2020 stand die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU) vor einer fast unlösbaren Aufgabe: Nur 6 Monate Zeit für die Digitalisierung von 28 Standorten ohne IT-Infrastruktur. Ein agiler Projektansatz und kreative Lösungen waren gefragt. Dr. Helmut Schindlwick, CIO der BBU, zeigt wie das Projekt innerhalb kürzester Zeit und unter erschwerten Corona-Bedingungen durchgeführt werden konnte - inklusive Lessons Learned und Tipps für zeitkritische Digitalisierungsprojekte.

1. Wie man 28 Standorte in
6 Monaten digitalisiert
Umsetzung der Kommunikations-Infrastruktur in der BBU

3. Vorstellung
BBU + yuutel
Ausgangslage
Timeline
Green Field
Das Projekt
IT Infrastruktur
Unified Communication Details
Betrieb & Analyse
Servicedesk mit 4 Personen
PowerBI & MS Teams Analysen
Q&A
Lessons Learned

4. Vorstellung

5. • Gründung 2020 (100% staatliche GmbH)
• Angeschlossen an Innenministerium
• Betreuung & Unterstützung Asylsuchender
(rechtlich, sozial, medizinisch)
• 3 Geschäftsbereiche
• Grundversorgung (GVS)
• Unabhängige Rechtsberatung (URB)
• Rückkehrberatung (RKS)
• 28 Standorte
BBU GmbH
Helmut SCHINDLWICK
Chief Information Officer - CIO
linkedin.com/in/schindlwick

6. yuutel GmbH
• Gründung 2001 (atms)
• Partner für Business-Telefonie
• Cloud-Telefonanlagen
• Rufnummern
• SIP Trunk
• MS Teams Telefonie
• Microsoft Teams Trusted Advisor Markus BUCHNER
Geschäftsführer
linkedin.com/in/markusbuchner

7. Ausgangslage

8. Greenfield ohne IT-Infrastruktur
• Bei Null anfangen: Greenfield
• Ganz neue Organisation
• Keine strategische Roadmap
• Keine Systeme oder Geräte
• IT-Infrastruktur für Einrichtungsteam (Firmengründung) durch BMI

9. Standorte
in Österreich
https://www.bbu.gv.at

10. Das Projekt

11. 6 Monate: Vom Leitbild zum Echtbetrieb
Juni 2020
•IT Leitbild
•Recherche
•Anbietersuche
Juli 2020
•Projektstart
•Lösungssuche Telefonie & Fax
•Hardware-Beschaffung
Aug.-Okt. 2020
•Umsetzung
November 2020
•Systemabnahme
•Prozessabnahme
•Datenmigration
Dezember 2020
•Echtbetrieb
„Grundversorgung“
Januar 2021
•Echtbetrieb aller
Geschäftsbereiche

13. Unified Communication
• Lösungsansatz: Virtualisierung
• Festnetz-Telefonie über MS Teams
• Anrufbeantworter
• Gruppennummer (Calling Queues)
• Telefonanlagen (Auto Attendant)
• Persönliche Rufnummern
• Chat über MS Teams
• Online Meetings über MS Teams
• Mobile Telefonie
• 4-stellige Durchwahlen von Festnetz und Mobilnummer ident zur leichteren Erreichbarkeit
• Telefax
• Jeder Mitarbeiter hat eine persönliche Faxnummer

14. Unified Communications
• Gründe
• Telefonanlagen für 28 Standorte (exakte Anzahl war erst im September bekannt!) nicht realisierbar,
daher Virtualisierung
• Greenfield (keine existierende Legacy Anlage, keine Migration), daher Virtualisierung
• Entspricht zu 100% dem BBU-IT Leitbild
• Bestandteile
• MS Teams
• yuutel
• Andere: A1, Magenta, Retarus

15. Betrieb
& Analyse

16. Betrieb (Ausbau, Wartung)
• ~750 Telefonnummern für Personen
• Pro Monat ~3.500 Gespräche
• 80 Telefonnummern für Anrufwarteschlangen (Call Queues)
• Pro Monat: ~5.100 Eingehende Anrufe
• 35 Telefonnummern für Automatische Telefonanlagen (Auto
Attendants)
• Pro Monat: ~2.800 Eingehende Anrufe
• Zuweisung der Benutzer zu den Telefonnummern über
Verteilergruppen, die von Benutzern selbständig verwaltet werden
• 4 MA im Servicedesk (kaum Teams-Störungen, wenig
Änderungsaufwand)
11.400
Festnetzgespräche
pro Monat

17. Analyse der Telefonie

18. Q & A
Lessons Learned