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excellence in real estate




Transparenz und Revisionssicherheit
  durch digitale Liegenschaftsakten

      – xRE Webinar am 16.4.2013 –



                                          © AIS Management GmbH
Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen!



          Verkauf


 bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen
  → zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen
  → Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung)
 Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper
 sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern
  und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr


           Betrieb

 Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten,
  um Lücken zu schließen (z.B. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen)
 unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen – Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden
 Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern
 Versicherungsschutz kann erlöschen



        Compliance

Compliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar



© AIS Management GmbH                                                                                       Seite 2
Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema




                                                  Gebäudelebenszyklus



            Bau- / Umbauprojekt                           Betrieb                        Verkauf / Due Diligence


                          phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch)
                   Planstände                 TGM- / IGM-Dokumentation                       Wertgutachten

                   Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge

                                                              Verträge Technik, Service, Mietflächen

                                    Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten

                                      amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände

                                                             …



         unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen
         stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb
         Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie…


© AIS Management GmbH                                                                                               Seite 3
Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang




                           Eigen-
                           tümer
                                                                         Problem offline
              Facility                     Asset
             Manager                      Manager
                                                                        viele individuelle Einzelbeziehungen
                                                                        aufwendige Kommunikation
                                                                        wenig Rechnerunterstützung
                                                                        Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente
      Planer              „E-Mail-               CREM                    nur organisatorisch, nicht über IT regelbar
                         Ping-Pong“
                                                                        abweichende Informationen, Redundanz,
                                                                         alte Stände, Dateien dezentral und lokal



                                          Projekt-
             Baufirma
                                          steuerer

                              ...



        Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit
        Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet
        Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!

© AIS Management GmbH                                                                                        Seite 4
Was ist die digitale Liegenschaftsakte?


3 Kernkomponenten

                1                                           2                                             3

               IT                      Ablagestruktur           Dateinomenklatur                  Kommunikation




                                                          20130414_Protokoll_JF_AIS_T28.pdf




 technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware)
 Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit,
  aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion

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1      IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert



                                                        Externe:
                             Eigen-                     Zugriff via Internet
                             tümer
               Facility                      Asset
              Manager                       Manager                              Lösung online


                                                                                Arbeit zeit- und ortsunabhängig
                                                                                Applikation und Daten in der Cloud
                                                                                keine Softwareinstallation (SaaS)
                            Online-
        TGA                                         CREM                        Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente
                          Technologie
                                                                                 über IT regelbar
                                                                                Rechnerunterstützung:
                                                                                 Suche, Systemreports, Historien...
                                                                                Dokumente zentral, redundanzfrei
                                             Projekt-
               Bauherr                       steuerer

                               ...                      Interne:
                                                        Zugriff via Intranet



       verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,
        als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen
       Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit

© AIS Management GmbH                                                                                          Seite 6
2      Ablagestruktur und Dateinomenklatur


Ordnerstrukturen

            Bauprojekt                       Betrieb                    Verkauf  Due Diligence


                                    Technisches Gebäudemanagement



                                                                                                       z.B.:
                                                                                                        Rollen
                                                                                                        Phasen

                                                                            Datenraum Hilfsanleitung




Dateinomenklatur
                                                            Beispiel:
 zentral festgelegt
 Schlüssel so simpel wie möglich
 selbstsprechend




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3       Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten



            Rollen

 Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)
 Zuordnung Benutzer zu Gruppen
 über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf



           Rechte


                                                        Benutzergruppen
         Rechte
                        Architekt     Bauherr        Berater       Makler        Planer          Support   …
 lesen                     X             X             X             X             X
 schreiben                 X             X             X                           X
 löschen                                 X
 Administration                                                                                    X
 …




 alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.B. Kommunikationshandbuch)
 Sanktionierung von Verstößen



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verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01




   Anbieter


   Website         www.brainloop.de                     http://www.drooms.com/de       www.imprimadebussy.com

                    Dokumententresor
   Produkt          Boardroom                          Drooms VDR                     iRooms
                    M&A

                                                                                        Finanzbereich (Investmentbanken,
Spezialisierung    höchste Sicherheitsstandards         Due Diligence Transaktion        Kreditinstitute etc.)
                                                                                        M&A-Transaktionen

                    Userzahl
                                                         Laufzeit                      Seitenzahl
 Preismodell        Laufzeit
                                                         Seitenzahl                    Laufzeit
                    Speicherplatz

                    Abschirmung IT-Betreiber
                    granulares Rechtesystem bis auf     international aufgestellt     international aufgestellt
 Anmerkung
                     Dokumentenebene                     Deal-erfahren                 Teil der Mercurius Groep
                    auch als Serverlizenz erhältlich




      andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß
      Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet
      Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite
      Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet


© AIS Management GmbH                                                                                                  Seite 9
verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal




   Anbieter


   Website         www.ais-management.de                   www.conetics.de                 www.conject.com


   Produkt         Secure Dataroom                         conetics DatenRaum              conjectDR

                   LiveCicle-übergreifendes                                                 Immobilientransaktionen
                                                           M&A-Projekte in der
Spezialisierung    Dokumentenmanagement (Planung,
                   Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien
                                                           Immobilienbranche                Due Diligence


                    Userzahl                               Userzahl
                                                                                            Laufzeit
  Preisbasis        Laufzeit                               Laufzeit
                                                                                            Speicherplatz
                    Speicherplatz                          Speicherplatz

                    branchenspezifische Strukturen
                     (Best Practice)                       Full-Service (Scannen,
 Anmerkung                                                                                  Verkaufsprozessmodellierung
                                                           PDF-Erzeugung, Upload)
                    hohe Sicherheit




                       Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend
                       webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz – prinzipiell aber austauschbar




© AIS Management GmbH                                                                                                     Seite 10
Sünden und Best Practice



Fehler bei Auftraggeber                                                  Empfehlungen


 gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-                         Systemhoheit und Vorgabe Kommunikations-
  Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“                        und Dokumentationssysteme beim Auftraggeber

 gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und                                  Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher
  Dokumentation brauchen, fordern wir sie von                          Systeme → Internetlösungen und SaaS
  unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit.“                 Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des
                                                                       Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und
 falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen                   Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art,
  wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun                      Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation
  haben.“
                                                                      alle Beteiligten über eCollaboration einbinden –
 unterschätzt: Haftungsrisiken aus                                    unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset
  Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken                      Management und CREM bis hin zum operativen
  sowie Abhängigkeit vom                                               Facility Service Provider sowie funktional von der
  FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen                  Planung über Bau und Objektmanagement bis hin
  Systemen hat (wenn überhaupt)                                        zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren
                                                                      Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und
 übersehen: Dienstleister lediglich                                   Reporting außerhalb der Vorgaben des
  „Lebensabschnittspartner“. Auftraggeber verliert                     Auftraggebers gelten als nicht erfolgt
  ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung
  Wissen


       digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff
       Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht


© AIS Management GmbH                                                                                                   Seite 11
Wann, wer, wie?


       geeigneter
`     Startzeitpunkt

 sofort: nach vorne – was hindert Sie?
 spätestens bei
    ▫ Anstehendem Planungs- , Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt
    ▫ Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel


             wer

Sie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien


             wie

AIS Management hilft...
 bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten
 bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb
 bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM
 durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen
 mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation
 mit E-Solutions

                                               Sprechen Sie uns an!

© AIS Management GmbH                                                                                          Seite 12
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Kontakt

AIS Management GmbH
Kilian Full
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon:   +49 89 628170-22
Telefax:   +49 89 628170-59
E-Mail:    consulting@ais-management.de
Homepage: www.ais-management.de
AIS-Blog: http://blog.ais-management.de


Helpdesk

FM-Marktforum                             Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18                    Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: support-fmmf@ais-management.de    E-Mail: support-sdr@ais-management.de



                                                                              © AIS Management GmbH
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  • 1. excellence in real estate Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten – xRE Webinar am 16.4.2013 – © AIS Management GmbH
  • 2. Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen! Verkauf  bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen → zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen → Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung)  Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper  sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr Betrieb  Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten, um Lücken zu schließen (z.B. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen)  unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen – Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden  Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern  Versicherungsschutz kann erlöschen Compliance Compliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar © AIS Management GmbH Seite 2
  • 3. Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema Gebäudelebenszyklus Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch) Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge Verträge Technik, Service, Mietflächen Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände …  unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen  stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb  Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie… © AIS Management GmbH Seite 3
  • 4. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang Eigen- tümer Problem offline Facility Asset Manager Manager  viele individuelle Einzelbeziehungen  aufwendige Kommunikation  wenig Rechnerunterstützung  Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente Planer „E-Mail- CREM nur organisatorisch, nicht über IT regelbar Ping-Pong“  abweichende Informationen, Redundanz, alte Stände, Dateien dezentral und lokal Projekt- Baufirma steuerer ...  Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit  Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet  Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig! © AIS Management GmbH Seite 4
  • 5. Was ist die digitale Liegenschaftsakte? 3 Kernkomponenten 1 2 3 IT Ablagestruktur Dateinomenklatur Kommunikation 20130414_Protokoll_JF_AIS_T28.pdf  technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware)  Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit, aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion © AIS Management GmbH Seite 5
  • 6. 1 IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert Externe: Eigen- Zugriff via Internet tümer Facility Asset Manager Manager Lösung online  Arbeit zeit- und ortsunabhängig  Applikation und Daten in der Cloud  keine Softwareinstallation (SaaS) Online- TGA CREM  Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente Technologie über IT regelbar  Rechnerunterstützung: Suche, Systemreports, Historien...  Dokumente zentral, redundanzfrei Projekt- Bauherr steuerer ... Interne: Zugriff via Intranet  verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen  Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit © AIS Management GmbH Seite 6
  • 7. 2 Ablagestruktur und Dateinomenklatur Ordnerstrukturen Bauprojekt Betrieb Verkauf  Due Diligence Technisches Gebäudemanagement z.B.:  Rollen  Phasen Datenraum Hilfsanleitung Dateinomenklatur Beispiel:  zentral festgelegt  Schlüssel so simpel wie möglich  selbstsprechend © AIS Management GmbH Seite 7
  • 8. 3 Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten Rollen  Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)  Zuordnung Benutzer zu Gruppen  über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf Rechte Benutzergruppen Rechte Architekt Bauherr Berater Makler Planer Support … lesen X X X X X schreiben X X X X löschen X Administration X …  alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.B. Kommunikationshandbuch)  Sanktionierung von Verstößen © AIS Management GmbH Seite 8
  • 9. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01 Anbieter Website www.brainloop.de http://www.drooms.com/de www.imprimadebussy.com  Dokumententresor Produkt  Boardroom Drooms VDR iRooms  M&A  Finanzbereich (Investmentbanken, Spezialisierung höchste Sicherheitsstandards Due Diligence Transaktion Kreditinstitute etc.)  M&A-Transaktionen  Userzahl  Laufzeit  Seitenzahl Preismodell  Laufzeit  Seitenzahl  Laufzeit  Speicherplatz  Abschirmung IT-Betreiber  granulares Rechtesystem bis auf  international aufgestellt  international aufgestellt Anmerkung Dokumentenebene  Deal-erfahren  Teil der Mercurius Groep  auch als Serverlizenz erhältlich  andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß  Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet  Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite  Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet © AIS Management GmbH Seite 9
  • 10. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal Anbieter Website www.ais-management.de www.conetics.de www.conject.com Produkt Secure Dataroom conetics DatenRaum conjectDR LiveCicle-übergreifendes  Immobilientransaktionen M&A-Projekte in der Spezialisierung Dokumentenmanagement (Planung, Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien Immobilienbranche  Due Diligence  Userzahl  Userzahl  Laufzeit Preisbasis  Laufzeit  Laufzeit  Speicherplatz  Speicherplatz  Speicherplatz  branchenspezifische Strukturen (Best Practice) Full-Service (Scannen, Anmerkung Verkaufsprozessmodellierung PDF-Erzeugung, Upload)  hohe Sicherheit  Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend  webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz – prinzipiell aber austauschbar © AIS Management GmbH Seite 10
  • 11. Sünden und Best Practice Fehler bei Auftraggeber Empfehlungen  gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-  Systemhoheit und Vorgabe Kommunikations- Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“ und Dokumentationssysteme beim Auftraggeber  gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und  Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher Dokumentation brauchen, fordern wir sie von Systeme → Internetlösungen und SaaS unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit.“  Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und  falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art, wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation haben.“  alle Beteiligten über eCollaboration einbinden –  unterschätzt: Haftungsrisiken aus unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken Management und CREM bis hin zum operativen sowie Abhängigkeit vom Facility Service Provider sowie funktional von der FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen Planung über Bau und Objektmanagement bis hin Systemen hat (wenn überhaupt) zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren  Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und  übersehen: Dienstleister lediglich Reporting außerhalb der Vorgaben des „Lebensabschnittspartner“. Auftraggeber verliert Auftraggebers gelten als nicht erfolgt ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung Wissen  digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff  Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht © AIS Management GmbH Seite 11
  • 12. Wann, wer, wie? geeigneter ` Startzeitpunkt  sofort: nach vorne – was hindert Sie?  spätestens bei ▫ Anstehendem Planungs- , Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt ▫ Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel wer Sie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien wie AIS Management hilft...  bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten  bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb  bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM  durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen  mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation  mit E-Solutions  Sprechen Sie uns an! © AIS Management GmbH Seite 12
  • 13. excellence in real estate Kontakt AIS Management GmbH Kilian Full Theresienhöhe 26 D-80339 München Telefon: +49 89 628170-22 Telefax: +49 89 628170-59 E-Mail: consulting@ais-management.de Homepage: www.ais-management.de AIS-Blog: http://blog.ais-management.de Helpdesk FM-Marktforum Secure Dataroom Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18 E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH