Das Dokument behandelt die Herausforderungen und Anforderungen des Datenschutzes in Rechtsanwaltskanzleien, insbesondere im Kontext der DSGVO, und beleuchtet die Notwendigkeit von Datenschutzrichtlinien, Verfahrensverzeichnissen sowie den Umgang mit sensiblen Daten. Es werden verschiedene Aspekte des Datenschutzes angesprochen, darunter die Rechte der Betroffenen, die Sicherstellung von Datensicherheit und die Notwendigkeit, Mitarbeiter im Datenschutz zu schulen. Zudem werden praktische Empfehlungen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen innerhalb der Kanzlei gegeben.

1. Datenschutz in der
Rechtsanwaltskanzlei
RA Mag. Michael Lanzinger

2. Magister Who?
RA Magister Michael Lanzinger
office@kanzlei-lanzinger.at
www.rechtsanwalt-lanzinger.at
Seit 2011 externer Lektor im Bereich Zivil- & Internetrecht
Seit 2016 selbständiger Rechtsanwalt in Wels (OÖ) mit
Schwerpunkt im IT-Recht und Cybercrime sowie Mitglied der
Law Busters
Seit 2017 Senior Berater bei O.P.P.-Beratungsgruppe
(Datenschutz)

3. Zu Beginn …
Es gilt (grundsätzlich):
‚Online wie Offline‘

4. Herausforderungen
Datenschutz und Datensicherheit in der Kanzlei?
• Zumeist parallele Verwaltungssysteme, dh eAkt und
Papierakte, nur wenige ‚paperless‘ Kanzleien
• Insbesondere Papierakte teilweise sehr leicht zugänglich
• Akte enthalten sensible/kategorisierte
personenbezogene Daten bzw strafrechtlich relevante
Daten
• Datenschutz bei Werbemaßnahmen in der Kanzlei
• IT-Infrastruktur in der Kanzlei

5. Herausforderungen
Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit
• Wie betrifft die DSGVO eine Kanzlei?
• Wie kommt man zu einem Verfahrensverzeichnis?
• Wird ein Datenschutzbeauftragter benötigt?
• Wie ist mit Betroffenenrechten (zB Recht auf
Beauskunftung) umzugehen?
• Wie kann ein Costumer-Relations-Management-System
(CRM) konform betrieben werden?
• Was muss bei der Datensicherheit getan werden?

6. Datenschutzrecht (derzeit)

7. DSG 2000
Datenschutzgesetz (derzeit noch DSG 2000)
Umsetzung einer Datenschutzrichtlinie
Inhalte:
• Schutz personenbezogener Daten
• Rechtsschutzinstrumente
• Dokumentation im DVR
• DSG betrifft natürliche und juristische Personen

8. DSG 2000
Grundrecht auf Datenschutz
• § 1 Abs 1 DSG regelt das Grundrecht auf Datenschutz
inhaltlich (Verfassungsbestimmung)
– Jeder hat Anspruch auf Geheimhaltung seiner Daten,
insbesondere hinsichtlich Privat- & Familienleben
– Es muss hierfür ein schutzwürdiges Interesse bestehen, dies ist
zB nicht gegeben, wenn Daten anonym sind
– Abs 2 regelt die Möglichkeit der Beschränkung des
Grundrechtes durch den Gesetzgeber (zB wegen Schutz der
Menschenrechte)
• §§ 2 f DSG regeln Zuständigkeit & Anwendungsbereich

9. DSG 2000
(Sensible) Daten?
• § 4 Z 1 DSG 2000: personenbezogene Daten = Daten
durch welche eine Person bestimmt oder bestimmbar ist
• § 4 Z 2 DSG 2000: Daten von natürlichen Personen über
– Rassische/ethnische Herkunft
– Politische Meinung
– Gewerkschaftszugehörigkeit
– Religiöse/philosophische Überzeugung
– Gesundheit
– Sexualleben

10. DSG 2000
Verwendung von Daten
• §§ 6 ff DSG regeln die Verwendung von Daten
– Datenverwendung nur nach dem Gesetz, zu eindeutigen
Zwecken und nur im Rahmen des Notwendigen
– Geheimhaltungsinteressen des Betroffenen sind zu wahren
– Auftraggeber muss über die entsprechenden Befugnisse zur
Verarbeitung verfügen
• §§ 8 f DSG regelt überdies das Geheimhaltungsinteresse
bei sensiblen & nicht-sensiblen Daten
– zB nicht-sensible Daten mit Zustimmung verarbeitet
– zB sensible Daten durch Betroffenen selbst veröffentlicht

11. DSG 2000
Datensicherheit
• §§ 14 ff DSG regeln die Datensicherheit
– Der Datenverwender bzw Dienstleister hat die Daten nach dem
technisch und wissenschaftlich aktuellen Stand zu sichern und
vor Zugriffen (Hacks) zu schützen
– Schutz etwa durch Zugriffsberechtigungen, Programme und
Protokollierung der Zugriffe
• Überdies unterliegen der Datenverwender und dessen
Mitarbeiter nach § 15 DSG dem Datengeheimnis

12. DSG 2000
Publizität von Datenanwendungen
• §§ 16 ff DSG regeln die Publizität von
Datenanwendungen
– Die Datenschutzbehörde hat ein Register über die Auftraggeber
der Datenanwendungen zu führen, in welches Einsicht
genommen werden kann
– Auch hat jeder Auftraggeber die Datenanwendung vor Beginn zu
melden, insbesondere bei Verarbeitung sensibler Daten (DVR-
Nummer)

13. DSG 2000
Publizität von Datenanwendungen
• Ausnahme zB bei öffentlich bekannten Daten oder einer
‚Standardanwendung‘ entsprechen, welche qua
Verordnung als solche vorgesehen ist
• § 19 DSG regelt Inhalt einer solchen Meldung:
 Name und Anschrift des Auftraggebers
 Nachweis über die rechtliche Befugnis zur Verarbeitung
 Zweck der Datenanwendung
 Kreis der Betroffenen
 Allgemeine Angabe über die getroffenen Maßnahme der
Datensicherheit (TOMs)

14. DSG 2000
Rechte des Betroffenen
• §§ 26 ff DSG regeln die Rechte des von
Datenanwendungen Betroffenen
– Jedem Betroffenen kommt ein Auskunftsrecht zu, wenn diese
schriftlich verlangt wird und der Betroffene seine Identität
nachweisen kann
– Ausgenommen sind Auskünfte die im überwiegenden Interesse
geheim gehalten werden müssen (zB Bundesheer) oder die
Geheimhaltung dem Schutz des Betroffenen selbst dient
– Weiters kann jeder Betroffene seine verarbeiteten Daten löschen
und/oder richtigstellen bzw aktualisieren lassen

15. Datenschutzrecht (bald)

16. DatenschutzgrundVO
Gemeinschaftsrecht im Datenschutz
• EU-VO 2016/679 vom 27.4.2016 zum Schutz der
Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien
Datenverkehr
• Gilt ab 25. Mai 2018 direkt und unmittelbar (auch) in
Österreich
• Durch DSGVO gewisse Gleichschaltung des
Datenschutzes in Europa (spannend wird der Brexit
auch hier)

17. DatenschutzgrundVO
Weitere Normen parallel zur DSGVO
• DSG (2018)
– Deckt Bereiche ab, welche die DSGVO nicht berührt bzw offen
lässt (zB DSBa)
– Betrifft va strafrechtlichen Bereich
– Derzeit noch §§ 1-3 aus DSG 2000, Änderung in Planung
• ePrivacyVO
– ZB Cookies werden neu geregelt
– Noch keine finale Version
– Derzeit eher stark in Richtung Datenschutz (va Zustimmung)

18. DatenschutzgrundVO
Was ändert sich?
• Grundsätze des Datenschutzes (zB Zweckbindung,
Datenminimierung, Datensicherheit) weiterhin enthalten
und weiterentwickelt
• DSGVO gilt in der europäischen Union sowie für
Unternehmen, die auf dem europäischen Markt tätig sind
• Anwendbar auf personenbezogene Daten außer diese
betreffen persönlichen/familiären Bereich (sog.
‚Haushaltsausnahme‘)

19. DatenschutzgrundVO
Was ändert sich?
• Teilweise neue Bezeichnungen
– sensible Daten = kategorisierte Daten
• DVR wird mit 25.5.2018 eingefroren und mit 31.12.2019
abgeschaltet; nunmehr Verfahrensverzeichnis durch die
Unternehmen selbst
• Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) als (komplett)
neues Tool
• Erweiterte/neue Rechte der Betroffenen
• Nur noch natürliche Personen umfasst

20. DatenschutzgrundVO
Was ändert sich?
• Datenschutzbeauftragter
– Bei Datenverarbeitung durch Behörden/öffentliche Stellen
– Bei umfangreicher, regelmäßiger Beobachtung von Personen als
Kerntätigkeit
– Bei Verarbeitung von sensiblen Daten als Kerntätigkeit
• Höhere Strafen
– Bußgelder: 4% globaler Jahresumsatz oder bis € 20 Mio.
– Betroffene kann sich an Behörde oder Gericht wenden

21. DatenschutzgrundVO
Was ändert sich?
• Privacy by Design/by Default = Verarbeitung möglichst
weniger Daten als ‚Grundeinstellung‘
• Data Breach Notification Duty
– Meldung bei Schutzverletzung an die Aufsichtsbehörde binnen
72 Stunden
– Pflicht zur umfassenden Erteilung von Informationen zur
Verletzung
• Generell steht nunmehr Betroffener im Mittelpunkt
und nicht die Interessen von Unternehmen

22. DatenschutzgrundVO
Betroffenenrechte
• Beauskunftung (Gefahr des ‚Art 15-Flash-Mob‘)
• Löschung (‚Recht auf Vergessen‘)
• Richtigstellung bzw Aktualisierung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenportrabilität (zB Mandant wechselt RA)

23. DatenschutzgrundVO
Herausforderungen für Kanzleien
• Erstellung des Verfahrensverzeichnisses
– Zweck der Verarbeitung
– Rechtmäßigkeit
– Aufbewahrungsfristen
• Implementierung von Prozessen
– Beauskunftung
– Löschung
– Data Breaches

24. DatenschutzgrundVO
Herausforderungen für Kanzleien
• Umgang/Sanierung mit/von Betroffenenrechten
• CRM-Systeme
• Vertragliche Regelung von Auftragsdatenverarbeitung
• IT-Sicherheit konform mit DSGVO
• Beziehung zu anderen
Unternehmen/Organisationen/Kanzleien
– Unlauterer Wettbewerb?

25. Datenschutzrecht (praktisch)

26. In der Kanzlei
Interne Anweisungen
• Clean Desk Policy
– MitarbeiterInnen auf ‚analogen Datenschutz‘ schulen
– Keine sensiblen Dokumente frei zugänglich am Arbeitsplatz
– Computer/Smartphones/Tablets sperren
• Security Policy
– ‚lebendes Dokument‘ welches Kanzleipolitik zum Datenschutz &
IT-Sicherheit abbildet
– zB Grundsätze zur Passwortvergabe, Umgang mit Devices im
Außendienst, Verwendung von privaten Devices (va WhatsApp)

27. In der Kanzlei
Interne Anweisungen
• Wie geht man mit Akten um?
– Wer hat Zugang zu eAkten/Papierakten
– Wie werden Informationen an Dritte weitergegeben (zB per
Telefon, nur schriftlich)
• Wie werden Data Breaches vermieden?
– Datenweitergabe an Unberechtigte
– Kontrollverlust über Daten, zB durch Verlust eines Devices
– Umgang mit potentiellen Phishing-Mails etc.

28. In der Kanzlei
Verfahrensverzeichnis
• Verzeichnis nach Art 30 DSGVO
– Ab 250 MitarbeiterInnen jedenfalls
– Abs 5 jedoch sehr weit gefasst, dh im Zweifel ein Verzeichnis
anzulegen
• Verzeichnis – Inhaltlich
– Wo werden Daten verarbeitet (va Software, Papierakte, Excel)
– Wer sind Betroffene (Mandanten, Mitarbeiter, Kollegen, Dritte)
– Zu welchem Zweck werden Daten verarbeitet
– Auf Basis von Gesetz/Vertrag/Einwilligung
– Weitergabe an Dritte

29. In der Kanzlei
(Betroffenen-) Prozesse
• Beauskunftung
– Binnen 4 Wochen
– Wie können Daten möglichst rasch ermittelt werden?
– Formulare für Beauskunftung und Beantwortung
• Löschung/Richtigstellung/Aktualisierung
– Behaltefristen definieren für Daten
– Sicherstellung der technischen Löschung/Anonymisierung
– Löschanspruch des Betroffenen teilw. eingeschränkt, va bei
Entzug der Zustimmung zur Datenverarbeitung

30. In der Kanzlei
(Betroffenen-) Prozesse
• Pflege des Verfahrensverzeichnisses
– Neue Software muss eingetragen werden
• Data Breach
– Binnen 72 (Real-)Stunden zu melden
– Liegt eine Datenpannen vor?
– Wer ist Betroffener?
– Wer ist zu informieren?
– Wie kann Schaden begrenzt werden?
– Wie können gleiche/gleichartige Pannen zukünftig vermieden
werden

31. In der Kanzlei
Datenschutzbeauftragter
• Geregelt in Art 37 ff DSGVO
• Nur in bestimmten Fällen zwingend vorgesehen, gerade
bei Einzelanwälten an sich nicht notwendig
• Kann freiwillig bestellt werden
• Keine definierte Ausbildung notwendig, diverse
Möglichkeit
• Datenschutzbeauftragter kann intern oder extern sein
– Intern Stellung in Richtung Betriebsrat
– Extern ist SV-Haftung nach § 1299 ABGB relevant

32. In der Kanzlei
Auf der Website
• Datenschutzerklärung – Warum?
– Va Cookie-Erklärung nach TKG gefordert (und zukünftig wohl
auch nach der ePrivacyVO)
– Weiters: Impressumspflichten nach ECG/MedienG/TKG
• Datenschutzerklärung - Inhaltlich
– Wer verarbeitet die Daten/erfolgt eine Weitergabe?
– Welche Daten werden wie/zu welchem Zweck verarbeitet?
– Welche Cookies/Plugins werden verwendet?
– Wo kann ich mich über meine Daten informieren bzw diese
löschen lassen?

33. In der Kanzlei
Einzelfragen
• CRM
– Im Falle von Newsletter usw relevant
– Bewerbung erfordert idR Zustimmung
– Sollte gegebenenfalls noch saniert werden
• Bewerberdatenbank
– Datenverarbeitung nur zum Zweck der Postenbesetzung
(Vorvertrag)
– Evidenzhaltung nur mit ausdrücklicher Zustimmung möglich
– Behaltefrist (ohne Zustimmung): 6 Monate nach
Postenbesetzung

34. Q&A

35. Q&A
Frage
• Speicherbegrenzung nach Art 5 Abs 1 lit e DSGVO vs.
RA-Archivierungspflichten?

36. Q&A
Antwort
• Speicherbegrenzung = Daten nur solange als notwendig
aufbewahren
• Grundsätzlich zu löschen, wenn Zweck der Verarbeitung
erfüllt ist
• Jedoch längere Aufbewahrung möglich, wenn in
Gesetzen vorgesehen
– 7 Jahre nach Standesrecht
– 7 bis 10 Jahre nach BAO
– 6 Monate für Bewerberdaten (ohne Zustimmung zur Evidenz)

37. Q&A
Frage
• Wann ist zu löschen?

38. Q&A
Antwort
• Löschung, wenn Zweck erfüllt hat
• Aufbewahrung möglich wenn
– Aufbewahrungsfristen lt. Gesetz (zB Vertragsrecht)
– Zustimmung zur Aufbewahrung
– Daten zB zur Rechtsdurchsetzung notwendig (zB
Exekutionsführung)

39. Q&A
Frage
• Löschanspruch nach Art 17 DSGVO?

40. Q&A
Antwort
• Löschanspruch nach Art 17 DSGVO eigentlich sehr
eingeschränkt
• Löschung an sich nur wenn
– Zweck erfüllt (und keine Aufbewahrungsfrist mehr)
– Zustimmung entzogen
– Zweck bzw Rechtmäßigkeit nicht vorhanden
• Keine Löschung wenn
– va Geltendmachung von Ansprüchen

41. Q&A
Frage
• Strafverteidiger und Datenschutzbeauftragter?

42. Q&A
Antwort
• Art 10 DSGVO gilt offenbar mehr für Behörden/Gerichte
• Strafrechtliche Daten keine kategorisierten Daten iSv Art
9 DSGVO
• RA darf diese Daten bereits aufgrund Mandant
verarbeiten (= Vertragserfüllung)
• ME kein Datenschutzbeauftragter notwendig ‚in
Analogie‘ zu niedergelassenen Ärzten (uU jedoch bei
großen Kanzleien)

43. Q&A
Frage
• Zusammenspiel Datenverarbeitung von Daten nach Art 9
f DSGVO mit Datenschutzbeauftragtem und DSFA?

44. Q&A
Antwort
• Daten nach Art 9 DSGVO idR für Vertragserfüllung
notwendig (zB Schadenersatzrecht)
• Entsprechende Datensicherheit notwendig, hier jedoch
bei RA Verschwiegenheitspflicht von Vorteil
• An sich kein DSBA bei jedem RA, da die ‚umfangreiche
Verarbeitung‘ als ‚Einfluss auf die Gesellschaft gesamt‘
gesehen wird

45. Q&A
Frage
• Was ist beim VdV zu beachten?

46. Q&A
Antwort
• VdV für RA jedenfalls relevant (Art 30 Abs 5 DSGVO
sehr weit gefasst)
• Anlehnung an die DVR-Struktur bzw die
Standardanwendungen (va SA001 und SA002)
• Sinnvollerweise Erfassung der verwendeten Software
und analogen Systeme (Papierakte), um zu ergründen,
wo konkret welche Daten von welchen Personen
benötigt/verarbeitet werden und auf Basis darauf die
Verfahren (zB ‚Mandantenverwaltung‘)

47. Q&A
Frage
• Handakte nach DSGVO?

48. Q&A
Antwort
• mE ‚strukturierte Datenanwendungen‘ unter daher von
DSGVO umfasst, va, wenn parallel dazu Software
verwendet wird
• Sind ins VdV aufzunehmen
• Entsprechend sicher aufzubewahren, zB durch
Versperren der Aktenschränke
• Weiters Vernichtung, wenn Behaltefrist (7 Jahre)
abgelaufen und keine besondere Behaltemöglichkeit (zB
Haftung) argumentiert werden kann

49. Q&A
Frage
• Substitute nach DSGVO?

50. Q&A
Antwort
• mE kein Auftragsverarbeiter und daher kein AV-Vertrag
notwendig
• Jedoch wohl Übermittlungsempfänger (sollte uU generell
in Vollmacht angeführt werden)
• An sich keine besondere Bestätigung notwendig, da
auch Substitut den Standespflichten (va
Verschwiegenheit) unterliegt

51. Q&A
Frage
• Vollmacht zu ändern?

52. Q&A
Antwort
• Vollmacht sollte ebenfalls nach DSGVO ausgestaltet
werden
• Zur Erfüllung der anwaltlichen Tätigkeit keine
Zustimmung nach Art 7 DSGVO notwendig, lediglich zu
Werbemaßnahmen (muss optional sein)
• Sinnvoll jedoch Informationen nach Art 13 DSGVO
– Zweck, Datenarten, Vertragserfüllung
– Übermittlungsempfänger (Gerichte, Behörden, Substituten)
– Betroffenenrechte

53. Q&A
Frage
• Beauskunftung vs. Verschwiegenheitspflicht?

54. Q&A
Antwort
• Beauskunftung nach Art 15 DSGVO eig. mehrteilig
– Verfahren allgemein
– Konkrete Datensätze/Dokumente
• Beauskunftung eingeschränkt, wenn zB Rechte Dritter
betroffen bzw Geschäftsgeheimnisse
• Hier sollte mE abgewogen werden, wann dies zutrifft
bzw wo (zusätzlich) die Verschiegenheitspflicht greift

55. Q&A
Frage
• Änderungen bei der Software?

56. Q&A
Antwort
• Insb. Kanzleisoftware eine Datenverarbeitung und daher
ins VdV aufzunehmen, zB unter/als Verfahren
‚Mandantenverwaltung‘
• zB Advokat hat entsprechende Informationen zum VdV
angekündigt

57. Q&A
Frage
• Mögliche Verfahren?

58. Q&A
Antwort
• VdV bzw Verfahren sollte (wg. Vollständigkeit) auf den
einzelnen Anwendungen aufgebaut werden
• Ziel sollten wenige/umfangreiche Verfahren sein
• Möglich zB
– Finanzbuchhaltung (SA001)
– Personalverwaltung (SA002)
– Mandantenverwaltung
– uU Marketing (SA022)
– uU weitere Verfahren wie zB Vertragsmanagement

59. Q&A
Frage
• Privatstiftung und DSGVO?

60. Q&A
Antwort
• DSGVO unterscheidet nicht ob Unternehmen, sondern
ob personenbezogene Daten strukturiert verarbeitet
werden
• Dh primär relevant, ob Organisationseinheit besteht
(kann zB auch Verein sein)
• RA als Stiftungsvorstand hat mE daher DSGVO zu
beachten

61. Credits
Vielen Dank!
office@kanzlei-lanzinger.at
www.rechtsanwalt-lanzinger.at