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Einführung eines integrierten
Kennzahlen- und Berichtssystems

           Praxisbeispiel in Auszügen

               Dr. J. Kieschoweit




                                        1
Projektauftrag


                             Kennzahlensystem
                                  Zielsystem
                                      GF

                                     SB
     Kennzahlen                                              Wirtschaftlichkeits-
                          als Steuerungsinstrument            Nachweise und
        für
   Führungskräfte                                                -vergleiche


                                   Kennzahlen                  Außendarstellung
  Steuerung Prozesse
                                  für Mitarbeiter            und Anstoß zur internen
und Leistungen im Sinne
 der vorgegebenen Ziele                                           Optimierung

     Einbindung                                                 Einbindung
                           Bewertung und Selbststeuerung
   Führungskräfte         der eigenen Leistung im Gesamt-
                                                               Arbeitnehmer-
   und Mitarbeiter        Rahmen der Abt-/Team-Ziele sowie       vertretung
                             der internen „Kunden- und
  Zielvereinbarungen       Lieferantenbeziehungen“ / KVP      Betriebsvereinbarung

                                                                                 2
realisierter Zeitplan
                             Jahr   xxxx                           xxxx                               xxxx

 Inhalt                     Monat   12     1   2   3   4   5   6          7   8   9   10   11   12   01       02

Projektdefinition / -planung
Recherchen
Definition Zielsystem
•  Unternehmensebene
•  Bereichs-/ Abteilungs-Ebene

Erfassung Ist-Situation
•  Vorbereitung Steckbriefe
•  Zusammenführen Ist
   -Kennzahlen / Prozesse
•  (Nachdokumentation Prozesse
    durch QM)
Soll-Kennzahlensystem
•  Kennzahlensystem
•  Priorisierung der Kennzahlen
•  Erstellung Steckbriefe

Rahmenbetriebsvereinbarung

Einrichtung MIS
Generierung Kennzahlen
                                                                                                          3
Orientierung durch Ziele



  wohin?

            bis wann?

                        wie schnell?


       welcher Kurs?
                            Wir leben in einer Zeit der
                            Perfektion der Mittel und der
                            Konfusion der Ziele.
                                                   Albert Einstein (1955)



                                                                 4
Ohne Zielsystem kein Kennzahlensystem


                                    Entscheidungsvorlage
                                         Zielkatalog


                       Entscheidung, welche Ziele nicht umgesetzt
                           bzw modifiziert umgesetzt werden



                                          Zielkatalog



 Ggfs Operationalisierung          Zeitplanung aus Sicht          Definition Zielwerte aus Sicht
und Definition von Teilzielen    der umsetzenden Bereiche          der umsetzenden Bereiche


                                terminierter und qualifizierter
                                         Zielkatalog

                                                                                           5
Beispiel für Zielbeschreibung im Zielkatalog

                                                       Ziele
 Zuordnung zu                                                                                          Aufnahme
                                                lfd.
 strategischem       Perspektive      Bereich                   Ziel                Kennzahl            in QM-
                                                Nr.
       Ziel                                                                                             Monitor
                                                       Personalauswahl der
                                                             am besten
                                                                                Übereinstimmungs
                                                       geeigneten Bewerber
                                                                                       quote
                                                           auf Basis von
                                                                                Anforderungs- und
                                                        Interviews, gestützt
                                                                                Qualifikationsprofil
Richtiger MA am                                        auf Soll-Ist-Vergleich
                       Potentiale       Pers    1206                                mind. 80%;            ja
 richtigen Platz                                              zwischen
                                                                                    Quote der
                                                        Anforderungs- und
                                                                                arbeitgeberseitigen
                                                        Qualifikationsprofil,
                                                                                Kündigungen in der
                                                         Berücksichtigung
                                                                                     Probezeit
                                                           auch weicher
                                                             Faktoren.

Bei Zieldiskussionen in Organisationen stets beachten: «Wir arbeiten in Strukturen von
gestern, mit Methoden von heute, an den Problemen von morgen, vorwiegend mit
Menschen, die die Strukturen von gestern gebaut haben und das Morgen innerhalb der
Organisation nicht mehr erleben werden.»
Prof. Dr. Knut Bleicher Hochschule St. Gallen
                                                                                                           6
Konsequente Prozessorientierung

Führungsprozesse                       General Management
                                       Controlling & Planung
                                       Qualitätsmanagement




 Kernprozess       Auftragserlangung     Leistungserbringung   Kundenbetreuung




Unterstützungsprozesse
                                         Beschaffung
                                            Service
                                        Personalwesen
                                  Finanz- & Rechnungswesen
                                              IT

                                                                             7
Erarbeitung von Kennzahlen


                              Kennzahldefinition



       Bezeichnung               Beschreibung             Verwendung allgemein




                                                        Steuerung des XY-
                       Auslastung XYZ, auf 7-Tages-     bestandes, Bewertung der
 Auslastung            Basis, differenziert nach ABC,   YZ-leistung, Bewertung des
                       Monat                            Volumens Fremdleistungen,
                                                        Effizienzmessung




                 Beispiel für eine Kennzahldefinition


                                                                                 8
Weniger ist mehr


Ergebnis Untersuchung                     Ergebnis Untersuchung
„Ist - Kennzahlen“                        „Wunsch - Kennzahlen“
                        > 300 Kenzahlen




  Nervös                                        ???



                                                             9
Stufenweise Implementierung


  xx.yy.zzzz
                    300
Soll-Kennzahlen

                                                                           
  xx.yy.zzzz
                100
priorisierte
Kennzahlen


                                  65
detaillierte


                                                                           
  xx.yy.zzzz
                 Kennzahlen-Steckbriefe

                                                                           
                                                                           
                   Einrichtung
eines
Kennzahlenlenkungskreises

  xx.yy.zzzz

                   &
vorläufiges
Managementinformationssystem


stufenweise

     DV-technische
            Einbindung
existierender,


bis
Mitte
xxxx
   Realisierung
der

             noch
nicht
technisch

   in
Arbeit

                  Kennzahlen

                realisierter
Kennzahlen



schrittweise
                    Einbindung
ERP
System
                   T:
xx.yy.zzzz

ab
Anfang
xxxx

                     Überführung
in
BI
(Business
Intelligence)

                                                                                       10
Ebenengerechtes integriertes System

  Unter-                                           Auslastung
 nehmen                                         XYZ Untwernehmen




                                              Auslastung
Bereich                                       XYZ Bereich




                                                                                           Auslastung bb
 Region/                      Auslastung
                                  zz
                                              Auslastung     Auslastung
                                                            unter 45 Tagen
                                                                             Auslastung
                                                                                 aa
                                                                                            incl. Fremd-
                                                  xx
Abteilung                                                                                    leistungen



                                                                                            Anzahl und
            Fremdleistungs-   Ausfallzeiten   Auslastung     Kapazitäts-
                                                                             Stornoquote   Verteilung der
  MC            kosten                            XX          verteilung
                                                                                             Leistung



                                                                              Upgrade/
               überfällige        XY-            AB-             XY-                         Dauer bis
                                                                              Downsize
 Team          Fristen YX        Zeiten         zeiten      vorlaufzeiten
                                                                               Quote
                                                                                                xy




                                                                                                   11
integratives Berichts- und Informationswesen


                                               was muss ich wissen?




                                SAP BI/BO
     Chefinformationssysteme

        Berichtssysteme



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                                                                      12
„Unternehmensbarometer“



Ziel des Unternehmensbarometers ist die
Bereitstellung wesentlicher und übersichtlich
aufbereiteter Geschäftsinformationen für die
Belegschaft oder ausgewählte Zielgruppen
(z.B. Geschäftsführung, Bereichs- und
Abteilungsleitung).




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Einführung eines integrierten Kennzahlensystems kurzversion

  • 1. Einführung eines integrierten Kennzahlen- und Berichtssystems Praxisbeispiel in Auszügen Dr. J. Kieschoweit 1
  • 2. Projektauftrag Kennzahlensystem Zielsystem GF SB Kennzahlen Wirtschaftlichkeits- als Steuerungsinstrument Nachweise und für Führungskräfte -vergleiche Kennzahlen Außendarstellung Steuerung Prozesse für Mitarbeiter und Anstoß zur internen und Leistungen im Sinne der vorgegebenen Ziele Optimierung Einbindung Einbindung Bewertung und Selbststeuerung Führungskräfte der eigenen Leistung im Gesamt- Arbeitnehmer- und Mitarbeiter Rahmen der Abt-/Team-Ziele sowie vertretung der internen „Kunden- und Zielvereinbarungen Lieferantenbeziehungen“ / KVP Betriebsvereinbarung 2
  • 3. realisierter Zeitplan Jahr xxxx xxxx xxxx Inhalt Monat 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 01 02 Projektdefinition / -planung Recherchen Definition Zielsystem •  Unternehmensebene •  Bereichs-/ Abteilungs-Ebene Erfassung Ist-Situation •  Vorbereitung Steckbriefe •  Zusammenführen Ist -Kennzahlen / Prozesse •  (Nachdokumentation Prozesse durch QM) Soll-Kennzahlensystem •  Kennzahlensystem •  Priorisierung der Kennzahlen •  Erstellung Steckbriefe Rahmenbetriebsvereinbarung Einrichtung MIS Generierung Kennzahlen 3
  • 4. Orientierung durch Ziele wohin? bis wann? wie schnell? welcher Kurs? Wir leben in einer Zeit der Perfektion der Mittel und der Konfusion der Ziele. Albert Einstein (1955) 4
  • 5. Ohne Zielsystem kein Kennzahlensystem Entscheidungsvorlage Zielkatalog Entscheidung, welche Ziele nicht umgesetzt bzw modifiziert umgesetzt werden Zielkatalog Ggfs Operationalisierung Zeitplanung aus Sicht Definition Zielwerte aus Sicht und Definition von Teilzielen der umsetzenden Bereiche der umsetzenden Bereiche terminierter und qualifizierter Zielkatalog 5
  • 6. Beispiel für Zielbeschreibung im Zielkatalog Ziele Zuordnung zu Aufnahme lfd. strategischem Perspektive Bereich Ziel Kennzahl in QM- Nr. Ziel Monitor Personalauswahl der am besten Übereinstimmungs geeigneten Bewerber quote auf Basis von Anforderungs- und Interviews, gestützt Qualifikationsprofil Richtiger MA am auf Soll-Ist-Vergleich Potentiale Pers 1206 mind. 80%; ja richtigen Platz zwischen Quote der Anforderungs- und arbeitgeberseitigen Qualifikationsprofil, Kündigungen in der Berücksichtigung Probezeit auch weicher Faktoren. Bei Zieldiskussionen in Organisationen stets beachten: «Wir arbeiten in Strukturen von gestern, mit Methoden von heute, an den Problemen von morgen, vorwiegend mit Menschen, die die Strukturen von gestern gebaut haben und das Morgen innerhalb der Organisation nicht mehr erleben werden.» Prof. Dr. Knut Bleicher Hochschule St. Gallen 6
  • 7. Konsequente Prozessorientierung Führungsprozesse General Management Controlling & Planung Qualitätsmanagement Kernprozess Auftragserlangung Leistungserbringung Kundenbetreuung Unterstützungsprozesse Beschaffung Service Personalwesen Finanz- & Rechnungswesen IT 7
  • 8. Erarbeitung von Kennzahlen Kennzahldefinition Bezeichnung Beschreibung Verwendung allgemein Steuerung des XY- Auslastung XYZ, auf 7-Tages- bestandes, Bewertung der Auslastung Basis, differenziert nach ABC, YZ-leistung, Bewertung des Monat Volumens Fremdleistungen, Effizienzmessung Beispiel für eine Kennzahldefinition 8
  • 9. Weniger ist mehr Ergebnis Untersuchung Ergebnis Untersuchung „Ist - Kennzahlen“ „Wunsch - Kennzahlen“ > 300 Kenzahlen Nervös ??? 9
  • 10. Stufenweise Implementierung xx.yy.zzzz
 300
Soll-Kennzahlen
  xx.yy.zzzz
 100
priorisierte
Kennzahlen
 65
detaillierte

  xx.yy.zzzz
 Kennzahlen-Steckbriefe
   Einrichtung
eines
Kennzahlenlenkungskreises
 xx.yy.zzzz
 &
vorläufiges
Managementinformationssystem
 stufenweise

 DV-technische
 Einbindung
existierender,

 bis
Mitte
xxxx
 Realisierung
der

 noch
nicht
technisch

 in
Arbeit
 Kennzahlen

 realisierter
Kennzahlen

 schrittweise
 Einbindung
ERP
System
 T:
xx.yy.zzzz
 ab
Anfang
xxxx
 Überführung
in
BI
(Business
Intelligence)
 10
  • 11. Ebenengerechtes integriertes System Unter- Auslastung nehmen XYZ Untwernehmen Auslastung Bereich XYZ Bereich Auslastung bb Region/ Auslastung zz Auslastung Auslastung unter 45 Tagen Auslastung aa incl. Fremd- xx Abteilung leistungen Anzahl und Fremdleistungs- Ausfallzeiten Auslastung Kapazitäts- Stornoquote Verteilung der MC kosten XX verteilung Leistung Upgrade/ überfällige XY- AB- XY- Dauer bis Downsize Team Fristen YX Zeiten zeiten vorlaufzeiten Quote xy 11
  • 12. integratives Berichts- und Informationswesen was muss ich wissen? SAP BI/BO Chefinformationssysteme Berichtssysteme Abrechnungssysteme SAP ERP / DSW Dispositionssysteme Technische Erfassungssysteme 12
  • 13. „Unternehmensbarometer“ Ziel des Unternehmensbarometers ist die Bereitstellung wesentlicher und übersichtlich aufbereiteter Geschäftsinformationen für die Belegschaft oder ausgewählte Zielgruppen (z.B. Geschäftsführung, Bereichs- und Abteilungsleitung). 13