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BusinessVillage
LEAN
PRESEN
TATIONDas Playbook
für schlanke
Präsentationen
Peter Daiser
Leseprobe
BusinessVillage
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Präsentationen
Peter Daiser
Peter Daiser
Lean Presentation
Das Playbook für schlanke Presentationen
1. Auflage 2019
©BusinessVillage GmbH, Göttingen
Bestellnummern
ISBN 978-3-86980-446-0 (Druckausgabe)
ISBN 978-3-86980-447-7 (E-Book)
Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/1065
Bezugs- und Verlagsanschrift
BusinessVillage GmbH
Reinhäuser Landstraße 22
37083 Göttingen
Telefon: +49 (0)551 2099-100 Fax: +49 (0)551 2099-105
E–Mail: info@businessvillage.de Web: www.businessvillage.de
Layout und Satz | Sabine Kempke
Autorenfoto | Alexandra Schulz, München
Folien | erstellt von Peter Daiser mit lizenzfreiem Bildmaterial von www.pixabay.com/de
Druck und Bindung | Generál Nyomda Kft.
Copyrightvermerk
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes
ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die
Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor
nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung
und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem
Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-
Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
Inhalt
Über den Autor .................................................................................................................................... 7
1. Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind .............................................................. 9
2. Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen ................................ 15
Die sieben Todsünden des Präsentierens................................................................................................... 20
The Good, the Bad and the Ugly............................................................................................................. 32
Der schmale Grat zwischen Theorie und Praxis .......................................................................................... 41
Vom Ziel zur Wirkung: Die Schritte im Kommunikationsprozess .................................................................... 45
3. Erster Schritt: Konzeption ............................................................................................................... 53
Wirklich? Schon wieder Präsentation? ..................................................................................................... 58
Denke nicht in Folien! .......................................................................................................................... 61
Gute Konzepte leben von den richtigen Fragen ........................................................................................ 71
Wie sieht deine Handlung aus? Pyramide, Trichter oder Linie? ..................................................................... 84
4. Zweiter Schritt: Design.................................................................................................................. 103
Leitlinie des leanen Designs: Simplicity ................................................................................................ 110
Doing better with less ........................................................................................................................ 111
Eine Grafik sagt mehr als tausend Worte ............................................................................................... 122
Zahlen, Daten, Fakten auf Folien ......................................................................................................... 127
Visuelle Harmonie, Kontrast und Stilbruch ............................................................................................. 142
Lean Design im Team.......................................................................................................................... 170
5. Dritter Schritt: Kommunikation ..................................................................................................... 179
Vortragsfalle: Schlechte Vorbereitung .................................................................................................... 181
Vortragsfalle: Nicht verstanden werden ................................................................................................. 183
Vortragsfalle: Der vergebliche Versuch, charismatisch zu sein ................................................................... 184
Vortragsfalle: Fehlende Präsenz ............................................................................................................ 186
Vortragsfalle: Präsentationsunterlage .................................................................................................... 193
Vortragsfalle: Lampenfieber und Versagensängste ................................................................................... 194
Der richtige Satz zur richtigen Zeit ....................................................................................................... 198
Einwände lean bewältigen ................................................................................................................... 202
Killerphrasen aushebeln mit System ..................................................................................................... 207
6. Nächste Schritte für bessere Präsentationen .................................................................................. 217
7. Deine Präsentation von morgen .................................................................................................... 235
Quellenverzeichnis ........................................................................................................................... 241
Stichwortverzeichnis ........................................................................................................................ 243
Über den Autor | 7
konzepte zu entwerfen. Sein Fokus liegt hierbei stets
auf effizienter, wirkungsvoller Kommunikation. Anstatt
in detailverliebten Darstellungen zu versinken, strebt er
nach Nutzen- und Umsetzungsorientierung. Präsentie-
ren ist für ihn ein systematischer, kreativer Prozess und
vor allem eine erlernbare Form des schlanken, ergeb-
nisorientierten Kommunizierens. Er versteht das Konzept
der Lean Presentation daher nicht nur als eine Methode
zur Gestaltung schlichter, ansprechender Folien. Für ihn
verkörpert das Konzept die Gesamtheit der Denkprinzi-
pien, Methoden und Arbeitsweisen des wirkungsvollen
Präsentierens. Sein Credo für leanes Präsentieren lautet:
»Weniger ist besser«.
Peter beschäftigt sich seit über zwanzig Jahren intensiv
mit Gestaltung, Kommunikation und Präsentation. Weg-
weisend waren für ihn hierbei insbesondere seine be-
ruflichen Erfahrungen im Krisenmanagement sowie der
Strategie- und Restrukturierungsberatung. Mit seinen
Über den Autor
Peter ist Professor, Berater und leidenschaftlicher Vor-
tragsredner. Der promovierte Wirtschaftswissenschaftler
liebt es, strategische und operative Herausforderungen
zu analysieren und maßgeschneiderte Kommunikations-
8 | Über den Autor
Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Proble-
me analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle
Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute
lehrt und berät er zur digitalen Transformation und be-
gleitet die Aus- und Weiterbildung von Fach- und Füh-
rungskräften in den Bereichen »Digitalisierung«, »Kom-
munikation« und »Management«.
Kontakt
E-Mail: kontakt@daiser.de
Web: www.daiser.de
Warum viele
Präsentationen langweilig
und wirkungslos sind
1
10 | Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind
Die Fähigkeit, wirkungsvoll zu kommunizieren, ist ein
bedeutender Erfolgsfaktor in Schule, Studium und Beruf.
Ein großer Teil dieser Kommunikation findet heute im
Rahmen von Präsentationen statt: Präsentationen mit
Mitschülern, mit Kommilitonen, mit Kollegen, mit Vor-
gesetzten, mit Vorständen, mit Eigentümern, mit Kun-
den, mit Lieferanten, mit Bankern, mit Beratern oder
mit Investoren. Gute Präsentationen sind wichtig für
deine Karriere und bieten dir die Möglichkeit, deine Zu-
hörer zu fesseln und damit deine Ziele schnell und effi-
zient zu erreichen.
Hinter jeder Präsentation steckt daher eine Chance: Die
Chance, bei anderen Menschen Wirkung zu erzielen. Eine
Chance, die leider oft ungenutzt bleibt. Die Vortragen-
den quälen sich durch schwere Kost – dicke Foliensätze,
in die tagelang Arbeit investiert wurde. Häufig mit dem
Resultat, dass es kein konkretes Ergebnis gibt. Das ist
weder effizient noch effektiv.
Ich finde, dass das Leben nicht nur zu kurz für schlech-
ten Wein, sondern auch für schlechte Präsentationen ist.
Leider sieht der Präsentationsalltag oft anders aus. Jetzt
mal Hand aufs Herz, wie bekannt sind dir Situationen
wie die folgende:
»Die Präsentation für das Meeting mache ich direkt. Ich
habe eine Vorlage, die ich lediglich etwas anpasse. Schnell
noch die Inhalte einfügen und fertig. Sieht doch gut aus
– oder nicht?«
Sieht es dann wirklich gut aus und geht es wirklich
schnell? Eher nicht. Beim ersten Durchblättern stelle ich
fest, dass die Präsentation noch nicht so rund ist, wie
ich es mir vorgestellt hatte. Die Präsentation wird über-
arbeitet. Das neue Ergebnis ist schon deutlich besser
und endlich so weit, dass ich es einer Kollegin zeigen
kann. Allerdings erhalte ich nicht das erhoffte Feedback:
Es finden sich zahlreiche Schwächen in der Struktur, lo-
gische Brüche, Fehler auf den Folien und so weiter. Wir
sprechen die Punkte durch und ich überarbeite die Prä-
Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind | 11
sentation erneut – mithilfe der Anmerkungen und Tipps
der Kollegin, die so freundlich war, ihre Zeit in meine
verbesserungsbedürftige Unterlage zu investieren. Mit
jedem Schritt wird die Präsentation umfangreicher; ins-
besondere der Anhang wächst von Stunde zu Stunde und
langsam beschleicht mich das Gefühl, dass der verfüg-
bare Präsentationsslot vielleicht nicht ausreicht. Vierzig
Folien für zwanzig Minuten und dreißig Folien im An-
hang: »Houston, we have a problem.« Was kann ich nur
aus der Präsentation rausnehmen? Irgendwie ist alles
wichtig. Aber ich habe keine Wahl: die Unterlage ist zu
lang. Am Tag vor dem Präsentationstermin habe ich die
Unterlage auf zwanzig Folien gekürzt – eigentlich immer
noch zu lang, aber es sind ja auch ein paar Folien mit
recht wenig Inhalt dabei. Einfach ein bisschen auf die
Tube drücken, dann klappt das schon.
Bereits auf der fünften Folie merke ich, wie mir die Zeit
davon läuft. Ich werde schneller und schneller, um die
Präsentation wenigstens halbwegs zu Ende zu bringen.
Vergeblich. Während ich mich für die Aufmerksamkeit
bedanke, schaue ich in müde Gesichter, die mit einem
Höflichkeitslächeln versehen sind, und erhalte im bes-
ten Fall einige Anstandsklopfer.
Hat sich das gelohnt? Ich habe eine Menge Zeit und
Arbeit in die Präsentation gesteckt und was war das Er-
gebnis? Eine weitere Datei auf dem Server. Vielleicht
kann ich daraus irgendwann mal eine Folie verwenden
– in diesem Fall wäre die Mühe wenigstens nicht ganz
umsonst gewesen.
Woran hat es gelegen? Was war das Problem?
Leider gab es nicht nur ein Problem. Der computerba-
sierte Arbeitsprozess der Präsentationserstellung lebt
von der Illusion, mal eben schnell ein paar Folien zu
malen. Wer allerdings keine oder falsche Vorstellungen
davon hat, was er tut oder tun möchte, der läuft Ge-
fahr, in einem oder mehreren der vielen Fallstricke des
Präsentierens hängenzubleiben.
12 | Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind
Damit dir solche Situationen erspart bleiben, stelle ich
in diesem Buch meine Erkenntnisse aus meiner über
zwanzigjährigen Präsentationserfahrung vor. Es geht
mir nicht darum, dir neue rhetorische oder visuelle
Zaubertricks ans Herz zu legen. Das haben andere hin-
reichend versucht. Es gibt Bücher zum Präsentieren mit
PowerPoint und Bücher, die das Gegenteil empfehlen.
Bei mir kannst du etwas anderes entdecken. Ich gebe
dir Einblicke in den Arbeitsprozess, der zu bewältigen
ist, wenn man ein bestimmtes Kommunikationsziel er-
reichen möchte. Mein Anspruch ist, dir dabei zu helfen,
inhaltlich und visuell überzeugende Präsentationen zu
gestalten und Sachverhalte leicht verständlich und wir-
kungsvoll vorzustellen.
Insbesondere in der Praxis ist die Kenntnis der wesent-
lichen Dos und Don’ts meist wichtiger als die Suche nach
dem alles entscheidenden Wow-Effekt oder die Kenntnis
sämtlicher Präsentationsraffinessen. Das Motto des vor-
liegenden Buches könnte man salopp als »Präsentiere
lieber grob richtig als exakt falsch« beschreiben. Ein Ziel
dieses Buches ist daher, auf häufig vorkommende Fehler
aufmerksam zu machen, Techniken zu deren Vermeidung
vorzustellen und elementare Arbeitsweisen und Metho-
den zu vermitteln.
Oft sind bei Vorträgen weder Ziel noch Konzept erkenn-
bar und es wird zum Teil mit unverständlichen und über-
ladenen Darstellungen gearbeitet. Im Zuge der Techno-
logisierung tritt häufig das Problem auf, dass eine gute
Präsentation mit dem Einsatz visueller Effekte gleich-
gesetzt wird. Dahingegen werden sicheres Auftreten und
überzeugende Rhetorik oft vernachlässigt. Gerade die-
se Aspekte schaffen jedoch den Unterschied zwischen
einem miserablen und einem gelungenen Vortrag. Denn
Kommunikation mit einem Publikum ist nicht nur der
Austausch rationaler Argumente; Emotionen und das
Unterbewusstsein spielen eine überaus wichtige Rolle.
Das dem Leitfaden zugrunde liegende Konzept der
Lean Presentation orientiert sich an den Lean-Manage-
ment-Methoden sowie der Arbeits- und Vorgehensweise
Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind | 13
zahlreicher Präsentationsprofis. Im Wesentlichen gibt
Lean Presentation eine Methodik an die Hand, mit der
sich gute, wirkungsvolle Präsentationen einfach und
systematisch erstellen lassen. Lean Presentation basiert
auf den Konzepten der Fehlervermeidung, Schlichtheit,
Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung. Die
Grundidee besteht darin, mit weniger Input bessere Er-
gebnisse zu erreichen.
Ich möchte dir allerdings nichts vormachen: Die vor uns
liegende Aufgabe ist anspruchsvoll. Sie wird von eini-
gen Lesern eine grundlegende Änderung ihrer Arbeits-
weise verlangen: Gewohnte Routinen sind abzulegen,
bestehende Verhaltensmuster müssen durchbrochen und
neue Abläufe angenommen werden. Darüber hinaus ist
Präsentieren keine exakte Wissenschaft. Es gibt grund-
sätzliche Regeln, die Vortragende für die ziel- und emp-
fängerorientierte Kommunikation ihrer Informationen an
die Zuhörer als Leitlinien verwenden können. Doch jede
Präsentation ist letzten Endes eine maßgeschneiderte
Leistung, die von zahlreichen Faktoren abhängt.
Vor diesem Hintergrund eine Bitte an dich: Interpretie-
re die vorgestellten Methoden und Empfehlungen nicht
blindlings als allumfassende, allgemeingültige Ratschlä-
ge, die sich für jede erdenkliche Situation und persön-
liche Befindlichkeit eignen. Was ich dir in diesem Buch
versuche näherzubringen, sind Arbeits- und Vorgehens-
weisen sowie Tipps und Tricks von Präsentationsprofis,
mit denen du künftig in kürzerer Zeit noch bessere Prä-
sentationen erstellen und halten wirst. Du bekommst
Anleitungen, Hilfestellungen und Leitplanken für das
eigene Denken und Schablonen für produktives Arbei-
ten. Das Denken für die eigene Präsentation verbleibt
aber bei dir. Schau dir daher die Inhalte im Buch an und
reflektiere sie in Bezug auf deine persönliche Situation.
Nutze, was dir nützt, und schiebe weniger Relevantes
zur Seite: love it, change it or leave it.
Bevor ich in das Thema einsteige, möchte ich noch ei-
nigen Menschen danken, die einen wesentlichen Beitrag
zu diesem Werk geleistet haben; denn ein Buch ist kein
Einzelkämpferprojekt. Die vorliegenden Seiten konnten
14 | Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind
nur mit der Unterstützung einiger Personen entstehen,
die mich während des Schreibprozesses begleitet und
unterstützt haben und die mir den Freiraum gaben, die-
ses Herzensprojekt umzusetzen.
Mein Dank geht an meine liebe Freundin Alexandra und
meine guten Freunde Kathi und Marc-Julian, die sich
durch vorangegangene Manuskriptversionen gekämpft
und mir tolle Impulse und Verbesserungsvorschläge
mit auf den Weg gegeben haben. Ebenfalls möchte ich
meinen Eltern und ihren Lebenspartnern für ihre bedin-
gungslose Unterstützung und ihr Verständnis danken.
Obwohl sie der Meinung sind, dass »der Junge viel zu
viel am Computer sitzt und öfter mal rausgehen und in
Urlaub fahren sollte«, stehen sie bei allen Projekten
hinter mir. Last but not least, herzlichen Dank an Frau
Sabine Kempke, Herrn Christian Hoffmann und Herrn
Jens Grübner von BusinessVillage. Ohne die zahlreichen
Telefonate mit Herrn Hoffmann bei der Vorbereitung des
Buchprojektes und ohne sein Vertrauen in meine Per-
son hätte ich dieses Buch nicht verfasst. Und ohne Frau
Kempke und Herrn Grübner, die dafür Sorge tragen, dass
die Worte, die ich schreibe, in ein ansprechendes Ge-
samtwerk und in den Handel kommen, gäbe es dieses
Buch schlichtweg nicht. Herzlichen Dank!
Ich hoffe, dass dir das Buch beim Lesen so viel Freude
macht, wie es mir beim Schreiben bereitet hat. Ferner
wünsche ich mir, dass du aus diesem Buch zahlreiche
neue Einblicke und lehrreiche Inhalte für deine zukünf-
tigen Präsentationen mitnehmen kannst.
Viel Erfolg bei deinen Präsentationen von morgen.
Dein Prof. Dr. Peter Daiser
Lean Presentation
Die einfache, effiziente
Methode für bessere
Präsentationen 2
16 | Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen
Bevor wir zur Sache kommen, möchte ich sicherstellen,
dass wir ein einheitliches Verständnis von dem Begriff
»Präsentation« und deren Zweck haben. In vielen In-
formationsquellen findest du Beschreibungen wie »Eine
Präsentation ist ein mündlicher Vortrag, der mithilfe von
visuellen Darstellungen erfolgt«, »Eine Präsentation ist
die mündliche und visuelle Darbietung von Inhalten an
ein Publikum« oder »Eine Präsentation ist ein informie-
render und überzeugender Vortrag«. Laut dem Duden
ist eine Präsentation »eine [öffentliche] Dar- oder Vor-
stellung von etwas«. Auch wenn diese Beschreibungen
sicherlich richtig sind, fehlen mir für den vorliegenden
Zweck dieses Buches einige wesentliche Merkmale: Für
mich ist eine Präsentation eine Kommunikationsform,
bei der Inhalte mündlich und visuell einem bestimmten
Publikum zielgerichtet und empfängerorientiert mit dem
Zweck vermittelt werden, zu informieren und/oder eine
Entscheidung und/oder eine Aktion anzustoßen.
Da ich den Begriff »Kommunikationsform« verwende,
erahnst du vielleicht schon, dass die Präsentation nur
eine unter vielen Möglichkeiten der Kommunikation dar-
stellt. Sie ist ein Kommunikationswerkzeug, das uns in
spezifischen Anwendungsfällen beim Erreichen unseres
Kommunikationsziels unterstützt. Falsch eingesetzt,
kann eine Präsentation die Zielerreichung jedoch massiv
behindern.
Mein Bauchgefühl sagt mir, dass Slideware-gestützte
Präsentationen oft der falsche Weg sind, um die darin
enthaltenen Informationen zu kommunizieren (ich nutze
in diesem Buch den von Edward Tufte geprägten Begriff
»Slideware«, der unterschiedliche Präsentationssoftware
wie Apple Keynote, Microsoft PowerPoint, OpenOffice
Impress oder Prezi umschreibt). Mein Bauchgefühl be-
gründet sich in der vielfachen Beobachtung, dass lei-
der bei unzähligen Präsentationen Aufwand und Nutzen
in keinem sinnvollen Verhältnis stehen. Und mit dieser
Meinung bin ich keineswegs ein Exot. Auch andere Prä-
sentationsexperten kommen zu demselben ernüchtern-
den Ergebnis (vergleiche beispielsweise Tufte 2006 oder
Reynolds 2013). Und obwohl Präsentationen oftmals
Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen | 17
ihrer Aufgabe gar nicht gerecht werden können, weil sie
in vielen Situationen das falsche Werkzeug für die zu
transportierenden Informationen sind, hat sich dieses
Format in Summe durchgesetzt.
Heute gilt der Einsatz von Slideware – vermutlich hast
du genau aus diesem Grunde dieses Buch gekauft – als
unverzichtbare Basiskompetenz. Die Nutzung von Power-
Point und Co. wird heute in Schule, Studium und Beruf
vorausgesetzt wie Lesen und Schreiben. Das Positive an
der Situation ist, dass du als Präsentierender eine re-
lativ klare Vorgabe hast, was die Empfänger erwarten;
das »Ob« ist somit grundsätzlich geklärt. Das ist nicht
immer hilfreich, aber faktisch stellt sich in der Praxis
grundsätzlich nur die Frage nach dem »Wie«: Auf welche
Art und Weise kommunizieren wir unsere Botschaften
an unsere Empfänger, damit wir unser Präsentationsziel
möglichst effizient erreichen?
Meine Art zu denken und zu arbeiten ist in hohem Maße
nutzen- und umsetzungsorientiert. Während ein vor-
wiegend kreativ denkender Mensch sich vielleicht fragt,
mit welchem Wow-Effekt er sein Publikum beeindrucken
kann, habe ich mich schon immer damit beschäftigt,
welche Ressourcen ich zur Erreichung eines bestimmten
Präsentationszieles einsetzen muss. Es hat mir nie ge-
reicht, nur eine schöne Präsentation zu haben; auch die
Kommunikationseffizienz – das Verhältnis zwischen Er-
gebnis und Input – sollte möglichst hoch sein, da ich
ansonsten mehr Zeit und Geld in das geplante Ergebnis
investieren muss als notwendig.
Den damit verbundenen systematisch-kreativen Prozess
sehe ich als eine erlernbare Form des schlanken, ergeb-
nisorientierten Kommunizierens. Das ist die Grundlage
des Lean-Presentation-Konzeptes, das dir andere Heran-
gehensweisen beim Präsentieren anbietet als inhaltsbe-
zogene, effektorientierte Ansätze. Wenn es nach mehre-
ren Dekaden PowerPoint und Co. Sinn machen soll, noch
ein Buch über das Präsentieren zu schreiben, kann die
Botschaft nicht sein, welchen neuen Aufwand wir be-
treiben können, um heute Präsentationen neu, anders
18 | Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen
oder toller zu halten. Präsentierende sollten stattdessen
umdenken. Wir brauchen endlich eine Kultur des ressour-
cenorientierten Präsentierens. Präsentieren ist schließ-
lich kein Selbstzweck, sondern Arbeitswerkzeug. Zudem
ist es das Arbeitswerkzeug von meist hoch bezahlten
Fach- und Führungskräften. Die Zeit für das Vorbereiten
und Durchführen von Präsentationen kostet nicht nur
viel Geld, in Zeiten des Fachkräftemangels sind auch die
Organisationen im Vorteil, die eine schlanke Kommuni-
kationskultur etablieren können.
Das Lean-Presentation-Konzept liefert hierzu einen
wichtigen Beitrag. Die effiziente Methodik gibt Präsen-
tierenden ein wertvolles Gut zurück: Zeit. Doch hinter
dem Konzept steckt nicht nur der Gedanke, in kürzerer
Zeit eine gute Präsentation zu erstellen. Es geht vor al-
lem darum, schneller bessere, effektivere Präsentationen
zu entwerfen.
Nicht nur der Name, auch die Inhalte des Lean-Presenta-
tion-Konzeptes haben eine Nähe zum Lean Management,
das seinen Ursprung in der Produktion hat. Das Lean
Management hat in den letzten vier Jahrzehnten zahlrei-
che Produktions- und Verwaltungsprozesse und -systeme
grundlegend verändert. Das Konzept hat viele Industrien
nachhaltig geprägt und globale Lean Communities ent-
stehen lassen, die sich über Betriebsgrenzen hinweg zur
kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen aus-
tauschen. Ein Anliegen des Lean-Presentation-Konzeptes
ist, erfolgreiche Vorgehensweisen des Lean Management
auf die Erstellung von Präsentationen zu übertragen.
Leser, die den Begriff »Lean Management« erstmalig hö-
ren, könnten geneigt sein, ihn falsch zu verstehen. Lean
Management ist nicht einfach eine Kostenoptimierungs-
maßnahme. Lean Management ist eine durchgängige
Methodik der Vermeidung von Verschwendung und der
kontinuierlichen Optimierung. Es umfasst die effiziente
und harmonische Gestaltung eines Gesamtsystems unter
Einsatz spezifischer Denkprinzipien, Methoden und Ver-
fahrensweisen. Kerninhalte von Lean Management sind
Kundenorientierung, Fehlervermeidung, Kommunikati-
Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen | 19
ons- und Prozessoptimierung, Ergebnisorientierung und
stetige Verbesserung.
Die Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen des
Lean Management lassen sich auf den Präsentationser-
stellungsprozess transferieren und führen zu einer deut-
lichen Verbesserung der Präsentationserstellung. Im Fo-
kus des Lean-Presentation-Konzeptes stehen
ƒ ein ziel-, nachfrage- und ergebnisorientiertes
Arbeiten,
ƒ die Vermeidung von Fehlern, Änderungsschleifen und
Verschwendung,
ƒ die Reduzierung von Informationsüberfluss,
ƒ die Erhöhung der Folienausbeute,
ƒ die Standardisierung von Inhalten und Abläufen
ƒ sowie die kontinuierliche Verbesserung der
Arbeitsschritte und Ergebnisse.
Gleichzeitig berücksichtigt das Konzept die Prinzipien
der Schlichtheit und unterstützt eine schnelle, systema-
tische Erstellung guter, wirkungsvoller Präsentationen.
Lean Presentation ist ebenfalls eine Antwort auf die Fra-
ge, warum es nach so vielen Jahren PowerPoint und Co.
immer noch so viele schlechte Präsentationen gibt:
Das liegt nicht daran, dass die Menschen nicht mit Sli-
deware umgehen können. Das Problem liegt meist im
Arbeitsprozess »Ich erstelle eine Präsentation«, der oft
gravierende Mängel aufweist und alles andere als op-
timal verläuft. Damit wir das künftig besser machen,
bietet das Lean-Presentation-Konzept eine dreistufige
Methodik, mit der sich wirkungsvolle Präsentationen
schnell und einfach erstellen und professionell durch-
führen lassen: Konzeption, Design und Kommunikation.
An diesen drei Schritten orientiert sich ebenfalls das
vorliegende Buch.
In den folgenden Abschnitten der Einführung zeige ich
dir elementare Präsentationsprobleme und Kommunika-
tionskiller auf und nehme Stellung zu dem Spagat zwi-
schen Theorie und Praxis, den die Erstellung von Präsen-
20 | Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen
tationen manchmal erfordert. Abschließend tauchen wir
in das grundlegende Konzept der Lean Presentation ein.
Die sieben Todsünden des Präsentierens
Obwohl ich schon unzählige Präsentationen begleiten,
sehen und halten durfte, habe ich meine Begeisterung
für diese Kommunikationsform nie verloren. Ich mag das
Gefühl, dieses leichte Kribbeln, das man kurz vor Vor-
tragsbeginn verspürt, freue mich, meine Erkenntnisse
mit dem Publikum zu teilen und nutze jede Gelegenheit,
mir die Präsentationen von anderen anzusehen, um neue
Einblicke und Erfahrungen zu gewinnen. Leider treffe ich
allzu oft auf Präsentationen, die weder den Aufwand
ihrer Erstellung noch die Zeit des Zuhörens rechtfertigen.
Woran liegt es, dass viele Präsentationen so schlecht
sind? Ich glaube, dass es sich in erster Linie um eine An-
einanderreihung einiger grober Fehler handelt, die dazu
führt, dass viele Präsentationen ihre Wirkung verfehlen.
Wenn du diese elementaren Fehler vermeidest, kannst
du gemäß meiner Einschätzung bereits eine Präsenta-
tion gestalten, die auf eine sehr positive Resonanz beim
Publikum stößt. Damit dir solche elementaren Präsen-
tationsprobleme und Kommunikationskiller nicht unter-
kommen, schau dir die folgenden sieben Todsünden des
Präsentierens an:
1. Formmangel
Ein Formmangel liegt vor, wenn das Thema nicht zur
Kommunikationsform der Präsentation passt. Damit ist
gemeint, dass sich nicht jedes Thema für eine Präsenta-
tion eignet. Die Präsentation ist nicht immer das beste
Mittel der Wahl. Manchmal ist es einfach effizienter und
effektiver, eine andere Form der Kommunikation zu wäh-
len. Beispielsweise kann ein kurzes formloses Treffen in
der Kaffeeküche ausreichen, um ein Thema in einer klei-
nen Gruppe zu klären.
Edward Tufte, einer der genialsten Köpfe unserer Zeit für
die Aufbereitung und Vermittlung von Informationen,
Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen | 21
geht sogar noch einen Schritt weiter. Er kritisiert, dass
Slideware einen schrittweisen Denkstil fördere (Folie für
Folie), der zu einem signifikanten Informationsverlust
führe (Tufte 2006). Mit seiner Analyse legt er den Finger
in die Wunde: Slideware ist nicht dazu gedacht, Wissen
und detaillierte Information zu vermitteln. Dafür gibt
es entsprechende Dokumente, wie zum Beispiel Berich-
te oder Lehrbücher. Sie erlauben es, dem Leser tiefer
gehende und/oder weiterreichende Gedankengänge in
strukturierter Form zu vermitteln.
Memo
Achte darauf, dass sich die Inhalte für das
Präsentationsformat eignen. Ansonsten machst du dir
das Leben unnötig schwer.
Der Amazon-Gründer Jeff Bezos glaubt ebenfalls, dass
Slideware in Summe keine effektive Methode zur Kom-
munikation von Inhalten ist. Er untersagt daher den
Einsatz im Unternehmen und weist seine Mitarbeiter
an, Memos zu verfassen, die zu Beginn eines Meetings
von allen Teilnehmern konzentriert gelesen werden. An-
schließend diskutieren sie die Inhalte und suchen ge-
meinsam nach Lösungen (Standard 2018).
Auch wenn der Erfolg Amazon in vielen Dingen recht
gibt, halte ich diese Vorgehensweise für zu drakonisch,
da sich das Unternehmen mit dem generellen Verzicht
auf Präsentationen eines in manchen Fällen hilfreichen
Kommunikationsmittels beraubt. Doch Amazon macht
deutlich, dass ein unreflektierter, übermäßiger Einsatz
von Slideware, wie er in vielen Organisationen gepflegt
wird, auch nicht der richtige Weg ist. Ich halte es für
sinnvoller, die Menschen für den richtigen Einsatz von
Slideware zu sensibilisieren und sie für die Anwendung
von unterschiedlichen Kommunikationsmitteln zu quali-
fizieren, damit sie in der jeweiligen Situation das rich-
tige Kommunikationsmedium bewusst auswählen. Denn
für jemanden, der nur einen Hammer hat, sieht letzten
Endes alles aus wie ein Nagel (Maslow 1966).
Gleiches gilt für Abbildungen, Tabellen und Medienein-
satz in Präsentationen. Wenn die Darstellung nicht zu
»
«
I suppose it is tempting,
if the only tool you have is a
hammer, to treat everything
as if it were a nail.
Abrahm H. Maslow, Gründervater der Humanistischen Psychologie
Stichwortverzeichnis | 243
Stichwortverzeichnis
A
Abbildungsformen 128
ABS-Technik 187
AEI-Konzept 79
Aktivitätsfalle 26, 236
Argumentation 74ff., 81f., 87
Atemtechnik 195, 197
Aufhänger 198
Ausdrucksweise 81, 183f.
Ausgangssituation 25, 78
B
Balkendiagramm 129, 131f.
Beschriftung 190
Besprechungsmedien 189f., 192
Bilder 23, 122, 126ff.
Bilderdatenbanken 126, 219
Blickkontakt 187, 197
Botschaft 17, 62, 80f., 111
D
Dateibezeichnung 173ff.
Dateiversionierung 171, 173
Denkprozess 69, 101
E
Einleitung 197ff.
Einwandbehandlung 202ff.
Empfänger 45, 48, 75ff., 80, 117
Empfängerorientierung 23, 33, 236
Entscheider 76
Erwartungshaltung 42, 198
F
Farbe 142, 154f., 173
Folienaufbau 113
Foliendesign 41, 165
Folienerstellung 26, 105, 158, 171
Foliengestaltung 111, 117, 142
Folienmaster 147, 172ff.
Formmangel 20, 236
G
Gestaltungsprinzipien 52, 101, 122
Gliederung 168, 199
Grundprinzipien 203
244 | Stichwortverzeichnis
H
Handlungsbedarf 76, 80, 85
Handlungsstrang 66f., 84ff.
Häufigkeitsvergleich 129, 134
Hauptaussage 87, 90
Hierarchievergleiche 129
I
Idee 63ff., 71ff.
Informationsüberfluss 27ff.
K
Kernbotschaft 114, 121, 201
Kommunikationsempfänger 59, 63
Kommunikationsform 16, 20, 58ff.
Kommunikationskiller 19f.
Kommunikationsziel 77, 219
Kontrast 82, 142, 155
Konzeptionsphase 51, 54, 63, 69
Körpersprache 30, 180, 215, 218
Korrekturschleifen 52
Kreisdiagramm 129
L
Lampenfieber 194ff.
Layout 4, 105, 171f., 177
Layoutmaster 165f.
Lean Presentation 12f., 16ff.
Linie 84, 92
Liniendiagramm 129, 134
Listenaufzählung 36, 109
M
Master 173ff.
MECE-Prinzip 81
Medien 68, 153ff., 190ff.
Minimalismus 111
N
Nervosität 188, 194ff.
P
PARAR 206
Pause 187f.
Präsentationsdesign 104, 112
Präsentationsformat 21, 109, 239
Präsentationsprobleme 19f.
Punktdiagramm 134
Pyramide 74, 84ff.
Stichwortverzeichnis | 245
Q
Querformat 67, 142
R
Raster 144ff.
Rückfrage 205ff.
S
Säulendiagramm 128, 132, 134
Schlichtheit 110ff.
Schluss 200ff.
Schrift 142
Schriftgröße 142, 153, 174
Sender 45ff.
Slideware 16ff.
Stimme 30, 109, 187
Story 84, 92
Storyboard 51, 67
Storytelling 74, 92
T
Team 170 ff.
Teamarbeit 171f.
Titelfolie 160ff.
Todsünden 20, 71, 101, 236
Trichter 84, 90
U
Überschrift 113f.
Unterlage 42, 51, 61 f., 83, 109, 164 f., 193
V
Verschwendung 52
Vier-Ohren-Modell 45
Visualisierung 34, 37, 52, 130
Vollständigkeit 29
W
Wiederholung 188
Wünschst du dir, deine Ideen verständlicher und auf den Punkt zu vermitteln? Du möchtest beim Arbeiten an Lösungsstrategien die
Potenziale aller Teilnehmer voll ausschöpfen? Oder du möchtest bei Vorträgen oder Präsentationen Inhalte so vermitteln, dass deine
Zuhörer den Informationsfluten nicht durch geistige Abwesenheit trotzen? Dann ist dieses Buch die Lösung ….
… Denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das gilt für die immer komplexer werdende Welt mehr denn je. Wer das Visualisieren
beherrscht, findet schnell eine gemeinsame Ebene und einen gemeinsamen Zugang, der nicht durch Worte verdeckt ist.
Du kannst gar nicht zeichnen? Du hast kein Talent? Falsch! Mit diesem Buch wirst du den Zeichner in dir entdecken. Nutze die
Visualisierung, um nachhaltiger zu erklären und als ganz neue Ressource bei der Ideenentwicklung. Der Cartoonpreisträger und
Visualisierungsexperte Malte von Tiesenhausen inspiriert dich in diesem Buch, selbst den Stift in die Hand zu nehmen und ihn nicht
wieder loszulassen. In unterhaltsamer und aufgelockerter Art und Weise stellt er Methoden und Techniken vor, wie du selbst die Kraft
der Bilder nutzt und deinen Fokus auf die Welt erweiterst.
www.BusinessVillage.de
ad hoc visualisierenad hoc visualisieren
Malte von Tiesenhausen
ad hoc visualisieren
denken sichtbar machen
3. Auflage 2018
192 Seiten; 24,80 Euro
ISBN 978-3-86980-298-5; Art.-Nr.: 930

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LEAN PRESENTATION

  • 4. Peter Daiser Lean Presentation Das Playbook für schlanke Presentationen 1. Auflage 2019 ©BusinessVillage GmbH, Göttingen Bestellnummern ISBN 978-3-86980-446-0 (Druckausgabe) ISBN 978-3-86980-447-7 (E-Book) Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/1065 Bezugs- und Verlagsanschrift BusinessVillage GmbH Reinhäuser Landstraße 22 37083 Göttingen Telefon: +49 (0)551 2099-100 Fax: +49 (0)551 2099-105 E–Mail: info@businessvillage.de Web: www.businessvillage.de Layout und Satz | Sabine Kempke Autorenfoto | Alexandra Schulz, München Folien | erstellt von Peter Daiser mit lizenzfreiem Bildmaterial von www.pixabay.com/de Druck und Bindung | Generál Nyomda Kft. Copyrightvermerk Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz- Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
  • 5. Inhalt Über den Autor .................................................................................................................................... 7 1. Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind .............................................................. 9 2. Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen ................................ 15 Die sieben Todsünden des Präsentierens................................................................................................... 20 The Good, the Bad and the Ugly............................................................................................................. 32 Der schmale Grat zwischen Theorie und Praxis .......................................................................................... 41 Vom Ziel zur Wirkung: Die Schritte im Kommunikationsprozess .................................................................... 45 3. Erster Schritt: Konzeption ............................................................................................................... 53 Wirklich? Schon wieder Präsentation? ..................................................................................................... 58 Denke nicht in Folien! .......................................................................................................................... 61 Gute Konzepte leben von den richtigen Fragen ........................................................................................ 71 Wie sieht deine Handlung aus? Pyramide, Trichter oder Linie? ..................................................................... 84 4. Zweiter Schritt: Design.................................................................................................................. 103 Leitlinie des leanen Designs: Simplicity ................................................................................................ 110 Doing better with less ........................................................................................................................ 111 Eine Grafik sagt mehr als tausend Worte ............................................................................................... 122 Zahlen, Daten, Fakten auf Folien ......................................................................................................... 127 Visuelle Harmonie, Kontrast und Stilbruch ............................................................................................. 142 Lean Design im Team.......................................................................................................................... 170
  • 6. 5. Dritter Schritt: Kommunikation ..................................................................................................... 179 Vortragsfalle: Schlechte Vorbereitung .................................................................................................... 181 Vortragsfalle: Nicht verstanden werden ................................................................................................. 183 Vortragsfalle: Der vergebliche Versuch, charismatisch zu sein ................................................................... 184 Vortragsfalle: Fehlende Präsenz ............................................................................................................ 186 Vortragsfalle: Präsentationsunterlage .................................................................................................... 193 Vortragsfalle: Lampenfieber und Versagensängste ................................................................................... 194 Der richtige Satz zur richtigen Zeit ....................................................................................................... 198 Einwände lean bewältigen ................................................................................................................... 202 Killerphrasen aushebeln mit System ..................................................................................................... 207 6. Nächste Schritte für bessere Präsentationen .................................................................................. 217 7. Deine Präsentation von morgen .................................................................................................... 235 Quellenverzeichnis ........................................................................................................................... 241 Stichwortverzeichnis ........................................................................................................................ 243
  • 7. Über den Autor | 7 konzepte zu entwerfen. Sein Fokus liegt hierbei stets auf effizienter, wirkungsvoller Kommunikation. Anstatt in detailverliebten Darstellungen zu versinken, strebt er nach Nutzen- und Umsetzungsorientierung. Präsentie- ren ist für ihn ein systematischer, kreativer Prozess und vor allem eine erlernbare Form des schlanken, ergeb- nisorientierten Kommunizierens. Er versteht das Konzept der Lean Presentation daher nicht nur als eine Methode zur Gestaltung schlichter, ansprechender Folien. Für ihn verkörpert das Konzept die Gesamtheit der Denkprinzi- pien, Methoden und Arbeitsweisen des wirkungsvollen Präsentierens. Sein Credo für leanes Präsentieren lautet: »Weniger ist besser«. Peter beschäftigt sich seit über zwanzig Jahren intensiv mit Gestaltung, Kommunikation und Präsentation. Weg- weisend waren für ihn hierbei insbesondere seine be- ruflichen Erfahrungen im Krisenmanagement sowie der Strategie- und Restrukturierungsberatung. Mit seinen Über den Autor Peter ist Professor, Berater und leidenschaftlicher Vor- tragsredner. Der promovierte Wirtschaftswissenschaftler liebt es, strategische und operative Herausforderungen zu analysieren und maßgeschneiderte Kommunikations-
  • 8. 8 | Über den Autor Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Proble- me analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute lehrt und berät er zur digitalen Transformation und be- gleitet die Aus- und Weiterbildung von Fach- und Füh- rungskräften in den Bereichen »Digitalisierung«, »Kom- munikation« und »Management«. Kontakt E-Mail: kontakt@daiser.de Web: www.daiser.de
  • 10. 10 | Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind Die Fähigkeit, wirkungsvoll zu kommunizieren, ist ein bedeutender Erfolgsfaktor in Schule, Studium und Beruf. Ein großer Teil dieser Kommunikation findet heute im Rahmen von Präsentationen statt: Präsentationen mit Mitschülern, mit Kommilitonen, mit Kollegen, mit Vor- gesetzten, mit Vorständen, mit Eigentümern, mit Kun- den, mit Lieferanten, mit Bankern, mit Beratern oder mit Investoren. Gute Präsentationen sind wichtig für deine Karriere und bieten dir die Möglichkeit, deine Zu- hörer zu fesseln und damit deine Ziele schnell und effi- zient zu erreichen. Hinter jeder Präsentation steckt daher eine Chance: Die Chance, bei anderen Menschen Wirkung zu erzielen. Eine Chance, die leider oft ungenutzt bleibt. Die Vortragen- den quälen sich durch schwere Kost – dicke Foliensätze, in die tagelang Arbeit investiert wurde. Häufig mit dem Resultat, dass es kein konkretes Ergebnis gibt. Das ist weder effizient noch effektiv. Ich finde, dass das Leben nicht nur zu kurz für schlech- ten Wein, sondern auch für schlechte Präsentationen ist. Leider sieht der Präsentationsalltag oft anders aus. Jetzt mal Hand aufs Herz, wie bekannt sind dir Situationen wie die folgende: »Die Präsentation für das Meeting mache ich direkt. Ich habe eine Vorlage, die ich lediglich etwas anpasse. Schnell noch die Inhalte einfügen und fertig. Sieht doch gut aus – oder nicht?« Sieht es dann wirklich gut aus und geht es wirklich schnell? Eher nicht. Beim ersten Durchblättern stelle ich fest, dass die Präsentation noch nicht so rund ist, wie ich es mir vorgestellt hatte. Die Präsentation wird über- arbeitet. Das neue Ergebnis ist schon deutlich besser und endlich so weit, dass ich es einer Kollegin zeigen kann. Allerdings erhalte ich nicht das erhoffte Feedback: Es finden sich zahlreiche Schwächen in der Struktur, lo- gische Brüche, Fehler auf den Folien und so weiter. Wir sprechen die Punkte durch und ich überarbeite die Prä-
  • 11. Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind | 11 sentation erneut – mithilfe der Anmerkungen und Tipps der Kollegin, die so freundlich war, ihre Zeit in meine verbesserungsbedürftige Unterlage zu investieren. Mit jedem Schritt wird die Präsentation umfangreicher; ins- besondere der Anhang wächst von Stunde zu Stunde und langsam beschleicht mich das Gefühl, dass der verfüg- bare Präsentationsslot vielleicht nicht ausreicht. Vierzig Folien für zwanzig Minuten und dreißig Folien im An- hang: »Houston, we have a problem.« Was kann ich nur aus der Präsentation rausnehmen? Irgendwie ist alles wichtig. Aber ich habe keine Wahl: die Unterlage ist zu lang. Am Tag vor dem Präsentationstermin habe ich die Unterlage auf zwanzig Folien gekürzt – eigentlich immer noch zu lang, aber es sind ja auch ein paar Folien mit recht wenig Inhalt dabei. Einfach ein bisschen auf die Tube drücken, dann klappt das schon. Bereits auf der fünften Folie merke ich, wie mir die Zeit davon läuft. Ich werde schneller und schneller, um die Präsentation wenigstens halbwegs zu Ende zu bringen. Vergeblich. Während ich mich für die Aufmerksamkeit bedanke, schaue ich in müde Gesichter, die mit einem Höflichkeitslächeln versehen sind, und erhalte im bes- ten Fall einige Anstandsklopfer. Hat sich das gelohnt? Ich habe eine Menge Zeit und Arbeit in die Präsentation gesteckt und was war das Er- gebnis? Eine weitere Datei auf dem Server. Vielleicht kann ich daraus irgendwann mal eine Folie verwenden – in diesem Fall wäre die Mühe wenigstens nicht ganz umsonst gewesen. Woran hat es gelegen? Was war das Problem? Leider gab es nicht nur ein Problem. Der computerba- sierte Arbeitsprozess der Präsentationserstellung lebt von der Illusion, mal eben schnell ein paar Folien zu malen. Wer allerdings keine oder falsche Vorstellungen davon hat, was er tut oder tun möchte, der läuft Ge- fahr, in einem oder mehreren der vielen Fallstricke des Präsentierens hängenzubleiben.
  • 12. 12 | Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind Damit dir solche Situationen erspart bleiben, stelle ich in diesem Buch meine Erkenntnisse aus meiner über zwanzigjährigen Präsentationserfahrung vor. Es geht mir nicht darum, dir neue rhetorische oder visuelle Zaubertricks ans Herz zu legen. Das haben andere hin- reichend versucht. Es gibt Bücher zum Präsentieren mit PowerPoint und Bücher, die das Gegenteil empfehlen. Bei mir kannst du etwas anderes entdecken. Ich gebe dir Einblicke in den Arbeitsprozess, der zu bewältigen ist, wenn man ein bestimmtes Kommunikationsziel er- reichen möchte. Mein Anspruch ist, dir dabei zu helfen, inhaltlich und visuell überzeugende Präsentationen zu gestalten und Sachverhalte leicht verständlich und wir- kungsvoll vorzustellen. Insbesondere in der Praxis ist die Kenntnis der wesent- lichen Dos und Don’ts meist wichtiger als die Suche nach dem alles entscheidenden Wow-Effekt oder die Kenntnis sämtlicher Präsentationsraffinessen. Das Motto des vor- liegenden Buches könnte man salopp als »Präsentiere lieber grob richtig als exakt falsch« beschreiben. Ein Ziel dieses Buches ist daher, auf häufig vorkommende Fehler aufmerksam zu machen, Techniken zu deren Vermeidung vorzustellen und elementare Arbeitsweisen und Metho- den zu vermitteln. Oft sind bei Vorträgen weder Ziel noch Konzept erkenn- bar und es wird zum Teil mit unverständlichen und über- ladenen Darstellungen gearbeitet. Im Zuge der Techno- logisierung tritt häufig das Problem auf, dass eine gute Präsentation mit dem Einsatz visueller Effekte gleich- gesetzt wird. Dahingegen werden sicheres Auftreten und überzeugende Rhetorik oft vernachlässigt. Gerade die- se Aspekte schaffen jedoch den Unterschied zwischen einem miserablen und einem gelungenen Vortrag. Denn Kommunikation mit einem Publikum ist nicht nur der Austausch rationaler Argumente; Emotionen und das Unterbewusstsein spielen eine überaus wichtige Rolle. Das dem Leitfaden zugrunde liegende Konzept der Lean Presentation orientiert sich an den Lean-Manage- ment-Methoden sowie der Arbeits- und Vorgehensweise
  • 13. Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind | 13 zahlreicher Präsentationsprofis. Im Wesentlichen gibt Lean Presentation eine Methodik an die Hand, mit der sich gute, wirkungsvolle Präsentationen einfach und systematisch erstellen lassen. Lean Presentation basiert auf den Konzepten der Fehlervermeidung, Schlichtheit, Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung. Die Grundidee besteht darin, mit weniger Input bessere Er- gebnisse zu erreichen. Ich möchte dir allerdings nichts vormachen: Die vor uns liegende Aufgabe ist anspruchsvoll. Sie wird von eini- gen Lesern eine grundlegende Änderung ihrer Arbeits- weise verlangen: Gewohnte Routinen sind abzulegen, bestehende Verhaltensmuster müssen durchbrochen und neue Abläufe angenommen werden. Darüber hinaus ist Präsentieren keine exakte Wissenschaft. Es gibt grund- sätzliche Regeln, die Vortragende für die ziel- und emp- fängerorientierte Kommunikation ihrer Informationen an die Zuhörer als Leitlinien verwenden können. Doch jede Präsentation ist letzten Endes eine maßgeschneiderte Leistung, die von zahlreichen Faktoren abhängt. Vor diesem Hintergrund eine Bitte an dich: Interpretie- re die vorgestellten Methoden und Empfehlungen nicht blindlings als allumfassende, allgemeingültige Ratschlä- ge, die sich für jede erdenkliche Situation und persön- liche Befindlichkeit eignen. Was ich dir in diesem Buch versuche näherzubringen, sind Arbeits- und Vorgehens- weisen sowie Tipps und Tricks von Präsentationsprofis, mit denen du künftig in kürzerer Zeit noch bessere Prä- sentationen erstellen und halten wirst. Du bekommst Anleitungen, Hilfestellungen und Leitplanken für das eigene Denken und Schablonen für produktives Arbei- ten. Das Denken für die eigene Präsentation verbleibt aber bei dir. Schau dir daher die Inhalte im Buch an und reflektiere sie in Bezug auf deine persönliche Situation. Nutze, was dir nützt, und schiebe weniger Relevantes zur Seite: love it, change it or leave it. Bevor ich in das Thema einsteige, möchte ich noch ei- nigen Menschen danken, die einen wesentlichen Beitrag zu diesem Werk geleistet haben; denn ein Buch ist kein Einzelkämpferprojekt. Die vorliegenden Seiten konnten
  • 14. 14 | Warum viele Präsentationen langweilig und wirkungslos sind nur mit der Unterstützung einiger Personen entstehen, die mich während des Schreibprozesses begleitet und unterstützt haben und die mir den Freiraum gaben, die- ses Herzensprojekt umzusetzen. Mein Dank geht an meine liebe Freundin Alexandra und meine guten Freunde Kathi und Marc-Julian, die sich durch vorangegangene Manuskriptversionen gekämpft und mir tolle Impulse und Verbesserungsvorschläge mit auf den Weg gegeben haben. Ebenfalls möchte ich meinen Eltern und ihren Lebenspartnern für ihre bedin- gungslose Unterstützung und ihr Verständnis danken. Obwohl sie der Meinung sind, dass »der Junge viel zu viel am Computer sitzt und öfter mal rausgehen und in Urlaub fahren sollte«, stehen sie bei allen Projekten hinter mir. Last but not least, herzlichen Dank an Frau Sabine Kempke, Herrn Christian Hoffmann und Herrn Jens Grübner von BusinessVillage. Ohne die zahlreichen Telefonate mit Herrn Hoffmann bei der Vorbereitung des Buchprojektes und ohne sein Vertrauen in meine Per- son hätte ich dieses Buch nicht verfasst. Und ohne Frau Kempke und Herrn Grübner, die dafür Sorge tragen, dass die Worte, die ich schreibe, in ein ansprechendes Ge- samtwerk und in den Handel kommen, gäbe es dieses Buch schlichtweg nicht. Herzlichen Dank! Ich hoffe, dass dir das Buch beim Lesen so viel Freude macht, wie es mir beim Schreiben bereitet hat. Ferner wünsche ich mir, dass du aus diesem Buch zahlreiche neue Einblicke und lehrreiche Inhalte für deine zukünf- tigen Präsentationen mitnehmen kannst. Viel Erfolg bei deinen Präsentationen von morgen. Dein Prof. Dr. Peter Daiser
  • 15. Lean Presentation Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen 2
  • 16. 16 | Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen Bevor wir zur Sache kommen, möchte ich sicherstellen, dass wir ein einheitliches Verständnis von dem Begriff »Präsentation« und deren Zweck haben. In vielen In- formationsquellen findest du Beschreibungen wie »Eine Präsentation ist ein mündlicher Vortrag, der mithilfe von visuellen Darstellungen erfolgt«, »Eine Präsentation ist die mündliche und visuelle Darbietung von Inhalten an ein Publikum« oder »Eine Präsentation ist ein informie- render und überzeugender Vortrag«. Laut dem Duden ist eine Präsentation »eine [öffentliche] Dar- oder Vor- stellung von etwas«. Auch wenn diese Beschreibungen sicherlich richtig sind, fehlen mir für den vorliegenden Zweck dieses Buches einige wesentliche Merkmale: Für mich ist eine Präsentation eine Kommunikationsform, bei der Inhalte mündlich und visuell einem bestimmten Publikum zielgerichtet und empfängerorientiert mit dem Zweck vermittelt werden, zu informieren und/oder eine Entscheidung und/oder eine Aktion anzustoßen. Da ich den Begriff »Kommunikationsform« verwende, erahnst du vielleicht schon, dass die Präsentation nur eine unter vielen Möglichkeiten der Kommunikation dar- stellt. Sie ist ein Kommunikationswerkzeug, das uns in spezifischen Anwendungsfällen beim Erreichen unseres Kommunikationsziels unterstützt. Falsch eingesetzt, kann eine Präsentation die Zielerreichung jedoch massiv behindern. Mein Bauchgefühl sagt mir, dass Slideware-gestützte Präsentationen oft der falsche Weg sind, um die darin enthaltenen Informationen zu kommunizieren (ich nutze in diesem Buch den von Edward Tufte geprägten Begriff »Slideware«, der unterschiedliche Präsentationssoftware wie Apple Keynote, Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress oder Prezi umschreibt). Mein Bauchgefühl be- gründet sich in der vielfachen Beobachtung, dass lei- der bei unzähligen Präsentationen Aufwand und Nutzen in keinem sinnvollen Verhältnis stehen. Und mit dieser Meinung bin ich keineswegs ein Exot. Auch andere Prä- sentationsexperten kommen zu demselben ernüchtern- den Ergebnis (vergleiche beispielsweise Tufte 2006 oder Reynolds 2013). Und obwohl Präsentationen oftmals
  • 17. Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen | 17 ihrer Aufgabe gar nicht gerecht werden können, weil sie in vielen Situationen das falsche Werkzeug für die zu transportierenden Informationen sind, hat sich dieses Format in Summe durchgesetzt. Heute gilt der Einsatz von Slideware – vermutlich hast du genau aus diesem Grunde dieses Buch gekauft – als unverzichtbare Basiskompetenz. Die Nutzung von Power- Point und Co. wird heute in Schule, Studium und Beruf vorausgesetzt wie Lesen und Schreiben. Das Positive an der Situation ist, dass du als Präsentierender eine re- lativ klare Vorgabe hast, was die Empfänger erwarten; das »Ob« ist somit grundsätzlich geklärt. Das ist nicht immer hilfreich, aber faktisch stellt sich in der Praxis grundsätzlich nur die Frage nach dem »Wie«: Auf welche Art und Weise kommunizieren wir unsere Botschaften an unsere Empfänger, damit wir unser Präsentationsziel möglichst effizient erreichen? Meine Art zu denken und zu arbeiten ist in hohem Maße nutzen- und umsetzungsorientiert. Während ein vor- wiegend kreativ denkender Mensch sich vielleicht fragt, mit welchem Wow-Effekt er sein Publikum beeindrucken kann, habe ich mich schon immer damit beschäftigt, welche Ressourcen ich zur Erreichung eines bestimmten Präsentationszieles einsetzen muss. Es hat mir nie ge- reicht, nur eine schöne Präsentation zu haben; auch die Kommunikationseffizienz – das Verhältnis zwischen Er- gebnis und Input – sollte möglichst hoch sein, da ich ansonsten mehr Zeit und Geld in das geplante Ergebnis investieren muss als notwendig. Den damit verbundenen systematisch-kreativen Prozess sehe ich als eine erlernbare Form des schlanken, ergeb- nisorientierten Kommunizierens. Das ist die Grundlage des Lean-Presentation-Konzeptes, das dir andere Heran- gehensweisen beim Präsentieren anbietet als inhaltsbe- zogene, effektorientierte Ansätze. Wenn es nach mehre- ren Dekaden PowerPoint und Co. Sinn machen soll, noch ein Buch über das Präsentieren zu schreiben, kann die Botschaft nicht sein, welchen neuen Aufwand wir be- treiben können, um heute Präsentationen neu, anders
  • 18. 18 | Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen oder toller zu halten. Präsentierende sollten stattdessen umdenken. Wir brauchen endlich eine Kultur des ressour- cenorientierten Präsentierens. Präsentieren ist schließ- lich kein Selbstzweck, sondern Arbeitswerkzeug. Zudem ist es das Arbeitswerkzeug von meist hoch bezahlten Fach- und Führungskräften. Die Zeit für das Vorbereiten und Durchführen von Präsentationen kostet nicht nur viel Geld, in Zeiten des Fachkräftemangels sind auch die Organisationen im Vorteil, die eine schlanke Kommuni- kationskultur etablieren können. Das Lean-Presentation-Konzept liefert hierzu einen wichtigen Beitrag. Die effiziente Methodik gibt Präsen- tierenden ein wertvolles Gut zurück: Zeit. Doch hinter dem Konzept steckt nicht nur der Gedanke, in kürzerer Zeit eine gute Präsentation zu erstellen. Es geht vor al- lem darum, schneller bessere, effektivere Präsentationen zu entwerfen. Nicht nur der Name, auch die Inhalte des Lean-Presenta- tion-Konzeptes haben eine Nähe zum Lean Management, das seinen Ursprung in der Produktion hat. Das Lean Management hat in den letzten vier Jahrzehnten zahlrei- che Produktions- und Verwaltungsprozesse und -systeme grundlegend verändert. Das Konzept hat viele Industrien nachhaltig geprägt und globale Lean Communities ent- stehen lassen, die sich über Betriebsgrenzen hinweg zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen aus- tauschen. Ein Anliegen des Lean-Presentation-Konzeptes ist, erfolgreiche Vorgehensweisen des Lean Management auf die Erstellung von Präsentationen zu übertragen. Leser, die den Begriff »Lean Management« erstmalig hö- ren, könnten geneigt sein, ihn falsch zu verstehen. Lean Management ist nicht einfach eine Kostenoptimierungs- maßnahme. Lean Management ist eine durchgängige Methodik der Vermeidung von Verschwendung und der kontinuierlichen Optimierung. Es umfasst die effiziente und harmonische Gestaltung eines Gesamtsystems unter Einsatz spezifischer Denkprinzipien, Methoden und Ver- fahrensweisen. Kerninhalte von Lean Management sind Kundenorientierung, Fehlervermeidung, Kommunikati-
  • 19. Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen | 19 ons- und Prozessoptimierung, Ergebnisorientierung und stetige Verbesserung. Die Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen des Lean Management lassen sich auf den Präsentationser- stellungsprozess transferieren und führen zu einer deut- lichen Verbesserung der Präsentationserstellung. Im Fo- kus des Lean-Presentation-Konzeptes stehen ƒ ein ziel-, nachfrage- und ergebnisorientiertes Arbeiten, ƒ die Vermeidung von Fehlern, Änderungsschleifen und Verschwendung, ƒ die Reduzierung von Informationsüberfluss, ƒ die Erhöhung der Folienausbeute, ƒ die Standardisierung von Inhalten und Abläufen ƒ sowie die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsschritte und Ergebnisse. Gleichzeitig berücksichtigt das Konzept die Prinzipien der Schlichtheit und unterstützt eine schnelle, systema- tische Erstellung guter, wirkungsvoller Präsentationen. Lean Presentation ist ebenfalls eine Antwort auf die Fra- ge, warum es nach so vielen Jahren PowerPoint und Co. immer noch so viele schlechte Präsentationen gibt: Das liegt nicht daran, dass die Menschen nicht mit Sli- deware umgehen können. Das Problem liegt meist im Arbeitsprozess »Ich erstelle eine Präsentation«, der oft gravierende Mängel aufweist und alles andere als op- timal verläuft. Damit wir das künftig besser machen, bietet das Lean-Presentation-Konzept eine dreistufige Methodik, mit der sich wirkungsvolle Präsentationen schnell und einfach erstellen und professionell durch- führen lassen: Konzeption, Design und Kommunikation. An diesen drei Schritten orientiert sich ebenfalls das vorliegende Buch. In den folgenden Abschnitten der Einführung zeige ich dir elementare Präsentationsprobleme und Kommunika- tionskiller auf und nehme Stellung zu dem Spagat zwi- schen Theorie und Praxis, den die Erstellung von Präsen-
  • 20. 20 | Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen tationen manchmal erfordert. Abschließend tauchen wir in das grundlegende Konzept der Lean Presentation ein. Die sieben Todsünden des Präsentierens Obwohl ich schon unzählige Präsentationen begleiten, sehen und halten durfte, habe ich meine Begeisterung für diese Kommunikationsform nie verloren. Ich mag das Gefühl, dieses leichte Kribbeln, das man kurz vor Vor- tragsbeginn verspürt, freue mich, meine Erkenntnisse mit dem Publikum zu teilen und nutze jede Gelegenheit, mir die Präsentationen von anderen anzusehen, um neue Einblicke und Erfahrungen zu gewinnen. Leider treffe ich allzu oft auf Präsentationen, die weder den Aufwand ihrer Erstellung noch die Zeit des Zuhörens rechtfertigen. Woran liegt es, dass viele Präsentationen so schlecht sind? Ich glaube, dass es sich in erster Linie um eine An- einanderreihung einiger grober Fehler handelt, die dazu führt, dass viele Präsentationen ihre Wirkung verfehlen. Wenn du diese elementaren Fehler vermeidest, kannst du gemäß meiner Einschätzung bereits eine Präsenta- tion gestalten, die auf eine sehr positive Resonanz beim Publikum stößt. Damit dir solche elementaren Präsen- tationsprobleme und Kommunikationskiller nicht unter- kommen, schau dir die folgenden sieben Todsünden des Präsentierens an: 1. Formmangel Ein Formmangel liegt vor, wenn das Thema nicht zur Kommunikationsform der Präsentation passt. Damit ist gemeint, dass sich nicht jedes Thema für eine Präsenta- tion eignet. Die Präsentation ist nicht immer das beste Mittel der Wahl. Manchmal ist es einfach effizienter und effektiver, eine andere Form der Kommunikation zu wäh- len. Beispielsweise kann ein kurzes formloses Treffen in der Kaffeeküche ausreichen, um ein Thema in einer klei- nen Gruppe zu klären. Edward Tufte, einer der genialsten Köpfe unserer Zeit für die Aufbereitung und Vermittlung von Informationen,
  • 21. Lean Presentation: Die einfache, effiziente Methode für bessere Präsentationen | 21 geht sogar noch einen Schritt weiter. Er kritisiert, dass Slideware einen schrittweisen Denkstil fördere (Folie für Folie), der zu einem signifikanten Informationsverlust führe (Tufte 2006). Mit seiner Analyse legt er den Finger in die Wunde: Slideware ist nicht dazu gedacht, Wissen und detaillierte Information zu vermitteln. Dafür gibt es entsprechende Dokumente, wie zum Beispiel Berich- te oder Lehrbücher. Sie erlauben es, dem Leser tiefer gehende und/oder weiterreichende Gedankengänge in strukturierter Form zu vermitteln. Memo Achte darauf, dass sich die Inhalte für das Präsentationsformat eignen. Ansonsten machst du dir das Leben unnötig schwer. Der Amazon-Gründer Jeff Bezos glaubt ebenfalls, dass Slideware in Summe keine effektive Methode zur Kom- munikation von Inhalten ist. Er untersagt daher den Einsatz im Unternehmen und weist seine Mitarbeiter an, Memos zu verfassen, die zu Beginn eines Meetings von allen Teilnehmern konzentriert gelesen werden. An- schließend diskutieren sie die Inhalte und suchen ge- meinsam nach Lösungen (Standard 2018). Auch wenn der Erfolg Amazon in vielen Dingen recht gibt, halte ich diese Vorgehensweise für zu drakonisch, da sich das Unternehmen mit dem generellen Verzicht auf Präsentationen eines in manchen Fällen hilfreichen Kommunikationsmittels beraubt. Doch Amazon macht deutlich, dass ein unreflektierter, übermäßiger Einsatz von Slideware, wie er in vielen Organisationen gepflegt wird, auch nicht der richtige Weg ist. Ich halte es für sinnvoller, die Menschen für den richtigen Einsatz von Slideware zu sensibilisieren und sie für die Anwendung von unterschiedlichen Kommunikationsmitteln zu quali- fizieren, damit sie in der jeweiligen Situation das rich- tige Kommunikationsmedium bewusst auswählen. Denn für jemanden, der nur einen Hammer hat, sieht letzten Endes alles aus wie ein Nagel (Maslow 1966). Gleiches gilt für Abbildungen, Tabellen und Medienein- satz in Präsentationen. Wenn die Darstellung nicht zu
  • 22. » « I suppose it is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail. Abrahm H. Maslow, Gründervater der Humanistischen Psychologie
  • 23. Stichwortverzeichnis | 243 Stichwortverzeichnis A Abbildungsformen 128 ABS-Technik 187 AEI-Konzept 79 Aktivitätsfalle 26, 236 Argumentation 74ff., 81f., 87 Atemtechnik 195, 197 Aufhänger 198 Ausdrucksweise 81, 183f. Ausgangssituation 25, 78 B Balkendiagramm 129, 131f. Beschriftung 190 Besprechungsmedien 189f., 192 Bilder 23, 122, 126ff. Bilderdatenbanken 126, 219 Blickkontakt 187, 197 Botschaft 17, 62, 80f., 111 D Dateibezeichnung 173ff. Dateiversionierung 171, 173 Denkprozess 69, 101 E Einleitung 197ff. Einwandbehandlung 202ff. Empfänger 45, 48, 75ff., 80, 117 Empfängerorientierung 23, 33, 236 Entscheider 76 Erwartungshaltung 42, 198 F Farbe 142, 154f., 173 Folienaufbau 113 Foliendesign 41, 165 Folienerstellung 26, 105, 158, 171 Foliengestaltung 111, 117, 142 Folienmaster 147, 172ff. Formmangel 20, 236 G Gestaltungsprinzipien 52, 101, 122 Gliederung 168, 199 Grundprinzipien 203
  • 24. 244 | Stichwortverzeichnis H Handlungsbedarf 76, 80, 85 Handlungsstrang 66f., 84ff. Häufigkeitsvergleich 129, 134 Hauptaussage 87, 90 Hierarchievergleiche 129 I Idee 63ff., 71ff. Informationsüberfluss 27ff. K Kernbotschaft 114, 121, 201 Kommunikationsempfänger 59, 63 Kommunikationsform 16, 20, 58ff. Kommunikationskiller 19f. Kommunikationsziel 77, 219 Kontrast 82, 142, 155 Konzeptionsphase 51, 54, 63, 69 Körpersprache 30, 180, 215, 218 Korrekturschleifen 52 Kreisdiagramm 129 L Lampenfieber 194ff. Layout 4, 105, 171f., 177 Layoutmaster 165f. Lean Presentation 12f., 16ff. Linie 84, 92 Liniendiagramm 129, 134 Listenaufzählung 36, 109 M Master 173ff. MECE-Prinzip 81 Medien 68, 153ff., 190ff. Minimalismus 111 N Nervosität 188, 194ff. P PARAR 206 Pause 187f. Präsentationsdesign 104, 112 Präsentationsformat 21, 109, 239 Präsentationsprobleme 19f. Punktdiagramm 134 Pyramide 74, 84ff.
  • 25. Stichwortverzeichnis | 245 Q Querformat 67, 142 R Raster 144ff. Rückfrage 205ff. S Säulendiagramm 128, 132, 134 Schlichtheit 110ff. Schluss 200ff. Schrift 142 Schriftgröße 142, 153, 174 Sender 45ff. Slideware 16ff. Stimme 30, 109, 187 Story 84, 92 Storyboard 51, 67 Storytelling 74, 92 T Team 170 ff. Teamarbeit 171f. Titelfolie 160ff. Todsünden 20, 71, 101, 236 Trichter 84, 90 U Überschrift 113f. Unterlage 42, 51, 61 f., 83, 109, 164 f., 193 V Verschwendung 52 Vier-Ohren-Modell 45 Visualisierung 34, 37, 52, 130 Vollständigkeit 29 W Wiederholung 188
  • 26. Wünschst du dir, deine Ideen verständlicher und auf den Punkt zu vermitteln? Du möchtest beim Arbeiten an Lösungsstrategien die Potenziale aller Teilnehmer voll ausschöpfen? Oder du möchtest bei Vorträgen oder Präsentationen Inhalte so vermitteln, dass deine Zuhörer den Informationsfluten nicht durch geistige Abwesenheit trotzen? Dann ist dieses Buch die Lösung …. … Denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das gilt für die immer komplexer werdende Welt mehr denn je. Wer das Visualisieren beherrscht, findet schnell eine gemeinsame Ebene und einen gemeinsamen Zugang, der nicht durch Worte verdeckt ist. Du kannst gar nicht zeichnen? Du hast kein Talent? Falsch! Mit diesem Buch wirst du den Zeichner in dir entdecken. Nutze die Visualisierung, um nachhaltiger zu erklären und als ganz neue Ressource bei der Ideenentwicklung. Der Cartoonpreisträger und Visualisierungsexperte Malte von Tiesenhausen inspiriert dich in diesem Buch, selbst den Stift in die Hand zu nehmen und ihn nicht wieder loszulassen. In unterhaltsamer und aufgelockerter Art und Weise stellt er Methoden und Techniken vor, wie du selbst die Kraft der Bilder nutzt und deinen Fokus auf die Welt erweiterst. www.BusinessVillage.de ad hoc visualisierenad hoc visualisieren Malte von Tiesenhausen ad hoc visualisieren denken sichtbar machen 3. Auflage 2018 192 Seiten; 24,80 Euro ISBN 978-3-86980-298-5; Art.-Nr.: 930