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Workflows in Schema ST4                            SCHEMA                                               Komplexe Dokumente...
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Workflowbeispiele im                                            SCHEMA                                                    ...
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Übersichtliche Darstellung der       SCHEMA                                 Komplexe Dokumente einfachAufgabenliste eines ...
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ST4 Standard: Freigabe       SCHEMA                         Komplexe Dokumente einfach                                    ...
ST4 Standard: Aufgabenanfrage       SCHEMA                                Komplexe Dokumente einfach                      ...
Fazit                                                            SCHEMA                                                   ...
SCHEMA                                                    Komplexe Dokumente einfachVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!cl...
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Fast wie auf Schienen - Claudia Blaschke

  1. 1. SCHEMA Komplexe Dokumente einfachFast wie auf Schienen – von der Analyse alterGewohnheiten und Regelungen bis zum eservedprozessbegleitenden Workflow mit CHEMA GmbH 20 – all rights reSCHEMA ST4 011Tecom Forum 2011, Winterthur SCClaudia Blaschke, claudia.blaschke@schema.de
  2. 2. Aufgaben eines Workflow- SCHEMA Komplexe Dokumente einfachManagementsM t Workflow-Modellierung Workflow Modellierung  Vorbereitende Arbeit bei der Einführung des Systems Workflow-Ausführung und Steuerung  Funktionalität während der Arbeit mit dem System Prozesskontrolle  Kontrolle der Prozesse und Voraussetzung für eventuelle eserved Anpassung und Optimierung CHEMA GmbH 20 – all rights re SC 011
  3. 3. Vorarbeiten zur Definition von SCHEMA Komplexe Dokumente einfachWorkflowsW kfl Was wann warum – Funktionen des Workflows Was, wann,  Klassifizieren und Festlegen von Arbeitsvorgängen  Unterteilen der Prozesse in Teilprozesse  Unterteilen der Teilprozesse in Aufgaben mit  genauen Start- und Ende-Bedingungen g g g  genau definierten Entscheidungskriterien eserved  und den verfügbaren Schnittstellen CHEMA GmbH 20 – all rights re Wer, was – Ausführende von Tätigkeiten (Akteure)  Rollen, Mitarbeiter, Abteilungen 011 Wie, womit – Werkzeuge zum Ausführen von Aktivitäten  Werkzeugtypen, deren Funktionsweise, Eignung SC
  4. 4. Workflows in Schema ST4 SCHEMA Komplexe Dokumente einfach A f b b ti Aufgaben bestimmten Benutzern zuweisen t B t i Termine zur Erledigung der Aufgaben setzen Benutzer bei bestimmten Ereignissen per E-Mail automatisch benachrichtigen eigene Arbeitsaufgaben anzeigen lassen eserved Status von Arbeitsaufgaben sehen CHEMA GmbH 20 – all rights re Verantwortliche für Teilbereiche und Teilprozesse festlegen g 011 Stellvertreter für Benutzer festlegen SC
  5. 5. Ein bisschen Schema-Terminologie SCHEMA Komplexe Dokumente einfach Einfacher Workflow (Task)  Realisiert eine konkrete Aufgabe  1 Anwender bekommt eine konkrete Aufgabe mit Start und Ende ( z.B. Contenterstellung) Zusammengesetzter Workflow  Realisiert Teil- und Gesamtprozesse Teil  Zusammengesetzt aus einfachen Workflows eserved  z.B. Inhalt Review Freigabe, aber Inhaltserstellung CHEMA GmbH 20 – all rights re besteht aus mehreren Schritten (Module anlegen, Text schreiben, Grafiken referenzieren, Querverweise setzen) 011  z.B. Review: parallel durch 3 Mitarbeiter Automatischer Workflow (durch das System) SC  z.B. nach Freigabe des Dokuments wird dieses automatisch produziert und ins DMS eingestellt
  6. 6. Workflowbeispiele im SCHEMA Komplexe Dokumente einfachST4 Workflow Designer (1)Sequenz q Teilschritt ausführen Verzweigung/ g g bei Erfüllen einer Bedingung Alternative eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re 011 z.B. Wenn das z.B. Wenn es ein Projekt/Dokument > 5 Benutzerhandbuch ist, dann : Task Review durch Fr Schmidt Fr. Schmidt, SC Kapitel hat dann Review hat, durch 2 Personen wenn Wartungshandbuch dann : Bedingung durch H. Koch
  7. 7. Workflowbeispiele im SCHEMA Komplexe Dokumente einfachST4 Workflow Designer (2) Wiederholung bis g Parallele Ausführung zum Erfüllen einer Bedingung (Schleife) eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re 011 z.B. Review (redaktionelle und z.B. Review nicht freigegeben, fachliche Freigabe) erfolgen dann wieder zurück an gleichzeitig oder Inhaltsersteller (Zweig rechts) z.B. sicherheitsrel. z B sicherheitsrel und wartungsrel wartungsrel. SC Informationen werden separat aber parallel erfasst (durch unterschiedl. User/Gruppen)
  8. 8. Fortgeschrittenere Beispiele für SCHEMA Komplexe Dokumente einfachAufgaben W kflA f b / Workflows Auslösen einer Review-Anforderung nach Änderung an Review Anforderung einem Modul Mitteilen von Informationen über die Fertigstellung von g g Projekten bei Status- oder Versionswechsel Automatische Information über die Vollständigkeit von g Sprachversionen nach Import von Übersetzungen Auslösen von Überarbeitungsaufgaben nach Produkt- eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re Modifikation  Eingang einer Änderungsmitteilung zur Produkt-Modifikation 011  Üb Überprüfung d I h lt d Mitt il üf der Inhalte der Mitteilung auf R l f Relevanz fü I h lt für Inhalte im Informationspool und Projektbaum  Bei Bedarf Auslösen eines Überarbeitungsworkflows SC
  9. 9. Übersichtliche Darstellung der SCHEMA Komplexe Dokumente einfachAufgabenliste eines Benutzers SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  10. 10. SCHEMA Komplexe Dokumente einfachST4 DocuManager: D MStandard Workflows sind im eserved CHEMA GmbH 20 – all rights reFunktionsumfang bereits enthalten! SC 011
  11. 11. ST4 Standard: Inhaltserstellung SCHEMA Komplexe Dokumente einfach SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  12. 12. ST4 Standard: Freigabe SCHEMA Komplexe Dokumente einfach SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  13. 13. ST4 Standard: Aufgabenanfrage SCHEMA Komplexe Dokumente einfach SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re
  14. 14. Fazit SCHEMA Komplexe Dokumente einfach  Workflows  Helfen bei der Erledigung standortübergreifender Prozesse und Aufgaben  Erleichtern Aufgabenzuweisungen in Prozessen, wie z.B. dem Korrekturlesen ( Ping Pong“ zwischen Inhaltsersteller („Ping Pong Inhaltsersteller, Korrekturlesenden und Freigebenden)  Helfen, wenn Prozesse lückenlos dokumentiert werden sollen  Ersetzen aber nicht die menschliche Kommunikation eserved  Müssen definiert werden CHEMA GmbH 20 – all rights re  Können auch zum Korsett werden, wenn zu restriktiv, z.B.  Es wurde festgelegt, dass nur aus dem Workflow heraus ein 011 Dokument produziert werden kann (wie kann dann eine Vorabversion produziert werden?)  Inhalte müssen freigegeben sein um übersetzt werden zu können sein, SC (keine Vorabübersetzungen, Zeitverzögerungen bei der Auslieferung in andere Märkte)
  15. 15. SCHEMA Komplexe Dokumente einfachVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!claudia.blaschke@schema.de http://www schema declaudia blaschke@schema de / http://www.schema.de SC 011 eserved CHEMA GmbH 20 – all rights re

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