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1 von 47
Best Practices: Intrane Nationale Suisse
                      et

Enterprise 2.0 SUMMIT


Jürgen Kübler, Projektleiter strategische Proje
                                              ekte
Nationale Suisse




   Kurzprofil:
                                                             ssige Risiko- und Vorsorgelösungen sowie für
    − international tätiger Schweizer Versicherer für erstklas
      massgeschneiderte Nischenprodukte.
    − Hauptsitz (Schweizerische National-Versicherungs-G
                                                       Gesellschaft AG): Basel
    − SIX Swiss Exchange kotiert: NATN
    − Tochtergesellschaften in Belgien, Deutschland, Italien Liechtenstein, Schweiz und Spanien
                                                           n,


   Umsatz-/ Mitarbeiterzahlen:
    − Bruttoprämien: 1.67 Milliarden Schweizer Franken
    − 30% des Umsatzes von Tochtergesellschaften
    − 1796 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Vollzeitstellen, Stand vom 30 Juni 2009)
                                            (Vollzeitstellen            30.


   Unternehmensstruktur: Diverse Fachbereiche, Vertriebs
                                                        snetz mit Agenturen, Querschnittsbereiche (z.B. IT)


   Ländergesellschaften in Spanien, Italien, Belgien und Deutschland




Seite 2           11.11.2009      Enterprise 2.0 SUMMIT
Agenda
 g




   Ausgangslage & Zielsetzung
   Projektablauf
   Lösung
   Migration
   Rückblick & Ausblick




Seite 3             11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausgangslage & Zielsetzung
   g g g                 g


Hier steht ein Titel




 Seite 4          11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausgangslage
   g g g


Systemtechnische Einschränkungen


   Bestehendes Intranet nicht mehr State of the Art
   Verschiedene Stand-alone-Teilapplikationen
   keine Kollaborationselemente insb. soziale Elemente
    − Ausnahme: Flohmarkt, wurde aber nicht genutzt
   Publikation auf Basis Frontpage
                               p g
   Keine Berechtigungen auf Stufe Publikation
    − Jeder Contentmaster konnte alles bearbeiten




Seite 5          11.11.2009    Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausgangslage
   g g g


Erschwerter Informationszugang


   11.11.2009Informationsarchitektur nach Organisationen
                                                        n
    − Hierarchisch nach Geschäftsbereichen (Wiedergabe d Organigramms)
                                                       des
   Schwieriges Auffinden von Inhalten über Navigation und Suche
                                                         d
    − Garbage in – Garbage out
    − Historisch gewachsen durch 168 ( ) ausgebildete Con
                 g                   (!!)   g           ntentmaster




Seite 6         11.11.2009    Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausgangslage
   g g g


Unzureichende Inhaltsqualität


   Viele alte, ungültige Inhaltsseiten
   Nur neue hinzugefügt, keine alten gelöscht, häufiger We
                                                          echsel der Zuständigkeiten
   Redundante Dokumente
   z.B. PDF für Ausdruck vs. HTML für Suche
   Viel zu viel Information (12.000 HTML-Seiten, 6555 PDF
                             (                  ,        F-Dokumente, 500 .doc-Dateien, 600 .xls-Dateien)
                                                                    ,                 ,                 )




Seite 7           11.11.2009     Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausgangslage
   g g g


Intranet bietet keine Arbeits- und Prozessunterstützun
                                                     ng


   Nur manuelle Abläufe abgebildet
   Hoher Aufwand bei Pflege




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Ausgangslage
   g g g


Frustrierte Contentmaster und Mitarbeiter


   Besser Mail an alle statt Intranet-News
   Lieber Ausdrucke sammeln statt im Intranet nachschaue
                                                        en
   Resignation bei den Mitarbeitern
   Frust bei den Contentmaster




->> Kein soziales Element statt dessen asoziales Elemen
 >>               Element,                            nt




Seite 9          11.11.2009    Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausgangslage
   g g g




Seite 10   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Zielsetzung
          g




Technologieerneuerung                                   Sicherstellung der Informationsqualität
   Realisierung eines funktional und visuell modern    (Content Live Cycle Management)
    gestalteten Intranets                                  Versionierung, Archivierung
   Technologie Microsoft SharePoint                       Einführung eines Livecycle-Management
   Zentrale Ablage und Kategorisierung von Inhalten        der Inhalte
    und Suche
   Aufbau einer gruppenweiten Intranet-Plattform


Schneller Informationszugang                            Arbeits- und Prozessunterstützung
   Gruppenweites Personalverzeichnis                      Gruppenweite Zusammenarbeit
   Informationsarchitektur nach Themen                    Kollaboration
   Mehrsprachigkeit, Usability / Accessibility            Ablösung manueller administrativer
                                                            Workflows durch automatische Workflows
                                                            im Intranet




Seite 11         11.11.2009     Enterprise 2.0 SUMMIT
Zielsetzung
          g


Verantwortung und Engagement der Mitarbeiter für da Intranet gewinnen
                                                  as


   Eigenverantwortung bei Mitarbeitern stärken
   Hilfestellung für Contentmaster bieten




->> Willen zur Veränderung schaffen




Seite 12         11.11.2009    Enterprise 2.0 SUMMIT
Projektablauf
   j


Hier steht ein Titel




 Seite 13         11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
In allen Projektphasen Einbezug der Mitarbeiter von
            j                 g
Nationale Suisse

       I. Konzeption                            II. Implementierun
                                                                 ng            III. Launch


                                                      Projektleitung
                                                                   g


    1. Übernahme Analyse                     1. Set-Up                        1. Schulung
    2. Business Konzept                                            ranet
                                             2. Implementierung Intr          2. Migration
        Funktionales Konzept                 Templating                     3. Launchbegleitung
        GUI (Wireframes)                     Funktionen/Features               (Technik)
        Kollaboration                        Schnittstellen/Umsyysteme
    3. Technisches Konzept                    Kollaboration
        MOSS Konzeption                     3. Testing, QS
        Migrationskonzept                   4. Deployment
        Integration Umsysteme,
         Schnittstellen
    4. Design


                                                          Infrastruktur


                                                    Projektmarketing
                                                    P j kt    k ti g

                                      Einbezug der Mitarbeiter vo Nationale Suisse
                                                                on




Seite 14        11.11.2009        Enterprise 2.0 SUMMIT
Lösung
     g


Hier steht ein Titel




 Seite 15         11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Startseite




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      g g




Seite 17   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Inhaltsseite




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Layout
  y




Horizontale Hauptnavigation für den Einstieg in die
sechs Hauptthemen

In der vertikalen Subnavigation werden die
Inhaltskategorien/Seiten innerhalb eines
Hauptthemas (z.B. Nichtleben) aufgelistet



Inhaltsbereich mit Hauptüberschrift (grün
ausgezeichnet) und darunterliegenden Inhalte wie
Texte, Bilder
Texte Bilder, Aufzählungen oder Tabellen
                                 Tabellen.


Link-Boxen (Weiterführende Links und
Applikationen) für weiterführende Informationen im
Intranet, welche im Zusammenhang mit dem Inhalt
benutzt werden.

Unter Ansprechpartner sieht der Intranetbenutzer
den Inhaltsverantwortlichen sowie den
Contentmaster der aktuellen Seite.




 Seite 19          11.11.2009         Enterprise 2.0 SUMMIT
Informationsarchitektur nach Themen


Bisher: Bisherige Informationsarchitektur hierarchisch nach
               g
Geschäftsbereichen

Neu: Themenorientierung

                                                            Das
                                                            D Fachwissen über das Versicherungsgeschäft
Mitarbeiter                                                 is auf weitere vier Bereiche verteilt. Hier sollen
                                                             st
Bereich für Inhalte, welche den Mitarbeiter bei             In
                                                             nformationen zu Produkten, Regelungen, AVBs
Nationale Suisse direkt betreffen: Informationen zur        sowie weiteres Fachwissen zu finden sein.
                                                            s
Anstellung, E t i kl
A t ll       Entwicklungsmöglichkeiten sowie
                           ö li hk it        i
Hilfestellungen rund um den Arbeitsplatz.
                                                            Personen
                                                            P
                                                            Nicht Personen
                                                            Nicht-Personen
                                                            N
Unternehmen
                                                            Schadenmanagement
                                                            S
In den Bereich Unternehmen gehören Informationen
über die gesamte Organisation – Von der
Beschreibung der einzelnen Abteilungen und
                                                            Vertrieb & Marketing
                                                            V
Standorte bis hin zur Kunstsammlung.




Seite 20         11.11.2009         Enterprise 2.0 SUMMIT
Funktionen im Überblick



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News



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Event-Kalender Personalisierte
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  DokumenteDruckfun  nktion
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                Naviga             Metadaten
 Soziale ElementeTemplates Formulare
      WCMS Suche Ne  ews              Teaser
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Seite 22   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
News Anforderungen
               g


Mitarbeiter sollen zeitnah über aktuelle Themen inform
                                                     miert sein

Bisher: News verschwand nach Ablauf der Gültigkeit (max. 90
                                                          0
Tage) aus dem Intranet

Neu: News wird aus bestehendem Inhalt erzeugt. News
verschwindet, Inhalt bleibt


   Newsübersicht auf St t it
    N   üb i ht f Startseite
   Farbliche Kennzeichnung, wenn eine Newsmeldung ber
                                                     reits gelesen wurde
   Newserfassung in unterschiedlichen Kategorien
    − Hauptkategorien
    − Subkategorien
   News erstellen direkt beim Publishing einer Inhaltsseite
   News werden abhängig von Branchen und Kategorien a Unterseiten dargestellt
                                                     auf
   Eleminierung der „Mails-an-alle“-Mentalität




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Newsübersicht auf Startseite




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 gelesene News




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News Detailansicht




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 Soziale ElementeTemplates F
                        l t Formulare
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      WCMSSuche New   ws
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                                     Teaser


Seite 26   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Anforderungen
          g


Mitarbeiter sollten einfach und intuitiv Inhalte aus vers
                                                        schiedenen Datenquellen auffinden


   Gruppenweites Personalverzeichnis für 1‘800 Mitarbeite
                                                         er
    − Vorname / Name, Organisation unit, Telefon, E-Mail, A
                                                          Adresse, Auto Complete
    − MySite / später Team Site Integration
    − Datenquelle: HR-System, Active Directory
   Intranet
    − 2’100 deutsche Seiten
    − 2’100 französische Seiten
   Dokumenten-Bibliothek (integriert in Sharepoint)
    − 3‘500 Dokumente und Formulare (für interne Zwecke)
                                                       )
    − unterschiedliche Dateitypen: .pdf, .doc, .xls, .ppt, etc.
   Formsmanager (ausserhalb Sharepoint)
    − 1‘000 pdf-Dokumente und Formulare (für Kunden)
   Fileshares
    − ca. 180 GB Datenvolumen




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Anforderungen
          g


Mit dem Helpdesk auf dem Intranet sollen Mails an alle mit Systemmeldungen reduziert werden
                                                     e


   Anzeige aktueller Betriebsprobleme auf der Homepage
    − Ampelstatus
    − Schnelle Publikation
    − Zugriff auf Textbausteine




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Erfassung & Verwaltung
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Seite 35   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Anforderungen
          g


Sozialen Elemente sollen Mitarbeiter aktiv einbeziehen
                                                     n


   My Site
    − Mitarbeiterprofil
    − Einstieg in Kollaborationsplattformen
   Bildergalerie (für Kunstobjekte auf der Homepage)
    − Kulturelles Engagement hervorheben
                    g g
    − Beitrag zur Unterstützung des Schweizer Kunstschaff
                                                        fens mit jährlichem Kunstpreis
    − Eigene Kunstsammlung
   Bildergalerie (für Veranstaltungen)
    − Einbindung aller Mitarbeiter in Ausbau der Bildelemen
                                                          nte
   Event-Kalender
    − Informationen über aktuelle, unternehmensbezogenen Veranstaltungen / Termine
                         aktuelle                      n
   Kollaboration
    − Testbetrieb mit IT
    − Testbetrieb mit HR
    − „weniger ist mehr“




Seite 36            11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Bildergalerie
      g




Seite 37   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
MySite
 y




Seite 38   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Event-Kalender




Seite 39   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Kollaboration




Seite 40   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Kollaboration




Seite 41   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Migration
  g


Hier steht ein Titel




 Seite 42         11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Migration
  g




Ablauf                                                   Eckdaten (Vorbereitung)
1.    Erfassen der vorhandenen Inhalte und eindeutige       Anzahl Seiten: 12‘000
      Zuweisung der Inhalte an Contentmaster                Anzahl Contentmaster: 78
2.    Bereinigung der bestehenden, gültigen Inhalte         Dauer: 6 Monate
3.    Löschen veralteter Inhalte                            1 Vollzeitstelle intern
4.    Anreicherung der Inhalte mit Meta-Daten in einem
      Storybook
                                                         Eckdaten (reine Migration)
5.    Manuelle Migration (da bisherige Inhalte nicht
      strukturiert vorliegen) durch ext. Unterstützung
                            )                               Anzahl Seiten: 4‘200
                                                                            4 200
6.    Laufende Abstimmung zwischen Migratoren und           Anzahl Migratoren: 8
      Contentmastern                                        Dauer: 7 Wochen
7.    Freigabe der Migration durch Contentmaster
      F i b d Mi ti d h C t t                t              1 V ll it t ll i t
                                                               Vollzeitstelle intern
      (inhaltlich)
8.    Übergabe der migrierten Inhalte in Verantwortung
      Contentmaster
9.    Optische Korrekturen durch Contentmaster




 Seite 43        11.11.2009     Enterprise 2.0 SUMMIT
Rückblick & Ausblick


Hier steht ein Titel




 Seite 44         11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT
Rückblick




   Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen
   Einbezug der Contentmaster und Mitarbeiter
   Projektmarketing
   Einbezug der GL und der mittleren Führungsschicht
   Breites Spektrum an Wissen einbringen ( , Fachbereich, Psychologen, Gestalter)
             p                        g (IT,             , y       g ,           )
   Projektmarketing
   Rückhalt durch Geschäftsleitung sichern
   Meinungsbilder identifizieren und einbeziehen (oder elim
                                                           minieren ;-) )
   Projektmarketing
   Migration und Test frühzeitig planen
   Integration frühzeitig planen
   Mitarbeiter mit neuem Intranet und neuen Funktionen ni
                                                         icht überfordern -> weniger ist mehr !
   Projektmarketing
   Launch planen (Commitment CEO, Countdown, Tipps &
                                                    &Tricks)




Seite 45         11.11.2009     Enterprise 2.0 SUMMIT
Ausblick




   Einführung Kollaboration für IT-Bereiche und HR-Theme (produktiv ab 11/09)
                                                        en
   Ausbau auf weitere Länderintranets (2010: DE/IT, 2011 ES/BE)
                                                        1:
   Länderübergreifende Dokumentensuche
   Corporate Intranet mit Gruppenfunktionen
   Integration Webkonferenzen
        g
   Gruppenweite Zusammenarbeit in gruppenweiten Projekten
   Erweiterung des automatischen, administrativen Workflo
                                                         ows




Seite 46        11.11.2009    Enterprise 2.0 SUMMIT
Fragen
   g




                                                ?




Seite 47   11.11.2009   Enterprise 2.0 SUMMIT

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Best Practices: Intranet Nationale Suisse

  • 1. Best Practices: Intrane Nationale Suisse et Enterprise 2.0 SUMMIT Jürgen Kübler, Projektleiter strategische Proje ekte
  • 2. Nationale Suisse  Kurzprofil: ssige Risiko- und Vorsorgelösungen sowie für − international tätiger Schweizer Versicherer für erstklas massgeschneiderte Nischenprodukte. − Hauptsitz (Schweizerische National-Versicherungs-G Gesellschaft AG): Basel − SIX Swiss Exchange kotiert: NATN − Tochtergesellschaften in Belgien, Deutschland, Italien Liechtenstein, Schweiz und Spanien n,  Umsatz-/ Mitarbeiterzahlen: − Bruttoprämien: 1.67 Milliarden Schweizer Franken − 30% des Umsatzes von Tochtergesellschaften − 1796 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Vollzeitstellen, Stand vom 30 Juni 2009) (Vollzeitstellen 30.  Unternehmensstruktur: Diverse Fachbereiche, Vertriebs snetz mit Agenturen, Querschnittsbereiche (z.B. IT)  Ländergesellschaften in Spanien, Italien, Belgien und Deutschland Seite 2 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 3. Agenda g  Ausgangslage & Zielsetzung  Projektablauf  Lösung  Migration  Rückblick & Ausblick Seite 3 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 4. Ausgangslage & Zielsetzung g g g g Hier steht ein Titel Seite 4 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 5. Ausgangslage g g g Systemtechnische Einschränkungen  Bestehendes Intranet nicht mehr State of the Art  Verschiedene Stand-alone-Teilapplikationen  keine Kollaborationselemente insb. soziale Elemente − Ausnahme: Flohmarkt, wurde aber nicht genutzt  Publikation auf Basis Frontpage p g  Keine Berechtigungen auf Stufe Publikation − Jeder Contentmaster konnte alles bearbeiten Seite 5 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 6. Ausgangslage g g g Erschwerter Informationszugang  11.11.2009Informationsarchitektur nach Organisationen n − Hierarchisch nach Geschäftsbereichen (Wiedergabe d Organigramms) des  Schwieriges Auffinden von Inhalten über Navigation und Suche d − Garbage in – Garbage out − Historisch gewachsen durch 168 ( ) ausgebildete Con g (!!) g ntentmaster Seite 6 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 7. Ausgangslage g g g Unzureichende Inhaltsqualität  Viele alte, ungültige Inhaltsseiten  Nur neue hinzugefügt, keine alten gelöscht, häufiger We echsel der Zuständigkeiten  Redundante Dokumente  z.B. PDF für Ausdruck vs. HTML für Suche  Viel zu viel Information (12.000 HTML-Seiten, 6555 PDF ( , F-Dokumente, 500 .doc-Dateien, 600 .xls-Dateien) , , ) Seite 7 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 8. Ausgangslage g g g Intranet bietet keine Arbeits- und Prozessunterstützun ng  Nur manuelle Abläufe abgebildet  Hoher Aufwand bei Pflege Seite 8 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 9. Ausgangslage g g g Frustrierte Contentmaster und Mitarbeiter  Besser Mail an alle statt Intranet-News  Lieber Ausdrucke sammeln statt im Intranet nachschaue en  Resignation bei den Mitarbeitern  Frust bei den Contentmaster ->> Kein soziales Element statt dessen asoziales Elemen >> Element, nt Seite 9 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 10. Ausgangslage g g g Seite 10 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 11. Zielsetzung g Technologieerneuerung Sicherstellung der Informationsqualität  Realisierung eines funktional und visuell modern (Content Live Cycle Management) gestalteten Intranets  Versionierung, Archivierung  Technologie Microsoft SharePoint  Einführung eines Livecycle-Management  Zentrale Ablage und Kategorisierung von Inhalten der Inhalte und Suche  Aufbau einer gruppenweiten Intranet-Plattform Schneller Informationszugang Arbeits- und Prozessunterstützung  Gruppenweites Personalverzeichnis  Gruppenweite Zusammenarbeit  Informationsarchitektur nach Themen  Kollaboration  Mehrsprachigkeit, Usability / Accessibility  Ablösung manueller administrativer Workflows durch automatische Workflows im Intranet Seite 11 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 12. Zielsetzung g Verantwortung und Engagement der Mitarbeiter für da Intranet gewinnen as  Eigenverantwortung bei Mitarbeitern stärken  Hilfestellung für Contentmaster bieten ->> Willen zur Veränderung schaffen Seite 12 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 13. Projektablauf j Hier steht ein Titel Seite 13 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 14. In allen Projektphasen Einbezug der Mitarbeiter von j g Nationale Suisse I. Konzeption II. Implementierun ng III. Launch Projektleitung g 1. Übernahme Analyse 1. Set-Up 1. Schulung 2. Business Konzept ranet 2. Implementierung Intr 2. Migration  Funktionales Konzept  Templating 3. Launchbegleitung  GUI (Wireframes)  Funktionen/Features (Technik)  Kollaboration  Schnittstellen/Umsyysteme 3. Technisches Konzept  Kollaboration  MOSS Konzeption 3. Testing, QS  Migrationskonzept 4. Deployment  Integration Umsysteme, Schnittstellen 4. Design Infrastruktur Projektmarketing P j kt k ti g Einbezug der Mitarbeiter vo Nationale Suisse on Seite 14 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 15. Lösung g Hier steht ein Titel Seite 15 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 16. Startseite Seite 16 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 17. Landingpage g g Seite 17 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 18. Inhaltsseite Seite 18 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 19. Layout y Horizontale Hauptnavigation für den Einstieg in die sechs Hauptthemen In der vertikalen Subnavigation werden die Inhaltskategorien/Seiten innerhalb eines Hauptthemas (z.B. Nichtleben) aufgelistet Inhaltsbereich mit Hauptüberschrift (grün ausgezeichnet) und darunterliegenden Inhalte wie Texte, Bilder Texte Bilder, Aufzählungen oder Tabellen Tabellen. Link-Boxen (Weiterführende Links und Applikationen) für weiterführende Informationen im Intranet, welche im Zusammenhang mit dem Inhalt benutzt werden. Unter Ansprechpartner sieht der Intranetbenutzer den Inhaltsverantwortlichen sowie den Contentmaster der aktuellen Seite. Seite 19 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 20. Informationsarchitektur nach Themen Bisher: Bisherige Informationsarchitektur hierarchisch nach g Geschäftsbereichen Neu: Themenorientierung Das D Fachwissen über das Versicherungsgeschäft Mitarbeiter is auf weitere vier Bereiche verteilt. Hier sollen st Bereich für Inhalte, welche den Mitarbeiter bei In nformationen zu Produkten, Regelungen, AVBs Nationale Suisse direkt betreffen: Informationen zur sowie weiteres Fachwissen zu finden sein. s Anstellung, E t i kl A t ll Entwicklungsmöglichkeiten sowie ö li hk it i Hilfestellungen rund um den Arbeitsplatz. Personen P Nicht Personen Nicht-Personen N Unternehmen Schadenmanagement S In den Bereich Unternehmen gehören Informationen über die gesamte Organisation – Von der Beschreibung der einzelnen Abteilungen und Vertrieb & Marketing V Standorte bis hin zur Kunstsammlung. Seite 20 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 21. Funktionen im Überblick Favorits Link i kli klistenElemente k Workflows Kunstteaser K Forms Personalverzeichnis Bild Bildergalerie Suche l i Event-Kalender Perso onalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten Helpdesk DokumenteDruckfun nktion StartseiteNavigattionManager Metadaten Soziale ElementeTemp plates Formulare WCMS Suche New ws Teaser Mehrsprachigkeit M Seite 21 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 22. News Link Li kli t El klistenElemente k t Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche s Event-Kalender Personalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten ehl it Helpdesk DokumenteDruckfun nktion Startseite ationManager M t d t Naviga Metadaten Soziale ElementeTemplates Formulare WCMS Suche Ne ews Teaser Mehrsprachigkeit M p g Seite 22 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 23. News Anforderungen g Mitarbeiter sollen zeitnah über aktuelle Themen inform miert sein Bisher: News verschwand nach Ablauf der Gültigkeit (max. 90 0 Tage) aus dem Intranet Neu: News wird aus bestehendem Inhalt erzeugt. News verschwindet, Inhalt bleibt  Newsübersicht auf St t it N üb i ht f Startseite  Farbliche Kennzeichnung, wenn eine Newsmeldung ber reits gelesen wurde  Newserfassung in unterschiedlichen Kategorien − Hauptkategorien − Subkategorien  News erstellen direkt beim Publishing einer Inhaltsseite  News werden abhängig von Branchen und Kategorien a Unterseiten dargestellt auf  Eleminierung der „Mails-an-alle“-Mentalität Seite 23 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 24. Newsübersicht auf Startseite Kennzeichnung gelesene News Seite 24 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 25. News Detailansicht Seite 25 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 26. Suche LinkklistenElemente Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche Event-Kalender Perso onalisierte MySite S Gruppenweites Fe ehlerseiten Helpdesk DokumenteD Druckfunkti kf nktion Startseite ationManager Metadaten Naviga Soziale ElementeTemplates F l t Formulare l WCMSSuche New ws Mehrsprachigkeit M Teaser Seite 26 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 27. Anforderungen g Mitarbeiter sollten einfach und intuitiv Inhalte aus vers schiedenen Datenquellen auffinden  Gruppenweites Personalverzeichnis für 1‘800 Mitarbeite er − Vorname / Name, Organisation unit, Telefon, E-Mail, A Adresse, Auto Complete − MySite / später Team Site Integration − Datenquelle: HR-System, Active Directory  Intranet − 2’100 deutsche Seiten − 2’100 französische Seiten  Dokumenten-Bibliothek (integriert in Sharepoint) − 3‘500 Dokumente und Formulare (für interne Zwecke) ) − unterschiedliche Dateitypen: .pdf, .doc, .xls, .ppt, etc.  Formsmanager (ausserhalb Sharepoint) − 1‘000 pdf-Dokumente und Formulare (für Kunden)  Fileshares − ca. 180 GB Datenvolumen Seite 27 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 28. Suche Suche von jeder Inhaltsseites m Unterscheidung mit Personen oder Inhalte Seite 28 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 29. Gruppenweites Personalverzeichnis MySite: Auto Complete: Seite 29 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 30. Ergebnis Inhaltssuche g Faceted Search Seite 30 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 31. Helpdesk LinkklistenElemente Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche Event-Kalender P Perso li i t MySite onalisierte Gruppenweites Fe ehlerseiten Dokumente Druckfunnktion H l d k Helpdesk Startseite gationManager Metadaten Naviga g Soziale ElementeTemplates Formulare WCMS Suche Newws Teaser Mehrsprachigkeit M Seite 31 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 32. Anforderungen g Mit dem Helpdesk auf dem Intranet sollen Mails an alle mit Systemmeldungen reduziert werden e  Anzeige aktueller Betriebsprobleme auf der Homepage − Ampelstatus − Schnelle Publikation − Zugriff auf Textbausteine Seite 32 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 33. Helpdesk Startseite Seite 33 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 34. Erfassung & Verwaltung g g Seite 34 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 35. Soziale Elemente LinkklistenElemente Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche Event-Kalender Perso onalisierte M Sit MySite Gruppenweites Fe ehlerseiten Dokumente D k t Druckfunkti Helpdesk D kf nktion Startseite ationManager Metadaten Naviga Soziale ElementeTemplates F S Formulare l WCMS SucheNewws Teaser Mehrsprachigkeit M Seite 35 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 36. Anforderungen g Sozialen Elemente sollen Mitarbeiter aktiv einbeziehen n  My Site − Mitarbeiterprofil − Einstieg in Kollaborationsplattformen  Bildergalerie (für Kunstobjekte auf der Homepage) − Kulturelles Engagement hervorheben g g − Beitrag zur Unterstützung des Schweizer Kunstschaff fens mit jährlichem Kunstpreis − Eigene Kunstsammlung  Bildergalerie (für Veranstaltungen) − Einbindung aller Mitarbeiter in Ausbau der Bildelemen nte  Event-Kalender − Informationen über aktuelle, unternehmensbezogenen Veranstaltungen / Termine aktuelle n  Kollaboration − Testbetrieb mit IT − Testbetrieb mit HR − „weniger ist mehr“ Seite 36 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 37. Bildergalerie g Seite 37 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 38. MySite y Seite 38 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 39. Event-Kalender Seite 39 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 40. Kollaboration Seite 40 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 41. Kollaboration Seite 41 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 42. Migration g Hier steht ein Titel Seite 42 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 43. Migration g Ablauf Eckdaten (Vorbereitung) 1. Erfassen der vorhandenen Inhalte und eindeutige  Anzahl Seiten: 12‘000 Zuweisung der Inhalte an Contentmaster  Anzahl Contentmaster: 78 2. Bereinigung der bestehenden, gültigen Inhalte  Dauer: 6 Monate 3. Löschen veralteter Inhalte  1 Vollzeitstelle intern 4. Anreicherung der Inhalte mit Meta-Daten in einem Storybook Eckdaten (reine Migration) 5. Manuelle Migration (da bisherige Inhalte nicht strukturiert vorliegen) durch ext. Unterstützung )  Anzahl Seiten: 4‘200 4 200 6. Laufende Abstimmung zwischen Migratoren und  Anzahl Migratoren: 8 Contentmastern  Dauer: 7 Wochen 7. Freigabe der Migration durch Contentmaster F i b d Mi ti d h C t t t  1 V ll it t ll i t Vollzeitstelle intern (inhaltlich) 8. Übergabe der migrierten Inhalte in Verantwortung Contentmaster 9. Optische Korrekturen durch Contentmaster Seite 43 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 44. Rückblick & Ausblick Hier steht ein Titel Seite 44 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 45. Rückblick  Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen  Einbezug der Contentmaster und Mitarbeiter  Projektmarketing  Einbezug der GL und der mittleren Führungsschicht  Breites Spektrum an Wissen einbringen ( , Fachbereich, Psychologen, Gestalter) p g (IT, , y g , )  Projektmarketing  Rückhalt durch Geschäftsleitung sichern  Meinungsbilder identifizieren und einbeziehen (oder elim minieren ;-) )  Projektmarketing  Migration und Test frühzeitig planen  Integration frühzeitig planen  Mitarbeiter mit neuem Intranet und neuen Funktionen ni icht überfordern -> weniger ist mehr !  Projektmarketing  Launch planen (Commitment CEO, Countdown, Tipps & &Tricks) Seite 45 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 46. Ausblick  Einführung Kollaboration für IT-Bereiche und HR-Theme (produktiv ab 11/09) en  Ausbau auf weitere Länderintranets (2010: DE/IT, 2011 ES/BE) 1:  Länderübergreifende Dokumentensuche  Corporate Intranet mit Gruppenfunktionen  Integration Webkonferenzen g  Gruppenweite Zusammenarbeit in gruppenweiten Projekten  Erweiterung des automatischen, administrativen Workflo ows Seite 46 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT
  • 47. Fragen g ? Seite 47 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT