern Sie den Fokus der
menschlichen Bearbeitung
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Wie sehen gute Prozesse zur Automatisierung mit RPA aus?
Potenzialanalyse
Prozesslandschaft
• Keine harten Anforderungen
• Es gibt Möglichkeiten Prozesse
anzupassen oder auch nur
teilweise zu automatisieren
RPA-Prozesskandidaten
Anforderungen:
• Strukturiert
• Digitaler Eingang
• Positiver Benefit
Indikatoren:
> Hoher Aufwand
> Hohe Volumen
> Viele Durchläufe
> Lange Durchlaufzeiten
> Routineaufgaben
> Fehleranfälligkeit
> schwache KPIs / SLAs
> Revisionsanfälligkeit
> Zugriff auf externe
Webportale

6. Internationaler Controller Verein eV | www.icv-controlling.com | Referentenname | Datum | Seite 6
RPA Heatmap für Controlling Prozesse

7. Internationaler Controller Verein eV | www.icv-controlling.com | Referentenname | Datum | Seite 7
RPA Heatmap für Finance Prozesse

8. Internationaler Controller Verein eV | www.icv-controlling.com | Referentenname | Datum | Seite 8
aka OCR, Doc Understanding
Was? - Moderne, hochgradig anpassbare, mobile und webbasierte
Unternehmensanwendungen
Wo? - Prozesse mit hohem Anpassungsbedarf und Organisationen, die
unter Schatten-IT leiden
Liefert! - Hohe individuelle Abdeckung von Prozessautomatisierung mit
Apps ohne tiefe Softwareentwicklungskompetenzen
Intelligente Prozessautomatisierung – Hyperautomation im Überblick
RPA
Conversational
KI
IDP (OCR)
BPM
ML &
Daten-
analyse
RAD
Conversational AI
ML & Datenanalyse
Rapid App Development
Intelligent Document Processing
Business Process Management*
Robotic Process Automation
Was? - Regelbasierte Ui-gesteuerte Aufgaben/Teilprozess-
Automatisierungen
Wo? – Hoch-volumige, häufige und manuelle Back-Office-Prozesse,
besonders im Bereich Finanzen, Kundenservice, Beschaffung, IT, HR,
Supply Chain. Liefert! - Schnelle Wirkung der Aufgabenautomatisierungen
(low-code)
Was? - Datenextraktion aus Papier- / gescannten
Dokumenten angereichert mit Machine Learning und NLP-
Funktionen
Wo? - Mittlere bis hohe Volumina, Papier-
/Scandokumente, die Informationen für die
Weiterverarbeitung enthalten, z. B.
Bestellungsbearbeitung, Rechnungsverarbeitung,
Zertifizierungsmanagement
Liefert! - Hoher Wert bei Aktivitäten mit vielen Papier-/
gescannten Dokumenten
Was? - Mehr Fokus auf End-to-End Prozesse und Automatisierungen mit
Workflows. Auch Orchestration-Layer für Mensch und Roboter
Wo? - Alle Geschäftsprozesse, viele Vorlagen für Backoffice-Prozesse.
Schnelle Anpassung von Prozessänderungen und Sicherstellung der
Prozessleistung und Compliance
Liefert! - Vollständige Prozessabbildung, Benutzerinteraktion und
Automatisierungsintegration mit Performance- und Compliance-
Überwachung
Was? - Datengestützte Entscheidungsfindung durch
Vorhersage- oder Klassifikationsmodelle
Wo? - Geschäftsprozesse, bei denen regelbasierte Entscheidungen
nicht funktionieren und zu hohem manuellen Aufwand oder
schlechten, kostenintensiven Entscheidungen führen
Liefert! - Hochwertige, komplexe datenbasierte Entscheidungen
Was? - Automatisierung von interaktiven, sprachbasierten
Prozessen
Wo? - Arbeitsintensive, dialogbasierte Prozesse, z. B. in
Kundendienstfunktionen, Call-Centern oder Support-Portalen
Liefert! - Chatbots zur Automatisierung von schriftlichen Dialogen
über verschiedene Kanäle wie Websites, WhatsApp, SMS und
Voicebots zur Automatisierung von Sprachdialogen als nächste
Generation von IVRs (Intelligent Voice Recognition) : Intelligent
Interactive Voice Recognition
Jedes Technologiefeld hat Kernkompetenzen zur Lösung spezifischer Herausforderungen
aka Chatbots, Voicebots, intelligente IVR
aka KI, Predictive AI, Machine Learning
aka LowCode-Plattformen
*aka iBPMs, Workflow
aka RPA, Robotics

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Bei Fragen sind wir gerne für Sie da!
Kickoff-Meeting: 01.06.2021 um 16.30 Uhr
FAK Leiter:
Nicolas Hess, CEO Roboyo
Nicolas@roboyo.de
Stellv. FAK Leiter:
Tim Zimmermann, Director Roboyo
Tim.Zimmermann@roboyo.de
Regelmäßiger Termin: jeden ersten Dienstag im Monat um 16.30 – 18.00 Uhr