Papierloses Büro- Mobilität ist die Devise

ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer

„Papierloses Büro
Mobilität ist die Devise“

Andrea Kaden
www.zeitgewinn-hamburg.de
info@zeitgewinn-hamburg.de

Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges
Professional Organizer

Warum Paperless?

1. Wirtschaftlichkeit –Zukunftsfähigkeit der Unternehmen

 Einsparungen Kostenreduktion durch Senkung der Papier-,
Druckkosten und Postversand
 weniger Platz und Kosten für Aufbewahrung und Archivierung
 Suchzeiten nach Dokumenten lassen sich drastisch verkürzen
 Voraussetzung für Mobilität und moderne Kommunikation
 Teamarbeit!


Zahlen und Fakten:
• 13 Prozent der Arbeitszeit werden täglich zum Suchen
aufgewandt
• 15 Prozent der Arbeitszeit werden verwendet, um
Dokumente abzulegen
• 1.000 Euro jährliche Kosten, wenn ein Mitarbeiter täglich
fünf Minuten sucht
• 10 Prozent aller Dokumente werden nicht wieder
gefunden


Warum Paperless?

2. Umwelt - Nachhaltigkeit

 enorme Einsparung bei Papier- und Drucksachen
 pro Stunde weltweit Flächenvernichtung von 500 Fußballfeldern
13 Mio. Hektar Wald jedes Jahr für Papierproduktion abgeholzt
 367 Mio. Tonnen jährlicher Papierverbrauch
 Deutschland pro Kopf 250 kg Papierverbrauch pro Jahr
(doppelt so viel wie Afrika und Südamerika zusammen)

Konsequenz: Reduce, Re-Use, Recycle!!


Warum Paperless?
3. Informationsmanagement
 verfügbares Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre
 295 Trillionen Bytes – Informationsmenge wächst viermal
schneller als die Weltwirtschaft
 Stapel von CDs: Erde bis zum Mond
(Quelle: www.wissenschaft-aktuell.de;/Inventur des Weltwissens)

4. Technologiefortschritt
 Eric Schmidt: „Mobile, Mobile, Mobile“
 CeBIT 2011: - 40 neue Tablet-Anbieter
- Mobile Web
- Cloud Computing
- Mobile Printing
- Social Media


Was brauchen Sie dafür?

 Papier
 unwichtigen Informationen
 alte Arbeitsgewohnheiten

ZEITGEWINN HAMBURG

 Ziel
 Projekt-, Zeitplan
 IT-Konzeption
 Aktenplan

Planungs- und Mindmaptools
- Xmind (www.xmind.net)
- PersonalBrain (http://www.thebrain.com/)
- Freeplane (http://sourceforge.net/projects/freeplane/)

ZEITGEWINN HAMBURG
Aktenplan
• immer unternehmenstypisch
• Ordnerstruktur für die Bearbeitung, Ablage und Archivierung
• Aktenübersicht verschaffen
• Hauptgruppen bilden, nummerieren
• klassischer Aktenplan hat 10 Hauptgruppen (0-9)
• IT und Papier identisch soweit wie möglich identisch

z.B. z.B. z.B.
0 Leitung 0 Leitung 1 Verwaltung
1 Verwaltung 0-0 Gründung 1-0 Büro
2 Finanzen 0-1 Führung 1-1 Organisation
3 Personal 0-3 Team 1-2 Versicherungen
4 Einkauf 0-4 Partner 1-3 Recht
5 Projekte 0-5 Mitgliedschaften

0-9 Archiv 1-9 Archiv

ZEITGEWINN HAMBURG
Vorstufe Aktenplan in Excel Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges

Aktenplan im Explorer

ZEITGEWINN HAMBURG

 Scanner
 Monitor(e)
 Tablets, Netbooks
 Smartphones
Fujitsu ScanSnap S 1500M

ZEITGEWINN HAMBURG

 Anwendungsprogramme
 Kommunikation
 Datensicherung
 DMS/CRM

ZEITGEWINN HAMBURG


 Ihr Status Quo und Bereitschaft
 Kenntnis gesetzlicher Vorschriften
(AO,GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

 Mitarbeiter, Partner
 Kunden
 Lieferanten


 §147 Abs. 6 AO i.V.m. GDPdU
 d.h. Finanzbehörde hat das Recht Einblick in die gespeicherten Daten zu nehmen
 Prüfsoftware (IDEA)
 elektronische Rechnungen müssen auch 10 Jahre aufbewahrt werden (Original)
 bei Ausdruck und Löschung ginge die qualifizierte Signatur verloren
 steuerlich relevante Mails grundsätzlich im separaten Ordner abspeichern
 am besten separate Ordner für Rechnungen und Auftragsbestätigungen
 ansonsten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften (Dauer) wie bei Papier
 originär digital entstandene Daten sind digital zu archivieren
 2013 Änderung geplant

Internet Themenportal: www.elektronische-steuerprüfung.de


 Unterschrift der Informationsgesellschaft
 qualifizierte elektronische Signatur entspricht der Schriftform (BGB §§ 126,126a)
(Ausnahmen: Beendigung AV, Bürgschaft, Schuldanerkenntnis, notarielle
Beglaubigungen)
 pers. Unterschrift ersetzt durch zwei Algorithmen
 Algorithmenpaar wird in Trust Center erzeugt und in Form von Chipkarte
(SmartCard) mit PIN dem Inhaber verliehen
 zeitlich begrenzt wie Kreditkarte
 Inhaber immer eine natürliche Person
 keine Verschlüsselung, sondern bestätigt die Authentizität des Dokuments
 2002, § 14 UstG Echtheit der Herkunft nur durch elektronische Signatur
sichergestellt

www.decoda.de


 ab dem 01.07.2011 brauchen Rechnungen keine Elektronische Signatur mehr
(Entwurf Steuervereinfachungsgesetz vom 02.02.2011)
 elektronische Signatur kann, muss aber nicht mehr

„ ..andere Verfahren zugelassen, um die Echtheit des Rechnungsabsenders und die
Richtigkeit zu garantieren. Unternehmer selbst darf festlegen, wie er diese
Anforderungen erfüllt.“

„ innerbetriebliche Kontrollverfahren, die verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung
und Leistung schaffen.“


Datenmanagementsysteme (DMS)
 Infos unter www.barc.de
 http://www.softguide.de/software/archivierung.htm
 www.DokuWork.com (Outlook Einzelplatz kostenlos)
 www.Dr. Doc.com (Einzelplatz 300 €)
 www.elo.com
 www.easy.de
Costumer-Relationship
www.d-velop.de Management (CRM)-Systeme
 V-Tiger (Open source)
 Sugar
 Navision
 bm-businessmanager


Anwendungsprogramme
 Office und OpenOffice
Free DMS
 PDF Reader und Creater
• http://www.epiware.com
 Foxit für Windows und Linux • http://sourceforge.net/
 Preview (Mac)
 PDF Xchange (Windows)
OCR Software
 Acrobat
• Abby fine readers (Windows, Mac)
 Sumatra
• PDF Converter für Mac (79 €)
 Nitro
• Paperless 2.0.1. für Mac
• Omnipage für Windows (ab 49 €,
mit PDF Erstellung und DMS)


Anwendungen
• PhraseExpress (Autotext)
• Nitro (PDF-Bearbeitung)
• www.pdf995.com (PDFPrinter)
• www.efax.de (Fax to PC)
• cardreader (iphone)
• www.7-zip.de/
• www.lastpass.com (Passwörter)
• www.keypass.com (Passwörter)
• www.freshbooks.com (Buchhaltung, Zeiterfassung)
• http://basecamphq.com/ (Projektplanung)


Mobilität/Speicher
• Dropbox
Kommunikation
• Evernote/Devonthimk (Mac)
• googlemail
• www.box.net
• Skype
• Google Apps for Business
• Netviewer
• www.gladinet.com
• WengoPhone – Opensource Lösung
• Sightspeed (Mac + Win)
• Windows Live Messenger (Win)

Hilfreiche Internetseiten
 http://mashable.com/2010/05/01/small-business-paperless/)
 http://workawesome.com/productivity/paperless-office-software/


Datensicherung!
Aufbewahrung/Sicherstellung
• offline/online?
• automatische oder manuelle Synchronisierung?

Anbieter u.a.
• Humyo/Trend Micro
• Strato Hi Drive (Märzangebot 100 GB 1 €)
• Mozy
• iDrive
• Amazon S3 mit Jungle Disk Interface (15 US cent/GB)
• Dropbox


Datensicherung!
Zugriff/Internetsicherheit
• Passwortschutz
• verschlüsselte Verbindungen nutzen
• TSL , früher SSL heue vor allem mit HTTPS
Verbindungen genutzt
• Truecrypt, Cryptor
• Exkurs: GNUPG zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von
Daten, Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen
(http://www.gnupg.org)


Was brauchen Sie?
• Soft Skills- Bereitschaft
• Plan - Zeitplan, Aktenplan
• Hardware - Scanner, Monitor
• Software - PDF, OCR, Datensicherung
• „Kondition“- Mut, Mitstreiter,


Wann fangen Sie an?
„Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ (fernöstliche Weisheit)
Keep it simple!

Kleine Schritte sind mehr als große Sprüche“ (W. Brandt)

Es darf Spaß machen !

„Kleine Schritte sind besser als keine Schritte“ (W. Brandt)


Danke für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit!
Rufen Sie mich gern an, wenn Sie Fragen haben!

Andrea Kaden
040 46 88 29 49
www.zeitgewinn-hamburg.de
info@zeitgewinn-hamburg.de

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