Das Dokument behandelt die Effizienzsteigerung in der Budgetierung und untersucht, welche Instrumente in der Literatur als wirksam und einfach umsetzbar gelten. Ergebnisanalysen zeigen, dass Informationstechnologie, Prozessmanagement und Planungsumfang wesentliche Werkzeuge zur Effizienzsteigerung sind, wobei die Einführung dieser Instrumente sowohl hohe Effizienzgewinne als auch potenzielle Risiken mit sich bringt. Trotz der praktischen Relevanz wird das Thema in der Wissenschaft wenig untersucht, es gibt jedoch Möglichkeiten für 'quick-wins'.

1. Stand der Forschung zum Thema
Effizienzsteigerung in der Budgetierung
AK-Treffen ICV 23. Nov. 2012, Stephanie Thomet

2. Ilse Galli, Absolventin EMBA Controlling & Consulting

3. Untersuchungsfragen
 Welche Instrumente werden in der Literatur
zur Steigerung der Effizienz von Planungs-
und Reportingprozessen im Controlling
vorgeschlagen?
 Welche Instrumente sind bezüglich Effizienz
wirksam und einfach umsetzbar?

4. Was bedeutet „Effizienzsteigerung“ im
Planungsprozess?
Das Instrument senkt den Aufwand bei gleichbleibendem
Nutzen, indem es
den Koordinations- und Kontrollaufwand reduziert
den Aufwand für die Datenaufbereitung und –verteilung
reduziert
Das Instrument erhöht den Nutzen bei gleichbleibendem
Aufwand, indem es
die Informationsqualität erhöht
die Planung schneller anpassbar macht
mehr Informationsbedürfnisse befriedigt
die Planungsdauer verkürzt

5. Vorgehen
qualitative
Katego-
Bewertung
Literaturrecherche risierung der
der
Instrumente
Instrumente

6. Ergebnis 1: Wer sich mit dem Thema beschäftigt hat
Anzahl Anzahl Anzahl Total
Veröffentli- Veröffentli-
chungen chungen Berater
wissenschaftlich
/ praxisbezogen
Quantitative
3 8 11
Studien
Qualitative
3 5 8
Studien
Konzepte /
7 15 22
Berichte
Total
13 28 41

7. Ergebnis 2: Instrumente zur Effizienzsteigerung
Instrumente Anteil der
Nennungen
Informationstechnologie 33%
Prozessmanagement 22%
Planungsumfang und -tiefe 15%
Zentralisierung 8%
Planungsverfahren 7%
Daten-Harmonisierung 4%
Planungsbasis 3%
Berichtsinhalte und –form 3%
Entkoppelung von Anreizsystem 3%
Rollierende Planung 2%
Total 125 Nennungen in 41 Quellen 100%

8. Informationstechnologie
Wie IT die Planung unterstützen kann:
Eingabe
Workflow
Eingabe
Software Tools:

9. Prozessmanagement
Controlling
Planungs- Prozess evt.
handbuch schulen eskalieren
erstellen
Daten über-
Business
erheben u. arbeiten
abstimmen
Geschäfts-
Ziele klären geneh-
leitung
migen

10. Planungsumfang und -tiefe
Kostenart Bezeichnung Kostenart
301000 Löhne Verw./Techn. Personal
301005 Gehälter Administration
302000 Gehälter Lehrbeauftragte ELE
302001 Gehälter interne Dozierende
302002 Oberer Mittelbau
302003 Gehälter wissensch. Mitarbeitende Kosten- Bezeichnung
302004 Technisch administratives Personal arten- Kostenartengruppe
303000 AG-Beiträge Lehrbeauftragte ELE gruppe
303001 AG-Beiträge intern Dozierende
303002 AG-Beiträge Oberer Mittelbau 30 Gehälter und Nebenkosten
303003 AG-Beiträge wissensch.
Mitarbeitende
303004 AG-Beiträge Techn. admin.
Personal
303005 AG-Beiträge Administration
304000 AG-Beiträge Lehrkräfte/Dozierende
304001 AG-Beiträge Professoren
304002 AG-Beiträge Oberer Mittelbau
304003 AG-Beiträge Unterer Mittelbau
304004 AG-Beiträge Techn. admin.
Personal
304005 AG-Beiträge Verw. u. Betr.pers.
304101 AG-Beiträge andere Personalvers.

11. Ergebnis 3: Bewertung der Instrumente
Aufwand für
Einführung
Zentrali- Datenharmo- Informations-
hoch
sierung nisierung technologie
Berichtsinhalt
und -form
Rollierende
Planung Prozess- Reduktion
management Planungstiefe
Planungs-
Planungs-
basis
verfahren
tief
Entkoppelung v.
Anreizsystem Wirkung auf
tief hoch Effizienz

12. Fazit
 Obwohl ein drängendes Thema in der Praxis wird
Effizienzsteigerung von wissenschaftlicher Seite her
wenig untersucht
 „Quick-Wins“ sind möglich (Prozessmanagement und
Reduktion des Detaillierungsgrades)
 Grosse Wirkung auf die Effizienz hat eine geeignete IT-
Unterstützung, welche aber mit Aufwand verbunden
sind.
 Risiken und Nebenwirkungen der Instrumente sind zu
beachten!