[DE] Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Keynote Neopost Business Bruch | Stuttgart | 18.05.2017

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PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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© PROJECT CONSULT 2014
Postfach 20 25 55
20218 Hamburg
1
Elektronische Rechnung
als Komponente digitaler Transformation
Dr. Ulrich Kampffmeyer
18. Mai 2017 | Stuttgart
Neopost Business Brunch

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Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Mai-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Agenda
1. NUR SCHLAGWORTE:
DIGITALISIERUNG & DIGITALE TRANSFORMATION?
2. DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG:
NUR EIN BAUSTEIN?
3. STATUS QUO:
VERHELFEN STANDARDS DER ELEKTRONISCHEN
RECHNUNG ZUM DURCHBRUCH?
4. KEINE INSELLÖSUNGEN ZULASSEN:
MACHEN NUR DURCHGÄNGIGE GESCHÄFTSPROZESSE
SINN?
5. AKTUELLE TRENDS:
WHAT’S NEXT?

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3
Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
1 NUR SCHLAGWORTE:
DIGITALISIERUNG &
DIGITALE TRANSFORMATION?

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4
1 Nur Schlagworte:
Digitalisierung &
Digitale Transformation?

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Den Weg in die elektronische Welt
der Kommunikation und Computer
beschreiten wir seit über
50 Jahren.
In den letzten Jahren hat sich die
Geschwindigkeit der Entwicklung
so beschleunigt, dass man nun
von digitaler Revolution, digitalem
Wandel und Digitalisierung spricht.

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Digitalisierung steht für neue
Geschäftsmodelle.
Digitale Transformation steht für
den Übergang in die durchgängige
Nutzung digitaler Technologien.
Informations- und Computer-
Technologie unterstützen und
beflügeln zugleich.

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Digitalisierung steht aber auch für die
Überführung analoger Medien in
digitale Information.
Ziel ist hier die Unterstützung
durchgängiger Prozesse ohne
Medienbruch und die Bereitstellung
von Information unabhängig von Ort,
Zeit, Medium, Format, ursprünglichem
Erzeuger und Nutzungsmodell für
berechtigte Anwender.

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8
Die Rechnung ist nur ein
Informationstyp in geschäftlichen
Prozessen.
Ein wichtiger Informationstyp.

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Ein Blick zurück:
Die Rechnung auf Papier.

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Die Rechnung auf Papier:
• sie erfüllt die formalen, gesetzlichen
Vorschriften;
• sie entsteht heute zumeist bereits
elektronisch und ist so nur eine
mögliche Repräsentation des
elektronischen Ursprungs;
• sie wird digitalisiert und in einen
Rechnungsdatensatz gewandelt.

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Die Digitalisierung der Papierrechnung erfolgt
als sogenanntes
Rechnungseingangsscannen:
• Basis:
Wandlung in ein Bildformat, Konvertierung in
Daten, OCR-Erkennung, Indizierung,
Einsteuerung in Postkörbe und Archivierung.
• „Intelligent“:
Abgleich mit bestehenden Stamm- und
Bewegungsdaten, Prüfen der formalen
Richtigkeit, Nachrechnen der Zahlen,
Automatisierung des Erfassungsprozesses mit
anschließender „Dunkelverarbeitung“, u.a.
Die Qualität der Erfassung und Erschließung
ist inzwischen außerordentlich gut und die
Scann-Software kann auch für andere
Dokumente genutzt werden.

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Die rechtliche Anerkennung der
elektronischen Rechnung (HGB/AO, GoBD)
ist gegeben:
• eingegangene elektronische Rechnungen
müssen im originären Format aufbewahrt werden
– Ausdrucke gelten nicht;
• gescannte und in Daten gewandelte
Papierrechnungen dürfen anschließend
vernichtet werden. Das erfasste Bild und die
gewonnen Daten müssen auswertbar aufbewahrt
werden.
Der Gesetzgeber favorisiert die elektronische Form,
da er auch bei Prüfungen einfacher und schneller
auswerten können will.

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2 Die elektronische Rechnung:
Nur ein Baustein?

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Die Rechnung ist nur ein Dokument in einem
mehrstufigen Prozess.

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Aktuell findet in der öffentlichen Diskussion
sich eher das Format einer Rechnung denn
der prozessuale Ansatz.
Die elektronische Rechnung bietet erhebliche
Einsparungs- und Optimierungspotentiale.
Diskutiert wird aber eher der Empfang von
elektronischen Rechnungen als die Ausgabe.

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Rechnungsformate
Das technische Format ist unerheblich,
solange alle vom Gesetzgeber geforderten
Angaben einer Rechnung vollständig und
richtig vorhanden sind:
• Papier
• Scan
• E-Mail
• Text
• Datensatz
• PDF
• Word
• usw.

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Rechnungsbereitstellung
Drei grundsätzliche Bereitstellungswege
stehen bei der elektronischen Rechnung im
Wettbewerb:
• Direkte Zustellung der E-Rechnung
• Indirekte Zustellung über einen Service-
Provider, der die Rechnung aufbereitet
• Benachrichtigung nebst Bereitstellung der
E-Rechnung zum Download

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Elektronische Rechnungsformate
Die rein elektronische Rechnung gibt es auch
schon seit langem: EDI.
• Daten-, Transaktions- und auf automatische
Verarbeitung orientiert;
• standardisierte, normierte Verfahren zum
Austausch von kaufmännischen Daten – nicht
nur Rechnungen;
• basierend auf Verträgen beschränkt auf den
Austausch zwischen bekannten Partnern – B2B;
• Beispiele EDIFACT, SWIFT u.a.

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Der aktuelle Normalfall der elektronischen Rechnung
von Unternehmen an Endkunden und andere
Unternehmen ohne EDI:
• hauptsächlich PDF;
• vermehrt E-Mail mit HTML/XML nebst zusätzlicher
Möglichkeit der Erzeugung eines „sauberen“ PDF
durch den Empfänger.
Beim Empfänger entsteht ein Medienbruch. Ohne
zusätzliche Verarbeitung kann nicht automatisch
geprüft, gebucht und archiviert werden. Dennoch – der
einfachste standardisierte Weg um Rechnungen zu
übermitteln.

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Scan /
Bild
via E-Mail
PDF-
/Text-/…
Datei via
E-Mail
Web EDI EDIPapierr
ZUGFeRD
PDF/A-3
inkl. XML
via
E-Mail
Schwerpunkte elektronischer Rechnungen 2016
Im B2B großer Unternehmen und Branchengemeinschaften dominiert EDI.
Im B2C und kleineren B2B dominiert PDF per E-Mail-Versand oder Download.

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ZUGFeRD
Der deutsche Standard für elektronische Rechnungen:
“ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums
elektronische Rechnung Deutschland”
Version 1.0, März 2014; Fehlerberichtigungen Oktober 2014
mit Version 1.1
Herausgegeben von “FeRD Forum elektronische Rechnung
Deutschland”;
verwaltet durch die AWV Arbeitsgemeinschaft für
wirtschaftliche Verwaltung e.V.; unterstützt durch das BMWE
Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
Hybrides Format mit Dokument, XML-Datensatz und PDF/A-
3-Container
Nutzt und ergänzt EDI Standards wie EANCOM;
dadurch auch international nutzbar

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ZUGFeRD
Maschinen-lesbar
3 verschiedene XML Schema
verfügbar, einschließlich
internationaler Standards
Anwendungsfall
Automatisierte Verarbeitung
Mit dem menschlichen Auge
lesbar
Dokument(e)
Anwendungsfall
Manuelle Verarbeitung
Container
Standard ISO 19005-3 PDF/A-3 Format
Anwendungsfall
Weltweite Verfügbarkeit von Viewern, geeignet
für die Aufbewahrung/Archivierung
ZUGFeRD hybrides Format

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ZUGFeRD
Besondere Anforderungen
• Erzeugung ZUGFeRD-Format
• Erstellung XML-Daten
• Erstellung PDF aus den Daten
• Einpacken von Daten und PDF in PDF-Container
• Validieren auf Verarbeitungsfähigkeit
• Verarbeitung ZUGFeRD-Format
• Extraktion PDF-Container aus E-Mail oder Download
• Erkennen, dass es sich um eine Rechnung handelt
• Entpacken des Containers;
• Validieren des Inhaltes und Ermittlung XML-Schema; wahlweise
• Weiterarbeiten mit dem PDF
• Übergeben der XML-Daten an Fibu/ERP
• Archivieren Container und das genutzte Format

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Das in Deutschland geförderte ZUGFeRD-
Format steht international im Wettbewerb.
Besonders die Europa-weit ab Ende 2018 in der
öffentlichen Verwaltung geltende elektronische
Rechnung folgt anderen technischen Prinzipien
(reiner XML-Datensatz) als das hybride
ZUGFeRD-Format.

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3 Status Quo:
Verhelfen Standards der
elektronischen Rechnung
zum Durchbruch?

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Bei Gesetzen, Standards und
Umsetzungsvorhaben zur elektronischen
Signatur in Deutschland im Jahr 2017
ziemlich viel Verwirrung:
PDF, ZUGFeRD, X-Rechnung, CWA15356,
OECD-Invoice oder beliebige
Mischungen?

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EU Richtlinie zur elektronischen Rechnung
Die Richtlinie 2014/55/EU trat am 26.5.2015 in Kraft und
verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen aller EU-
Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen
und zu verarbeiten.
Die Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche
Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie
2004/18/EG trat am 17.4.2014 in Kraft.
Umsetzungsplanung in Deutschland:
• Die Konferenz der Staatssekretäre des Inneren hat im
Oktober 2015 beschlossen, bis spätestens November
2018 die elektronische Rechnung umzusetzen.
• Der IT-Planungsrat hat im Oktober 2015 beschlossen,
das Land Bremen als Musteranwender für die
elektronische Rechnung finanziell zu unterstützen.

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Die elektronische Rechnung ist in Deutschland
der Papierrechnung steuer- und handels-
rechtlich gleichgestellt.
• Freie Wirtschaft
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen
Führung und Aufbewahrung von Unterlagen
in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD)“, gültig seit 1.1.2015,
favorisieren die elektronische Rechnung.
• Öffentliche Verwaltung
Ab Ende 2018 soll für alle Rechnungen an
Behörden die elektronische Form nach
europäischen Standard verbindlich sein.

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• Ab November 2018 muss die öffentliche Verwaltung
bereit sein, elektronische Rechnungen in
bestimmten Formaten zu empfangen. Dabei muss
das Format die Strukturdaten der Rechnung, z.B.
als XML-Datensatz, enthalten und der
europäischen Norm entsprechen.
• In Deutschland werden sowohl das xRechnung-
Format (DOMEA) wie das ZUGFeRD-Format
diskutiert.
• Von der EU kommt aber ein weiteres, eigenes und
normiertes Rechnungsformat (nur CII und UBL) als
XML-Datensatz.
• Die europäische Standardisierungsorganisation
CEN hat mit der Norm CWA 15356 das Format für
elektronische Rechnungen europaweit
standardisiert. Der Standard ist auf
http://ubl.xml.org seit Ende 2016 veröffentlicht.

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• Die Studie
„EU Compendium - Invoicing & Retention“
der Europäischen Kommission (November 2016)
zeigt die Vorbereitung zur Umsetzung in Europa
• … Deutschland “auf den hinteren Rängen“.
• Die Bundesverwaltung in Österreich z.B.
verlangt von Rechnungseinreichern bereits seit
2 Jahren XML-basierte Rechnungsdateien.

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Europäische Initiative PEPPOL
Pan European Public Procurement Online
• Wurde als Teil des Rahmenprogramms für
Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (CIP) von der
Europäischen Kommission 2008 gestartet und
mündete mit Abschluss des Projekts am 1.
September 2012 in der OpenPEPPOL Association
• Soll öffentliche Vergabeverfahren in der EU
standardisieren, um den Markt auch für Klein- und
Mittelständische Unternehmen ohne entsprechende
Auslandsniederlassung zu öffnen
• Es forciert die Verwendung von Standards wie UBL
2.0 und CEN/BII-Profilen, ohne jedoch die
nationalen Standards zwingend zu verdrängen

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An PEPPOL nehmen 11 Mitgliedsstaaten der
EU teil
• Dänemark
• Deutschland … ?!?!
• Finnland
• Frankreich
• Griechenland
• Großbritannien
• Italien
• Norwegen
• Österreich
• Portugal
• Schweden.

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Das gesamte Vergabeverfahren ist elektronisch gestützt.
Unternehmen können sich elektronisch identifizieren und mit
Hilfe der VCD attestieren. Der weitere Prozess, einschließlich
Vergabe, Vertragsschließung, Bestellung, Rechnung und
Bezahlung wird ebenfalls elektronisch umgesetzt.
Elektronische Rechnung ist nur ein Aspekt, es geht um das
gesamte elektronische Vergabeverfahren.
eInvoice

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Lösungen?
Anstelle von Eigen-Implementation von E-
Rechnungslösungen Nutzung von Dienstleistern
für Konvertierung und Verarbeitung?

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35Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
4 Keine Insellösungen
zulassen:
Nur durchgängige
Geschäftsprozesse machen
Sinn.

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Die Rechnung ist nur ein Dokument in einem
mehrstufigen Geschäftsprozess.
… es gibt ein Leben
vor und nach der Rechnung … .
Wichtig ist der Prozess:
Entstehung, Bereitstellung/Versendung,
Empfang, Verarbeitung, Prüfung, Begleichung
und Speicherung.

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Rechnungsaustausch „banal“
Absender Empfänger
erstellt &
versendet
erhält,
verarbeitet &
… bezahlt!
R

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Was kann alles passieren?
Die Rechnung selbst
einfach Sammel Vorab
Storno
berich-
tigte
Kopie
A ER
…
mehrere

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Was kann alles passieren?
Der Transport der elektronischen Rechnung
versendet?
lesbar?
empfangen?
verarbeitbar?
A ER
abgehört
…
verschütt-
gegangen
…
korrumpiert
…

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Typen von Prozessen
Unterschiede bei Prozessen:
• Manuelle Prozesse
• Manuell/teil-elektronifizierte Prozesse
• Automatisierte Prozesse
Typ des Prozesses:
• Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend
• Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend
Art der Prozesse:
Erstellung Empfang
Versand Verarbeitung
Verwaltung
Aufbewahrung
A E
A & E

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Automatisierung der Prozesse
Ziel ist die möglichst weitgehende und
kostensparende Automatisierung …
• Im Unternehmen ist das Rechnungswesen
in der Regel homogen und durchgehend
organisiert – beim Rechnungsaustausch
entsteht die Problematik durch die
unterschiedlichen Formate, Prozesse und
Systeme unterschiedlichster Unternehmen
und Personen.

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Elektronischer Rechnungsaustausch
Die Idee: jeder kann mit jedem …
A E
Klein-Unternehmen
Manuell
Textverarbeitung
Fibu
Selbständiger
Manuell
Textverarbeitung
Steuerberater
Mittelständler
Manuell
Teilautomatisiert
Fibu
Institution
Teilautomatisiert
ERP
Groß-Unternehmen
Automatisiert
ERP
Konzern
Teilautomatisiert und
automatisiert
mehrere ERP
E A

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Elektronischer Rechnungsaustausch
Die Idee: jeder kann mit jedem …
A E
Klein-Unternehmen
Manuell
Textverarbeitung
Fibu
Selbständiger
Manuell
Textverarbeitung
Steuerberater
Mittelständler
Manuell
Teilautomatisiert
Fibu
Institution
Teilautomatisiert
ERP
Groß-Unternehmen
Automatisiert
ERP
Konzern
Teilautomatisiert und
automatisiert
mehrere ERP
E A
+
öffentliche
Verwaltung
+
Service Provider
+
Verbraucher
+ + + +

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Erstellung und Bereitstellung
der elektronischen Rechnung
Der Ersteller und Versender elektronischer
Rechnungen bestimmt letztlich, in welcher Form
die elektronische Rechnung bereitgestellt wird.
Er muss dabei aber berücksichtigen:
• Sind die Empfänger auf das Thema vorbereitet oder
verlangen sie etwa nach Empfang, doch noch, eine
– mit zusätzlichem Aufwand erstellte –
papiergebundene Rechnung zusätzlich oder
nachträglich zu erhalten.
• Bei einer unternehmens- oder branchen-
spezifischen Lösung kommt dem „On-Boarding“ der
Geschäftspartner (aber auch der Reduktion von
Lieferanten) ebenfalls eine Bedeutung zu.

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Erstellung und Bereitstellung
Hauptprozesse
• Initialisierung
• Erzeugung
• Prüfung & Freigabe
• Bereitstellung für Übertragung

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A Der Ersteller und Absender
Das Umfeld der Rechnung ist beim Ersteller
bekannt:
• Rechnungsgegenstand
• Rechnungsempfänger
Das Umfeld ist kontrolliert:
• Kontext
• Rechnungsnummer

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
• Manuelle Rechnungserstellung
• Manuelle Verbuchung
• Versand einzeln über E-Mail
• Ablage der Rechnung in einem
„Aufbewahrungssystem“
• Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder
beim Dienstleister)

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Integration in die Anwendungslandschaft
• Rechnungs-Template für die Textverarbeitung;
abhängig von der „Initiative“ des Absenders
• Automatisiertes Ausgabeformat für das
Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter
• Automatisiertes Versenden und Ablegen aus dem
Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter

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Textverarbeitung
Fibu E-Mail

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Mittelständler und Groß-Unternehmen
Unterschiedliche Komplexität der Rechnung bedingt
unterschiedliche Formen der Integration:
• Standardisierte Produkte und Dienstleistungen „ab
Lager“ mit durchgängigen elektronischen Bestell- und
Abwicklungsprozessen.
• Die Rechnungserstellung wird aus diesen Prozessen heraus
initiiert und bedarf im Regelfall keiner manuellen Aktion.
• Individuelle oder speziell konfigurierte
Dienstleistungen und Produkte, die auch zu
individuellerer Rechnungslegung führen.
• Die Rechnungstellung wird in der Regel manuell initiiert und
unterliegt häufig Prüfungs- und Freigabeprozessen;
gegebenenfalls auch Abstimmungsprozessen mit dem
Rechnungsempfänger.

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Direkte Prozesse der Rechnungserstellung
• Manueller oder automatisierter Trigger zur Erstellung
von Rechnungen
• Automatisierte Erstellung der Rechnung aus den
Daten der Fibu / des ERP mit Konfiguration der
Rechnung über Stamm- und Bewegungsdaten
• Automatisierte Bereitstellung der Rechnung durch
• Push
Versand der Rechnung (E-Mail, X.400)
• Pull
Versand einer Notifikation, dass die Rechnung zum
Download bereitsteht (E-Mail, SMS, Social u.a.)

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Indirekte Prozesse im Rahmen der
Rechnungserstellung
• Manuelle Prüfung Übereinstimmung mit Bestellung
und vertraglichen Konditionen
• Automatisierte Prüfung gegen Stammdaten und
Bewegungsdaten, die außerhalb des Systems
liegen, mit dem die Rechnungen erstellt werden

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Primär für die Software, mit der
Rechnungen erstellt werden
• Erstellung von Buchungssätzen, die automatisiert
und über die Stammdaten zum
Rechnungsempfänger parametrisiert Rechnungen
im erforderlichen Format erzeugt, zum
Versand/Abholung bereitstellt und geordnet für die
Ablage vorbereitet
• Diese Funktionalität wird in der Regel über den
Lieferanten/Systemintegrator der Software
bereitgestellt.

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Sekundär für die Software, mit der die
Erstellung von Rechnungen begleitet wird:
• Benachrichtigung der zuständigen Bearbeiter mit direktem
Link auf den Buchungsdatensatz und das gegebenenfalls
bereits erstellte Rechnungsdokument, das dem Empfänger
zugestellt werden soll
• Anzeige Buchungssatz und Dokument sowie Freigabe und
Annotationsfunktionalität; gegebenenfalls mit der Möglichkeit
Änderungen vorzunehmen
Diese Funktionalität muss in der Regel zusätzlich über
Berechtigungen, Einbindung Benachrichtigungssysteme
oder separate Workflow/Collaborations-Lösungen
bereitgestellt werden.

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Mittelständler und Groß-Unternehmen:
Vorfeld
Fibu/ERP
CRM
Kunde
Rechnung
andere
Projektmanagement
Dienst-
leistung Zeiterfassung
Verträge
andere
Produkt Warenwirtschaft
Bestellportal
andere

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Ausgabe
Fibu/ERP E-Mail
Portal
Druck
Fax
SMS Notation
EDI / X.400
Stamm-
daten
Konverter
u.a.
Daten
Daten
Daten & Dokument
Dokument
Daten/Dokument
Dokument
Rechnung

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Empfang und Verarbeitung
Grundsätzlich gilt, dass, unabhängig auf welchem
Weg und in welchem Format die Rechnungen das
Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen
Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden.
Eine Rechnung ist eine Rechnung
ist eine Rechnung!

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Hauptprozesse
• Identifikation & Vorverarbeitung
• Buchung
• Prüfung & Freigabe
• Nachverarbeitung für die
Zahlung

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Der Empfänger ist von außen getrieben.
• Er kann sich selten dem Empfang von elektronischen
Rechnungen verweigern.
• Setzt er auf eigene Lösungen oder Portale für
elektronische Rechnungen, so müssen diese
dennoch auf den Empfang und die Verarbeitung
fremder Formate eingerichtet sein.

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Das Umfeld der Rechnung ist – teilweise –
bekannt:
• Bestellung
• Lieferanten-Daten und andere Stammdaten
• Verträge
• ggbf. längere Historie des
Rechnungsaustausches

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Hierbei spielt es eine Rolle,
(1) ob die Rechnung als
a) nur Daten (z.B. EDI),
b) Daten und Dokument (z.B. ZUGFeRD als
Attachment) oder
c) nur als Dokument (Fax; Scan oder PDF
Attachment) empfangen wurden
(2) ob die Rechnung beim Empfang bereits digital war
(originär elektronisch) oder erst nachträglich in
elektronische Form gebracht wurde (Scannen
sowie Scannen mit OCR und Extraktion der
Rechnungsdaten)
Die Verarbeitung von (2) entspricht im Prinzip der möglichen
Verarbeitung von (1c).

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E Der Empfänger und Verarbeiter
• Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit
Attachment (auch Fax)
• Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den
Download der Rechnung
• (Scannen von Papier-Rechnung)
• Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder
Dateiverzeichnis oder
Dokumentenmanagementsystem (und/oder
Ausdruck), oder, oder, oder ...
• Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen
Dienstleister zum Verbuchen

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eigentlich nur organisatorisch, da
• der Empfang vorrangig über Standard-E-Mail
abgewickelt wird,
• nur manuell oder durch Dritten gebucht wird,
• und dedizierte Freigabeprozesse selten notwendig
sind.

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E-Mail Fibu
Download
Fax
E-Mail
Upload
Dienstleister
Scan

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Empfang und Import
• EDI
Automatisierter Empfang, Protokollierung,
Umsetzung, Validierung, Import ins
Buchungssystem, Archivierung
Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von
Fehlern

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Empfang und Import
• EDI
Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung,
Import ins Buchungssystem, Archivierung
Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern
• E-Mail mit Attachment
sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den
Rechnungserfassungsprozess.
Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse
• Papier-Rechnung
Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit
Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder
manuelle Weiterverarbeitung
• Workflow-basierter Rechnungsaustausch
(z.B. über Portale mit Partnern)
Automatisierter Empfang standardisierter Daten/Dokumente,
Download, Prüfung, Automatisierte Verarbeitung

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Rechnungsprüfung
ein klassischer Prozess in zwei Varianten
• Integriert
In der FiBu/ERP-Lösung wird der Prüfungs- und Freigabe-Prozesse
direkt mit einem internen Workflow abgebildet. Den zu prüfenden
Rechnungen sind die empfangenen Dokumente zugeordnet und
können über einen Viewer angezeigt werden.
• Eigenständig
Es wird ein von der FiBu/ERP-Lösung unabhängiges Werkzeug
benutzt, dass die zu prüfenden Dokumente mit Verlinkung auf die
zugehörigen Daten bereitstellt und entsprechend dem
Prüfungsergebnis dann der Fibu/ERP-Lösung die korrekten Daten
überstellt.

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Rechnungsverarbeitung
• Für eine optimierte, automatisierte
Rechnungsverarbeitung sind korrekte Eingangsdaten,
Regelwerke zur Verarbeitung (z.B. Skontierung,
Verbindung Vertragsmanagement u.a.) und zur Zahlung
notwendig (Bank-Anbindung, zukünftig E-Payment).
Hierfür werden die Dokumente nicht mehr benötigt,
sondern sind nur noch als Beleg mit den Daten
verknüpft.

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• Für EDI sind spezielle Softwareanwendungen
notwendig, die auch die vereinbarten Schema
verarbeiten können.
Mit EDI ist eine vollkommene Automatisierung
der Rechnungsempfangsverarbeitung möglich.
Der Einsatz beschränkt sich jedoch auf
Großunternehmen und spezielle
Branchenlösungen.

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• Capture-Systeme für die Aufbereitung verschiedener
Typen von Informationen. Hier sind spezielle Systeme
für die Rechnungseingangsverarbeitung verfügbar:
• Scannen mit OCR/ICR/Klassifikation, Datenextraktion
• Interpretation elektronischer Rechnungen auf Basis E-
Mail, Word, PDF oder anderen Formaten mit
Klassifikation und Datenextraktion
• Erzeugung und Bereitstellung einheitlicher Dokument-
und Datenformate für die Weiterverarbeitung
• Anbindung an Postkorbsysteme,
Rechnungsprüfungsanwendungen und größere ERP-
Systeme

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• Sekundär für die Software, mit der Nutzung von
Eingangsrechnungen begleitet wird:
• Collaboration/Workflow in Freigabe- und
Archivierungsprozessen
• Audit-Trail-Services zur Nachvollziehbarkeit der
Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von
Protokollen
• Rechnungsdaten-weiterverarbeitende Systeme wie BI,
Analytics, Controlling und andere Werkzeuge

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Aufbereitung
Fibu/ERPE-Mail
Portal
Fax
EDI / X.400
Stamm-
daten
Rechnungs
-prüfung
u.a.
Daten
Daten
Dokument
Daten/Dokument
Dokument
Konverter
Papier
Scan
QS
OCR/
ICR
Klassifkation
Daten
Daten
Daten
Daten

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Nachbereitung
Fibu/ERP
Aufbewahrung
Analytics
Zahlungs-
verarbeitung
Audit-Trails
Cashflow-
Management
Währungs-
Management
Bankanwendung
usw.
Prüfungs- und
Freigabeprozess

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Verwaltung und Aufbewahrung
Hauptprozesse
• Aufbewahrung/Archivierung
• Verwaltung der Aufbewahrungsfristen
• Protokollierung
(Prüfung/Nachvollziehbarkeit/
Audit Trails)

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Verwaltung und Aufbewahrung
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie
unterliegen den Regelungen von HGB, AO und
GoBD.
Was ist aufzubewahren?
• Daten aus den Fibu-/ERP- und anderen zugehörigen
Systemen in maschinell auswertbarer Form.
• Belege (Dokumente, Datensätze) in recherchierbarer
Form. Soweit maschinelle Auswertbarkeit ursprünglich
gegeben war, muss diese erhalten bleiben.
• Audit-Trails der Verarbeitungs- und
Aufbewahrungssysteme
• Konfigurationsdaten und Verfahrensdokumentation

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A & E Verwaltung und Aufbewahrung
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den
Regelungen von HGB, AO und GoBD.
Buchungsdaten
Die Verwaltung der Buchungen erfolgt in der Regel in
einem FiBu- oder ERP-System. Dieses sorgt für die
Ordnungsmäßigkeit.
Solange aufbewahrungspflichtige Daten nicht aus diesem
System ausgelagert werden, ist die ordnungsmäßige
Aufbewahrung der Buchungsdaten in der Regel
gewährleistet.

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Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den
Regelungen von HGB, AO und GoBD.
Belege
• Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind
(z.B. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt
werden und muss mit diesem nicht auflösbar verknüpft sein
(gleicher Index).
• Belege werden häufig separat in einem revisionssicheren
elektronischen Archiv abgelegt. Hierbei ist zu unterscheiden,
ob
• der Zugriff nur über das übergeordnete ERP-System
möglich ist (HSM-Ansatz) oder
• der Zugriff mit einer eigenen Datenbank unabhängig vom
ERP möglich ist (integrierter Ansatz). Dies erlaubt auch
anderen Systemen die Nutzung der archivierten
Dokumente und Daten

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HSM & revisionssichere Archivierung
HSM
Archivspeicher
BPMCapture E-MailERP ERP u.a.
Aufbewahrung & Archivierung
Archivsystem
Aufbewahrung
nur nutzbar durch
das ERP, da dort
der Index liegt
Aufbewahrung und weitere Dienste durch alle
angeschlossenen Anwendungen nutzbar, da das Archiv
über eine eigene Verwaltung und einen eigenen Index
für den Zugriff verfügt.

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Handlungsbedarf
Handlungsbedarf:
Projekt Elektronische Archivierung
Ergebnisse
Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)

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Handlungsbedarf
Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)
Das
Problem sind
die roten und
besonders die
gelben
Doppellungen

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A & E Die Prozesskette
Prozesssicherheit und Überprüfbarkeit
Bei der Integration der elektronischen Rechnung in bestehende
Systemlandschaften sind häufig zahlreiche Systeme direkt oder
indirekt tangiert.
Zwei wesentliche Komponenten sind bei der Umsetzung zu
berücksichtigen:
• Durchgängige Prozesssicherheit
Diese kann durch geeignete Prozess- oder Workflow-Software
gesteuert und sichergestellt werden.
• Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Diese kann durch Audit-Trails sichergestellt werden, die alle
Prozesse mit der Rechnung von Anfang bis Ende protokollieren.
In beiden Ansätzen ist sicherzustellen, dass besonders die
Unzulänglichkeiten des Nachweises bei Versand und Empfang
berücksichtigt werden.

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A & E Die Dokumentation der Prozesskette
Verfahrensdokumentation nach GoBD:
• für die Erstellung, Versendung und
Aufbewahrung der Ausgangsrechnungen
und
• für Empfang, Verarbeitung und
Aufbewahrung der Eingangsrechnungen
ist die Beschreibung der zugehörigen
Organisation, Prozesse und Systeme in der
Verfahrensdokumentation erforderlich.

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5 Aktuelle Trends:
What’s next?

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Die elektronische Rechnung ist „in“
Mit der Nutzung der elektronischen Rechnung bei
Ausgang und Eingang sind erhebliche
Einsparungspotentiale nutzbar:
• Ausgang
Kein Papier mehr drucken. Variable Kunden- und
Partner-gerechte Ausgabeformate im Omni-
Channel-Modell.
• Eingang
Durchgängige automatisierte Prozesse für
beliebige Eingangskanäle und Formate sowie
Dunkelverarbeitung bei der Buchung.

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Acht Merksätze zur elektronischen Rechnung [1]
• Beginnen Sie noch heute mit der
elektronischen Rechnung!
In einer digital vernetzten Geschäftswelt
ist die elektronische Rechnung eine
Selbstverständlichkeit.
• Nicht allein auf E-Invoicing fokussieren!
Rechnungen sind nur ein Teil der
Geschäftsprozesse und ein ganzheitlicher
Ansatz ist notwendig!

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• Setzen Sie auf internationale Standards
für XML Schema von Rechnungen!
Geschäfte sind global und regionale oder
nationale Ansätze sind zu kurz gesprungen.
• Elektronische Rechnungen nicht
ausdrucken!
Das elektronische Format ist das Original
und muss auswertbar aufbewahrt werden!

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• Setzen Sie auf Automatisierung!
Stromlinienförmige, zeitsparende Prozesse
sind der Schlüssel zur
Wettbewerbsfähigkeit.
• Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse
vor und hinter dem Austausch der
Rechnungen!
Hier sind die größten Effizienzpotentiale
beim E-Invoicing zu heben.

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• Nutzen Sie elektronische und papierne
Rechnungen in ihren Prozessen keinesfalls
parallel!
Medienbrüche und Inkonsistenzen
zerstören sonst ihre durchgängigen
Prozesse.
• Und vergessen Sie nicht: wenn alles
digital wird, dann sind sie zu 100% von
der Verfügbarkeit und Richtigkeit der
elektronischen Information abhängig!

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Die elektronische Rechnung
ist nur ein kleiner, aber
notwendiger Baustein der
Digitalen Transformation.

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Es war mir ein Vergnügen!
Dr. Ulrich Kampffmeyer
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Präsentation, weitere Informationen...
www.PROJECT-CONSULT.com
Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

[DE] Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Keynote Neopost Business Bruch | Stuttgart | 18.05.2017

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