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Personalkostenplanung
mit SAP HCM

       Jörg Edinger
       Peter Gilberg

       iProCon GmbH
Agenda

●     Grundlagenforschung
●     Potenziale für die Praxis
                ● Detailplanung in EHP5
                ●               Verfeinerung der
                  Datensammlung
                ●               Integration in andere
                  Prozesse
                ●               Reporting für
                  Personalcontrolling und
Vortrag B7 - Personalkostenplanung                      Folie 2
Warum Personalkostenplanung?




  Das Entscheidende in der Welt ist in der Welt
  nicht so sehr, wo wir stehen, sondern in welche
  Richtung wir uns bewegen.


                                     - Oliver Wendell Holmes




Vortrag B7 - Personalkostenplanung                        Folie 3
Einordnung in SAP HCM

                   Personal-                     Organisations-
                  stammdaten                     management


                 Abrechnungs-                      Kontingent-
                  ergebnisse                        planung


                 Vergütungs-                     Veranstaltungs-
                 management                       management


                                     Personal-
                                      kosten-
                                      planung

         Kosten-                                           BI (Business
        rechnung                                           Intelligence)


Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                         Folie 4
Der systemische Planungsprozess




                       Daten-                                       Weitergabe
 Planungs-                                Kosten-        Detail-
                                       planungslauf
                                                                       der
vorbereitung         sammlung                           planung
                                                                    Ergebnisse




 Prämissen          Datenbasis         Planungslauf
                                                      Abgestimmte   Abgestimmte
    und             für PA, PY              je
                                                      Planversion   Planversion
Customizing          und OM            Planszenario




                                                                         Folie 5
  Vortrag B7 - Personalkostenplanung
Planungsvorbereitung                     Planungs-
                                              vorbereitung
                                                               Daten-
                                                             sammlung
                                                                           Kosten-
                                                                        planungslauf
                                                                                         Detail-planung
                                                                                                            Weitergabe der
                                                                                                             Ergebnisse




                     Festlegen von Prämissen
                           Gesetzliche
  Vorgaben der
                        Rahmenbedingunge   Tariferhöhungen                             Szenarien
 Geschäftsführung
                               n




                          Umsetzen im System
                Customizing                                    Entwicklung




Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                        Folie 6
Verschiedene
       Verarbeitungen möglich                           Planungs-
                                                       vorbereitung
                                                                        Daten-
                                                                      sammlung
                                                                                    Kosten-
                                                                                 planungslauf
                                                                                                Detail-planung
                                                                                                                  Weitergabe der
                                                                                                                   Ergebnisse




                   MA-Kreis 10                           MA-Kreis 20
                  Tarifangestellte                      AT-Angestellte

                                       Merkmal
                                       HCP01




         Bonus                                                               Bonus
                                     Gehaltsänderung
    Tarifangestellte                                                      AT-Angestellte


   Szenario 1:
   „Normalfall“

   Szenario 2:
   „Idealfall“



Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                               Folie 7
Datensammlung                                     Planungs-         Daten-      Kosten-
                                                                                                     Detailplanung
                                                                                                                       Weitergabe der
                                                          vorbereitung     sammlung   planungslauf                      Ergebnisse




Ziel:     Datenbasis für alle Planszenarien zu schaffen
Durch:    Bewertung aller Kostenrelevanten Objekte durchgeführt




           Mitarbeiter               Planstelle   Organisationseinheit                Kontingent




                    Datenbasis besteht aus Direkten Kostenbestandteilen




                         PA: IT666                                       OM: IT5010


 Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                                  Folie 8
Mitarbeiterdaten                        Planungs-
                                              vorbereitung
                                                               Daten-
                                                             sammlung
                                                                           Kosten-
                                                                        planungslauf
                                                                                       Detailplanung
                                                                                                       Weitergabe der
                                                                                                        Ergebnisse




● 11 verschiedene Datensammlungsmethoden

      ● Infotyp 8 – Basisbezüge
      ● Infotyp 10 – Vermögensbildung
      ● Infotyp 14 – wiederkehrende Be-/Abzüge
      ● Infotyp 15 – Ergänzende Zahlungen
      ● Differenzbetrag von Ist- zu Sollbezahlung
      ● Vergütungsrichtlinien (Vergütungsmanagement)
      ● Daten aus der Personalabrechnung (auch nutzbar für simulierte
        Abrechnung)
      ● simulierte tarifliche Umstufung
      ● Daten aus dem Veranstaltungsmanagement
      ● Infotyp Altersteilzeit D
      ● Vergütungsrichtlinien Enterprise
      ● kundeneigene Datensammlung (Erweiterung)


Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                     Folie 9
Objekte des OM                  Planungs-
                                      vorbereitung
                                                       Daten-      Kosten-
                                                                planungslauf
                                                                               Detailplanung
                                                                                                  Weitergabe der
                                                                                                   Ergebnisse
                                                     sammlung




● 4 bzw. 5 verschiedene Datensammlungsmethoden
     ● Veranstaltungsmanagement (Schulungskosten)
     ● Infotyp 1005 – Sollbezahlung
     ● Daten aus verknüpften Kostenobjekten
        (Durchschnittsbildung)
     ● Daten für vakante Planstellen (Referenz-PerNr bzw.
        Vorinhaber)
     ● Kontingentplanung
     ● kundeneigene Daten (Erweiterung)

Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                             Folie 10
Bewertung des OM                          Planungs-
                                               vorbereitung
                                                                Daten-
                                                              sammlung
                                                                             Kosten-
                                                                          planungslauf
                                                                                         Detailplanung
                                                                                                          Weitergabe der
                                                                                                           Ergebnisse




                7
            Wunderkinder
                                                                         PA: IT666

  Alpha         Beta       Charlie                                       OM: IT5010




                                     Direkte Kostenbestandteile

                                     Abhängige Kostenbestandteile
    Planungslauf
   im Cluster PCL5                   Zusätzliche Kostenbestandteile

                                     Statistische Kennzahlen



Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                       Folie 11
Kostenbestandteile                            Planungs-
                                                      vorbereitung
                                                                       Daten-
                                                                     sammlung
                                                                                   Kosten-
                                                                                planungslauf
                                                                                               Detailplanung
                                                                                                                Weitergabe der
                                                                                                                 Ergebnisse




                                     • Aus Datensammlung
Direkter Kostenbestandteil           • Basis für Abhängige Kostenbestandteile
                                     • Beispiel: Grundentgelt


Abhängige                            • Relativer Wert mit optionaler Kappungsgrenze
Kostenbestandteile                   • Beispiel: AG Anteil zur KV


Zusätzlicher                         • Absoluter Wert
Kostenbestandteil                    • Beispiel: Sonderzahlung


                                     • Kennzahl je Kostenobjekt
Statistische Kennzahl                • Kann vom Beschäftigungsgrad abhängig sein
                                     • Beispiel: Kopf, FTE



- Auf der Datenbasis unterschiedliche Szenarien der Kostenplanung
  durchgerechnet.
- Kostenverteilung auf Organisationseinheiten und Kostenstellen.
Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                             Folie 12
Detailplanung                          Planungs-
                                            vorbereitung
                                                             Daten-
                                                           sammlung
                                                                         Kosten-
                                                                      planungslauf
                                                                                     Detailplanung
                                                                                                      Weitergabe der
                                                                                                       Ergebnisse




- Individuelle Anpassungen auf Ebene von
  Kostenbestandteilen je Kostenobjekt
- Durchführung...
     - für den gesamten Planungslauf durch das
       Personalcontrolling.
     - für einzelne Organisationeinheiten durch den                              Führungskraft
       Linienmanager.
- Erlaubt eine durchgängige Anzeige der Planzahlen
- Als Business Server Page bzw. WebDynpro ohne SAP
  GUI aufrufbar und optional ins Portal integrierbar                               Planungslauf
                                                                                 im Cluster PCL5




Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                   Folie 13
Weitergabe der Planung                 Planungs-
                                            vorbereitung
                                                             Daten-
                                                           sammlung
                                                                         Kosten-
                                                                      planungslauf
                                                                                     Detail-planung
                                                                                                         Weitergabe der
                                                                                                          Ergebnisse




- Übergabe ans CO
     - Kostenbestandteile sind mit Symbolischen Konten verknüpft
     - Symbolische Konten sind Sachkonten zugeordnet
- Buchung als Fixkosten, Leistungsarten nur über Modifikation möglich
- Erzeugen von Budgets
- Überleitung ins BI




Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                                    Folie 14
Potenziale für die Praxis
            durch Erweiterung des SAP Standards


●  Verfeinerung der
 Datensammlung
● Detailplanung mit EHP5
● Integration in andere Prozesse
● Forecasts
● Reporting für Personalcontrolling
   und Führungskräfte

    Vortrag B7 - Personalkostenplanung            Folie 15
DS-Methode Altersteilzeit D

                                     Ist-Kosten


                                                         RV-Auf-
                   Aufstockung I       Aufstockung II
                                                        stockung
                         20%                xx%
                                                         19,5%


                       Datensammlungsmethode Altersteilzeit



                  Aufstockung I
                         20%




Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                 Folie 16
Übersicht EHP5


- Lohnartenfilter für Datensammlung Abrechnungsergebnisse
- Felderweiterung HCP01 / HCP02 um bspw. Kostenstelle
- Perioden für Basiskostenbestandteile auch außerhalb des Planungszeitraums
- Berücksichtigung vakanter Planstellen für die Vergangenheit




Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                   Folie 17
Vom Papier ins System
         mit Detailplanung EHP5




Vortrag B7 - Personalkostenplanung   Folie 18
Personalprozesse




Seite 19              Vortrag B7 - Personalkostenplanung
Reporting für Personalcontrolling
           und Führungskräfte




Seite 20               Vortrag B7 - Personalkostenplanung
Back-Up
Vortrag B7 - Personalkostenplanung   Folie 21
Basis ist das Organisationsmanagement



                                                      Organisations-
             Kostenstelle        Kostenstellen-          einheit
                                  zuordnung
                                                      gehört zu ...
                                                                             leitet...



                                     beschreibt ...
                     Stelle                            Planstelle


                                                               besetzt ...



                                                         Person

                        = zur Gruppen- und / oder Hierarchiebildung


Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                                       Folie 22
Plan – Ist – Vergleich




                    Planungslauf 2010 (Subtyp 0001)
          (auf Basis Stammdaten AN / OM zum Planungsdatum)



       Ist 1-3 2011       Hochrechnung 4 – 12 2011 (Subtyp 0002)
       (Abrechnung)       (auf Basis aktueller Stammdaten AN / OM)




Jan.                    Apr.                                         Dez.




       Vortrag B7 - Personalkostenplanung                            Folie 23
Plan – Ist – Vergleich

                        Personalkostenplanung 2011
80


70


60


50


40


30


20


10


 0
      1     2      3      4      5        6          7        8       9   10   11   12

                              Planwerte       Abrechnungsergebnisse



          Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                             Folie 24
Plan – Ist – Vergleich

                           Hochrechnung 1. Quartal 2011
80


70


60


50


40


30


20


10


 0
     1         2     3        4        5         6    7        8         9   10   11   12
         Planwerte       Abrechnungsergebnisse       Akt. Hochrechnung




             Vortrag B7 - Personalkostenplanung                                             Folie 25

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SAP HCM Personalkostenplanung

  • 1. Personalkostenplanung mit SAP HCM Jörg Edinger Peter Gilberg iProCon GmbH
  • 2. Agenda ● Grundlagenforschung ● Potenziale für die Praxis ● Detailplanung in EHP5 ● Verfeinerung der Datensammlung ● Integration in andere Prozesse ● Reporting für Personalcontrolling und Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 2
  • 3. Warum Personalkostenplanung? Das Entscheidende in der Welt ist in der Welt nicht so sehr, wo wir stehen, sondern in welche Richtung wir uns bewegen. - Oliver Wendell Holmes Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 3
  • 4. Einordnung in SAP HCM Personal- Organisations- stammdaten management Abrechnungs- Kontingent- ergebnisse planung Vergütungs- Veranstaltungs- management management Personal- kosten- planung Kosten- BI (Business rechnung Intelligence) Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 4
  • 5. Der systemische Planungsprozess Daten- Weitergabe Planungs- Kosten- Detail- planungslauf der vorbereitung sammlung planung Ergebnisse Prämissen Datenbasis Planungslauf Abgestimmte Abgestimmte und für PA, PY je Planversion Planversion Customizing und OM Planszenario Folie 5 Vortrag B7 - Personalkostenplanung
  • 6. Planungsvorbereitung Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detail-planung Weitergabe der Ergebnisse Festlegen von Prämissen Gesetzliche Vorgaben der Rahmenbedingunge Tariferhöhungen Szenarien Geschäftsführung n Umsetzen im System Customizing Entwicklung Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 6
  • 7. Verschiedene Verarbeitungen möglich Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detail-planung Weitergabe der Ergebnisse MA-Kreis 10 MA-Kreis 20 Tarifangestellte AT-Angestellte Merkmal HCP01 Bonus Bonus Gehaltsänderung Tarifangestellte AT-Angestellte Szenario 1: „Normalfall“ Szenario 2: „Idealfall“ Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 7
  • 8. Datensammlung Planungs- Daten- Kosten- Detailplanung Weitergabe der vorbereitung sammlung planungslauf Ergebnisse Ziel: Datenbasis für alle Planszenarien zu schaffen Durch: Bewertung aller Kostenrelevanten Objekte durchgeführt Mitarbeiter Planstelle Organisationseinheit Kontingent Datenbasis besteht aus Direkten Kostenbestandteilen PA: IT666 OM: IT5010 Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 8
  • 9. Mitarbeiterdaten Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detailplanung Weitergabe der Ergebnisse ● 11 verschiedene Datensammlungsmethoden ● Infotyp 8 – Basisbezüge ● Infotyp 10 – Vermögensbildung ● Infotyp 14 – wiederkehrende Be-/Abzüge ● Infotyp 15 – Ergänzende Zahlungen ● Differenzbetrag von Ist- zu Sollbezahlung ● Vergütungsrichtlinien (Vergütungsmanagement) ● Daten aus der Personalabrechnung (auch nutzbar für simulierte Abrechnung) ● simulierte tarifliche Umstufung ● Daten aus dem Veranstaltungsmanagement ● Infotyp Altersteilzeit D ● Vergütungsrichtlinien Enterprise ● kundeneigene Datensammlung (Erweiterung) Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 9
  • 10. Objekte des OM Planungs- vorbereitung Daten- Kosten- planungslauf Detailplanung Weitergabe der Ergebnisse sammlung ● 4 bzw. 5 verschiedene Datensammlungsmethoden ● Veranstaltungsmanagement (Schulungskosten) ● Infotyp 1005 – Sollbezahlung ● Daten aus verknüpften Kostenobjekten (Durchschnittsbildung) ● Daten für vakante Planstellen (Referenz-PerNr bzw. Vorinhaber) ● Kontingentplanung ● kundeneigene Daten (Erweiterung) Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 10
  • 11. Bewertung des OM Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detailplanung Weitergabe der Ergebnisse 7 Wunderkinder PA: IT666 Alpha Beta Charlie OM: IT5010 Direkte Kostenbestandteile Abhängige Kostenbestandteile Planungslauf im Cluster PCL5 Zusätzliche Kostenbestandteile Statistische Kennzahlen Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 11
  • 12. Kostenbestandteile Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detailplanung Weitergabe der Ergebnisse • Aus Datensammlung Direkter Kostenbestandteil • Basis für Abhängige Kostenbestandteile • Beispiel: Grundentgelt Abhängige • Relativer Wert mit optionaler Kappungsgrenze Kostenbestandteile • Beispiel: AG Anteil zur KV Zusätzlicher • Absoluter Wert Kostenbestandteil • Beispiel: Sonderzahlung • Kennzahl je Kostenobjekt Statistische Kennzahl • Kann vom Beschäftigungsgrad abhängig sein • Beispiel: Kopf, FTE - Auf der Datenbasis unterschiedliche Szenarien der Kostenplanung durchgerechnet. - Kostenverteilung auf Organisationseinheiten und Kostenstellen. Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 12
  • 13. Detailplanung Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detailplanung Weitergabe der Ergebnisse - Individuelle Anpassungen auf Ebene von Kostenbestandteilen je Kostenobjekt - Durchführung... - für den gesamten Planungslauf durch das Personalcontrolling. - für einzelne Organisationeinheiten durch den Führungskraft Linienmanager. - Erlaubt eine durchgängige Anzeige der Planzahlen - Als Business Server Page bzw. WebDynpro ohne SAP GUI aufrufbar und optional ins Portal integrierbar Planungslauf im Cluster PCL5 Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 13
  • 14. Weitergabe der Planung Planungs- vorbereitung Daten- sammlung Kosten- planungslauf Detail-planung Weitergabe der Ergebnisse - Übergabe ans CO - Kostenbestandteile sind mit Symbolischen Konten verknüpft - Symbolische Konten sind Sachkonten zugeordnet - Buchung als Fixkosten, Leistungsarten nur über Modifikation möglich - Erzeugen von Budgets - Überleitung ins BI Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 14
  • 15. Potenziale für die Praxis durch Erweiterung des SAP Standards ● Verfeinerung der Datensammlung ● Detailplanung mit EHP5 ● Integration in andere Prozesse ● Forecasts ● Reporting für Personalcontrolling und Führungskräfte Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 15
  • 16. DS-Methode Altersteilzeit D Ist-Kosten RV-Auf- Aufstockung I Aufstockung II stockung 20% xx% 19,5% Datensammlungsmethode Altersteilzeit Aufstockung I 20% Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 16
  • 17. Übersicht EHP5 - Lohnartenfilter für Datensammlung Abrechnungsergebnisse - Felderweiterung HCP01 / HCP02 um bspw. Kostenstelle - Perioden für Basiskostenbestandteile auch außerhalb des Planungszeitraums - Berücksichtigung vakanter Planstellen für die Vergangenheit Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 17
  • 18. Vom Papier ins System mit Detailplanung EHP5 Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 18
  • 19. Personalprozesse Seite 19 Vortrag B7 - Personalkostenplanung
  • 20. Reporting für Personalcontrolling und Führungskräfte Seite 20 Vortrag B7 - Personalkostenplanung
  • 21. Back-Up Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 21
  • 22. Basis ist das Organisationsmanagement Organisations- Kostenstelle Kostenstellen- einheit zuordnung gehört zu ... leitet... beschreibt ... Stelle Planstelle besetzt ... Person = zur Gruppen- und / oder Hierarchiebildung Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 22
  • 23. Plan – Ist – Vergleich Planungslauf 2010 (Subtyp 0001) (auf Basis Stammdaten AN / OM zum Planungsdatum) Ist 1-3 2011 Hochrechnung 4 – 12 2011 (Subtyp 0002) (Abrechnung) (auf Basis aktueller Stammdaten AN / OM) Jan. Apr. Dez. Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 23
  • 24. Plan – Ist – Vergleich Personalkostenplanung 2011 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Planwerte Abrechnungsergebnisse Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 24
  • 25. Plan – Ist – Vergleich Hochrechnung 1. Quartal 2011 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Planwerte Abrechnungsergebnisse Akt. Hochrechnung Vortrag B7 - Personalkostenplanung Folie 25