[DE] Vereon Vortrag: Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften | Dr. Ulrich Kampffmeyer 8. Juni 2015 | Wiesbaden E-Rechnungsgipfel

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1
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jul-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Die Integration der E-Rechnung
in bestehende IT-Landschaften
Dr. Ulrich Kampffmeyer
8. Juni 2015 | Wiesbaden
E-Rechnungsgipfel

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Die Integrationd er elektronischen Rechnung E-Rechnungs-Gipfel 7.-8.6.2015Dr. Urlcih Kampffmeyer 2
Agenda
1 PRÄLUDIUM
2 ES GIBT EIN LEBEN VOR UND NACH DEM
RECHNUNGSAUSTAUSCH
• Erstellung & Versand
• Empfang & Verarbeitung
• Verwaltung & Speicherung
3 EPILOG

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3
Die Integrationd er elektronischen Rechnung E-Rechnungs-Gipfel 7.-8.6.2015Dr. Urlcih Kampffmeyer
1 PRÄLUDIUM
DAS FORMAT IST NICHT ALLES

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Präludium
Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im
Wirtschaftsleben.
Mit der zunehmenden Digitalisierung von
Kommunikation und Wirtschaftsleben muss die
Rechnung sebstverständlich auch digital werden und
durch digitale Prozesse unterstützt werden.

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Präludium
Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht
sich vielfach nur um die Themen „Format“ und
„Austausch“.

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Präludium
Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur
um die Themen „Format“ und „Austausch“.
Das technische Format ist unerheblich, solange alle
vom Gesetzgeber geforderten Angaben vollständig
und richtig vorhanden sind:
• Papier
• E-Mail
• Text
• Datensatz
• PDF
• usw.

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Präludium
Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur um die Themen
„Format“ und „Austausch“.
Das technische Format ist unerheblich, solange alle vom Gesetzgeber
geforderten Angaben vollständig und richtig vorhanden sind:
• Papier
• E-Mail
• Text
• Datensatz
• PDF
• usw.
Der Austausch elektronischer Rechnungen erfolgt
über verschiedene Kanäle:
• EDI / X.400-Nachrichten
• E-Mail mit Attachment
• Download vom Portal
• Versand mit Datenträger
• Fax
• usw.

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Präludium
• Die aktuelle Diskussion um die elektronische
Rechnung in Deutschland konzentriert sich auf
eine besondere Form des Austausches
elektronischer Rechnungen:
• per Versand via E-Mail
• in einem kombinierten Format aus XML-Datensatz
und anzeigefähigem PDF der Rechnung, gebündelt
in einem Container.
• Dies ist nur eine der möglichen Formen,
elektronische Rechnungen auszutauschen!

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Ziel der elektronischen Rechnung
Ziel der Standardisierung des elektronischen
Rechnungsaustausches ist die weitgehende
Automatisierung der Erstellung und Verarbeitung bei
gleichzeitiger Verringerung von Kosten und
Aufwänden unter Sicherstellung der rechtlichen
Anerkennung elektronischer Rechnungen.

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10
2 ES GIBT EIN LEBEN VOR UND NACH
DEM RECHNUNGSAUSTAUSCH

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Der Rechnungsaustausch banal
Absender Empfänger
erstellt &
versendet
erhält,
verarbeitet &
… bezahlt!
R

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Was kann uns alles passieren?
Die elektronische Rechnung selbst:
einfach Sammel Vorab
Storno
berich-
tigte
Kopie
A ER
…
mehrere

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Was kann uns alles passieren?
Der Transport der elektronischen Rechnung selbst:
versendet?
lesbar?
empfangen?
verarbeitbar?
A ER
abgehört
…
verschütt-
gegangen
…
korrumpiert
…

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Thema
In diesem Vortrag geht es nicht um den Austausch
und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem
Rechnungsversand und nach dem
Rechnungsempfang.

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Thema
In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate,
sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem
Rechungsempfang.
Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen
zu beachten:
• Manuelle Prozesse
• Manuell / teil-elektronifizierte Prozesse
• Automatisierte Prozesse

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Thema
In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern um die
Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang.
Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu
beachten:
• Manuell / teilelektronifizierte Prozesse
Typ des Prozesses:
• Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung
betreffend
• Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend

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Thema
In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern die Prozesse vor dem
Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang betrachten.
Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten:
• Manuell/teilelektronifizierte Prozesse
Typ des Prozesses:
• Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend
• Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend
Art der Prozesse:
Erstellung Empfang
Versand Verarbeitung
Verwaltung
Aufbewahrung
A E
A & E

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Thema
Ziel ist die möglichst weitgehende und
kostensparende Automatisierung …
• Im Unternehmen ist das Rechnungswesen in der
Regel homogen und durchgehend organisiert –
beim Rechnungsaustausch entsteht die
Problematik durch die unterschiedlichen Formate,
Prozesse und Systeme unterschiedlichster
Unternehmen.

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Idee: jeder mit jedem
A E
Klein-Unternehmen
Manuell
Textverarbeitung
Fibu
Selbständiger
Manuell
Textverarbeitung
Steuerberater
Mittelständler
Manuell
Teilautomatisiert
Fibu
Mittelständler
Teilautomatisiert
ERP
Groß-Unternehmen
Automatisiert
ERP
Konzern
Teilautomatisiert und
automatisiert
mehrere ERP
E A

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Prozesse
Erstellung und Bereitstellung
der elektronischen Rechnung

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A Der Ersteller und Absender
Der Ersteller und Versender elektronischer
Rechnungen bestimmt letztlich, in welcher Form die
elektronische Rechnung bereitgestellt wird.
Er muss dabei aber berücksichtigen:
• Sind die Empfänger auf das Thema vorbereitet oder
verlangen sie etwa nach Empfang, doch noch, eine
– mit zusätzlichem Aufwand erstellte –
papiergebundene Rechnung zusätzlich oder
nachträglich zu erhalten.
• Bei einer unternehmens- oder
branchenspezifischen Lösung kommt dem „On-
Boarding“ der Geschäftspartner (aber auch der
Reduktion von Lieferanten) ebenfalls eine
Bedeutung zu.

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Das Umfeld der Rechnung ist beim Ersteller
bekannt:
• Rechnungsgegenstand
• Rechnungsempfänger
Das Umfeld ist kontrolliert:
• Kontext
• Rechnungsnummer

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen

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• Manuelle Rechnungerstellung
• Manuelle Verbuchung
• Versand einzeln über E-Mail
• Ablage der Rechnung in einem
„Aufbewahrungssystem“
• Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim
Dienstleister)

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• Manuelle Rechnungerstellung
• Manuelle Verbuchung
• Versand einzeln über E-Mail
• Ablage der Rechnung in einem „Aufbewahrungssystem“
• Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim Dienstleister)
Integration in die Anwendungslandschaft
• Rechnungs-Template für die Textverarbeitung;
abhängig von der „Initiative“ des Absenders
• Automatisiertes Ausgabeformat für das
Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter
• Automatisiertes Versenden und Ablegen aus dem
Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter

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Textverarbeitung
Fibu E-Mail

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Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun?
• FiBu auf ZUGFeRD aufrüsten (Konverter, Validierer,
Bereitstellungsschnittstelle)
und/oder
• Textverarbeitung Aufrüsten (Template, Konverter,
Validierer)
oder
• einen Dienstleister auswählen, der dies für den
Ersteller übernimmt

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Mittelständler und Groß-Unternehmen
• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von
Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte
Betrachtungen

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• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur
beispielhafte Betrachtungen
Direkte Prozesse der Rechnungserstellung
• Manueller oder automatisierter Trigger zur
Erstellung von Rechnungen
• Automatisierte Erstellung der Rechnung aus den
Daten der Fibu / des ERP mit Konfiguration der
Rechnung über Stamm- und Bewegungsdaten
• Automatisierte Bereitstellung der Rechnung durch
• Push
Versand der Rechnung (E-Mail, X.400)
• Pull
Versand einer Notifikation, dass die Rechnung zum
Download bereitsteht (E-Mail, SMS, Social u.a.)

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Unterschiedliche Komplexität der Rechnung bedingt
unterschiedliche Formen der Integration:
• Standardisierte Produkte und Dienstleistungen „ab
Lager“ mit durchgängigen elektronischen Bestell- und
Abwicklungsprozessen.
• Die Rechnungserstellung wird aus diesen Prozessen
heraus initiiert und bedarf im Regelfall keiner manuellen
Aktion.
• Individuelle oder speziell konfigurierte Dienstleistungen
und Produkte, die auch zu individuellerer
Rechnungslegung führen.
• Die Rechnungstellung wird in der Regel manuell initiiert
und unterliegt häufig Prüfungs- und Freigabeprozessen;
gegebenenfalls auch Abstmmungsprozessen mit dem
Rechnungsempfänger.

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Indirekte Prozesse im Rahmen der
Rechnungserstellung
• Manuelle Prüfung Übereinstimmung mit Bestellung
und vertraglichen Konditionen
• Automatisierte Prüfung gegen Stammdaten und
Bewegungsdaten, die außerhalb des Systemes
liegen, mit dem die Rechnungen erstellt werden

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• Primär für die Software, mit der Rechnungen erstellt
werden
• Erstellung von Buchungssätzen, die automatisiert
und über die Stammdaten zum
Rechnungsempfänger parametrisiert Rechnungen im
erforderlichen Format erzeugt, zum
Versand/Abholung bereitstellt und geordnet für die
Ablage vorbereitet
• Diese Funktionalität wird in der Regel über den
Lieferanten/Systemintegrator der Software
bereitgestellt.

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• Sekundär für die Software, mit der die Erstellung von
Rechnungen begleitet wird:
• Benachrichtigung der zuständigen Bearbeiter mit direktem
Link auf den Buchungsdatensatz und das gegebenenfalls
bereits erstellte Rechnungsdokument, das dem Empfänger
zugestellt werden soll
• Anzeige Buchungssatz und Dokument sowie Freigabe und
Annotationsfunktionalität; gegebenenfalls mit der
Möglichkeit Änderungen vorzunehmen
• Diese Funktionalität muss in der Regel zusätzlich über
Berechtigungen, Einbindung Benachrichtigungssysteme
oder separate Workflow/Collaborations-Lösungen
bereitgestellt werden.

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Vorfeld
Fibu/ERP
CRM
Kunde
Rechnung
andere
Projektmanagement
Dienst-
leistung Zeiterfassung
Verträge
andere
Produkt Warenwirtschaft
Bestellportal
andere

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Ausgabe
Fibu/ERP E-Mail
Portal
Druck
Fax
SMS Notation
EDI / X.400
Stamm-
daten
Konverter
u.a.
Daten
Daten
Daten & Dokument
Dokument
Daten/Dokument
Dokument
Rechnung

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• Das die Rechnung generierende System
(FiBu/ERP) auf ZUGFeRD aufrüsten
• Konverter
• PDF/A // PDF/A-3 Generator
• Validierer
• Bereitstellungsschnittstelle
• etc.
oder
• einen Dienstleister auswählen, der dies für den
Ersteller übernimmt

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Prozesse
Empfang und Verarbeitung

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E Der Empfänger und Verarbeiter
• Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem
Weg und in welchem Format die Rechnungen das
Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen
Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden.

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• Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in
welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie
nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet
werden.
• Der Empfänger ist von außen getrieben.
• Er kann sich selten dem Empfang von elektronischen
Rechnungen verweigern.
• Setzt er auf eigene Lösungen oder Portale für
elektronische Rechnungen, so müssen diese
dennoch auf den Empfang und die Verarbeitung
fremder Formate eingerichtet sein.

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• Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem
Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach
einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden.
• Umfeld der Rechnung ist – teilweise – bekannt:
• Bestellung
• Lieferanten-Daten und andere Stammdaten
• Verträge
• ggbf. längere Historie des Rechnungsaustausches

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• Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem
Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach
einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden.
• Hierbei spielt es eine Rolle,
(1) ob die Rechnung als
a) nur Daten (z.B. EDI),
b) Daten und Dokument (z.B. ZUGFeRD als Attachment)
oder
c) nur als Dokument (Fax; Scan oder PDF Attachment)
empfangen wurden
(2) ob die Rechnung beim Empfang bereits digital war
(originär elektronisch) oder erst nachträglich in
elektronische Form gebracht wurde (Scannen sowie
Scannen mit OCR und Extraktion der Rechnungsdaten)
Die Verarbeitung von (2) entspricht im Prinzip der möglichen
Verarbeitung von (1c).

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• Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit
Attachment (auch Fax)
• Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den
Download der Rechnung
• (Scannen von Papier-Rechnung)
• Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder
Dateiverzeichnis oder
Dokumentenmanagementssystem (und/oder
Ausdruck), oder, oder, oder ...
• Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen
Dienstleister zum Verbuchen

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• Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit Attachment (auch Fax)
• Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den Download der Rechnung
• (Scannen von Papier-Rechnung)
• Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder Dateiverzeichnis oder
Dokumentenmanagementssystem (und/oder Ausdruck), oder, oder
• Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen Dienstleister zum Verbuchen
• eigentlich nur organisatorisch, da
• der Empfang vorrangig über Standard-E-Mail
abgewickelt wird,
• nur manuell oder durch Dritten gebucht wird,
• und dedizierte Freigabeprozesse selten notwendig
sind.

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E-Mail Fibu
Download
Fax
E-Mail
Upload
Dienstleister
Scan

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• Teilautomatisiert:
• Integriert in die E-Mail-Software eine Erkennung für
E-Mails mit ZUGFeRD-Attachment,
• Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments,
• Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF-
Dokument(e) im Dateisystem und Datensatz für Fibu
(wenn diese eine Import-Schnittstelle hat und das
korrekte Schema ermitteln kann)
• Manuell:
• Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem
Container. Manueller Prozess wie bisher.

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• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von
Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte
Betrachtungen

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Empfang und Import
• EDI
Automatisierter Empfang, Protokollierung,
Umsetzung, Validierung, Import ins
Buchungssystem, Archivierung
Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von
Fehlern

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Empfang und Import
• EDI
Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung, Import ins
Buchungssystem, Archivierung
Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern
sofern automatisch als Rechnung erkannt,
Aussteuern in den Rechnungserfassungsprozess.
Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse

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Empfang und Import
• EDI
Sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den
Rechnungserfassungsprozess.
Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse
• Papier-Rechnung
Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation,
Abgleich mit Stammdaten, entsprechend Regelwerk
automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung

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Empfang und Import
• EDI
• Papier-Rechnung
Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit Stammdaten,
entsprechend Regelwerk automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung
• Workflow-basierter Rechnungsaustausch
(z.B. über Portale mit Partnern):
Automatisierter Empfang standardisierter
Daten/Dokumente, Download, Prüfung,
Automatisierte Verarbeitung

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• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt
nur beispielhafte Betrachtungen
Rechnungsprüfung: ein klassischer Prozess in
zwei Varianten
• Integriert
In der FiBu/ERP-Lösung wird der Prüfungs- und Freigabe-
Prozesse direkt mit einem internen Workflow abgebildet. Den
zu prüfenden Rechnungen sind die empfangenen Dokumente
zugeordnet und können über einen Viewer angezeigt werden.
• Eigenständig
Es wird ein von der FiBu/ERP-Lösung unabhängiges
Werkezug benutzt, dass die zu prüfenden Dokumente mit
Verlinkung auf die zugehörigen Daten bereitstellt und
entsprechend dem Prüfungsergebnis dann der Fibu/ERP-
Lösung die korrekten Daten überstellt.

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Verarbeitung
• Für eine optimierte, automatisierte
Rechnungsverarbeitung sind korrekte Eingangs-
daten, Regelwerke zur Verarbeitung (z.B.
Skontierung, Verbindung Vertragsmanagement
u.a.) und zur Zahlung notwendig (zukünftig E-
Payment). Hierfür werden die Dokumente nicht
mehr benötigt, sondern sind nur noch als Beleg
verknüpft.

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• Für EDI sind spezielle Softwareanwendungen
notwendig, die auch die vereinbarten Schema
verarbeiten können.
Mit EDI ist eine vollkommene Automatisierung der
Rechnungsempfangsverarbeitung möglich.
Der Einsatz beschränkt sich jedoch auf
Großunternehmen und spezielle
Branchenlösungen.

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• EDI
• Capture-Systeme für die Aufbereitung verschiedener
Typen von Informationen. Hier sind spezielle Systeme
für die Rechnungseingangsverarbeitung verfügbar:
• Scannen mit OCR/ICR/Klassifikation, Datenextraktion
• Interpretation elektronischer Rechnungen auf Basis E-Mail,
Word, PDF oder anderen Formaten mit Klassifikation und
Datenextraktion
• Erzeugung und Bereitstellung einheitlicher Dokument- und
Datenformate für die Weiterverarbeitung
• Anbindung an Postkorbsysteme,
Rechnungsprüfungsanwendungen und größere ERP-
Systeme

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• Sekundär für die Software, mit der Nutzung von
Eingangsrechnungen begleitet wird:
• Collaboration/Workflow in Freigabe- und
Archivierungsprozessen
• Audit-Trail-Services zur Nachvollziehbarkeit der
Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von
Protokollen
• Rechnungsdaten-weiterverarbeitende Systeme wie
BI, Analytics, Controlling und andere Werkzeuge

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Aufbereitung
Fibu/ERPE-Mail
Portal
Fax
EDI / X.400
Stamm-
daten
Rechnungs
-prüfung
u.a.
Daten
Daten
Dokument
Daten/Dokument
Dokument
Konverter
Papier
Scan
QS
OCR/
ICR
Klassifkation
Daten
Daten
Daten
Daten

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Nachbereitung
Fibu/ERP
Aufbewahrung
Prüfungs- und
Freigabeprozess
Analytics
Zahlungs-
verarbeitung
Audit-Trails

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• Teilautomatisiert:
• Integriert in die E-Mail-Software eine Erkennung für E-
Mails mit ZUGFeRD-Attachment,
• Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments,
• Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF-Dokument(e)
und Datensatz für Fibu/ERP,
• Import in Rechnungsprüfungsprozess und/oder Fibu/ERP-
Lösung,
• Übernahme Container/Dokument für Aufbewahrung.
• etc.
• Manuell:
• Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem Container.
Manueller Prozess wie bisher.
In jedem Fall, zusätzliche Software und weitere
Auswertungsschritte oder Einschaltung eines
Dienstleisters, der die Aufbereitung übernimmt.

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Prozesse
Verwaltung und Aufbewahrung

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A & E Verwaltung und Aufbewahrung
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie
unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD.
• Buchungsdaten
Die Verwaltung der Buchungen erfolgt in der Regel
in einem FiBu- oder ERP-System. Dieses sorgt für
die Ordnungsmäßigkeit.
Solange aufbewahrungspflichtige Daten nicht aus
diesem System ausgelagert werden, ist die
ordnungsmäßige Aufbewahrung der
Buchungsdaten in der Regel gewährleistet.

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Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den
Regelungen von HGB, AO und GoBD.
• Buchungsdaten
• Belege
Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht
identisch sind (z.B. bei EDI), muss der Beleg zum
Datensatz aufbewahrt werden und muss mit diesem
nicht auflösbar verknüpft sein (gleicher Index).

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Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den
Regelungen von HGB, AO und GoBD.
• Buchungsdaten
• Belege
Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind (z.B. bei
EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt werden und muss
mit diesem verknüpft sein.
• Belege werden häufig separat in einem
revisionssicheren elektronischen Archiv abgelegt.
Hierbei ist zu unterscheiden, ob
• der Zugriff nur über das übergeordnete ERP-System
möglich ist (HSM-Ansatz) oder
• der Zugriff mit einer eigenen Datenbank unabhängig
vom ERP möglich ist (integrierter Ansatz). Dies
erlaubt auch anderen Systemen die Nutzung der
archivierten Dokumente und Daten.

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HSM & revisionssichere Archivierung
HSM
Archiv
BPMCapture E-MailERP ERP u.a.
Aufbewahrung & Archivierung
Aufbewahrung
nur nutzbar durch
das ERP, da dort
der Index liegt
Aufbewahrung und weitere Dienste durch alle
angeschlossenen Anwendungen nutzbar, da das Archiv
über eine eigene Verwaltung und einen eigenen Index
für den Zugriff verfügt.

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Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von
HGB, AO und GoBD.
Was ist aufzubewahren?
• Daten aus den Fibu-/ERP- und anderen
zugehörigen Systemen in maschinell auswertbarer
Form.
• Belege (Dokumente, Datensätze) in
recherchierbarer Form. Soweit maschinelle
Auswertbarkeit ursprünglich gegeben war, muss
diese erhalten bleiben.
• Audit-Trails der Verarbeitungs- und
Aufbewahrungssysteme

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Handlungsbedarf:
Projekt Elektronische Archivierung
Ergebnisse
Handlungsbedarf:
Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)

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Handlungsbedarf:
Projekt Elektronische Archivierung
Ergebnisse
Handlungsbedarf:
Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)
Das
Problem sind
die roten und
besonders die
gelben
Doppellungen

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A & E Die Prozesskette
Prozesssicherheit und Überprüfbarkeit
Bei der Integration der elektronischen Rechnung in
bestehende Systemlandschaften sind häufig zahlreiche
Systeme direkt oder indirekt tangiert.
Zwei wesentliche Komponenten sind bei der Umsetzung zu
berücksichtigen:
• Durchgängige Prozesssicherheit
Diese kann durch geeignete Prozess- oder Workflow-
Software gesteuert und sichergestellt werden.
• Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Diese kann durch Audit-Trails sichergestellt werden, die
alle Prozesse mit der Rechnung von Anfang bis Ende
protokollieren.
In beiden Ansätzen ist sicherzustellen, dass besonders die
Unzulänglichkeiten des Nachweises bei Versand und
Empfang berücksichtigt werden.

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A & E Verfahrensdokumentation
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von
HGB, AO und GoBD.
Verfahrensdokumentation
• für die Erstellung, Versendung und Aufbewahrung
der Ausgangsrechnungen und
• für Empfang, Verarbeitung und Aufbewahrung der
Eingangsrechnungen
ist die Beschreibung der zugehörigen Organisation,
Prozesse und Systeme in der Verfahrens-
dokumentation erforderlich.

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Was muss man für ZUGFeRD tun?
• Entscheidungen treffen:
• Speicherung des gesamten PDF/A-3-Containers mit
Daten und Dokument(en)?
• Separierung Daten/Dokumente, da die Daten auch
bereits im Buchhaltungssystem und dessen
Aufbewahrung vorliegen?
• Verhindern, dass eine Rechnung zweimal verarbeitet
wird (da sie als Daten und als Dokument vorliegen).
• Spezielle Software bereithalten, die den PDF/A-3-
Container interpretieren kann (Extraktion der XML-
Daten-Komponente; Auflösung komplexerer
Strukturen)

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71
3 EPILOG

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Epilog
Fazit (1)
• In nahezu allen Unternehmen existieren geordnete
Prozesse für den Umgang mit Rechnungen. Diese
sind für elektronische Rechnungen – soweit noch
nicht geschehen – zu ergänzen.
• Elektronische Rechnungen erfordern nur dann neue
Lösungen, wenn die Rechnungsprozesse
automatisiert werden sollen. Dies ist besonders
beim Erfassen eingehender Rechnungen relevant.
• Neue Zusatzsoftware und Integration mit neuer
Funktionalität ist erforderlich, wenn auf neue
Standards (z.B. ZUGFeRD) oder besondere
Verfahren (z.B. Rechnungsempfang mittels De-
Mail) aufgesetzt wird.

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Epilog
Fazit (2)
• Häufig wird elektronischer Rechnungsempfang und
Rechnungsversand noch getrennt gesehen. Man
richtet sich manuell oder halbautomatisch auf
Empfang ein, macht vielleicht etwas bei der
Ausgabe von Rechnungen, behandelt das Thema
aber nicht durchgängig und einheitlich.
• Die elektronische Rechnung und die elektronische
Rechnungsverarbeitung bietet ein erhebliches
Effizienzpotential gegenüber der Verarbeitung
papiergebundener Rechnungen. Die Umsetzung
wird entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit
sein.

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Epilog
Fazit (3)
• Elektronische Rechnungen sind vorrangig ein Thema
von Prozessen. Die Effizienz und Kosteneinsparung
liegt in den Prozessen. Technik und Dienstleistung
sind matur und käuflich.
• Der Erfolg der Einführung der elektronischen
Rechnung ist nicht die Akzeptanz und Umsetzung
eines technischen Formates, sondern ob das Papier
in den Prozessen vor dem Rechnungs-versand und
nach dem Rechnungsempfang auch verschwunden
ist.
• Die Rechnung auf Papier wird ebenso verschwinden
wie die Rechnung in Keilschrift auf einer Tontafel.

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Epilog
Lokal, regional und global (1)
• Geschäfte werden über Landesgrenzen getätigt.
Deshalb muss die Erstellung und die Verarbeitung
von empfangenen Rechnungen die spezifischen
technischen Formate wie auch die rechtlichen
Bedingungen anderer Länder berücksichtigen und
abbilden können.
• Rein nationale Entwicklungen haben im
internationalen Geschäftsverkehr keine Chance.

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Epilog
Bei elektronischen Rechnungen sind zu berücksichtigen:
• Kenntlichmachung des Rechtsraumes (relevant
Absenderland und/oder Empfängerland in Abhängigkeit
der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte).
• Verwendung aller Attribute, die im Empfänger wie auch
im Absenderland gefordert sind. Korrekte
Bezeichnungen und Inhalte der jeweiligen Felder.
• Multilingualität mit Auszeichnung der Sprache der
Rechnung.
• Spezielle technische Formate oder Spezifikationen des
Empfängerlandes.
• Berücksichtigung gegebenenfalls konkurrierender
Verarbeitungsregeln und Aufbewahrungsfristen.

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Epilog
• Sofern globale oder internationale Standards für
elektronische Rechnungen existieren, sind diese zu
adaptieren und in nationale Standards mit ihren
Metadaten und Spezifikationen zu integrieren.
• In der Europäischen Union sind die europäischen
Standards für elektronische Rechnungen (rechtlich,
technisch) zu nutzen. Für die öffentliche Verwaltung
ist die elektronische Rechnung für Aufträge
oberhalb der Schwelle bereits seit 2014 gesetzlich
vorgeschrieben. Ein einheitlicher technischer
Standard für elektronische Rechnungen auf
europäischer Ebene befindet sich in der Evaluation.

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Epilog
Die E-Rechnung ist erst der Anfang
• Im Geschäftsverkehr gibt es weitere zahlreiche
Dokumente und Prozesse, die analog zur
elektronischen Rechnung standardisiert und
automatisiert werden können.
• Digitalisierung und Automation sind die wichtigsten
aktuellen Trends. Ihnen kann man sich nicht
entziehen.
• Die konsequente Umsetzung der elektronischen
Rechnung ist daher ein erster und wichtiger Schritt
in die digitale Zukunft von Wirtschaft, Verwaltung
und Gesellschaft.

Logo 2 U n t e r n e h m e n s b e r a t u n g
D r . U l r i c h K a m p f f m e y e r G m b H
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Bis zum nächsten Mal!
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E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
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Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

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