Das Dokument beschreibt die Herausforderungen und Defizite im Bereich der Dokumentation und des Reportings im Immobiliensektor, insbesondere das Fehlen von bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente, was zu Wertverlusten und rechtlichen Risiken führen kann. Es wird die Notwendigkeit einer digitalen Liegenschaftsakte hervorgehoben, die durch ein zentrales, webbasiertes Dokumentenmanagementsystem arbeiten soll, um die Effizienz zu steigern und Lücken in der Dokumentation zu schließen. Verschiedene Anbieter von SaaS-Modellen fordern effiziente Lösungen für das Dokumentenmanagement, um Compliance-Anforderungen und Revisionssicherheit zu gewährleisten.

1. excellence in real estate
Transparenz und Revisionssicherheit
durch digitale Liegenschaftsakten
– xRE Webinar am 16.4.2013 –
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2. Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen!
Verkauf
 bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen
→ zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen
→ Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung)
 Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper
 sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern
und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr
Betrieb
 Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten,
um Lücken zu schließen (z.B. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen)
 unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen – Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden
 Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern
 Versicherungsschutz kann erlöschen
Compliance
Compliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar
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3. Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema
Gebäudelebenszyklus
Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence
phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch)
Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten
Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge
Verträge Technik, Service, Mietflächen
Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten
amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände
…
 unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen
 stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb
 Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie…
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4. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang
Eigen-
tümer
Problem offline
Facility Asset
Manager Manager
 viele individuelle Einzelbeziehungen
 aufwendige Kommunikation
 wenig Rechnerunterstützung
 Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente
Planer „E-Mail- CREM nur organisatorisch, nicht über IT regelbar
Ping-Pong“
 abweichende Informationen, Redundanz,
alte Stände, Dateien dezentral und lokal
Projekt-
Baufirma
steuerer
...
 Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit
 Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet
 Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!
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5. Was ist die digitale Liegenschaftsakte?
3 Kernkomponenten
1 2 3
IT Ablagestruktur Dateinomenklatur Kommunikation
20130414_Protokoll_JF_AIS_T28.pdf
 technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware)
 Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit,
aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion
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6. 1 IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert
Externe:
Eigen- Zugriff via Internet
tümer
Facility Asset
Manager Manager Lösung online
 Arbeit zeit- und ortsunabhängig
 Applikation und Daten in der Cloud
 keine Softwareinstallation (SaaS)
Online-
TGA CREM  Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente
Technologie
über IT regelbar
 Rechnerunterstützung:
Suche, Systemreports, Historien...
 Dokumente zentral, redundanzfrei
Projekt-
Bauherr steuerer
... Interne:
Zugriff via Intranet
 verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,
als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen
 Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit
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7. 2 Ablagestruktur und Dateinomenklatur
Ordnerstrukturen
Bauprojekt Betrieb Verkauf  Due Diligence
Technisches Gebäudemanagement
z.B.:
 Rollen
 Phasen
Datenraum Hilfsanleitung
Dateinomenklatur
Beispiel:
 zentral festgelegt
 Schlüssel so simpel wie möglich
 selbstsprechend
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8. 3 Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten
Rollen
 Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)
 Zuordnung Benutzer zu Gruppen
 über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf
Rechte
Benutzergruppen
Rechte
Architekt Bauherr Berater Makler Planer Support …
lesen X X X X X
schreiben X X X X
löschen X
Administration X
…
 alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.B. Kommunikationshandbuch)
 Sanktionierung von Verstößen
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9. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01
Anbieter
Website www.brainloop.de http://www.drooms.com/de www.imprimadebussy.com
 Dokumententresor
Produkt  Boardroom Drooms VDR iRooms
 M&A
 Finanzbereich (Investmentbanken,
Spezialisierung höchste Sicherheitsstandards Due Diligence Transaktion Kreditinstitute etc.)
 M&A-Transaktionen
 Userzahl
 Laufzeit  Seitenzahl
Preismodell  Laufzeit
 Seitenzahl  Laufzeit
 Speicherplatz
 Abschirmung IT-Betreiber
 granulares Rechtesystem bis auf  international aufgestellt  international aufgestellt
Anmerkung
Dokumentenebene  Deal-erfahren  Teil der Mercurius Groep
 auch als Serverlizenz erhältlich
 andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß
 Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet
 Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite
 Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet
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10. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal
Anbieter
Website www.ais-management.de www.conetics.de www.conject.com
Produkt Secure Dataroom conetics DatenRaum conjectDR
LiveCicle-übergreifendes  Immobilientransaktionen
M&A-Projekte in der
Spezialisierung Dokumentenmanagement (Planung,
Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien
Immobilienbranche  Due Diligence
 Userzahl  Userzahl
 Laufzeit
Preisbasis  Laufzeit  Laufzeit
 Speicherplatz
 Speicherplatz  Speicherplatz
 branchenspezifische Strukturen
(Best Practice) Full-Service (Scannen,
Anmerkung Verkaufsprozessmodellierung
PDF-Erzeugung, Upload)
 hohe Sicherheit
 Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend
 webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz – prinzipiell aber austauschbar
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11. Sünden und Best Practice
Fehler bei Auftraggeber Empfehlungen
 gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-  Systemhoheit und Vorgabe Kommunikations-
Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“ und Dokumentationssysteme beim Auftraggeber
 gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und  Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher
Dokumentation brauchen, fordern wir sie von Systeme → Internetlösungen und SaaS
unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit.“  Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des
Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und
 falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art,
wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation
haben.“
 alle Beteiligten über eCollaboration einbinden –
 unterschätzt: Haftungsrisiken aus unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset
Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken Management und CREM bis hin zum operativen
sowie Abhängigkeit vom Facility Service Provider sowie funktional von der
FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen Planung über Bau und Objektmanagement bis hin
Systemen hat (wenn überhaupt) zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren
 Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und
 übersehen: Dienstleister lediglich Reporting außerhalb der Vorgaben des
„Lebensabschnittspartner“. Auftraggeber verliert Auftraggebers gelten als nicht erfolgt
ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung
Wissen
 digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff
 Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht
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12. Wann, wer, wie?
geeigneter
` Startzeitpunkt
 sofort: nach vorne – was hindert Sie?
 spätestens bei
▫ Anstehendem Planungs- , Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt
▫ Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel
wer
Sie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien
wie
AIS Management hilft...
 bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten
 bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb
 bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM
 durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen
 mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation
 mit E-Solutions
 Sprechen Sie uns an!
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13. excellence in real estate
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