dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

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dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

  1. 1. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Wie überführt man sinnvoll Bestandsdokumente nach Alfresco?
  2. 2. Vorstellung / Agenda dmc digital media center GmbH Agenda  Lothar Märkle  Vorstellung dmc Software Architekt digital media center GmbH  Aufgabenstellung / Ausgangssituation lothar.maerkle@dmc.de  Beispielszenario „Übernahme von Vertragsdokumenten“  Heiko Robert Senior Consultant  Best Practices digital media center GmbH  Vorgehensweise heiko.robert@dmc.de Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 2
  3. 3. Vorstellung dmc digital media center GmbH Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 3
  4. 4. dmc und seine Kerngeschäftsfelder Besseres E-Commerce Besseres ECM Mehr Reichweite, Informationen zur mehr Umsatz, richtigen Zeit am mehr Erfolg. richtigen Ort. Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen. Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 4
  5. 5. dmc auf einen Blick Daten und Fakten Gründung dmc ist die größte inhabergeführte 1995 in Stuttgart Internetagentur Deutschlands und 500 TEUR Stammkapital realisiert in über 40 Ländern weltweit Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte. Inhabergeführte GmbH Mitarbeiter 190 FTE (Ende 2008) Umsatz 2008 18,20 Mio. € Management Managing Partner: Andreas Schwend und Daniel Rebhorn Managing Director: Andreas Magg Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 5
  6. 6. Wie überführt man sinnvoll Bestandsdokumente nach Alfresco? Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 6
  7. 7. Aufgabenstellung Ausgangssituation  In einem Unternehmen unterscheidet sich heute die Ablage von bestimmten Dokumentarten je nach Bereich und Organisation.  Die Vertragsdokumente sollen unternehmensweit konsolidiert und an zentraler Stelle für alle berechtigten Anwender zugänglich verwaltet werden.  Die Dokumente sollen nach einheitlichen Kriterien abgelegt und leicht wieder auffindbar sein.  Verträge werden in unterschiedlichster Form, primär aber in drei Arten verwaltet:  Auf Fileservern  In einem Dokumentenmanagement-System, das abgelöst werden soll  In Papierform  Der Lebenszyklus der Verträge soll besser unterstützt werden Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 7
  8. 8. Aufgabenstellung Die Quellen  Die Verträge werden vor der Papier Novell- Alt- Übernahme meist Fileserver DMS Abteilungsspezifisch abgelegt und müssen i. d. Regel alle überarbeitet werden  Der kleinste gemeinsame Nenner ist  Fileserver  DMS  Papier Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 8
  9. 9. Best Practices Do‘s  Erst Planen, dann Daten übernehmen  Modularisierung des Dokumentenmodells  Daten/Dokumente Anwendungsfall für (Aspekte statt komplexe Dokumententypen) Anwendungsfall migrieren  Alt-Systeme nicht Abschalten, sondern  Involvieren der Anwender und (vorerst) nur Read-Only setzen Fachabteilungen  Ermittlung von Verbesserungen und Vereinfachungen  Schaffen neuer Features (Motivation, Mehrwert)  Kritisches Hinterfragen bisheriger Strukturen  Aufräumen der Bestände vor der Übernahme  Vermeiden von Spezialfällen (teuer!)  Zeiten der besten Fachkräfte einplanen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 9
  10. 10. Best Practices Don‘ts  Alfresco als technisches Projekt  Komplettablösung von Fileservern ohne Mehrwehrte eines ECM (Batch, Backup)  Komplexe, manuell zu pflegende Metadaten  Komplexe (historisch gewachsene) Rechte-Rollen-Konzepte  „Big Bang“ – Alles auf einmal Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 10
  11. 11. Vorgehensweise Die typischen Arbeitsschritte 1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle 2. Erstellung des Dokumentenmodells 3. Erstellung der Ablageregeln 4. Definition der Rechte & Rollen 5. Daten & Dokumentenübernahme 6. Validierung der Datenübernahme 7. Lifegang mit kleinerer Pilotgruppe, dann kompletter Rollout Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 11
  12. 12. (1) Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle Verwaltung von Verträgen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 12
  13. 13. (2) Erstellung des Dokumentenmodells Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 13
  14. 14. Erstellung des Dokumentenmodells Analyse eines übergreifenden Dokumentenmodells  Ermittlung der sinnvollen und notwendigen Attribute (Typ, Werteliste, Validierung)  Gruppierung der Attribute in Dokument-Typen und Aspekte  Beziehungen zu anderen Dokumenten  Mapping der Metadaten aus den Quellen / Anwendungsfällen  Informationen des Lebenszyklusses (z.B. Entwurf, löschbar ) Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 14
  15. 15. Erstellung des Dokumentenmodells Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 15
  16. 16. (3) Erstellung der Ablageregeln Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 16
  17. 17. Erstellung der Ablageregeln Dateiname und Verzeichnispfad Beispiel: contracts<contract-type><contract-year>< cm:filename>  Der Pfad soll in Alfresco automatisch generiert werden Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 17
  18. 18. Erstellung der Ablageregeln Dateiname und Verzeichnispfad Beispiel: Contracts<contract-type><contract-year>< cm:filename>  Der Pfad soll in Alfresco automatisch generiert werden Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 18
  19. 19. Erstellung der Ablageregeln Dateiname und Verzeichnispfad Beispiel: Contracts<contract-type><contract-year>< cm:filename>  Der Pfad soll in Alfresco automatisch generiert werden Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 19
  20. 20. Erstellung der Ablageregeln Fallstricke  Die Dokumente werden ggf. bereits von anderen Dokumenten auf dem bisherigen Pfad referenziert.  Analyse der Dokumente mit Referenzen und Korrektur der Links  Implementierung von „Umlenkungen“ auf den neuen Pfad (z.B. bei DMS)  Übernahme des alten Zugriffspfad in die Metadaten Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 20
  21. 21. Definition Rechte & Rollen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 21
  22. 22. Definition Rechte & Rollen Benutzer und Zugriffsrechte  Konsolidierung der Identitäten (Unterschiedliche Benutzerverwaltungen?)  Rechte nach Möglichkeit nur auf Verzeichnisebene vergeben  Rechte für Gruppen nicht für Benutzer  Automatismen: Nach welchen Regeln lassen sich Rechte und Rollen zuordnen? Beispiel:  Vertragstyp / Verzeichnis  Metadaten: bei bestimmtem Lebenszyklusstatus ist Löschen nur von bestimmten Rollen möglich Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 22
  23. 23. (5) Daten & Dokumentenübernahme dmc-Import-Modul und Bulk-Importer Setzen der Dokumenten Setzen der Rechte & Ablage übernahme Metadaten Rollen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 23
  24. 24. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 24
  25. 25. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Herausforderungen  Trennung von Daten nach Anwendungsfall DMS  Sinnvoll: Dokumente erstellen und bearbeiten  Nicht-Sinnvoll: Backup, Random-Access wie Datenbanken, sehr große Dateien  Metadaten sind in den Dateipfaden verschlüsselt  Nicht vollständig  Nicht konsistent  Rechte-/Rollenkonzept lässt Möglichkeiten zu, die in Alfresco out-of-the-box nicht ab bildbar sind  Entzug von Rechten ab einem gewissen Verzeichnis  Einschränkung von Vergaberechten ab einem gewissen Verzeichnis Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 25
  26. 26. Herausforderungen Metadaten sind in den Dateipfaden verschlüsselt Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 26
  27. 27. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Novell Rechte Novell Recht Bedeutung R Lesen - Read W Schreiben - Write C Anlegen - Create M Ändern - Modify E Löschen - Erase F File Scan – Lesen von Verzeichnisinhalten A Rechtevergabe - Access Control Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 27
  28. 28. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Alfresco Rollen Alfresco Rolle Bedeutung Konsument Lesen Dokument, Lesen Verzeichnis Redakteur Schreiben, Check-Out + Konsument Beitragender Neues Dokument anlegen, eigene Dokumente bearbeiten, Check-Out + Konsument Mitarbeiter Beitragender + Redakteur Koordinator Rechtevergabe, Eigentümerkontroller + Mitarbeiter Eigentümerkonzept in Alfresco  Der Eigentümer hat immer volle Kontrolle über „sein“ Dokument  Wird auch zur Quota Berechnung herangezogen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 28
  29. 29. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Rechtevergleich von Novell zu Alfresco Novell Beste Rolle Unterscheidung von Alfresco zu Recht Novell RF Konsument keine RWCEMF Mitarbeiter Kein Löschen von Dokumenten die von anderen Benutzern erstellt wurden RWCMF Mitarbeiter Kein Löschen oder Umbenennen von Dokumenten die von anderen Benutzern erstellt wurden RWF Redakteur keine RFA Konsument Erlaubt keine Pflege von Berechtigungen SRWCEMF Koordinator keine Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 29
  30. 30. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Lösungspfad  Bestandsaufnahme  Anzahl, Dokumenttypen, Rechte  Halbautomatische Ermittlung der Metadaten  Auslesen der Dateipfade  Anwenden von Extraktionsregeln zur Ermittlung der Metadaten  Manuelle Überarbeitung / Vervollständigung der Metadaten in Excel  Reorganisation der Rechte und Rollen  Novell auf Read-Only setzen Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 30
  31. 31. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 31
  32. 32. Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 32
  33. 33. Übernahme von Dokumenten eines DMS-Systems Beispiel OpenText Hummingbird Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 33
  34. 34. Übernahme von Dokumenten eines DMS-Systems Herausforderungen  Hummingbird organsiert nur über Metadaten, nicht über Verzeichnisse  Proprietäre Shortcuts über Client (.drf)  Keine leistungsfähige Remote-/Export-API  Analyse des Datenmodells Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 34
  35. 35. Übernahme von Dokumenten eines DMS-Systems Lösungspfad  Ermittlung der Metadaten und Rechte/Rollen  Analyse des Hummingbird-Datenmodells und Export aller Metadaten, Rechte/Rollen in ein lesbares Text-Format inklusive der serverseitigen Dateipfade  Erstellung eines Mappings für  Metadaten  Rechte/Rollen  Versionen  Pfadregeln  Kopieren des kryptischen Dokumentverzeichnisses aus Hummingbird nach Alfresco  Import der Dokumente über dmc-Bulk-Loader aus den Text-Dateien Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 35
  36. 36. Übernahme von Papierdokumenten Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I
  37. 37. Nutzung von Capture-Lösungen Am Beispiel z.B. Kofax Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I
  38. 38. Capture-Lösungen Grundsätzliche Unterschiede  Texterkennung / OCR (Optical Character Recognition)  Übernahme von Metadaten  Manuelle/Halbmanuelle Metadatenerfassung  Automatische Metadatenerfassung  Formular- oder Freiformerkennung  Validierung Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 38
  39. 39. Übernahme von Papierdokumenten Die Lösung  Übergabe von PDFs an Alfresco in ein vordefiniertes Verzeichnis  Übergabe der passenden Metadaten in Text- oder XML-Dateien  Regelbasiertes verarbeiten der Dokumente über Alfresco-Actions (dmc-Import-Modul)  Setzen der Metadaten  Setzen der Rechte & Rollen  Ablage  Ggf. weitere Aktionen Hinweis: Detaillierte Vorstellung am Beispiel Kofax im Webinar „Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II“ Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 39
  40. 40. Zusammenfassung Zusammenfassung  Erfolgsfaktoren  Einführung  Vereinfachen (Metadaten, Zugriff/Rechte)  Konsolidierung Unternehmenswissen mit Mehrwerten allen zugänglich  dmc-Expertise  Prozess-Know-how & Best-Practice  Tools  dmc-Import-Modul  dmc-Bulk-Importer  Erweiterung & Entwicklung  Beispiel: Wiedervorlage-Email Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 40
  41. 41. Diskussion & Fragerunde Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema? Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 41
  42. 42. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihr Referent  Heiko Robert Senior Consultant heiko.robert@dmc.de Kontakt  Klaus Merk Head of Unit Telefon: +49 (711) 60 17 47-357 ecm@dmc.de www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 42
  43. 43. www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Rommelstraße 11 70376 Stuttgart Telefon: +49 711 601747-357 Mail: ecm@dmc.de

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