Tekom ft 2015 zeitmanagement __ schaffner

Zeitmanagement
Was lässt sich an der Zeit eigentlich managen?
Prof. Dr.-Ing. Michael Schaffner
tekom Frühjahrstagung 2015 | Darmstadt, 24.04.2015
© lifeonwhite – Fotolia.com

Kurzvorstellung
Prof Dr -Ing Michael SchaffnerProf. Dr.-Ing. Michael Schaffner
 BIOS Dr.-Ing. Schaffner Beratungsgesellschaft mbH
 Inhaber Inhaber
 Berater für u.a. Wissensmanagement, Technische Kommunikation, Management von
Innovationsprozessen und Change-Management
 FOM Hochschule für Oekonomie und Management gGmbH FOM Hochschule für Oekonomie und Management gGmbH
 Lehrstuhl „Allgemeine BWL - Schwerpunkt Organisation,
Technologie- und Innovationsmanagement“
 weitere Funktionen
o Studiengangsleiter Technologie und Innovationsmanagement“ Standort Berlino Studiengangsleiter „Technologie- und Innovationsmanagement , Standort Berlin
o wiss. Studienleiter der FOM Open Business School (OBS), Standort Berlin
o Studienleiter für Kooperation & Wirtschaftskontakte, Standort Berlin
o Research Member im FOM KompetenzCenter Technologie- und Innovationsmanagement
zuvor u.a.
 Geschäftsführer der euroscript-Unternehmen in Deutschland
 Professor für Audiovisuelle Medientechnik, HTWK Leipzigp g
 freiberuflicher Unternehmensberater (Gründung der Fa. BIOS im Jahr 1985)
 Promotion, Themengebiet „Innovationsmanagement im Medienwesen“
 wissenschaftlicher Projektleiter, Institut für angewandte Innovationsforschung IAI e.V.
 Studium der Arbeitsökonomie
 Studium der Nachrichten /Automatisierungstechnik
2Prof. Dr. Michael Schaffner | Zeitmanagement | tekom Frühjahrstagung 2015
 Studium der Nachrichten-/Automatisierungstechnik
 Industriekaufmann
24.04.2015

Es gibt Diebe,
die von den Gesetzen nicht bestraft werdendie von den Gesetzen nicht bestraft werden
und dem Menschen
d h d K b hl di Z idoch das Kostbarste stehlen: die Zeit.
NAPOLEON I. BONAPARTE (1769 - 1821),( )
3Prof. Dr. Michael Schaffner | Zeitmanagement | tekom Frühjahrstagung 201524.04.2015

Agenda
Zeitmanagement - Was lässt sich an der Zeit eigentlich managen?
1 Phänomene beim Management von Zeit1 Phänomene beim Management von Zeit
1.1 Wahrnehmung von Zeit
1 2 Hindernisse bei der Bewirtschaftung von Zeit1.2 Hindernisse bei der Bewirtschaftung von Zeit
1.3 Kulturelle Unterschiede bei der Zeitempfindung
2 Implikationen für die Praxis2 Implikationen für die Praxis
2.1 Selbstorganisation und Zeitmanagement
2.2 Persönliches Zeitmanagementg
2.3 Projektmanagement versus Zeitmanagement

1. Phänomene beim Management von Zeit
Zeitmanagement  Zeitwirtschaft
Was lässt sich managen?
Zeitmanagement Zeitwirtschaft
• systematisches und
diszipliniertes Planen der
eigenen Zeit
• Ermittlung, Aufbereitung,
Nutzung arbeitsbezogener
Zeitdateneigenen Zeit
(besser: Energien)
Zeitdaten

Zeit und Management
 Viele Managementseminare lehren: Viele Managementseminare lehren:
Allein mit Zeitmanagement lässt sichAllein mit Zeitmanagement lässt sich
der tägliche Druck reduzieren.
 Tatsache ist jedoch:
Je kleinteiliger Zeit verplant wird,
um so größer wird der Druck,
wenn die Planung durcheinander gerätwenn die Planung durcheinander gerät.

Management von Zeit
Lässt sich Zeit managen?
 Der Tag hat exakt 24 Stunden - nicht mehr und nicht weniger.
 Zeit
 ist nicht käuflich
 kann nicht gespart oder gelagert werden
k i ht h t d kann nicht vermehrt werden
 verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich
Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten!g

Agenda

Dimensionen von Zeit
Verschiedene Formen von Zeitvorstellung
 astronomische Zeitvorstellung
 Jahreszeiten Jahreszeiten
 mathematisch-physikalische Zeitvorstellungp y g
 Zeit als objektive Größe
h l i h Z it t ll psychologische Zeitvorstellung
 Erleben von Zeitempfindung
 biologische Zeitvorstellung
 rhythmische Ordnung periodischer Abläufe in der Natur

Wahrnehmung
Wahrnehmung
 ist keine physikalische Abbildung der Außenwelt
 unser Gehirn ist aktiv beteiligt
 Ausrichtung unserer Aufmerksamkeit,
 Vergleich von Informationen mit vorhandenem Wissen
V ll tä di d E ä d W h Vervollständigung und Ergänzung des Wahrgenommenen
Die Subjektivität unserer Wahrnehmung hat weitreichende
Konsequenzen für unser Handeln.

Reize + subjektives Konstruieren
Wahrnehmung = Aufnahme von äußeren Reizeng
+
subjektives Konstruieren eines eigenen Weltbildessubjektives Konstruieren eines eigenen Weltbildes
aufgrund der Sinneseindrücke
 2 Beispiele zur visuellen Wahrnehmung

Schachbrett-Illusion nach EDWARD H. ADELSON
Sind die Flächen A und B farbgleich?
Menschen bewerten Helligkeiten von Flächen nicht absolut.

Kontextabhängige Wahrnehmung
Sind die beiden Gesichter sind identisch?
Nerdinger, F.W.: Grundlagen des Verhaltens in Organisationen, 2. Aufl., Stuttgart 2008, S. 55; zitiert nach: Franken, S.: Verhaltensorientierte Führung; 3. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 44.

Kontextabhängige Wahrnehmung
… einmal auf den Kopf gestellt
Phänomen der linken und rechten Gehirnhälfte.
 Die logisch-analytische Hälfte (links) versucht das Gesehene rational zu erklären. Eine objektive Wahr-
nehmung ist nicht möglich, da vorhandene/gelernte Modelle, Schemata, Muster herangezogen werden.
 Die ganzheitlich-räumliche Hälfte (rechts) analysiert dagegen nicht und nimmt das Gesehene „neutral“
g ( ) y g g „
wahr, mit mehr Details und Merkmalen.
24.04.2015
Nerdinger, F.W.: Grundlagen des Verhaltens in Organisationen, 2. Aufl., Stuttgart 2008, S. 55; zitiert nach: Franken, S.: Verhaltensorientierte Führung; 3. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 44.

Selektive Wahrnehmung
 psychologisches Phänomen, bei dem nur bestimmte Aspekte der Umwelt
wahrgenommen und andere ausgeblendet werdeng g
 Fixierung auf ein bestimmtes Thema
 Verschiebung von Prioritäten
 Ausfilterung bestimmter Informationen
 verstärkte Wahrnehmung von Aussagen zu einem Thema,
 Vernachlässigung anderer Informationen mit gleicher Priorität
 Wahrnehmung ist subjektiv und wird von jedem Individuum konstruiert
 Wirklichkeit ist immer eine selbst-errechnete und konstruierte Wirklichkeit
 Realität ist subjektiv
 wenn die eigene Wahrheit überbewertet wird, erscheint alles andere als Lüge
Es ist wichtig, sich dieser Subjektivität bewusst zu sein.

Realität und Wahrnehmung
Wahrnehmung
 … schafft Realität!
Warum?
Unser Handeln orientiert sich nicht daran, wie die Welt ist,
sondern daran, wie wir sie wahrnehmen.
Je präziser unsere Wahrnehmung, desto besser ist die Basis für ein
erfolgreiches Handelnerfolgreiches Handeln.
Ei ll tä di d t W h h füh t f t lä fi Eine unvollständige oder verzerrte Wahrnehmung führt fast zwangsläufig
zu ungeeignetem Handeln.

Zeitwahrnehmung
Und was ist mit der Wahrnehmung der Zeit?
 Zeit ist eine abstrakte, wenngleich reale Eigenschaft der Umwelt.
 Diese Eigenschaften werden über Sinne wahrgenommen.
 Zeitwahrnehmung
= Form der Wahrnehmung
≠ Sinneswahrnehmung, denn sie entsteht durch rein kognitive Vorgänge

Reale Zeit versus empfundene Zeit
Schöne Erlebnisse vergehen wie im Flug!
 Psychologie: Wir befinden uns dann in einem Flow.
 Flow ist das Gefühl der völligen Vertiefung und des Aufgehens in einer Tätigkeit
(Schaffens- bzw. Tätigkeitsrausch)
 Weshalb vergessen Menschen im Flow die Zeit und die Sorgen?
 Mögliche Erklärung = Gedächtnispsychologie nach ALAN BADDELEYMögliche Erklärung Gedächtnispsychologie nach ALAN BADDELEY
(Arbeitsgedächtnismodell)
 beschränkte Verarbeitungskapazität des Arbeitsgedächtnis
 konzentrierte Aufmerksamkeit

Biologische Zeitvorstellung
REFA-Normkurven
 schwankende Leistungsfähigkeit im Tagesverlauf
1. Leistungshoch
Einbruch
2. Leistungshoch
Einbruch
Leistungstief

Persönliche Leistungskurven
Orientierung an der inneren Uhr
 Die eigenen Schwankungen kennen!
 Den eigenen Bio-Rhythmus nutzen
 Komplizierte und wichtige Dinge während des Leistungshochs machen.
 Im Leistungstief lieber entspannen und soziale Kontakte
und Routinetätigkeiten erledigenund Routinetätigkeiten erledigen.
 Nach dem Wiederanstieg der Leistungskurve können wieder
wichtige Tätigkeiten erledigt werden

Agenda

1.2 Hindernisse bei der Bewirtschaftung von Zeit
„typische“ Zeitdiebe
mentale Zeitdiebe
 Konzentrationsmangel
im Privatleben
 Fernseheng
 Zerstreutheit
 Unstrukturiertheit
 Egomanie
 Internet
 Playstation/ X – box
 Smartphone
 Selbstüberschätzung
 Lustlosigkeit/ mangelnde Motivation
 fehlende Selbstdisziplin
 Tablets
 Warteschleifen am Telefon
 Fehlende/ ungenaue Kommunikation
 Aufschieberitis (Prokastrination)
 Streben nach Perfektionismus
 mangelnde Ich-Stärke (Ja-Sager)
im Berufsleben (äußere Einflüsse)
 Warteschleifen , Wartezeiten
 Geräuschkulisse/Lärm, Ablenkungen
im Berufsleben (selbstverantwortlich)
 private Gespräche (Getratsche)
 fehlende/ ungenaue Kommunikation, g
 unnötige Angabe von Detailwissen
 keine Tages-, Wochen-, Monatspläne
 zu viel Arbeit auf einmal
 immer alle Fakten wissen wollen
 keine Tages-, Wochen- Monatspläne
 falsche/ keine Prioritäten
hl ht Abl t unnötiger Papierkram
 unnötige, langwierige Besprechungen
 ungenaue, fehlende Kommunikation
 schlechtes Ablagesystem
 mehrmals täglich die Mails abrufen

Definition „Aufschieberitis“
Prokastrination = „Aufschieberitis“
 Erledigungsblockade, Aufschiebeverhalten, Erregungsaufschiebung,
Handlungsaufschub BummeleiHandlungsaufschub, Bummelei
 Akteure sind sich der Probleme meist bewusst Akteure sind sich der Probleme meist bewusst
 kann zu psychischen Störungen führen
 Ursachen sind häufig Ursachen sind häufig
o unklare Prioritätensetzung
o schlechte Organisation
I l i itäto Impulsivität
o mangelnde Sorgfalt
o Abneigung gegen Aufgaben durch Langeweile, Ängste und Perfektionismus

Prokastrination („Aufschieberitis“)
Online-Umfrage (07/2006 bis 12/2007, n = 1.033)
 laut der Studie sind Aspekte der Prokastrination laut der Studie sind Aspekte der Prokastrination
 Aufgaben möglichst perfekt zu erledigen (ca. 80% aller Befragten)
 viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen (ca 63% aller Befragten)
 viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen (ca. 63% aller Befragten)
24.04.2015
Quelle: www.prokrastination.net/umfrage/auswertung.php; Abruf: 22.04.2015

Perfektionismus
Perfektionismus nach DON A. HAMACHEK (1978)
gesunder, normaler
(funktionaler) Perfektionismus
ungesunder, unnormaler
(dysfunktionaler) Perfektionismus
perfektionistisches Streben perfektionistische Besorgnis
hoher, aber gesunder Ehrgeiz
unrealistisch hohe Standards
und Ziele
guter Umgang mit Misserfolgen
ständige Bewertung der eigenen
Handlungen, Selbstzweifel
klare und konkrete Ziele für das
nächste Mal
Alles-oder-Nichts-Denken
(Erfolg oder Misserfolg)
 ständige, positive und
zielorientierte Weiterentwicklung
 Angststörungen, Alkoho-
lismus, Selbstmordgedanken

Handlungshilfen
Tipps, der Prokastrination entgegenzuwirken
Ü Ordnung schaffen: Arbeitsplatz aufräumen (Übersicht zu schaffen,
Ablenkung vermeiden), möglichst am Vorabend
(„ready to start“ am nächsten Tag)( y g)
 Störfaktoren entfernen: Telefon, Internet ausschalten, pünktlich anfangen
 Verschriftlichen: To-do- oder Prioritätenliste (Pläne sind Verträge( g
mit sich selbst)
 Sichtbar machen: Unterlagen nicht im Schrank „verstecken“
 Kleine Schritte: umfangreiche Aufgabe unterteilen (überschaubare
Portionen)
 Belohnung: Stolz auf erreichte Zwischenziele sein,
Belohnung verstärkt Verhalten und verbessert auch
das Vermeidungsverhalteng
 Vernünftig planen: realistische Ziele setzen, nicht so streng mit sich
selbst sein, Puffer einplanen

Agenda

Kulturelles Zeitempfinden
Zeitempfinden in Kulturen (nach EDWARD T. HALL)
 monochrone Kulturen - Nordamerika, Nord- und Mitteleuropa, Japan
(gemäßigt : Süd-/Osteuropa, China, Australien)
- genaue Zeiteinteilung, Pünktlichkeit, Termineinhaltung,g g g
planerisches Vorgehen, Zielerreichung
- „Zeit ist Geld“, „es dauert so lange, wie es geplant wurde“
l h K lt A i Af ik polychrone Kulturen - Asien, Afrika
- Erledigung mehrerer Dinge gleichzeitig,
Unpünktlichkeit, Zwischenmenschlichkeit
- „Zeit ist verfügbar“, „es dauert so lange, wie es dauert“
mögliche Konflikte: monochrone und polychrone Menschen stoßen
aufeinander; „Andersartigkeit“ wird nicht erkannt/akzeptiert
„Gott gab den Europäern die Uhr und den Afrikanern die Zeit“
(afrikanisches Sprichwort)

Agenda
1 2 Kulturelle Unterschiede bei der Zeitempfindung1.2 Kulturelle Unterschiede bei der Zeitempfindung
2 Implikationen für die Praxis
2.1 Selbstorganisation und Zeitmanagement2.1 Selbstorganisation und Zeitmanagement
2.2 Persönliches Zeitmanagement
2.3 Projektmanagement versus Zeitmanagementj g g

Zeitmanagement
ist Selbstmanagement im Alltag.

Agenda

Selbst- und Zeitmanagement
Zeitmanagement als Teildisziplin von Selbstmanagement
Selbstmanagement = Das eigene Verhalten wird so kontrolliert,
d lb t ählt E b i i t tdass selbstgewählte Ergebnisse eintreten.
Effektivität
 es werden die richtigen Ziele anstrebt und erreicht
(»to do the right things«)(»to do the right things«)
Bezug zum Zeitmanagement: z.B. Bewusstbarmachung der Selektivität von
Zeitwahrnehmung und kultureller Unterschiede
Effizienz
 es werden die richtigen Mittel einsetzt um die angestrebten Ziele es werden die richtigen Mittel einsetzt, um die angestrebten Ziele
zu erreichen (»to do the right things right«)
Bezug zum Zeitmanagement: z B individuell geeignete Planungstools
Bezug zum Zeitmanagement: z.B. individuell geeignete Planungstools,
methodisch Prioritäten setzen
24.04.2015

Motivation ist nicht alles
Motiviert kann man zu vielem sein -
aber ob und wann man der Motivation auch nachkommt,
ist eine ganz andere Frageist eine ganz andere Frage.
Diskrepanz zwischen Motivation und Handeln!
 Motivation = Triebkraft zur Umsetzung von Zielen
 Welche Motive leiten Sie?
V liti Will k ft Üb i d H dl b i Volition = Willenskraft zur Überwindung von Handlungsbarrieren
 Welche Verstärker helfen Ihnen
Motivationstiefs/Handlungsmüdigkeit zu überwinden?

Unternehmens- und Zeitmanagement
Parallelen zwischen Unternehmensmanagement und Zeitmanagement
Unternehmensstrategie Lebensausrichtung
Unternehmenspolitik Lebensphilosophie Was strebe ich an?
Strategie
persönliche Strategien
/ Prioritäten
Was ist mir wichtig?
Unternehmensziele persönliche Ziele Welche Ziele verfolge ich?
Organisation
Selbstorganisation &
Zeitmanagement Wie erreiche ich diese?
Controlling
Zeitmanagement
Selbstreflektion Was habe ich erreicht?

ALPEN-Methode
• Aufgaben, Aktivitäten, Termine notieren
A • To-do-Listen oder TagespläneA
• Längen schätzen
• Zeitaufwand je Tätigkeit abschätzenL
• Pufferzeiten einplanen
• nur 60% der täglichen Arbeitszeit verplanenP • nur 60% der täglichen Arbeitszeit verplanenP
• Entscheidungen treffen
E • Entscheidungen treffen
• Prioritäten setzen (z.B. ABC-Analyse, Eisenhower)E
• Nachkontrolle
• Ergebnisse bewerten und daraus lernenN
g

Agenda

Zeitmanagement und Arbeitsstil
Mosaikstil Blockarbeitsstil
 Kurze, konzentrierte Arbeitseinheiten
zwischen anderen Tätigkeiten, wie bspw.
Besprechungen, Routineaufgaben.
 Lange, ungestörte Arbeitseinheiten,
die über den ganzen Tag oder den ganzen
Vor- oder Nachmittag gehen.
1. Ich mag es, Aufgaben in kleine,
überschaubare Einheiten aufzuteilen.
2. Ich wechsele gerne den Tätigkeitsbereich,
um keine Langeweile aufkommen zu lassen
1. Ich vollbringe Höchstleistungen, wenn ich
mehrere Stunden am Stück an einer einzigen
Aufgabe arbeite.
2 Ich lieben es micj auf eine einzelne Arbeitum keine Langeweile aufkommen zu lassen.
3. Ich finde es effizienter, nach einer Stunde
intensiver Arbeit, mich dem nächsten Schritt
in dem Projekt zu widmen.
2. Ich lieben es, micj auf eine einzelne Arbeit
zu konzentrieren.
3. Mich bringen Unterbrechungen völlig
aus meinem Arbeitsrhythmus.j
 Anregungen zur Zeitplanung
y
 Anregungen zur Zeitplanungg g p g
 feste Terminblöcke im Kalender stören eher
 nur fixe Termine in Kalender eintragen
g g p g
 alle Tätigkeiten zu Zeitblöcken
zusammenfassen
Zeitblöcke in Kalender eintragen
 Tätigkeiten in Form einer Checkliste
(zum Abhaken)
 Zeitblöcke in Kalender eintragen
 Aufgaben-Checklisten drohen unbeachtet /
unbearbeitet zu bleiben

Zeit im organisatorischen Kontext
 CYRILL NORTHCOTE PARKINSON (britischer Soziologe) beobachtete 1955,
dass die Zahl der Beamten und Angestellte ständig wächst, gleich ob die Arbeitg g , g
zunimmt, abnimmt oder ganz verschwindet.
 Parkinsonsches Gesetz:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus,
wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Oder:
Man braucht immer so lange, wie man Zeit hat.
Zeitplanung  Wie viel Zeit wollen und können wir investieren?Zeitplanung  Wie viel Zeit wollen und können wir investieren?

Zeitplanung
Vom Arbeitsstil zur Tagesplanung (nach L. SEIWERT)
1. Schriftlichkeit – Vertragsschluss mit sich selbst
2. Planung am Vorabend – Unterbewusstsein aktivieren
3. Zeitbedarf schätzen, Limits setzen – Planungstreue ermöglicheng g
4. nicht den ganzen Tag verplanen – nur 50-60 %
5. Tag strukturieren – Inhalte bündelng
6. auf Prioritäten fokussieren – Zielbezug
7. positiv denken – Parasympathikus aktivierenp y p

Zeitplanung
eine unvollständige Liste von Ratschlägen
setzen Sie sich
Li it
machen Sie ihre
Ziele bekannt
arbeiten Sie in
Hochphasen
Limits
(Parkinson‘sche
Gesetz)
(Verschriftlichung)
p
denken Sie an Ihre
selektiveschalten Sie
hören Sie auf, nach
Perfektion zu streben
zerlegen Sie große
bleiben Sie
Wahrnehmung von
Zeit
schalten Sie
Zeitdiebe aus
zerlegen Sie große
Aufgaben in kleine
organisiert
(z.B. to-do-Lists)
denken Sie an die
vergessen Sie
Multitasking
beginnen Sie mit
dem
Unangenehmsten
denken Sie an die
selektive
Wahrnehmung der
A d
Unangenehmsten
Anderen

Agenda

Meilensteine und Zeitbewirtschaftung
Projektmanagement
 Vorgabe Zielen, Ergebnissen und Meilensteinen sowie
 Zeiträume, wie viel Zeit für welche Aufgabe auf der Projektebene einzusetzen ist
Zeitmanagement
 individuelle (wöchentliche, tägliche) Arbeitszeitplanung
 sie obliegt jedem Einzelnen und liegt nicht im Zuständigkeitsbereich
eines Projektleiters

Zeitempfinden nach HALL
 typisches Konfliktfeld = Projektarbeit
 monochrone Menschen arbeiten linear monochrone Menschen arbeiten linear
 polychrone Menschen arbeiten exponentiell
o beginnen z.B. zu Beginn mehrere Arbeiten gleichzeitigg g g g
o erscheinen am Anfang langsamer und holen dann zum Schluss wieder auf
 Arbeitsverlauf in Projekten bei monochronen und polychronen Kulturen Arbeitsverlauf in Projekten bei monochronen und polychronen Kulturen
 ca. in der Projektmitte ist der Output
beim monochronen Arbeitsverlauf höher
abgeschlossene
(Teil-)Saufgaben
 bis zum Ende sind jedoch bei beiden Verläufen
alle Aufgaben erledigt
 D P j kt i d l i h ff kti d
( ) g
im Projekt
 Das Projekt wird gleich effektiv und
effizient abgeschlossen!
Zeit

Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeitfür Ihre Aufmerksamkeit
und viel Erfolg
bei Ihrem Zeitmanagement
BIOS Dr.‐Ing. Schaffner Beratungsgesellschaft mbH
Prof. Dr.‐Ing. Michael Schaffner
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Fax: +49 (0)30 69 81 68 ‐ 02
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Hochschulzentrum Berlin
Prof. Dr.‐Ing. Michael Schaffner
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24.04.2015

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