Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff
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Eco-Konferenz in Köln Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient

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Unter dem Titel Handlungsbedarf für E-Invoicing hielt Dr. Donovan Pfaff, am 5.4.2016, einen Vortrag unter dem Titel "Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient" beim Treffen der eco Kompetenzgruppe E-Commerce (eco - Verband der Internetwirtschaft e.V.) in Köln.
Es worden Handlungsbedarfe und mögliche Handlungsrahmen identifiziert.

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    ZEW (04.2015): Forschungsbericht 455 – Übertragung der Studie von Frey/Osborne (2013) auf Deutschland

    Link KMU wenig innovativ: http://www.egovernment-computing.de/deutschland-droht-den-anschluss-zu-verpassen-a-521998/?cmp=nl-128
    BFM: http://www.openpr.de/news/891009/Factoring-als-ideale-Ergaenzung-zum-klassischen-Bankkredit.html
  • Eco-Konferenz in Köln Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient

    1. 1. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient Fachgespräch der KG E-Commerce
    2. 2. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 1 Die elektronische Rechnung wird zur Commodity Um an die wahren Potenziale in den Finanzprozessen zu gelangen, ist die E-Rechnung Voraussetzung. „Der Job des Buchhalters liegt in Sachen Jobsicherheit auf Rang 671 von 702. (…) Die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Berufsbild durch Computer ersetzt wird, liegt bei 98%.“ * *Studie Oxford University 2013, Grafik: F.A.Z.; **Brändle 2016; ***Statista „Die Buchführung wird in Zukunft von zwei Mega-Trends geprägt: Cloud und Automatisierung.“** Prognose zur jährlich generierten Datenmenge weltweit 2005-2020 *** Auf diesen Trends setzt die Optimierung der Financial Supply Chain auf: Big Data und Vernetzung ermöglichen moderne Analyse- und Finanzierungs-Tools. Bei Großkonzernen längst Standard, entdecken nun auch KMU diese innovativen Services. Basis dafür ist die E-Rechnung.
    3. 3. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 2 Digital beschaffen, bezahlen und abrechnen – die Leitplanken sind gesetzt. Die Rahmenbedingungen für die Umstellung auf die E-Rechnung waren noch nie so gut wie heute. Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung auf Basis der EU- Richtlinie 2014/55/EU. Standard wird gesetzt. Eine Investition in die E-Rechnung amortisiert sich i. d. R. nach 12-18 Monaten – ohne Einberech- nung von Zusatznutzen durch Supplier Analytics und Early Payment. Buchhaltung ist „repetitive Fleißarbeit“.* Gerade Digital Natives sehen in dieser Arbeit oft keinen Sinn. Gesetzgeber …stellt die Weichen! Lieferanten …stellen um! Vorstand …will sparen! Mitarbeiter …sind bereit! Viele Lieferanten wollen bereits elektronisch verschicken. Die geplante Verpflichtung zum elektronischen Rechnungs- versand an die Öffentliche Verwaltung wird die Quote weiter erhöhen. *Brändle 2016
    4. 4. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 3 Rechnungen können in verschiedenen Formaten versendet werden. Aktuell werden nur ca. x% der Rechnungen in einem strukturierten Format versendet. Elektronische, strukturierte Formate: XML, ZUGFeRD, IDOC (SAP), EDI… „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ (§14 Abs.1 S.8 des UStG.) Sichtformat PDF aus Scan Sichtformat PDF aus Programm Sichtformat + XML EDI, XMLPapier mit TXT-Daten + strukturierte Daten Nur strukturierte Daten E-Rechnung ohne strukturierte Daten E-Rechnung mit strukturierten Daten Papierrechnung
    5. 5. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 4 Papierrechnungen binden Ressourcen. Die Bearbeitungsdauer bindet Personal, Transport der Rechnungen und Liegezeiten binden Kapital. Rechnungs- eingang Prüfung (manuell auf Papier) Ggfs. Scanning Buchung Papierbasierte Rechnungsbearbeitung Pro Rechnung*: Ø reine Bearbeitungszeit: 17,3 min Ø Liegezeit bei Bearbeiter: 33,5 h Ø Transportzeit: 63,4 h Zahlungs- anweisung * Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt beim THW
    6. 6. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 5 Zeitersparnis durch die E-Rechnung. Die frei werdenden Ressourcen können an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden. Bearbeitung im Workflow Elektronischer Eingang Elektronische Rechnungsbearbeitung Pro Rechnung*: Ø reine Bearbeitungszeit: ca. 5 min (Einsparung 70%) Ø Liegezeit bei Bearbeiter: ca. 26 h (Einsparung 20%) Ø Transportzeit: entfällt (Einsparung 100%) * Schätzung von BMI und Goethe-Universität Frankfurt auf Basis der Werte aus dem THW-Pilotprojekt
    7. 7. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 6 Allein der Rechnungseingang bietet sehr großes Automatisierungspotential. Nicht alle Varianten der Rechnungseingangsverarbeitung sind nachhaltig. Scannen Automatisierte Datenextraktion Manuelle Dateneingabe Rechnungseingangsbuch/Workflow PDF-Service Scan OCR PDF + Konverter Manuelle Dateneingabe Scan + manuell Scan + OCR PDF + OCR E-Rechnung beim Sender 1 2 3 4 5 6
    8. 8. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 7 Prozesse im Überblick Die Herausforderungen und Optimierungspotenziale im Rechnungseingang sind zahlreich. Lieferant Post- eingang Digitali- sierung elektronischer Workflow Archiv Daten- extrak- tion ERP System Bestellprozess Rechnungseingang Rechnungsbearbeitung Archivierung XML & EDI
    9. 9. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 8 Es existieren Lösungen für Klein und Groß auf allen Ebenen. Um die Supply Chain zu optimieren, sollte man bis in die untersten Ebenen greifen. Lösungen für die gesamte Supply Chain 1 Rechnung 2 3 Kleine und lokale Lieferanten Einkauf Zahlung Einspar- potential Nutzungs- grad Internationale Konzerne Lösungen für die Rechnungsverarbeitung  Bilateraler Datenaustausch  Compliance Lösungen für den Rechnungsversand 20-25% 35-50% 15-30%  PDF  Druckertreiber  Portal… Land 1 Land 2 Land 3
    10. 10. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 9 Es bringt nichts, strukturierte Rechnungen verarbeiten zu können, wenn keine eingehen! Die meisten Lieferanten präferieren den Versand von PDF-Rechnungen.  Kein Eingriff in interne Prozesse  Keine Installation von Software  Kein Zwang zur Anbindung an Provider  Keine zusätzlichen Kosten Top 10 der Lieferantenwünsche:  Vorfristige Bezahlung  Einsehbarer Status der Rechnungsbearbeitung  P/O Flip  Tool zur Rechnungsverarbeitung  Bezahlknopf Präferierte Zusatzdienste:
    11. 11. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 10 Lösung: Tool, das aus PDF-Rechnungen Rohdaten liest oder in das neue EU-Format konvertiert. Rechnungen ganz einfach in das neue EU-Format konvertieren. ComNex- TOOL Compraga Converter Konvertiert in das gewünschte (EU) Format *Informationen zum Umstellungsprozess bei der Rothenberger Werkzeuge GmbH: http://www.rothenberger.com/de/service/elektronische-rechnungen/flyer-e- rechnung/
    12. 12. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 11 In den EU-Ländern haben sich verschiedenste Standards etabliert. Für den grenzüberschreitenden Handel bedarf es einem einheitlichen Standard! Finnland Finvoice Dänemark OIOUBL 2003 2005 Österreich ebInterface Italien Fattura PA 01.2015 03.2015 Spanien Facturae 01.2016 Schweiz swissDIGIN 2012 Norwegen EHF Frankreich PDF + XML 2017 Alle anderen EU- Länder ab 11.2018 2018 Portugal E-faktura 2007 Portugal E-faktura B2B 2014 Ein semantischer/ inhaltlicher Standard für e-Rechnungen in der EU wird für die öffentliche Verwaltung bis spätestens Mai 2017 veröffentlicht. Wird sich dieser Standard auch im B2B-Sektor durchsetzen?
    13. 13. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 12 Ausgestaltung von Standards Bei dem Versand von Rechnungen müssen Inhalt, Übertragungswege und Prozesse berücksichtigt werden. Transportstandards 3 2 Prozesse vor Versand Prozesse nach Versand Prozesse beim Empfang Prozesse nach Empfang Inhaltsstandards1 Prozessstandards Sender Empfänger
    14. 14. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 13 Fazit Die Weichen sind gestellt, nur der Anreiz zur Umstellung fehlt.  Die Weichen sind gestellt & Lösungen entwickelt – jetzt muss der erste Schritt getan werden!  Die Eingangsrate an elektronischen Rechnungen ist noch sehr gering  Für eine Steigerung müssen einfache Lösungen umgesetzt werden – Lieferanten dazu motiviert werden E-Rechnungen zu senden Wie kann der Eco-Verband unterstützen?  Vorgabe von Prozessstandards – was muss ich konkret tun, um eine Rechnung zu versenden?  Welcher Standard entwickelt sich für Deutschland? Welche Syntaxen werden vorgegeben? UBL, UN/CEFACT, CII XML?  Förderung des EU-Standards – Entwicklung einer „einfachen“ nationalen Lösung (XRechnung; ZUGFeRD?) – Anpassung möglich? Es sollten Prozesse und Beispiele für KMU aufgezeigt werden, die beschreiben, was sie konkret zu tun haben, um elektronische Rechnungen versenden zu können.
    15. 15. Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient | 05.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 14 Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Ihr Ansprechpartner bei uns: Dr. Donovan Pfaff Geschäftsführer Niddastraße 64 60329 Frankfurt am Main Telefon +49 (0) 69 26 48 97 61-0 Mobil +49 (0) 170 20 559 18 Fax +49 (0) 69 26 48 97 61-9 E-Mail pfaff@bonpago.de

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