dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I
Wie überführt man sinnvoll Bestandsdokumente nach Alfresco?

Vorstellung / Agenda

dmc digital media center GmbH Agenda

 Lothar Märkle  Vorstellung dmc
Software Architekt
digital media center GmbH
 Aufgabenstellung / Ausgangssituation
lothar.maerkle@dmc.de  Beispielszenario
„Übernahme von Vertragsdokumenten“
 Heiko Robert
Senior Consultant  Best Practices
digital media center GmbH
 Vorgehensweise
heiko.robert@dmc.de

Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 2

Vorstellung dmc digital media center GmbH


dmc und seine Kerngeschäftsfelder

Besseres E-Commerce Besseres ECM

Mehr Reichweite, Informationen zur
mehr Umsatz, richtigen Zeit am
mehr Erfolg. richtigen Ort.

Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung
von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.


dmc auf einen Blick

Daten und Fakten

Gründung
dmc ist die größte inhabergeführte
1995 in Stuttgart
Internetagentur Deutschlands und
500 TEUR Stammkapital
realisiert in über 40 Ländern weltweit
Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte.
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
190 FTE (Ende 2008)
Umsatz 2008
18,20 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg


Wie überführt man sinnvoll Bestandsdokumente
nach Alfresco?
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten


Aufgabenstellung

Ausgangssituation

 In einem Unternehmen unterscheidet sich heute die Ablage von bestimmten
Dokumentarten je nach Bereich und Organisation.
 Die Vertragsdokumente sollen unternehmensweit konsolidiert und an zentraler Stelle
für alle berechtigten Anwender zugänglich verwaltet werden.
 Die Dokumente sollen nach einheitlichen Kriterien abgelegt und leicht wieder
auffindbar sein.
 Verträge werden in unterschiedlichster Form,
primär aber in drei Arten verwaltet:
 Auf Fileservern
 In einem Dokumentenmanagement-System,
das abgelöst werden soll
 In Papierform
 Der Lebenszyklus der Verträge soll besser unterstützt
werden


Aufgabenstellung

Die Quellen

 Die Verträge werden vor der Papier Novell- Alt-
Übernahme meist Fileserver DMS
Abteilungsspezifisch abgelegt und
müssen i. d. Regel alle
überarbeitet werden
 Der kleinste gemeinsame Nenner
ist
 Fileserver
 DMS
 Papier


Best Practices

Do‘s

 Erst Planen, dann Daten übernehmen  Modularisierung des Dokumentenmodells
 Daten/Dokumente Anwendungsfall für (Aspekte statt komplexe Dokumententypen)
Anwendungsfall migrieren  Alt-Systeme nicht Abschalten, sondern
 Involvieren der Anwender und (vorerst) nur Read-Only setzen
Fachabteilungen
 Ermittlung von Verbesserungen und
Vereinfachungen
 Schaffen neuer Features (Motivation,
Mehrwert)
 Kritisches Hinterfragen bisheriger Strukturen
 Aufräumen der Bestände vor der Übernahme
 Vermeiden von Spezialfällen (teuer!)
 Zeiten der besten Fachkräfte einplanen


Best Practices

Don‘ts

 Alfresco als technisches Projekt
 Komplettablösung von Fileservern ohne
Mehrwehrte eines ECM (Batch, Backup)
 Komplexe, manuell zu pflegende
Metadaten
 Komplexe (historisch gewachsene)
Rechte-Rollen-Konzepte
 „Big Bang“ – Alles auf einmal


Vorgehensweise

Die typischen Arbeitsschritte

1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle
2. Erstellung des Dokumentenmodells
3. Erstellung der Ablageregeln
4. Definition der Rechte & Rollen
5. Daten & Dokumentenübernahme
6. Validierung der Datenübernahme
7. Lifegang mit kleinerer Pilotgruppe,
dann kompletter Rollout


(1) Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle
Verwaltung von Verträgen


(2) Erstellung des Dokumentenmodells


Erstellung des Dokumentenmodells

Analyse eines übergreifenden Dokumentenmodells

 Ermittlung der sinnvollen und notwendigen Attribute (Typ, Werteliste, Validierung)
 Gruppierung der Attribute in Dokument-Typen und Aspekte
 Beziehungen zu anderen Dokumenten
 Mapping der Metadaten aus den Quellen / Anwendungsfällen
 Informationen des Lebenszyklusses (z.B. Entwurf, löschbar )


Erstellung des Dokumentenmodells


(3) Erstellung der Ablageregeln


Erstellung der Ablageregeln

Dateiname und Verzeichnispfad

Beispiel:
contracts<contract-type><contract-year>< cm:filename>
 Der Pfad soll in Alfresco automatisch generiert werden




Beispiel:
Contracts<contract-type><contract-year>< cm:filename>



Fallstricke

 Die Dokumente werden ggf. bereits von anderen Dokumenten auf dem bisherigen Pfad
referenziert.
 Analyse der Dokumente mit Referenzen und Korrektur der Links
 Implementierung von „Umlenkungen“ auf den neuen Pfad (z.B. bei DMS)
 Übernahme des alten Zugriffspfad in die Metadaten


Definition Rechte & Rollen


Definition Rechte & Rollen

Benutzer und Zugriffsrechte

 Konsolidierung der Identitäten (Unterschiedliche Benutzerverwaltungen?)
 Rechte nach Möglichkeit nur auf Verzeichnisebene vergeben
 Rechte für Gruppen nicht für Benutzer
 Automatismen: Nach welchen Regeln lassen sich Rechte und Rollen zuordnen?
Beispiel:
 Vertragstyp / Verzeichnis
 Metadaten: bei bestimmtem Lebenszyklusstatus ist Löschen nur von bestimmten Rollen
möglich


(5) Daten & Dokumentenübernahme

dmc-Import-Modul und Bulk-Importer

Setzen der
Dokumenten Setzen der
Rechte & Ablage
übernahme Metadaten
Rollen


Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers



Herausforderungen

 Trennung von Daten nach Anwendungsfall DMS
 Sinnvoll: Dokumente erstellen und bearbeiten
 Nicht-Sinnvoll: Backup, Random-Access wie Datenbanken, sehr große Dateien
 Metadaten sind in den Dateipfaden verschlüsselt
 Nicht vollständig
 Nicht konsistent
 Rechte-/Rollenkonzept lässt Möglichkeiten zu,
die in Alfresco out-of-the-box nicht ab bildbar sind
 Entzug von Rechten ab einem gewissen Verzeichnis
 Einschränkung von Vergaberechten ab
einem gewissen Verzeichnis


Herausforderungen

Metadaten sind in den Dateipfaden verschlüsselt



Novell Rechte

Novell Recht Bedeutung

R Lesen - Read
W Schreiben - Write
C Anlegen - Create
M Ändern - Modify
E Löschen - Erase
F File Scan – Lesen von Verzeichnisinhalten
A Rechtevergabe - Access Control



Alfresco Rollen

Alfresco Rolle Bedeutung

Konsument Lesen Dokument, Lesen Verzeichnis
Redakteur Schreiben, Check-Out + Konsument
Beitragender Neues Dokument anlegen, eigene Dokumente
bearbeiten, Check-Out + Konsument
Mitarbeiter Beitragender + Redakteur
Koordinator Rechtevergabe, Eigentümerkontroller + Mitarbeiter
Eigentümerkonzept in Alfresco

 Der Eigentümer hat immer volle Kontrolle über „sein“ Dokument
 Wird auch zur Quota Berechnung herangezogen



Rechtevergleich von Novell zu Alfresco

Novell Beste Rolle Unterscheidung von Alfresco zu
Recht Novell
RF Konsument keine
RWCEMF Mitarbeiter Kein Löschen von Dokumenten die von
anderen Benutzern erstellt wurden
RWCMF Mitarbeiter Kein Löschen oder Umbenennen von
Dokumenten die von anderen
Benutzern erstellt wurden
RWF Redakteur keine
RFA Konsument Erlaubt keine Pflege von
Berechtigungen
SRWCEMF Koordinator keine



Lösungspfad

 Bestandsaufnahme
 Anzahl, Dokumenttypen, Rechte
 Halbautomatische Ermittlung der Metadaten
 Auslesen der Dateipfade
 Anwenden von Extraktionsregeln
zur Ermittlung der Metadaten
 Manuelle Überarbeitung / Vervollständigung
der Metadaten in Excel
 Reorganisation der Rechte und Rollen
 Novell auf Read-Only setzen


Übernahme von Dokumenten eines DMS-Systems
Beispiel OpenText Hummingbird



Herausforderungen

 Hummingbird organsiert nur über Metadaten, nicht über Verzeichnisse
 Proprietäre Shortcuts über Client (.drf)
 Keine leistungsfähige Remote-/Export-API
 Analyse des Datenmodells



Lösungspfad

 Ermittlung der Metadaten und Rechte/Rollen
 Analyse des Hummingbird-Datenmodells und Export aller Metadaten, Rechte/Rollen in ein
lesbares Text-Format inklusive der serverseitigen Dateipfade
 Erstellung eines Mappings für
 Metadaten
 Rechte/Rollen
 Versionen
 Pfadregeln
 Kopieren des kryptischen Dokumentverzeichnisses aus
Hummingbird nach Alfresco
 Import der Dokumente über dmc-Bulk-Loader
aus den Text-Dateien


Übernahme von Papierdokumenten


Nutzung von Capture-Lösungen
Am Beispiel z.B. Kofax


Capture-Lösungen

Grundsätzliche Unterschiede

 Texterkennung / OCR (Optical Character Recognition)
 Übernahme von Metadaten
 Manuelle/Halbmanuelle Metadatenerfassung
 Automatische Metadatenerfassung
 Formular- oder
Freiformerkennung
 Validierung


Übernahme von Papierdokumenten

Die Lösung

 Übergabe von PDFs an Alfresco in ein vordefiniertes Verzeichnis
 Übergabe der passenden Metadaten in Text- oder XML-Dateien
 Regelbasiertes verarbeiten der Dokumente über Alfresco-Actions (dmc-Import-Modul)
 Setzen der Metadaten
 Setzen der Rechte & Rollen
 Ablage
 Ggf. weitere Aktionen

Hinweis:
Detaillierte Vorstellung am Beispiel Kofax im Webinar
„Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II“


Zusammenfassung

Zusammenfassung

 Erfolgsfaktoren
 Einführung
 Vereinfachen (Metadaten, Zugriff/Rechte)
 Konsolidierung
Unternehmenswissen mit Mehrwerten allen zugänglich
 dmc-Expertise
 Prozess-Know-how & Best-Practice
 Tools
 dmc-Import-Modul
 dmc-Bulk-Importer
 Erweiterung & Entwicklung
 Beispiel: Wiedervorlage-Email


Diskussion & Fragerunde

Haben Sie weitere Fragen
oder offene Punkte zum
vorgestellten Thema?


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Ihr Referent

 Heiko Robert
Senior Consultant
heiko.robert@dmc.de

Kontakt

 Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
ecm@dmc.de

www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH


www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart

Telefon: +49 711 601747-357
Mail: ecm@dmc.de

dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (13)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (6)

Ähnlich wie dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

Ähnlich wie dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1 (20)

dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1