Das Dokument beschreibt die Prinzipien und Methoden von Kaizen im modernen Office-Management, insbesondere die Entwicklung hin zu mobilen Arbeitsplätzen und flexibler Organisation. Es betont die Bedeutung von schnellen Kommunikationswegen, der Nutzung technischer Hilfsmittel und der Eigenverantwortung der Mitarbeiter. In verschiedenen Levels wird erläutert, wie Teamarbeit und individuelle Organisation verbessert werden können, um die Effizienz zu steigern und ein 'nonterritoriales Arbeiten' zu ermöglichen.

1. KAIZEN Ò
März
Forum
INFOSlIMPULSElIDEEN
Effizientes Office-Management mit KAIZEN
Ò
2002
INHALT
Unabhängig von Zeit und Raum Moderne Nomaden S. 2
Pfiffige KAIZENÒ -Idee
- das mobile Office S. 2
1500. Teilnehmer beim S. 4
Von Klaus Bieber KAIZENÒ -College
Das neue Jahrtausend stellt an die moderne Arbeitswelt neue S. 4
1. Benchmarktour 2002
Anforderungen. Schnelligkeit, Wissen und Innovationen sind
Veranstaltungskalender S. 4
gefordert. Moderne Technik führt zur Entstehung einer neuen
Arbeitskultur. Alte Strukturen brechen auf, Flexibilität gemeinsame Arbeitsplätze, die von
unterschiedlichen Personen genutzt
verdrängt Hierarchien.
werden. Die individuelle Organisation
Sie arbeiten in meist am selben Ort zu einer erfolgt über Rollcontainer, welche die
projektorientierten bestimmten Zeit gearbeitet wurde, lautet persönlichen Akten und Arbeitsmittel
Strukturen und das Motto des eigenverantwortlichen der einzelnen Mitarbeiter enthalten.
beherrschen Ihre Arbeitens: ‚Arbeite mit wem, wo und Dadurch wird die Kommunikation
Tätigkeiten und Ihre wann Du willst'. gefördert, da man durch öfteren
Prozesse? Sie arbei- Losgelöst vom ‚eigenen' Schreibtisch Wechsel des internen Arbeitsplatzes
ten im Team mit werden Büromitarbeiter zu modernen mit vielen Kollegen in Kontakt
Zielen? Sie haben Nomaden. Dabei können verschiedene kommt. Hierarchische Strukturen lösen
entsprechende Strukturen in einem Unternehmen ent- sich auf.
Fortsetzung auf Seite 2
Kennzahlen und stehen, wie z. B. Business Lounge oder
Klaus Bieber, Leiter diese werden im
KAIZENÒ College Team gemeinsam 6 Level zur Steigerung der Büroeffizienz
und KAIZENÒ Tours
verfolgt? Dann sind
Sie und Ihr Team
reif für das nonterritoriale Arbeiten.
Effizientes Office-Management mit
KAIZENÒ gliedert sich in 6 Level. Im
ersten Level kümmern wir uns mit 5A
um die Verbesserung der Selbstorgani-
sation. In Level 2 geht es um die Ver-
besserung der Zusammenarbeit im
Team. Prozessverbesserungen stehen
im Mittelpunkt von Level 3. Die team-
und prozessorientierte Zielauflösung
wird beim Audit in Level 4 abgefragt.
Damit sind die Grundlagen geschaffen,
um im Level 5 unabhängig von “Zeit
und Raum” zu arbeiten. Während
bisher in einer relativ festen Struktur,

2. Fortsetzung von Seite 1
Mobil im Office mit individuellem Rollcontainer
Noch autonomer wird der ‚moderne Der neue Trend: Mobil sein im
Nomade', wenn er auch außerhalb des Office, den Arbeitsplatz je nach
Büros seine Aufgaben erfüllen kann. Bedarf verlegen in den Gemein-
Dazu benötigt er/sie ein mobiles Büro schaftsbereich oder ungestört arbei-
ten im Einzelbüro. Und doch immer
mit Notebook, Mobiltelefon und
die indivduell benötigten Unterlagen
einigem Zubehör. So können z.B. und Arbeitsmittel griffbereit haben.
Reisezeiten mit der Bahn, Wartezeiten Ein abschließbarer Rollcontainer
bei Geschäftsterminen und Hotel- macht es möglich, wie ein Nomade
aufenthalte effektiv genutzt werden, um das Zelt im Büro dort aufzuschla-
gen, wo es gerade günstig und
anstehende Aufgaben zu erledigen.
sinnvoll ist.
Schnelle Kommunikation über Mobil- Der Rollcontainer bietet genügend
telefon und e-Mail verkürzt die Durch- Platz für aktuelles Arbeitsmaterial
laufzeiten. Entscheidungen können und Unterlagen. Gleichzeitig wird
schneller getroffen werden, da ‘out of durch den begrenzten Raum die
Ansammlung von überflüssigen
office’ nicht mehr gleichbedeutend ist
Dingen vermieden.
mit ‘unerreichbar’.3
Interview zum Thema ‚Moderne verantwortlichen Erfüllung von Ziel- Was sind die Anforderungen an diese
Nomaden' mit Klaus Bieber, vorgaben, an unterschiedlichen Orten zu Menschen?
KAIZENÒ Berater seit 1997 und ganz unterschiedlichen Zeiten, vielleicht Neben der bereits erwähnten Flexibilität
Herausgeber des Buches ‚Effizientes sogar unterschiedliche Dinge zu tun. ist die Mobilität ein wichtiger Faktor.
Office Management mit KAIZEN’ Die Erreichbarkeit der Personen und der
Würden Sie sich selbst als modernen Zugriff auf Informationen zu jeder Zeit
Herr Bieber, in letzter Zeit hört man Nomaden bezeichnen? und an jedem Ort sind essentielle
im Zusammenhang mit effizientem Ja, denn es gibt kaum einen Tag, an dem Voraussetzungen für das nonterritoriale
Büromanagement häufig den Begriff ich am gleichen Ort bin ebenso wie alle Arbeiten.
‚Moderner Nomade'. Was verstehen meine Kollegen, die ich ebenfalls als
Sie darunter? moderne Nomaden bezeichnen würde. Um dies zu realisieren, benötigt man
Moderne Nomaden sind Menschen, die Letztendlich sind alle Mitarbeiter eines sicher viel Technik?
nicht an einem festen Ort zu fest- Unternehmens, die projekt- und Ja, das stimmt. Zu Beginn meiner
gelegten Zeiten ihre Arbeit erledigen. kundenorientiert arbeiten, moderne Beratertätigkeit war ich mit bis zu 6
Im Vordergrund steht dabei die Nomaden. Folienkoffern und einem Aktenkoffer
Flexibilität, im Rahmen der eigen- unterwegs, um alle benötigten
Informationen bei mir zu haben. Fast ein
Pfiffige KAIZENÒ -Idee im Office Jahr und viele kleine KAIZENÒ -
Aktivitäten dauerte es, um meine Daten
Voraussetzung für die gemeinsame
vollständig auf einem Notebook zu
Nutzung von Arbeitsplätzen ist ein
nach der Arbeit stets aufgeräumter organisieren. Heute benötige ich für
Schreibtisch (Clean Desk Policy). meine Arbeit ein Notebook mit CD-R-
Ein mobiles Shadowboard hilft, alle Laufwerk, eine Digitalkamera, ein
Arbeitsmittel mit einem Griff im Mobiltelefon und einen Zeigestock. Das
Rollcontainer zu verstauen und bei
restliche Equipment finde ich in jedem
Bedarf wieder zu entnehmen. So ist
die individuelle Zusammenstellung ordentlichen Besprechungszimmer.
der Arbeitsmaterialien für jede(n)
Mitarbeiter(in) kein Problem. Was ist außer der Technik weitere
Voraussetzung für diese Art zu
arbeiten?
Wichtig ist ein schneller Zugriff auf
Informationen. Eine 5A-Aktion hat mir
geholfen, meine Festplatte so zu
organisieren, dass ich die benötigten
Daten relativ schnell finde. Die beiden
A wie Aussortieren und Anordnen sind
2

3. dabei die wesentlichen Aspekte. Einige Mobilitätskonzept
Standards zur Dateistruktur helfen mir,
die Zugriffszeit klein zu halten.
Wie organisieren Sie Ihr mobiles
Büro? Konnten Sie bereits das
papierlose Office realisieren?
Mein Büro funktioniert fast papierlos.
Alles was ich benötige, habe ich in
einem funktionalen Rucksack unter-
gebracht. Dort sind allerdings auch
noch einige temporäre Ausdrucke zu
finden. Es gibt bestimmte Dinge, die
lassen sich mit Kunden besser anhand
eines Papierausdrucks klären. Aber im
Homeoffice ist mein wichtigstes Gerät
der Aktenvernichter. Regelmäßig wird
alles vernichtet, was ich auch digital
archiviert habe oder was in unserem mobile Büro kann auch einmal zu Office an den Kunden zu leiten, so
Office in Bad Homburg archiviert ist. mobil werden und z. B. gestohlen schaffen wir das heute in 2 Tagen. Dank
werden. Deshalb ist Datensicherung gewisser Standards und Prozessver-
sehr wichtig. Dazu benutze ich eine besserungen reduzierte sich die
Das mobile Büro externe Festplatte, auf der ich die Daten Durchlaufzeit um 80%.
einmal wöchentlich spiegle.
Was sind Ihre nächsten KAIZENâ -
Sind Sie mit dieser Art zu arbeiten Aktivitäten am mobilen Office?
besser geworden? Aktuell arbeite ich an einer Homepage,
Ja, und das ist sogar messbar. Zum auf der die meisten Antworten auf
Beispiel hatte ich früher ein Büro mit Fragen meiner Kunden online und zum
16 m², heute benötige ich noch ca. 1 m². Download zur Verfügung stehen sollen.
Somit hat sich meine Flächenproduk- Damit spare ich mir weitere nicht
tivität um über 90% verbessert. Be- wertschöpfende Tätigkeiten und meine
nötigte ich vor einigen Monaten noch Kunden fühlen sich gut informiert.3
ca. 10 Tage, um ein Angebot über unser
Ò
Noch eine pfiffige KAIZEN -Idee im Office
Der ideale Begleiter für den
modernen Nomaden ist ein
Rucksack zumTransport von
Notebook, Büromaterial und allen
benötigten Utensilien.
Kann ich mal sehen wie Ihr
Rucksack organisiert ist?
Diesen Rucksack bezeichne ich auch
gerne als mein mobiles Büro. Vorne
sind aktuelle Vorgänge, Prospekte,
Kugelschreiber, Zeigestock, Block und
Klemmbrett. Im großen Außenfach
befindet sich technisches Equipment
wie Digitalkamera, Mobiltelefon,
Netzkabel und digitale Visitenkarten.
Im Hauptfach befindet sich die
Telefonieren mit Head-Set hält die Hände frei und entspannt den Nacken.
“Zentrale”: das Notebook mit allen Eine Direktwahl über den PC ist bei geeigneter Technik ebenfalls möglich.
wichtigen Daten. Doch Vorsicht: Das Pfiffig, nicht nur was für Vieltelefonierer.
3

4. VERANSTALTUNGEN
Glückwunsch für den 1500. College-Teilnehmer
Ò
Das KAIZEN -College begrüßte bei
Ò
dem TPM -Basics-Seminar in
Neckarsulm (14. - 18. Januar 2002)
den 1500. Teilnehmer. ®
Klaus Bieber, Leiter des KAIZENÒ - KAIZEN-COLLEGE
College und der Seminarleiter www.kaizen.com
Mirko Reiher gratulierten Herrn
Peter Köhn von der Fa. Metzeler Seminarprogramm 2002
Automotive Profile Systems mit TPM Schnupperkurs in einem
Best Practice Unternehmen
22.-23. April in Berlin
Noch mehr TPMÒ - Basics
Anlass zum 10.-14. Juni in Stuttgart
Feiern: 09.-13. September in Pforzheim
Das KAIZENÒ -
Institute in TPMÒ - Prozessbegleiter
Deutschland 11.-15. März in Fulda
feiert in diesem TPMÒ - Manager
Jahr 10-jähriges 16.-17. September Raum Nürnberg
Jubiläum.
Verbesserungen mit KAIZENÒ
5.-7. November in Hannover
al r
1. Benchmarktour 2002 Total Flow Management
xim e 03.-07. Juni in Pforzheim
Ma lnehm
Tei Effizientes Office Management
15 3 Tag
6 Untern e 05.-07. März in Pforzheim
ehmen
®
24.-26. September in Köln
Ziel Intensivtraining in Bad Homburg:
Mi 30. April und 03. September
Hockenheim oder Effizientes Office-Management
Heidelberg 6 Level zur Steigerung der Büroeffizienz Wertstromdesign
Bad Homburg 24.-25. April in Bad Homburg
So
Start 04.-05. September in Köln
Sommer-College*
Schweinfurt
Malsch / Heidelberg TPMÒ Manager 08.-19. Juli
Mi
Flow Manager 12.-23. August
Mo CIP for Production
CIP for Services Erfahrungsaustausch*.
KANBAN-System in der TPMÒ Manager 10.-11. Juni
variantenreichen Officemanagement 05.-06. Mai
Kleinserienfertigung * Veranstaltungsorte auf Anfrage.
Für weitere Informationen fordern
Schafft
Fleischwerke Sie bitte unser komplettes Seminar-
Mühlacker
und Tourprogramm an.
Ansbach Erfolgreiche Service Hotline: 06172-138-0
Mo Di Einführung Germany@kaizen-institute.de
Schwäbisch Gmünd ®
von TPM
(Total Productive Maintanance)
Di
IMPRESSUM
Veränderungsprozesse Herausgeber:
erfolgreich managen Steigerung der Produktivität ®
mit KAIZEN® und TPM®,
Teamentwicklung und Entlohnung
KAIZEN Institute
Ort: Start in Hockenheim oder Heidelberg Benzstrasse 9
Termin: So 07.04. - Mi 10.04.2002 D-61352 Bad Homburg
Teilnahmegebühr: € 2.950,- (zzgl. gesetzl. MwSt.)
Tel. 0049 (0) 6172-138-0
Leistungen: Inklusive Mittag- / 2 Abendessen, Bustransfer, Fax 0049 (0) 6172-138-138
6 Betriebsbesichtigungen, Bustransfer zum Ausgangsort germany@kaizen-institute.de
Änderung vorbehalten!
Redaktion: K. Bieber und S. Leikep
4