Lean Management

Sven Krause, Abschlusspräsentation
09. Dezember 2013, Glattbrugg
Folie 1
9. Dezember 2013

Sven Krause
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Der Kunde

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet
und koordiniert im Auftrag des Bu...
Der Kunde

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet
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Der Kunde

steuert die Ressourcen (Personal
und Finanzen) zur Umsetzung der
aussenpolitischen Ziele und
unterhält das Netz...
Ausgangslage

Anruf vom Kunden…
 Sucht eine Gesprächspartner für Prozess
Management
 Kommt doch mal vorbei

Eckdaten:
 ...
Die Diskussion

Prozess
Management!

Lean Management | Sven Krause

Rückkopplung
fehlt!

Kulturproblem?

9. Dezember 2013
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Die Ursache

Gever Bund
«Elektronische
Geschäftsverwaltung»
 alle geschäftsrelevanten
Informationen sind elektronisch
gef...
Analyse

Gever
 Berücksichtigt nur 15%–20%
aller Prozesse
 Fokus auf Integration der IT
Lösung (kein Change
Management, ...
Analyse

Lean Management | Sven Krause

9. Dezember 2013

Folie 9

© Zühlke 2013
Randbedingungen für die Umsetzung

 Einfluss auf Gever Projekt stärken (Doppelspurigkeiten eliminieren)
 Rückkopplung si...
Für Direktion Ressourcen oder fürs EDA?

Organisatorisches Optimierungspotenzial
(Verschwendungen eliminieren)





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Erweiterte Umsetzung

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«Stab» Variante

«Generalsekretariat»
Variante

1
Team bleibt als eigenständiges
Team bestehen...
Umsetzung – Organisatorischer Move

2

«Stab» Variante
 Zentrale Stelle für Prozess Management
 Direkter Einfluss mit CE...
Weiteres Vorgehen

1. Entscheid abwarten
2. Workshop zur Identifizierung der Potenziale
 SWOT vertiefen
 Stakeholdermgt ...
«Die etwas fragen, die verdienen Antwort»
Bertolt Brecht

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09. Dezember...
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  1. 1. Lean Management Sven Krause, Abschlusspräsentation 09. Dezember 2013, Glattbrugg Folie 1 9. Dezember 2013 Sven Krause © Zühlke 2013
  2. 2. Der Kunde Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik. Die Tätigkeit des EDA basiert auf den 5 aussenpolitischen Zielen, wie sie die Bundesverfassung definiert:  Friedliches Zusammenleben der Völker  Achtung der Menschenrechte und Förderung der Demokratie  Wahrung der Interessen der schweizerischen Wirtschaft im Ausland  Linderung von Not und Armut in der Welt  Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 2 © Zühlke 2013
  3. 3. Der Kunde Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik. Das EDA besteht aus der Zentrale in Bern und über 300 Aussenvertretungen (Botschaften, Missionen, Konsulate, Verbindungs- und Koordinationsbüros). Die Zentrale besteht aus dem Generalsekretariat, dem Staatssekretariat und 6 Direktionen. Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 3 © Zühlke 2013
  4. 4. Der Kunde steuert die Ressourcen (Personal und Finanzen) zur Umsetzung der aussenpolitischen Ziele und unterhält das Netz der Schweizer Auslandvertretungen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 4 © Zühlke 2013
  5. 5. Ausgangslage Anruf vom Kunden…  Sucht eine Gesprächspartner für Prozess Management  Kommt doch mal vorbei Eckdaten:  Chief Process Officer EDA / Geschäftsprozessmanagement EDA (Direktion Ressourcen)  Seit 2007 das Prozess Management aufgebaut  Prozess System vorhanden und Prozessdokumentation im Intranet verfügbar  ARIS im Einsatz  Experten Team führt Modellierung durch  Awareness innerhalb EDA (Direktion Ressourcen) vorhanden Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 5 © Zühlke 2013
  6. 6. Die Diskussion Prozess Management! Lean Management | Sven Krause Rückkopplung fehlt! Kulturproblem? 9. Dezember 2013 Folie 6 © Zühlke 2013
  7. 7. Die Ursache Gever Bund «Elektronische Geschäftsverwaltung»  alle geschäftsrelevanten Informationen sind elektronisch geführt  orientiert sich an den Geschäftsabläufen  Voraussetzung für automatisierte organisations- und systemübergreifende Geschäftsabläufe. Lean Management | Sven Krause Auswirkungen  Grosses und politisches Projekt  Doppelspurigkeiten von Prozessthemen (Verschwendung)  Prozess Management nicht involviert (keine Rückkopplung)  Allgemeine Meinung «Gever = Prozessmanagement»  Bestrebung vom Management: Abteilungen Archivierung und Prozess Management zusammenführen  Prozess Management Team demotiviert 9. Dezember 2013 Folie 7 © Zühlke 2013
  8. 8. Analyse Gever  Berücksichtigt nur 15%–20% aller Prozesse  Fokus auf Integration der IT Lösung (kein Change Management, kein KVP, geringe «Prozessoptimierung») Prozessmanagement  Operalisierung der Prozessstrategie (Maximierung der Wertschöpfung)  Sicherstellung der gesetzlichen Bedingungen  Strukturiertes und nachhaltiges Prozess Management (Eliminierung von Verschwendung) Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 8 © Zühlke 2013
  9. 9. Analyse Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 9 © Zühlke 2013
  10. 10. Randbedingungen für die Umsetzung  Einfluss auf Gever Projekt stärken (Doppelspurigkeiten eliminieren)  Rückkopplung sicherstellen (Expertenteam bereitstellen/promoten)  KVP vorantreiben (Linie befähigen, Schulung, Coaching)  Prozess Management weiter etablieren (Qualität einbringen) Bestehende Arbeit weiterführen / ausbauen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 10 © Zühlke 2013
  11. 11. Für Direktion Ressourcen oder fürs EDA? Organisatorisches Optimierungspotenzial (Verschwendungen eliminieren)    Zentrales Prozess Management  Expertenteam, Tool, Prozesse, Leitlinien, Prozessverständnis      Gever Unterstützung  Ein Change Programm „KVP“  EDA Governance sicherstellen  Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 11 © Zühlke 2013
  12. 12. Erweiterte Umsetzung 2 3 «Stab» Variante «Generalsekretariat» Variante 1 Team bleibt als eigenständiges Team bestehen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 12 © Zühlke 2013
  13. 13. Umsetzung – Organisatorischer Move 2 «Stab» Variante  Zentrale Stelle für Prozess Management  Direkter Einfluss mit CEO Unterstützung auf die Zentral-Bereiche (Generalsekretariat, Staatssekretariat und 6 Direktionen)  Distanz zu operativer Ebene (Freies Denkertum) 3  Fehlende Durchschlagskraft da «Stab» = «Sekretariat»  Distanz zum Operativen  Eher beratende Funktion «Generalsekretariat» Variante  Operative Nähe (Generalsekretariat)  Grosser Einfluss auf Staatssekretariat und 6 Direktionen  Management Unterstützung (Prozessaffin)  Direkten Einfluss auf Generalsekretariat Lean Management | Sven Krause  Indirekte Einfluss auf Staatssekretariat und 6 Direktionen  Strategische Änderungen jederzeit möglich 9. Dezember 2013 Folie 13 © Zühlke 2013
  14. 14. Weiteres Vorgehen 1. Entscheid abwarten 2. Workshop zur Identifizierung der Potenziale  SWOT vertiefen  Stakeholdermgt betreiben  Entscheidungsvorlage erarbeiten 3. Einwirkung auf das GEVER Projekt  Prinzipien definieren (Projekt Gever)  Prozessleitlinien einbringen  Eigenen KVP für Gever Projekt Unterstützung aufsetzen und etablieren Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 14 © Zühlke 2013
  15. 15. «Die etwas fragen, die verdienen Antwort» Bertolt Brecht Lean Management Sven Krause, Abschlusspräsentation 09. Dezember 2013, Glattbrugg

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