Folien zum Vortrag Praktisches Selbst- und Zeitmanagement in der Wissensgesellschaft am 20.01.2016

1. Dr. Yvette Teiken
Praktisches
Selbst- und
Zeitmanagement
in der
Wissensgesellsc
haft

2. Zeitmanagement
 Viel Literatur zu dem Thema
 Viel Planungsaufwand
80/ 20 Regel
Viel Technik
…
 Bei mir geht’s nicht und auch bei vielen anderen nicht

5. Auswirkungen auf Berufswelt
 Maria:
Gehaltsabrechnung
Rechnungseingangsprüfung
Assistenztätigkeit
Yvette:
Mach die Kunden glücklich und
erreiche das Umsatzziel
Erstelle eine peppige Präsentation
für den BPW
Erschließe das neue Geschäftsfeld
xy

7. Auswirkungen auf Berufswelt
 Unser Eltern:
Aufgaben und Ziel von Arbeit klar definiert
Klare Teilung von Arbeit und Freizeit
Wissen, wann fertig
 Was heutzutage zählt:
Wissensarbeit: Arbeit ist nicht sichtbar
elektro-digitale Gegenwart
eigene Entscheidung
Kreativität
Viel mehr Input (in Echtzeit)

8. Information Overload

9. To Do List

10. Auswirkungen
 Oftmals gehetzt, nie fertig, vergessen
 Nachts aufwachen  Einfall
 Schöne Unordnung / kreatives Chaos
 Viel zu lesen
 Aufschieberits
 Nie ganz da, Tausend Sachen im Kopf
 Lose Enden
 Leicht ablenkbar / kein Flow
 Reaktiv, statt aktiv  To Do Liste

11. Meine Lösung:
GTD

12. Grundprinzip von GTD
 Organisationsprinzip nach David Allen
 Voller Kopf = Stress
 Innere Verpflichtungen / Zeug (losen Enden)
Stress kommt von einem selber
Kostet Energie: Beschäftigung mit dem Zeug
  Kopf leeren
 Wenn Kopf leer: Aufmerksamkeit auf das hier und jetzt
 Verpflichtungen kennen
 Überblick über alles in einem verlässlichen System
 Muss es an sich anpassen
http://www.mikestpierre.com/blog/2015/
2/25/new-podcast-with-david-allen

13. Grundworkflow
Erfassen
Durcharbeite
n

14. Erfassen

15. Erfassen

16. Erfasse alles, was du in dein Leben lässt
 Physikalische Eingangskörbe: für physisches Zeug rein
 Virtuelle Eingangskörbe: Mail, Facebook, twitter, ….
 Kopf auch in Eingangskorb
 Immer den Eingangskorb füllen können
 Anzahl der Eingangskörbe minimieren
 Eingangskörbe müssen geleert werden

17. Tipps zum Durcharbeiten
 Von oben nach unten
 Alles ist gleich wichtig
 Immer nur eins
 Es geht nichts zurück
 Wie oft durcharbeiten?

18. Durcharbeiten nach GTD  GTD Flow

19. Quelle:
http://blog.rapsli
.ch/posts/2010/
2010-11-10-
scrum-und-
getting-things-
done-gtd.html/

21. Wichtigste Transformation
 Zeug  Next Action
Alles hat einen nächsten Schritt
Kann man sofort ausführen
Terminiertes Ergebnis
 Terminkalender
Nur feste Termine
 Alles andere Next Action List

22. Next Actions und Kontexte
 Beispiele
Wäsche aus dem Keller
holen
Die Idee mit dem Produkt
Tracking skizzieren
Den Drucker zu Hause
wieder einrichten
Schau dir im Confluence
die Seite zum IoT Portal an
und gib Feedback an
Bilder vom Telefon
entwickeln lassen
WOB: Mehrfachauswahl

23. Meine Lieblingsliste

24. Keine Handlung notwendig

25. Referenzen/ Archiv

26. Mein Highlight 2015

27. Vielleicht / Irgendwann
 Alles was ich nicht aktuell machen muss und möchte
 Ideen
 Wird regelmäßig durchgesehen
Beispiele:
 Überlegen, was du mit deinen Artikeln zu Remote Arbeit aus
Marrakesch machst
 Das Brennstoffzellen Auto bauen
 Backup Strategie für Demo Server
 Beim Weingut z bestellen

28. Gegen das innere Nagen

29. Projekte

30. Projektplanung
 Alles was mehr als einen Schritt hat  Projekt
1. Zweck und Prinzipien definieren
2. Erfolg visualisieren
3. Brainstorming
4. Organisieren
5. Nächste Schritte identifizieren

31. Beispiel

32. +
Anfangen und dran bleiben

33. Anfangen

34. Anfangen
 Am Besten am Wochenende
 Dauer: 2 bis 3 Tage

36. Überblick behalten
 (mehrmals) Täglich
Kalender
Next Action List
Email
  Verlässliches System
 Wöchentlich (Wochendurchsicht)
Alles durchsehen  aktuellen Stand (Überblick)
Sehr wichtig!  sonst scheitern
Dauert 1-3 Stunden

37. Wochendurchsicht
 Get Clear
Alle Eingangskörbe leer
Zusammentragen / Kopf leeren
 Get Current
Gemachtes streichen
Projektliste durchsehen (NA? Umplanen?)
Kalender (vor und zurück)
Warten auf
Eigene Checklisten
 Get Creative:
Irgendwann vielleicht

38. Da fehlt doch noch was
 Was ist der nächste Schritt
 Ebenen des Lebens

39. Ebenen der Arbeit
 15000 Meter: Das Leben und der Rest
 12000 Meter: Die nächsten 3 bis 5 Jahre
 9000 Meter: Ziele für die nächsten 1 oder 2 Jahre
 6000 Meter: Verantwortungsbereiche
 3000 Meter: Laufende Projekte
 Startbahn: Aktuelles Handeln
http://www.star-

40. Praktisches
Wie setzt man es um?

41. GTD Tools
 Methode kein Tool
 Analog
Notizbücher
Hefter Karten
 Digital
Computer/ Mail Client / Datei System / Handy
Internet
 …
 Eigenen Weg finden
 Es muss zu dir passen

43. Meine Umsetzung
 Anforderungen
Hoher digitaler Anteil
Kooperation mit Email
Auf Arbeit und zu Hause
Mobil
Offline Fähig
Digitales Archiv

44. Kalender
 Zwei Exchange Kalender
Arbeit
Nicht Arbeit
Keine privaten Termine in Firmenkalender
 Synchronisation: Telefon

45. Listenverwaltung und digitales Archiv
 Digitales Notizbuch
 Kontextlisten:
Je ein Notizbuch
 Eingangsnotizbuch  Inbox
Ideen sammeln
Emails weiterleiten
Hat Email Adresse
 Archiv

46. Weitere Tools

47. Tipps
 Buch lesen
 Gewöhnung  Flow spüren
 Anpassen an Persönlichkeit
 Austausch mit anderen
 Einführung: Krasser Bruch (2-3 Tage)
Ändert das ganze Leben, am Anfang viel
 Aufrecht erhalten ist schwierig

48. Zusammenfassung
 Stress entsteht in einem selbst
 Leerer Kopf reduziert Stress und erhöht Produktivität und
Kontrolle
 Transformation: Zeug  Action
 Man braucht ein verlässliches System
 Es gehört Disziplin dazu
 Akzeptieren, dass To Do Listen nie fertig sind
 Man braucht ein höheres Ziel zur Motivation

49. http://wwwu.edu.uni-klu.ac.at/dpfeifen/lv-hp/kaiser4.jpg

50. +
Danke!