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Tekom ft 2012 schaffner debriefing

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Debriefing im Wissensmanagement

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Tekom ft 2012 schaffner debriefing

  1. 1. Dr Ing Michael SchaffnerDr.-Ing. Michael Schaffner Debriefing – Neue AufgabenDebriefing Neue Aufgaben ... ... für die Technische Kommunikation im Rahmen des Wissensmanagements. tekom Frühjahrstagung www.gmvk.de tekom Frühjahrstagung 27. April 2012, Karlsruhe
  2. 2.  Kurzprofil der GMVK Kurzprofil der GMVK GMVK Consulting Group  Geschäftsprozessoptimierung (Fokus: Produktinformationen)p p g ( ) - ICMEKO Einkaufsoptimierung - ICMKOM Informations- und Kommunikationsmanagement  ICM®-Methodik (2011 innovationspreis-nominiert)  seit 2004, 3 spezialisierte Unternehmen  GMVK Berlin GmbH  seit 2010  Schwerpunkte: Innovationsmanagement Wissensmanagement www.gmvk.de 2 Technische Kommunikation Werbekommunikation
  3. 3.  Warum ist das Thema relevant? Warum ist das Thema relevant?  Wissen ist Rohstoff (nimmt unternehmensstrategisch( g an Bedeutung zu)  Wissensmanagement machtg ungenutzte Unternehmenspotentiale nutzbar  Technische Dokumentation wird dadurch ist isoliert, dass ihr auf strategischer Ebene der wertschöpfende Charakter abgesprochen wirdCharakter abgesprochen wird  Aufwertung der TechDoc durch Wissensmanagement als interne Dienstleistung (i S Wertschöpfungsbeitrag) www.gmvk.de 3 als interne Dienstleistung (i.S. Wertschöpfungsbeitrag)  Debriefing als ein konkreter Anwendungsfall © Sergej Khackimullin - Fotolia.com
  4. 4.  Agenda Agenda  Aufgaben des Wissensmanagements  Wissensmanagement als Prozessg  Technische Kommunikation im Wissensprozessp  Der Technische Redakteur als Wissensmanagerg www.gmvk.de 4 © bluedesign - Fotolia.com
  5. 5.  Agenda Agenda  Aufgaben des Wissensmanagements  Wissensmanagement als Prozessg  Technische Kommunikation im Wissensprozessp  Der Technische Redakteur als Wissensmanagerg www.gmvk.de 5 © bluedesign - Fotolia.com
  6. 6. A f b d Wi t  Wissen ist Rohstoff Aufgaben des Wissensmanagements  Wissen ist Rohstoff  Daten: Zeichen, Symbole und Syntax  Datenverarbeitungg  Information: Daten und Semantik im Kontext = Fluss von Nachrichten (Know-what)( )  Informationsmanagement  Wissen: bewusste Verarbeitungg von Informationen und Verknüpfung mit Vorwissen (Know-why)  Wissensmanagement Wissensmanagement www.gmvk.de 6
  7. 7. A f b d Wi t  Wissensmanagement >> Informationsmanagement Aufgaben des Wissensmanagements  Wissensmanagement >> Informationsmanagement  Informationsmanagement  Speicherung Verwaltung Bereitstellung von Daten Speicherung, Verwaltung, Bereitstellung von Daten  Datenbanken, ECM/DMS/CMS  Wissensmanagement  Nutzbarmachung von Informationen, die nicht in EDV-Systemen gespeichert sind  Erfahrungs- und Expertenwissen www.gmvk.de 7
  8. 8. A f b d Wi t  Betriebliches Wissen – ein Strukturmodell Aufgaben des Wissensmanagements  Betriebliches Wissen ein Strukturmodell individuell kollektiv i li it / i f ll gemeinsame Werte U t h k lt persönliches Erfahrungswissen Bauchgefühl“ implizit / informell Unternehmenskultur Verhaltensregeln „Bauchgefühl in neuen Situationen Individuelles Wertesystem festgelegte Prozessschritte Wissen über Produkteigenschaften technisches Fachwissen Unternehmensvisionen Richtlinien und Methoden explizit technisches Fachwissen deklarative, allgemein verfügbare Information www.gmvk.de 8 (Quelle: Krayev, R.: Wissensmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen; Hamburg 2010, S. 6f.)
  9. 9. A f b d Wi t  aktuelle Job-Profile Wissensmanager“ Aufgaben des Wissensmanagements  aktuelle Job Profile „Wissensmanager  Welche Art von Spezialisten wird aktuell gesucht?  Informatiker Informatiker  Software-Entwickler  IT-Experten  Controller  gesucht werden Informations- und Prozessmanager  gebraucht werden Wissensmanager gebraucht werden Wissensmanager, die eine lernende Organisation unterstützen www.gmvk.de 9© www.monster.de © www.stepstone.de
  10. 10.  Agenda Agenda  Aufgaben des Wissensmanagements  Wissensmanagement als Prozessg  Technische Kommunikation im Wissensprozessp  Der Technische Redakteur als Wissensmanagerg www.gmvk.de 10 © bluedesign - Fotolia.com
  11. 11. Wi t l P  Unternehmerisches Wissen ist vergänglich Wissensmanagement als Prozess  Unternehmerisches Wissen ist vergänglich  durch Verlust www.gmvk.de 11 © fotoscorp - Fotolia.com
  12. 12. Wi t l P  Unternehmerisches Wissen ist vergänglich Wissensmanagement als Prozess  Unternehmerisches Wissen ist vergänglich  durch Vergessen www.gmvk.de 12 © Lukasz Panek - Fotolia.com
  13. 13. Wi t l P  Wissensmanagement nach Probst Wissensmanagement als Prozess  Wissensmanagement nach Probst www.gmvk.de 13 (Quelle: Probst, G. / Raub, S. / Romhardt, K.: Wissen Managen - Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, Frankfurt/Main 1999)
  14. 14. Wi t l P  Wissensmanagement nach Probst Wissensmanagement als Prozess  Wissensmanagement nach Probst 1) Was sind die normativen, strategischen und operativen Ziele?strategischen und operativen Ziele? 2) W i D I f i2) Was ist an Daten, Informationen, Fähigkeiten etc. verfügbar? 3) Welche externen Wissensquellen können herangezogen werden? 4) Wie können neue Fähigkeiten, Ideen, Prozesse aufgebaut werden? www.gmvk.de 14 g
  15. 15. Wi t l P  Wissensmanagement nach Probst Wissensmanagement als Prozess  Wissensmanagement nach Probst 8) Wie lässt sich der Erfolg messen? 7) Wie lässt sich bewahrungswürdiges Wissen selektieren, aufbereiten, aktualisieren, speichern? 6) Wie lässt sich die Nutzung von vorhandenem Wissens fördern und i h t ll ?sicherstellen? 5) Wie kann vorhandenes Wissen www.gmvk.de 15 effizient verbreitet werden?
  16. 16.  Agenda Agenda  Aufgaben des Wissensmanagements  Wissensmanagement als Prozessg  Technische Kommunikation im Wissensprozessp  Der Technische Redakteur als Wissensmanagerg www.gmvk.de 16 © bluedesign - Fotolia.com
  17. 17. T h i h K ik ti i Wi  Kernkompetenzen der Technischen Kommunikation Technische Kommunikation im Wissensprozess  Kernkompetenzen der Technischen Kommunikation im Wissensmanagement  didaktische Kompetenz  Umgang mit Informationen und Sprache  strukturierte Vorgehensweise  zielgruppenorientiere Informationsbeschaffung  Mehrfachverwendung von Informationsbausteinen  Variantensteuerung, Zielgruppen-Kommunikation www.gmvk.de 17  Technikaffinität, Content-Management © Winne - Fotolia.com
  18. 18. T h i h K ik ti i Wi  Wissensmanagement als neue Herausforderung Technische Kommunikation im Wissensprozess  Wissensmanagement als neue Herausforderung WissensmanagementWissensmanagement - methodische Aufbereitung und umfassende Bereitstellung von verfügbarem (informellen) Wissen Nutzbarmachung als Produktivfaktor in einem- Nutzbarmachung als Produktivfaktor in einem Wertschöpfungsprozess (aus Fehlern/Erfahrungen lernen) Technische Kommunikation - Informationsversorgung aller mit der Herstellung oder Veränderung eines Produktes befassten Personen (int./ext.) i hti Z it kt di i hti St ll- zum richtigen Zeitpunkt, an die richtige Stelle sowie fehlerfrei und in geeigneter Art und Weise Technische Dokumentation - Beschreibung erklärungsbedürftiger Produkte - strukturierte Aufbereitung von Informationen - zweckbestimmt nach Art und Vollständigkeit www.gmvk.de 18 - Instruktion definierter Zielgruppen - haftungsrechtliche Absicherung, Archivierung
  19. 19.  Agenda Agenda  Aufgaben des Wissensmanagements  Wissensmanagement als Prozessg  Technische Kommunikation im Wissensprozessp  Der Technische Redakteur als Wissensmanagerg www.gmvk.de 19 © bluedesign - Fotolia.com
  20. 20. D T h i h R d kt l Wi  beispielhafte Instrumente im Wissensmanagement Der Technische Redakteur als Wissensmanager  beispielhafte Instrumente im Wissensmanagement  Interviewtechniken  GeschäftsprozessmodellierungenGeschäftsprozessmodellierungen  Wissens-Datenbanken  Lessons Learned (u a Abschlussberichte)Lessons Learned (u.a. Abschlussberichte)  Yellow Pages  Story TellingStory Telling  Wissens-Landkarten  Training on the JobTraining on the Job  alle eingesetzt auch im Debriefing www.gmvk.de 20  alle eingesetzt auch im Debriefing  eine Methode der Wissensbewahrung
  21. 21. D T h i h R d kt l Wi  Definition von Debriefing Der Technische Redakteur als Wissensmanager  Definition von Debriefing  gezielte Kodifizierung (explizit machen) und Ablage von Mitarbeiterwissen (mittels Informationssystemen)( y )  Ziel: Wiederverwendung und Bewahrung von wertvollem Wissen und Kompetenzenp  Maßnahmen zur Rückführung von Wissen in die Wertschöpfungskettep g www.gmvk.de 21
  22. 22. D T h i h R d kt l Wi  Wie war das noch ‘mal? Der Technische Redakteur als Wissensmanager  Wie war das noch mal?  Typischer Anwendungsfall für Debriefing:g  Bewahrung von Erfahrungs- und Projektwissenund Projektwissen www.gmvk.de 22 © Peter Atkins - Fotolia.com
  23. 23. D T h i h R d kt l Wi  Debriefing fördert das betriebliche Erinnerungsvermögen Der Technische Redakteur als Wissensmanager  Debriefing fördert das betriebliche Erinnerungsvermögen www.gmvk.de 23 © Werner Dreblow - Fotolia.com
  24. 24. D T h i h R d kt l Wi  Ablaufschritte eines Debriefing-Prozesses Der Technische Redakteur als Wissensmanager  Ablaufschritte eines Debriefing Prozesses Sammlung des relevanten Erfahrungswissens (z B von ausscheidenden Mitarbeitern Projektbeteiligten)(z.B. von ausscheidenden Mitarbeitern, Projektbeteiligten) Konkretisierung und Priorisierung von WissensbausteinenKonkretisierung und Priorisierung von Wissensbausteinen Identifizierung der relevanten (Debriefing-)Zielgruppen Zi l ht A d Wi b t iZielgruppengerechte Anpassung der Wissensbausteine (sowie ggfs. Lokalisierung) Adäquate Weitergabe des Wissens (z.B. „on the job“) www.gmvk.de 24 Dokumentation und Speicherung (z.B. in Form Lessons Learned)
  25. 25. D T h i h R d kt l Wi  Rollen und Aufgaben im Debriefing-Prozess Der Technische Redakteur als Wissensmanager  Rollen und Aufgaben im Debriefing Prozess • Top-Management • Freigabe Mittel und Strukturen Sponsor • Freigabe Mittel und Strukturen • Change- / Prozessmanager (ggfs. Stabsstelle) • Projektmanager und Treiber der Debriefing-Prozesse Debriefer j g g • neutrale Person (oft = Debriefer) • strukturiert und leitet Meetings Moderator • Mitglieder der Projekte, die debriefed werden • liefert relevantes Wissen, legt Zielgruppen mit fest Experten • z.B. Technische Redakteure • erstellt + verwaltet die Wissensbausteine (multilingual) Wissensdesigner • Trainer, ggfs. Technische Redakteure • vermittelt das Wissen den definierten Zielgruppen Wissensvermittler www.gmvk.de 25 • IT-Abteilung, Informationsmanager • stellt die erforderliche Infrastruktur zur Verfügung IT-Spezialisten
  26. 26.  Fazit und Ausblick Fazit und Ausblick  Rückführung von Wissen in den Wertschöpfungsprozess steigert den Unternehmenserfolg.  Verantwortliche, Instrumente und systematisches Vorgehen sind selten definiert.  Wissensmanagement als interne Dienstleistung etablieren.  Neue interessante Aufgaben und neuer strategischer Stellenwert für die Technische Dokumentation.  Chance, sich als wertschöpfende Instanz zu profilieren. www.gmvk.de 26 © tiero - Fotolia.com
  27. 27. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!für Ihre Aufmerksamkeit! Diese Unterlagen sind ausschließlich zu Präsentationszwecken bestimmt. Das Copyright liegt bei der GMVK Consulting Group. Die Weitergabe und Verwendung ganz oder in Teilen bedarf der ausdrücklichen Zustimmung durch die GMVK Consulting Group GmbH www.gmvk.de ausdrücklichen Zustimmung durch die GMVK Consulting Group GmbH. © GMVK Consulting Group 2012 © odluap - Fotolia.com 27

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