Dokumentenmanagement mit Alfresco

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Vortrag anläßlich der Open Rhein Ruhr am 08.11.2009 zum Thema Dokumentenmanagement mt alfresco und Open Source

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Dokumentenmanagement mit Alfresco

  1. 1. Enterprise Content Management als zentrale Informationsverwaltung in einer klassischen Unternehmens- Umgebung © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 1
  2. 2. Agenda Kurzvorstellung it-novum OpenSource Diamant bearbeiten Herausforderung ECM Lösungsbeispiele mit Alfresco & Ko Portal WCM DMS Archiv Zusammenfassung © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 2
  3. 3. it-novum: Ihr Partner für Open Minded Business Lösungen >55 Mitarbeiter, ø 16% Wachstum pro Jahr Abdeckung der kompletten >50% externe Kunden, Kunden aus Mittelstand und Großkonzernen Wertschöpfungskette Niederlassungen in D-A-CH* Datacenter der KAP-Konzerngruppe (SAP Konzeption und Projektmanagement CCC - CustomerCompetenceCenter, SAP Architektur und Beratung BusinessPartner, Nagios Enterprise Partner) Synergieeffekte & Innovationen „Best-Source“ durch Konzernzugehörigkeit Einführung und Schulung Integration und Schnittstellen Support und Subscription Hosting und Managed Services * D seit 1960, seit 2000 als it-novum GmbH , AT seit 2008, CH in 2009 geplant © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 3
  4. 4. it-novum Lösungsportfolio Frontend & Portale Office-Anwendungen, Browser, mobile Geräte Dashboards, Kennzahlen, Reporting und Analyse Datenintegration und -transfer Kunden CRM ECM ERP ITSM spez. Workflow & Prozessengine Infrastruktur Betriebssystem, Virtualisierung, Storage, Datenbanken, Backup, Mail… © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 4
  5. 5. Open Source Diamant: Mehr Wertbeitrag für IT-Projekte abhängigkeit Abhängigkeit Vom Hersteller/Lieferant Von Releasezyklen Sicherheit Sicherheitslücken im Code Stabilität des „Intellectual Assets“ Flexibilität Individuelle Anforderungen Schnittstellen / Integration Kosten Lizenzen, Wartung Implemetierung, Support Innovation Prozessunterstützung „Kooperative Individualentwicklungen“ Closed Source Open Source © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 5
  6. 6. Herausforderung ECM „The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve information to support business processes“ – AIIM 2003 alle Dokumente und Informationen im Kontext frei von Typ, Quelle und Nutzung jederzeit überall ein revisionssicheres Archiv, d.h. leistungsfähiges ECM als Werkzeug für effiziente Geschäftsprozesse © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 6
  7. 7. Ziel: Informationsverfügbarkeit Office-Applikationen Unternehmens-Applikationen TIFF/PDF Scanner originär MFG API TIFF/PDF API Fax TIFF/PDF Drucker TIFF/PDF originär E-Mail TIFF/Spooldaten Exchange, Lotus Notes, etc. MAPI/API Alfresco TIFF/PDF ODBC Ordner Strukturen Teamwork Datenbanken Vorlagen Reports Inhalte © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 7
  8. 8. Informationsaustausch am Beispiel E-Mail Ein geschäftsrelevanter E-Mail Prozess Wiederfindbarkeit Nachvollziehbarkeit Vermeidung Redundanzen © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 8
  9. 9. Prozess übergreifender Informationsaustausch Anwend. B Anwend. C Prozess B Prozess C Anwend. D Anwend. A Prozess D Prozess A © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 9
  10. 10. Informations- und Versionsmanagement Anwend. A Prozess A Anwend. D Prozess D Anwend. C Prozess C Anwend. B Prozess B © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 10
  11. 11. Einsparpotentiale 100 Bearbeitung 90 Zugriff und Ablage 80 Verteilung/Durchlauf 70 70 60 50 40 30 10 8 20 2 8 2 10 20 20 15 0 Papier ECM/DMS ECM/DMS (eigene Erfahrung) Quelle: Andersen Consulting, ITN © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 11
  12. 12. Die Open Source Alternative für ECM: Alfresco Unser Ziel ist es, mit Alfresco ein Open Source Enterprise Content Management anzubieten, das kommerzielle Produkte wie Documentum oder Microsoft® SharePoint® in Funktionsumfang und Nutzen übertrifft © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 12
  13. 13. Architektur Alfresco Alfresco Share Alfresco Alfresco Document Web Content Sites People Collaboration Components YUI Management Management Alfresco Surf JavaServer Faces (JSF) Component Pages Templates s Alfresco Repository REST & Web MS Office CIFS, WebDAV, Services API CMIS FTP & NFS JAVA SharePoint Protocol © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 13
  14. 14. Beispiele: DMS und CIFS Integration Das Alfresco-Repository entspricht einem freigegebenen Laufwerk. Sie können also einfach dieselben Anwendungen wie bisher weiterbenutzen z.B. Microsoft Office, Open Office, Dreamweaver oder AutoCAD © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 14
  15. 15. Dateisystem in Alfresco Alfresco verwandelt das einfache, freigegebene Laufwerk in ein virtuelles Datei- system, in dem Sie mithilfe einfacher Assistenten die von Ihnen benötigten Content-Anwendungen erstellen können © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 15
  16. 16. Integration in MS Office Alfresco lässt sich in Microsoft Office und Open Office integrieren. Sie können folglich wie gewohnt in Ihrer Office-Umgebung weiterarbeiten, ohne sich in ein neues Programm einarbeiten zu müssen © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 16
  17. 17. So sieht es aus: Alfresco Portal © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 17
  18. 18. Alfresco Simple Workflow © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 18
  19. 19. Alfresco Advanced Workflow © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 19
  20. 20. SAP Archiv Link – Architektur allgemein SAP Kommunikationsschnittstelle ECM SAP „KGS“ HTTP ECM Server Content Archiv Server Link Module FI, SD, PP, HTTP API MM, HR,.. Indexdownload ECM BAPI Server FB Indexwert Tabellen DOC id Hard Coded (ABAP) Index Download Workitem RFC „KGS“ mit Index Activator Indexupload SAPGUI ECM Client © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 20
  21. 21. SAP Archiv Link – Architektur ITN SAP Kommunikationsschnittstelle ECM HTTP HTTP create create SAP ITN Content Server Server view view Module FI, SD, PP, ECM MM, HR,.. Server BAPI DOC id FB Indexwert Tabellen RFC RFC ITN Connector API API ECM SAPGUI Indexdownload Indexupload Client ECM Funktionalitäten © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 21
  22. 22. Alfresco und revisionssichere Archivierung Für die revisionssicher Archivierung müssen Hardware, als auch Software sowie das Verfahren GDPdU konform funktionieren. Alfresco wird beim Abspeichern der zu archivierenden Datei das Flag „schreibgeschützt“ zusammen mit dem Flag “Letzer Zugriff“ (Haltedatum) setzen, um die Retention Times auf der Storage (NetApp) zu erzwingen © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 22
  23. 23. Anwendungsszenario 1: Versionierung, Ver-teilung und Automatisierung von Dokumenten Freigabe- Ablage- Publish- Beschreibungen prozesse prozesse prozesse QS-Dokumente V1 ……. Vn L1 ... R1... Rechnungen Lieferscheine Packlisten Autorisierter Zugriff per WEB © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 23
  24. 24. Anwendungsszenario 2: Alfresco-Plattform im Druckfreigabeprozess frei konfigurierbarer Kunde Freigabeprozess Kommentar- protokollierung (kaufmännische Prozesse) mit Datei- Kommentar- vertikale Prozesse versionierung funktion Online- Auftragstasche automatisierte Darstellung JDF Apogee Power PitStop Druck Produktion Prepress Server Switch Server Dialog Horizontale Prozesse (produktionsorientierte Prozesse) © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 24
  25. 25. Mehrwerte Alfresco vs. kommerziellen Lösungen Anforderung Kommerzielle SW Alfresco Lizenzkosten Betriebskosten – Subscription & Support (Abhängig von Projekt) Input-Management (Capturing, Indizierung, Delivery) Output-Management (Ausgeben (senden, drucken, faxen) , COLD, PDF) Integration eBusinessportale Herstellerunabhängig Eigenentwicklung von Plugins möglich (kundenspezifische Anwendungen) Kurze Projektlaufzeiten Dokument-, Web- und Collaboration Management (Web 2.0) Workflow (Simple-, Advanced Workflow) Eigenständige Erweiterung des Quellcodes Geringer Schulungsaufwand Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) Anwenderfreundlich nicht möglich bzw. hoch Optional bzw. aufwendig Standard bzw. einfach © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 25
  26. 26. Positionierung Alfresco als mächtiges Framework offen modern (Architektur) flexibel anpassbar preisgünstig Community Enterprise eben ein wirklicher Enterprise Content Manager © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 26
  27. 27. Unsere Mehrwerte als Best Source - Best Practice Anbieter Closed Source erfahren - Mircosoft Gold Partner Open Source minded - Alfresco Partner hohes SAP Know How - SAP CustomerCompetence Center hohe Projekterfahrung interner Dienstleister mehr als 400 Kunden ECM Erfahrung in vielen DMS und SAP Projekten Integration eben der ideale ECM Partner © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 27
  28. 28. Diese Slides können Sie laden unter: www.it-novum.com/downloadcenter_4661.html Vielen dank! © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 28

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