Immer mehr Abteilungen melden Übersetzungsbedarf an und schicken Dokumente per E-Mail? Content-Systeme wie Supportdatenbanken schwellen an und die manuelle Verteilung der Inhalte nimmt überhand? Neue Prozessschritte, wie das Einbinden von Grafikdesign, lassen das Projektmanagement ausufern? In dieser Präsentation sehen Sie, welche Kriterien Sie anlegen können, um zu entscheiden, ob die Zeit reif ist, Ihre Übersetzungsprojekte mit Workflowmanagement-Software durchzuführen. Video zur Präsentation: http://www.youtube.com/watch?v=eXDycRdJh8E&feature=youtu.be

1. Workflowmanagement in
Übersetzungsprojekten
Wann wird es Zeit?
Achim Herrmann, Business Consultant

2. Die Informationsexplosion
Im Jahr 2000 waren 360.985.492 Menschen online.
Im Jahr 2010 waren es über 2 Milliarden, die meisten der neuen Nutzer sind
nicht englischsprachig. Internet World Stats
Das Internet hat die Anzahl der von Personen gelesenen Texte verdreifacht.
Im Jahr 2009 hat im Durchschnitt jeder US-Bürger 12,5 GB Text erhalten
(entsprechend 12 Kleinlaster mit Büchern gefüllt). IDC
Bei Online Shopping empfinden es nur 15% der Käufer als angenehm, wenn
sie nicht in Ihrer eigenen Sprache einkaufen können.
Common Sense Advisory
Ist Ihr Unternehmen
bereit für alle Ihre
Kunden?

3. Sprache und die globale Geschäftswelt
* Gilbane Globalisierung blog - Mary Laplante, 2008
** (c) Common Sense Advisory 2008, Nachweis Lokalisierung Fragen - Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern.
90% der Kunden von HP
kaufen basierend auf
Inhalten und nicht durch das
Berühren des Produkts *
69% der Umsätze von HP
kommen von außerhalb der
USA *
Gegenüber 55 % im Jahr 1999
Käufer bevorzugen 3x
häufiger bekannte
Marken, aber 40% greifen
dann zu einem lokalisierten
Produkt **
85% der Käufer fühlen sich
nicht wohl, wenn sie Online
nicht in der eigenen Sprache
einkaufen können **
"Die Tatsache, dass sich unsere Kunden in ihrer eigenen
Sprache über die Hotelausstattung informieren oder ein Zimmer
reservieren können ist eine Grundvoraussetzung für unsere
anhaltende weltweite Expansion und unser Wachstum."
David Kong, President und CEO
Best Western International

4. Starke Zunahme der Inhalte
Bilder
Support Artikel
Video
Websites
Dokumentation
Service Handbücher Broschüren
Benutzeroberflächen
Nach einer Studie von The Aberdeen Group
• Unternehmen ersetzen alle 5 Jahre 39% ihrer
Produktpalette
• Das Portfolio an Produkten wächst mit 14% pro Jahr
• Produkte werden schneller auf den Markt gebracht
(um 32 % verkürzte Dokumentationszyklen)
• 6% Verringerung der Mitarbeiterzahl in der technischen
Dokumentation
From Benchmarking Content Reuse in
Technical Communication, 2010

5. • Weg von rein produktorientiertem
zu mehr kundenorientiertem
Handeln
• Von reinen Funktionen zum mehr
Inhalten
• Informationen werden aktiv verteilt
statt abgeholt
• Vom Physischen hin zum
Immateriellen
Paradigmenwechsel

6. Trends in der Lokalisierung
Lokalisierung ist ein wichtiger
Faktor für zusätzliche Umsätze
und ein Schlüssel zur
Differenzierung
Maschinelle Übersetzung wird
Realität
Der Schwerpunkt liegt dabei auf
der Gesamtproduktivität
Weiterer Schub durch Cloud
Anwendungen

7. “Um ein breiteres Publikum zu erreichen müssen
globale Vermarkter Lokalisierung zu einer Ihrer
Prioritäten machen.”
Jennifer Bellisent
“Do B2B Tech Marketers Localize as they Globalize?”
“Fortschritte in Richtung auf die Überwindung des
Syndroms, Lokalisierung als Afterthought anzusehen. Wir sehen
eine langsame, aber stetige Übernahme von Strategien zur
Globalisierung von Inhalten…das positioniert sprachliche
Anforderungen als integralen Bestandteil der Gesamtlösung.”
Mary LaPlante
Multilingual Product Content:
Transforming Traditional Practices Into
Global Content Value Chains

8. SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential
Die geschäftlichen
Herausforderungen

9. Heutige Herausforderungen an Übersetzungsmanagement
Das Problem
• Übersetzung ist ein komplexer und
ineffizienter manueller Prozess
• Der Umfang der zu übersetzenden
Texte erhöht sich ständig
• Es ergibt sich kein Gesamtbild
• Die projektbasierte Arbeitsweise
wird mehr und mehr durch
kontinuierliche Datenströme ersetzt
Geschäftliche Problematik
• Zu hohe Kosten für die Übersetzung
• Projektverzögerungen sind an der
Tagesordnung
• Die Prozesse sind nicht skalierbar
• Widersprüchliche Markendarstellung
ist unvermeidlich
• Schlechte Qualität

10. Traditionelle globale Prozesse:
Zu viel Kommunikation, Unstimmigkeiten & Kosten
Collate
BCU
Brügge
BCU
Singapur
BCU
Eindhoven
• Mainstream
• Hi-end
• DTV + FTV
Sign-off
Create
Commission
Übersetzen Lokalisieren
Localise
&
translate
NSO’s
x17
Handel
Verbraucher
NSO’s
x17
Sign-offContent
DB
AKBS
MDB
Media
Ware
P3C
6 Monate
Produktkatalog Prozess
3 Monate
5 Monate
Web Inhalt Prozess für Katalog
4 Monate
4 Monate = new AKBS 2 Monate = Update AKBS
Regional Marketing
AKBS
Collate
Spain
Sweden
x17
x17
x17x17
x17
x17
Over 9,000
communications
required to source
content for catalogue
Translation happens
twice for the same
content
Content takes
4 months to
reach the web
Regional
marketing act as a
‘post-box’ and are
a bottle-neck
Different people
are chasing the
same content
Only 18% of
TV product
leaflets get to
P3C
Quelle: Philips Präsentation auf SDL GIM-Konferenz, Großbritannien, November 2006

11. Die Volumina
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
By March By June By September By December
Total Words
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
18000
20000
By March By June By September By December
Total Words
Translated
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
By March By June By September By December
Total Words
Translated
MultiChannel
Englisch
Französisch
Deutsche
Niederländisch
Japanische
Web
Drucken
Online
ORIGINAL V. 1 V. 2 V. 3 V. 4
Gemeinsam genutzte
Inhalt
Gemeinsam genutzte
Inhalt
Gemeinsam genutzte
Inhalt
Gemeinsam genutzte
Inhalt
KOMPLEXITÄT
ÜBERMEHREREKANÄLE
1.000
Wörter

12. Content Management für internationale Unternehmen
Design Documents
User Interfaces
Documentation
Packaging
Customized Versions
Product Information
Campaigns
Website
Sales Collateral
Service Bulletins
Website FAQs
Knowledge Base

13. Design Documents
User Interfaces
Documentation
Packaging
Customized Versions
Product Information
Campaigns
Website
Sales Collateral
Service Bulletins
Website FAQs
Knowledge Base
Prozessintegration und Wiederverwendung
Zentralisiertes Übersetzungsmanagement
Mehrsprachige Ressourcen Mehrsprachige Ressourcen

14. SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential
Einführung in Translation
Management

15. Unternehmensweit
skalierbares Übersetzungs-
Managementsystem (TMS) mit
Integration der Lieferkette für
SDL MultiTerm und SDL
Trados Studio

16. Translation Management
Zentralisieren
• Daten zentralisieren
• Wiederverwendung
erhöhen
• Manuelle Aufgaben
reduzieren
• Wiederholbare und
zuverlässige Prozesse
Automatisieren
Kollaborieren
• Die Lieferkette
• Andere Systeme (CMS, PIM, ERP)

17. 1. Zentralisieren
• Was bietet TMS?
– Zentralisiert alle TMs in einem System
– Wendet Terminologiedatenbanken zentral an
– Kann Maschinenübersetzung als Teil des Prozesses einsetzen
– Überwacht den Übersetzungsprozess, Benutzung und Kosten
• Das bedeutet...
– Maximierung der Wiederverwendung bestehender Übersetzungen
– Standardisierung und Konsistenz der eigenen Marke
• Die Vorteile
– Reduzierung von Übersetzungskosten
– Schnellere Auslieferung durch weniger Übersetzung
– Sichtbarkeit und Kontrolle
– Konsistenz der Marke
Zentralisieren

18. Integration ist der Schlüssel
Marketing
Web
Technische
Dokumente
Support
Manuelle
Übersetzung
Post-Editing &
angepasste MÜ
Angepasste MÜ
Web Content
Management
Structured
Content
Trainierte
MÜ
Translation
Management
System
•Translation
Memory
•Terminologie
Management
•Workflow
Integrierte Maschinenübersetzung

19. 2. Automatisierung
• Was bietet TMS?
– Automatisierung des Übersetzungsprozesses
• Das bedeutet...
– Reduzierung der manuellen Aufgaben
– Definition der Prozesse
– Flexible Arbeitsabläufe
• Die Vorteile
– Kostenreduzierung (weniger manuelle Aufgaben)
– Fehlerreduzierung (Fehlerbehebung ist teuer)
– Produktivitätssteigerung (Manuelle Schritte entfallen)
– Wiederholbare Prozesse (Compliance)
Automatisierung

20. Content Manager
Determines what
content requires
translation
Process Start
Content Manager
Sends translation
request (email or FTP)
Content Manager
Manually extracts
content metadata for
localization
Content Manager
Manually extracts
content from content
store
Loc Manager
Reviews translation
request / manually
gathers content /
sends content
Vendor Loc Mgr
Sends translation
assets to translator
(email/FTP)
Vendor Loc Mgr
Performs word count
analysis and sends
quote
Loc Manager
Reviews quote
Translators
Collects content to
translate via email or
FTP
Translators
Translates content
Translators
Send translation
assets to Loc Project
Manager
Quote
Approved?
Vendor Loc Mgr
Adjusts / /resends to
Loc Manager (email/
FTP)
YES
NO
Pain:
Manual extraction of
translatable content
Pain:
Lack of automation
(integration into
content stores)
Loc Manager
Updates / maintains
Translation Memories
(if used)
Translators
Saves translation
assets in required
encoding
Pain:
No ability to
dynamically review in-
context (on-line)
Content Manager
Receives/collects
translated assets
(email or FTP)
In-country Reviewers
Review translated
assets
Content Manager
Sends assets/ref
assets to reviewers
(email or FTP)
Process End
Pain:
Manual gathering of
content to localize
Pain:
Vendor file analysis
results in excess cost/
delays
In-country Reviewrs
Retrieves assets
(email or FTP)
Pain:
Manual gathering of
content to review
Translations
Approved
Loc Manager
Retrieves translation
assets from reviewers
with status/notes
In-country Reviewers
Emails Loc Manager
with approvals or
suggested changes
NO
Content Manager
Retrieves translation
assets
Content Manager
Manually inserts
translation assets into
content store
Pain:
Lack of automation
(integration into
content stores)
Pain:
Manual retrieving of
translation assets
YES
Pain:
If changes made
directly to translation
assets, TM leverage /
reuse lost
Pain:
Increased cost / time
due to additional file
analysis and re-
translation
Pain:
No ability to
dynamically review in-
context (on-line)
Pain:
Unknown quality /
accuracy of TM
leverage,
Pain:
Increased costs due to
vendor TM
management / lack of
insight into TM quality
Company “A” manual steps aided /
automated with SDL TMS
Translation Vendor manual steps
reduced / eliminated with SDL TMS
Only manual steps expected in
translation process
Pain associated with translation
process step
Legend
Vor dem Einsatz eines TMS
22 Manuelle Schritte

21. Content is gathered
through content store
workflow (CMS, etc)
or change detected
by WS
Assets for translation
sent to or retrieved by
WS
Translation project
automatically created
through defined
business rules
Cost analysis
performed against
translation vendor(s)
agreed upon cost
models
Assets are
automatically filtered
and analyzed against
existing centralized
TM
Translation assets
are generated in
same format as the
source assets
Automatic file
analysis, filtering, TM
leverage used to
calculate translation
cost
Loc Manager
Reviews translation
request through web
interface for
authorization
Vendor Loc
Manager
Approves translation
request
(OPTIONAL)
Translator(s)
Translates content
In-country
Reviewers
Review translated
assets
Centralized TM
updated upon final
approval
Translation assets
sent to or retrieved by
content store
(CMS, etc)
Email sent to content
manager signifying
translation project
completion
No manual
extractions of content
for translation
Translation projects
are created via SDL
WorldServer
Content managers
are not required to
package up and send
assets for translation
Loc manager does
not need to retrieve
translation assets of
manually send to
translation vendors
Real time, in-contect
preview available
through WS web
interface to help
reduce errors
WS provides a
translation web
interface of allows
exports to desktop
translation tools and
SDL Trados Studio
WS provides
translation kit with
source
assets, TM, Terminol
ogy
Reviewer can update
translation through
web translation tool –
updates TM
Reviewers can
dynamically preview
translated assets
through web interface
No asset retrieval or
sending necessary
Reviewers don’t need
to send assets back
to translation vendors
for minor updates –
can do it themselves
Vendor Loc Manager
no longer needs to do
file analysis –
reduced project
management costs
Manual step
Automated translation process through
SDL WorldServer
SDL WS advantages process improvement
Automatic email notification
Legend
No need for vendors
to manage TM –
reduced project
management costs
Process Start Process Start
3 - 4 Manuelle Schritte
Mit TMS

22. 3. Kollaboration
• Was bietet TMS
– Komplettlösung für das gesamte Übersetzungsmanagement
– Abteilungen, Gesamtunternehmen, Übersetzungslieferkette, Übersetzer
• Das bedeutet...
– Alle Systemkomponenten arbeiten zusammen
– Schnittstellen zu anderen Systemen
(CMS, PIM, ERP)
– Mit Dienstleistern und freiberuflichen Übersetzern
• Die Vorteile
– Vermeidet Kosten durch komplexe Einzellösungen
– Vereinfacht die Auswahl der Dienstleister
Kollaboration

23. SDL WorldServer - Übersicht

24. Sprachtechnologie zentralisieren
• Zentralisierte und standardisierte ...
– Translation Memories
• Erweiterte Matching-Algorithmen
• Skalierbarkeit auch in unternehmensweiten Systemen
• Unterstützung von TMX, XLIFF und anderen Formaten
für Übersetzungskits
– Terminologie Datenbank
• Aktive Verwaltung der Konsistenz der
Fachterminologie
• Unterstützt den TBX Standard
– Maschinelle Übersetzung
• Integration von automatisierter maschineller
Übersetzung in Ihrer gesamten Prozess
– Sprachliche Qualität überprüfen
• Art und Häufigkeit von Übersetzungen
• Beobachtung von Trends
• Definieren Sie Ihre eigenen Modelle oder konfigurieren
Sie Standards (z. b. Die LISA QA-Modell)
Zentralisieren

25. Projektplanung
• SDL WorldServer 2011 Scoping Report
• SDL Trados Studio 2011 Analyse Statistik

26. Prozessautomatisierung
• Prozessautomatisierung
– Workflow Engine (zum Design der Abläufe)
– Automatische Aktionen
– Manuelle Aktionen mit Reaktionen auf Ergebnisse
– Automatische Benachrichtigung
• Geschäftsregeln
– Intuitives Assistenten-gesteuertes Erstellen von
Regeln - keine Programmierung erforderlich
• Projektmanagement
– Fortschritt der Übersetzungsprozesses visualisieren
• Zusammenarbeit
– Einführung einer formellen Überprüfung
– Kommunikation zwischen Übersetzern und Lektoren
– „Last Minute" Änderungen und deren Korrektur und
Aktualisierungen
Automatisierung

27. Arbeitsabläufe definieren
Automatisierung

28. Integration mit anderen datenführenden Systemen
• Zentrale Filterung von Dateien
– Konsistente Filterung der Dateien
– Unterstützung von DOC, XLS, PPT, XML, HTML-
ASP, JSP, und andere Formaten
• Konnektoren
– ECM: Documentum, Lotus Notes
– WCM: SDL Tridion, Interwoven TeamSite
– Strukturierte Inhalte: SDL Trisoft
– DBMS: Oracle, SQL-Server
• Erfassung von Veränderungen
– Automatisieren Sie die Erstellung von
Übersetzungsprojekte direkt aus dem CMSZusammenarbeit

29. Dateiformatunterstützung
• Adobe Produkte
FrameMaker (MIF)
InDesign CS4-CS6 (IDML)
InCopy CS4-CS6 (ICML)
• HTML, XHTML 1.1
– JSP/ASP
• Microsoft Office
– Microsoft Excel
• 2000 - 2003, 2007 - 2010
– Microsoft PowerPoint
• XP - 2003, 2007 - 2010
– Microsoft Word
• 2000 - 2003, 2007 - 2010
• QuarkXPress Export
• Text
– Rich Text Format (RTF)
– Klartext
– Trennzeichen
• XML
– Microsoft.NET Ressourcen
– OASIS DITA
– OASIS DocBook 4.5
– W3C ITS-kompatibel
– Angepasst/Alle

30. Umfangreiche Optionen für Dateitypen
Zusammen-
arbeit

31. Business Management
• Kostenabschätzung und Nachverfolgung
– Wissen was die Übersetzung kostet, bevor Sie
ein Angebot erhalten
• Business Intelligence
– Vordefinierte und selbst erstellte Berichte zu
jedem Aspekt der Übersetzung & Lokalisierung
• Angebotsmanagement
– Verfolgen Sie den Status der offiziellen
Angebotsanfragen
• Management der Lieferkette
– Umgang mit mehreren Anbietern
– Nutzen Sie interne und externe RessourcenZusammen-
arbeit
Zentralisieren

32. Automatische Kalkulation und Analyse

33. Für die Integration in Ihre Umgebung
• Flexible Anpassung
– Robuste und bewährte API
– Basierend auf Standards - Web Services
– Vollständig dokumentiert, mit Beispielen
Zusammenarbeit

34. SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential
Übersetzungsmanagement
Wann wird es Zeit?

35. Übersetzungsmanagement
• Wenn Sie kein vollständiges Bild mehr
haben
• Wenn die mit Lokalisierung betrauten
Teams mehr Automatisierung
benötigen
• Wenn Sie Probleme mit der Konsistenz
der Übersetzungen haben
• Wenn Sie eine intelligente Wieder-
verwendung bereits übersetzter Inhalte
möchten

36. Versuchen Sie eine Selbstbewertung
• Wie viel Inhalt gibt es in Ihrem Unternehmen zu übersetzen?
• Wie viele Projekte werden abgearbeitet?
• Welche Inhaltstypen werden übersetzt?
• Welche Fremdsprachen unterstützen Sie?
• Welche Abteilungen, Divisionen und Regionen initiieren Übersetzungen?
• Wer ist verantwortlich für diese Übersetzungen?
• Gibt es definierte Prozesse zur Abarbeitung von Übersetzungsprojekten?
• Wie viele Dienstleister oder Übersetzer arbeiten für Sie?
• Wem gehören die Translation Memories?
• Was kosten einzelne oder alle Übersetzungen?
• Wie bringen Sie Übersetzungen mit der Vermittlung der Unternehmens-
philosophie und der Stärkung Ihrer weltweiten Marke in Einklang?

37. Lösungsansatz SDL Workshop
Bedarfsanalysen mit ROI-Betrachtungen
Spezifikation mit Lastenheft
Best-Practices
Automatisierung und Prozessunterstützung
Qualitätssicherung
Terminologiemanagement

38. Copyright © 2008-2012 SDL plc. All rights reserved.. All company names, brand
names, trademarks, service marks, images and logos are the property of their respective owners.
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