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alpin gmbh. software, consulting & strategy




     Dokumenten-Management-System d.3




           Joachim.pfeifer@alpin.it

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Wussten Sie, dass …


   in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit
    der Suche nach Dokumenten verbracht wird?

   ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen
    oder nicht auffindbar sind?

   jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?

   ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form
    vorliegen?


                                                       Quelle: „Gartner Group“


                                                                            info@alpin.it
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                                                                    Recherche
                                        Archivierung
                                                                                      Webzugriff


                    Eingangspost (Scannen)

                                                   digitales Archiv                                 Volltextsuche
Erfassen




                 Eingehende
                                                             SQL
                    Faxe
                                                                                                     Office-Integration

                                                   Server



                                                  Datenbank – Filesystem
                                                    CD/DVD – Jukebox

                       Groupware und                                                                  Schnittstellen
                           E-Mail                                                                       (ERP, API)


                                        Import von
                                        Massendaten

                                                                                         Workflow
                                                                 digitale Signatur

                                                                                                            info@alpin.it
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           Zugriffs-Szenarien in
                                                        Schnittstellen                     Programmier-
                                                         (ERP, API)                        Schnittstellen

 Recherche    Office-Integration   Webzugriff                                                   d.api
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                                                            d.link
 d.xplorer          d.office        d.web                                     d.mail




                Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff




                                    digitales Archiv




                                     Server




                                                                                           info@alpin.it
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Die 3-Schicht-Architektur von
                                                                                    Bereich ohne direkten
              Die Anwender                      Die Schaltzentrale
                                                                                    Zugriff durch den Anwender




                                              d.3 Applikationsserver
     d.3 Web-Clients

                                   @                                                          d.3 Datenbank-Server

     d.3 Web-Clients




                                                                                              d.3 File-Server

           d.3 Web-Clients




                                                         d.3 Clients                          Jukebox mit
                                                                                              Jukebox-Controller


                                           d.3 Clients


                             d.3 Clients
       Scan-Station

                                                                                                         info@alpin.it
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           Erfolgsfaktoren beim Einsatz von

   Effizientes Erfassen
            Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung)
            Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von
             Papierdokumenten

   Strukturierte Ablage
            Aktenplan firmenspezifisch
            Jedes Dokument nur einmal vorhanden

   Weiterbearbeitung von Dokumenten
            Workflow (ac-hoc, regelbasiert)
            Vertreterregelung

   Einfache, schnelle und effiziente Recherche



                                                                                      info@alpin.it
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           Vorteile und Nutzen von d3
    Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen
     Abteilungen und Außenstellen
    Sicherstellen des Zugriffsschutzes
    Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen
     (Workflow)
    jedes Dokument ist nur einmal vorhanden
    Zugriff auf alte Versionsstände
    sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres
     gesamten Lebenszyklus
    Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage
    stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und
     Effizienzsteigerung
    Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre,
     10 Jahre, …)


                                                                           info@alpin.it
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           d3 hilft Kosten zu reduzieren

    Materialkosten von optischen
                                                             Bearbeitungszeit
     Speichermedien günstiger als
                                                             ohne DMS
     entsprechende Papierkosten
    der Informationsfluss wird beschleunigt
    die Bearbeitungszeiten werden verkürzt
    die Auskunftsfähigkeit und damit
     Kundenzufriedenheit wird wesentlich
     verbessert                                                             Bearbeitungszeit

                                                                            mit DMS
    die Bearbeitungszeit eines
     Geschäftsvorganges lässt sich mit
     einem Dokumenten Management
     System um bis zu 70% senken




                                                                               info@alpin.it
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    Dokumentenmanagement



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               Joachim.pfeifer@alpin.it

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Präsentation DMS D3 Alpin.it

  • 1. alpin gmbh. software, consulting & strategy Dokumenten-Management-System d.3 Joachim.pfeifer@alpin.it info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 2. alpin gmbh. software, consulting & strategy Wussten Sie, dass …  in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird?  ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen oder nicht auffindbar sind?  jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?  ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form vorliegen? Quelle: „Gartner Group“ info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 3. alpin gmbh. software, consulting & strategy Komponenten von Recherchieren & Bearbeiten Recherche Archivierung Webzugriff Eingangspost (Scannen) digitales Archiv Volltextsuche Erfassen Eingehende SQL Faxe Office-Integration Server Datenbank – Filesystem CD/DVD – Jukebox Groupware und Schnittstellen E-Mail (ERP, API) Import von Massendaten Workflow digitale Signatur info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 4. alpin gmbh. software, consulting & strategy prüf en Dokumenten- Lebenszyklus erstellen/ freigeben bearbeiten archivieren info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 5. alpin gmbh. software, consulting & strategy Zugriffs-Szenarien in Schnittstellen Programmier- (ERP, API) Schnittstellen Recherche Office-Integration Webzugriff d.api E-Mail d.link d.xplorer d.office d.web d.mail Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff digitales Archiv Server info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 6. alpin gmbh. software, consulting & strategy Die 3-Schicht-Architektur von Bereich ohne direkten Die Anwender Die Schaltzentrale Zugriff durch den Anwender d.3 Applikationsserver d.3 Web-Clients @ d.3 Datenbank-Server d.3 Web-Clients d.3 File-Server d.3 Web-Clients d.3 Clients Jukebox mit Jukebox-Controller d.3 Clients d.3 Clients Scan-Station info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 7. alpin gmbh. software, consulting & strategy Erfolgsfaktoren beim Einsatz von  Effizientes Erfassen  Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung)  Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von Papierdokumenten  Strukturierte Ablage  Aktenplan firmenspezifisch  Jedes Dokument nur einmal vorhanden  Weiterbearbeitung von Dokumenten  Workflow (ac-hoc, regelbasiert)  Vertreterregelung  Einfache, schnelle und effiziente Recherche info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 8. alpin gmbh. software, consulting & strategy Vorteile und Nutzen von d3  Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen Abteilungen und Außenstellen  Sicherstellen des Zugriffsschutzes  Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen (Workflow)  jedes Dokument ist nur einmal vorhanden  Zugriff auf alte Versionsstände  sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus  Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage  stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und Effizienzsteigerung  Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre, 10 Jahre, …) info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 9. alpin gmbh. software, consulting & strategy d3 hilft Kosten zu reduzieren  Materialkosten von optischen Bearbeitungszeit Speichermedien günstiger als ohne DMS entsprechende Papierkosten  der Informationsfluss wird beschleunigt  die Bearbeitungszeiten werden verkürzt  die Auskunftsfähigkeit und damit Kundenzufriedenheit wird wesentlich verbessert Bearbeitungszeit mit DMS  die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich mit einem Dokumenten Management System um bis zu 70% senken info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  • 10. alpin gmbh. software, consulting & strategy Dokumentenmanagement Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Joachim.pfeifer@alpin.it info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007 0