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Datenschutz in der
Rechtsanwaltskanzlei
RA Mag. Michael Lanzinger
Magister Who?
RA Magister Michael Lanzinger
office@kanzlei-lanzinger.at
www.rechtsanwalt-lanzinger.at
Seit 2011 externer Lektor im Bereich Zivil- & Internetrecht
Seit 2016 selbständiger Rechtsanwalt in Wels (OÖ) mit
Schwerpunkt im IT-Recht und Cybercrime sowie Mitglied der
Law Busters
Seit 2017 Senior Berater bei O.P.P.-Beratungsgruppe
(Datenschutz)
Zu Beginn …
Es gilt (grundsätzlich):
‚Online wie Offline‘
Herausforderungen
Datenschutz und Datensicherheit in der Kanzlei?
• Zumeist parallele Verwaltungssysteme, dh eAkt und
Papierakte, nur wenige ‚paperless‘ Kanzleien
• Insbesondere Papierakte teilweise sehr leicht zugänglich
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personenbezogene Daten bzw strafrechtlich relevante
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• DSG betrifft natürliche und juristische Personen
DSG 2000
Grundrecht auf Datenschutz
• § 1 Abs 1 DSG regelt das Grundrecht auf Datenschutz
inhaltlich (Verfassungsbestimmung)
– Jeder hat Anspruch auf Geheimhaltung seiner Daten,
insbesondere hinsichtlich Privat- & Familienleben
– Es muss hierfür ein schutzwürdiges Interesse bestehen, dies ist
zB nicht gegeben, wenn Daten anonym sind
– Abs 2 regelt die Möglichkeit der Beschränkung des
Grundrechtes durch den Gesetzgeber (zB wegen Schutz der
Menschenrechte)
• §§ 2 f DSG regeln Zuständigkeit & Anwendungsbereich
DSG 2000
(Sensible) Daten?
• § 4 Z 1 DSG 2000: personenbezogene Daten = Daten
durch welche eine Person bestimmt oder bestimmbar ist
• § 4 Z 2 DSG 2000: Daten von natürlichen Personen über
– Rassische/ethnische Herkunft
– Politische Meinung
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– Religiöse/philosophische Überzeugung
– Gesundheit
– Sexualleben
DSG 2000
Verwendung von Daten
• §§ 6 ff DSG regeln die Verwendung von Daten
– Datenverwendung nur nach dem Gesetz, zu eindeutigen
Zwecken und nur im Rahmen des Notwendigen
– Geheimhaltungsinteressen des Betroffenen sind zu wahren
– Auftraggeber muss über die entsprechenden Befugnisse zur
Verarbeitung verfügen
• §§ 8 f DSG regelt überdies das Geheimhaltungsinteresse
bei sensiblen & nicht-sensiblen Daten
– zB nicht-sensible Daten mit Zustimmung verarbeitet
– zB sensible Daten durch Betroffenen selbst veröffentlicht
DSG 2000
Datensicherheit
• §§ 14 ff DSG regeln die Datensicherheit
– Der Datenverwender bzw Dienstleister hat die Daten nach dem
technisch und wissenschaftlich aktuellen Stand zu sichern und
vor Zugriffen (Hacks) zu schützen
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Protokollierung der Zugriffe
• Überdies unterliegen der Datenverwender und dessen
Mitarbeiter nach § 15 DSG dem Datengeheimnis
DSG 2000
Publizität von Datenanwendungen
• §§ 16 ff DSG regeln die Publizität von
Datenanwendungen
– Die Datenschutzbehörde hat ein Register über die Auftraggeber
der Datenanwendungen zu führen, in welches Einsicht
genommen werden kann
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melden, insbesondere bei Verarbeitung sensibler Daten (DVR-
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DSG 2000
Publizität von Datenanwendungen
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Rechte des Betroffenen
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schriftlich verlangt wird und der Betroffene seine Identität
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Datenschutzrecht (bald)
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Gemeinschaftsrecht im Datenschutz
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Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien
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• Datenschutzbeauftragter
– Bei Datenverarbeitung durch Behörden/öffentliche Stellen
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• Data Breach Notification Duty
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In der Kanzlei
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• Clean Desk Policy
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In der Kanzlei
Interne Anweisungen
• Wie geht man mit Akten um?
– Wer hat Zugang zu eAkten/Papierakten
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In der Kanzlei
Verfahrensverzeichnis
• Verzeichnis nach Art 30 DSGVO
– Ab 250 MitarbeiterInnen jedenfalls
– Abs 5 jedoch sehr weit gefasst, dh im Zweifel ein Verzeichnis
anzulegen
• Verzeichnis – Inhaltlich
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– Wer sind Betroffene (Mandanten, Mitarbeiter, Kollegen, Dritte)
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In der Kanzlei
(Betroffenen-) Prozesse
• Beauskunftung
– Binnen 4 Wochen
– Wie können Daten möglichst rasch ermittelt werden?
– Formulare für Beauskunftung und Beantwortung
• Löschung/Richtigstellung/Aktualisierung
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– Löschanspruch des Betroffenen teilw. eingeschränkt, va bei
Entzug der Zustimmung zur Datenverarbeitung
In der Kanzlei
(Betroffenen-) Prozesse
• Pflege des Verfahrensverzeichnisses
– Neue Software muss eingetragen werden
• Data Breach
– Binnen 72 (Real-)Stunden zu melden
– Liegt eine Datenpannen vor?
– Wer ist Betroffener?
– Wer ist zu informieren?
– Wie kann Schaden begrenzt werden?
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werden
In der Kanzlei
Datenschutzbeauftragter
• Geregelt in Art 37 ff DSGVO
• Nur in bestimmten Fällen zwingend vorgesehen, gerade
bei Einzelanwälten an sich nicht notwendig
• Kann freiwillig bestellt werden
• Keine definierte Ausbildung notwendig, diverse
Möglichkeit
• Datenschutzbeauftragter kann intern oder extern sein
– Intern Stellung in Richtung Betriebsrat
– Extern ist SV-Haftung nach § 1299 ABGB relevant
In der Kanzlei
Auf der Website
• Datenschutzerklärung – Warum?
– Va Cookie-Erklärung nach TKG gefordert (und zukünftig wohl
auch nach der ePrivacyVO)
– Weiters: Impressumspflichten nach ECG/MedienG/TKG
• Datenschutzerklärung - Inhaltlich
– Wer verarbeitet die Daten/erfolgt eine Weitergabe?
– Welche Daten werden wie/zu welchem Zweck verarbeitet?
– Welche Cookies/Plugins werden verwendet?
– Wo kann ich mich über meine Daten informieren bzw diese
löschen lassen?
In der Kanzlei
Einzelfragen
• CRM
– Im Falle von Newsletter usw relevant
– Bewerbung erfordert idR Zustimmung
– Sollte gegebenenfalls noch saniert werden
• Bewerberdatenbank
– Datenverarbeitung nur zum Zweck der Postenbesetzung
(Vorvertrag)
– Evidenzhaltung nur mit ausdrücklicher Zustimmung möglich
– Behaltefrist (ohne Zustimmung): 6 Monate nach
Postenbesetzung
Q&A
Q&A
Frage
• Speicherbegrenzung nach Art 5 Abs 1 lit e DSGVO vs.
RA-Archivierungspflichten?
Q&A
Antwort
• Speicherbegrenzung = Daten nur solange als notwendig
aufbewahren
• Grundsätzlich zu löschen, wenn Zweck der Verarbeitung
erfüllt ist
• Jedoch längere Aufbewahrung möglich, wenn in
Gesetzen vorgesehen
– 7 Jahre nach Standesrecht
– 7 bis 10 Jahre nach BAO
– 6 Monate für Bewerberdaten (ohne Zustimmung zur Evidenz)
Q&A
Frage
• Wann ist zu löschen?
Q&A
Antwort
• Löschung, wenn Zweck erfüllt hat
• Aufbewahrung möglich wenn
– Aufbewahrungsfristen lt. Gesetz (zB Vertragsrecht)
– Zustimmung zur Aufbewahrung
– Daten zB zur Rechtsdurchsetzung notwendig (zB
Exekutionsführung)
Q&A
Frage
• Löschanspruch nach Art 17 DSGVO?
Q&A
Antwort
• Löschanspruch nach Art 17 DSGVO eigentlich sehr
eingeschränkt
• Löschung an sich nur wenn
– Zweck erfüllt (und keine Aufbewahrungsfrist mehr)
– Zustimmung entzogen
– Zweck bzw Rechtmäßigkeit nicht vorhanden
• Keine Löschung wenn
– va Geltendmachung von Ansprüchen
Q&A
Frage
• Strafverteidiger und Datenschutzbeauftragter?
Q&A
Antwort
• Art 10 DSGVO gilt offenbar mehr für Behörden/Gerichte
• Strafrechtliche Daten keine kategorisierten Daten iSv Art
9 DSGVO
• RA darf diese Daten bereits aufgrund Mandant
verarbeiten (= Vertragserfüllung)
• ME kein Datenschutzbeauftragter notwendig ‚in
Analogie‘ zu niedergelassenen Ärzten (uU jedoch bei
großen Kanzleien)
Q&A
Frage
• Zusammenspiel Datenverarbeitung von Daten nach Art 9
f DSGVO mit Datenschutzbeauftragtem und DSFA?
Q&A
Antwort
• Daten nach Art 9 DSGVO idR für Vertragserfüllung
notwendig (zB Schadenersatzrecht)
• Entsprechende Datensicherheit notwendig, hier jedoch
bei RA Verschwiegenheitspflicht von Vorteil
• An sich kein DSBA bei jedem RA, da die ‚umfangreiche
Verarbeitung‘ als ‚Einfluss auf die Gesellschaft gesamt‘
gesehen wird
Q&A
Frage
• Was ist beim VdV zu beachten?
Q&A
Antwort
• VdV für RA jedenfalls relevant (Art 30 Abs 5 DSGVO
sehr weit gefasst)
• Anlehnung an die DVR-Struktur bzw die
Standardanwendungen (va SA001 und SA002)
• Sinnvollerweise Erfassung der verwendeten Software
und analogen Systeme (Papierakte), um zu ergründen,
wo konkret welche Daten von welchen Personen
benötigt/verarbeitet werden und auf Basis darauf die
Verfahren (zB ‚Mandantenverwaltung‘)
Q&A
Frage
• Handakte nach DSGVO?
Q&A
Antwort
• mE ‚strukturierte Datenanwendungen‘ unter daher von
DSGVO umfasst, va, wenn parallel dazu Software
verwendet wird
• Sind ins VdV aufzunehmen
• Entsprechend sicher aufzubewahren, zB durch
Versperren der Aktenschränke
• Weiters Vernichtung, wenn Behaltefrist (7 Jahre)
abgelaufen und keine besondere Behaltemöglichkeit (zB
Haftung) argumentiert werden kann
Q&A
Frage
• Substitute nach DSGVO?
Q&A
Antwort
• mE kein Auftragsverarbeiter und daher kein AV-Vertrag
notwendig
• Jedoch wohl Übermittlungsempfänger (sollte uU generell
in Vollmacht angeführt werden)
• An sich keine besondere Bestätigung notwendig, da
auch Substitut den Standespflichten (va
Verschwiegenheit) unterliegt
Q&A
Frage
• Vollmacht zu ändern?
Q&A
Antwort
• Vollmacht sollte ebenfalls nach DSGVO ausgestaltet
werden
• Zur Erfüllung der anwaltlichen Tätigkeit keine
Zustimmung nach Art 7 DSGVO notwendig, lediglich zu
Werbemaßnahmen (muss optional sein)
• Sinnvoll jedoch Informationen nach Art 13 DSGVO
– Zweck, Datenarten, Vertragserfüllung
– Übermittlungsempfänger (Gerichte, Behörden, Substituten)
– Betroffenenrechte
Q&A
Frage
• Beauskunftung vs. Verschwiegenheitspflicht?
Q&A
Antwort
• Beauskunftung nach Art 15 DSGVO eig. mehrteilig
– Verfahren allgemein
– Konkrete Datensätze/Dokumente
• Beauskunftung eingeschränkt, wenn zB Rechte Dritter
betroffen bzw Geschäftsgeheimnisse
• Hier sollte mE abgewogen werden, wann dies zutrifft
bzw wo (zusätzlich) die Verschiegenheitspflicht greift
Q&A
Frage
• Änderungen bei der Software?
Q&A
Antwort
• Insb. Kanzleisoftware eine Datenverarbeitung und daher
ins VdV aufzunehmen, zB unter/als Verfahren
‚Mandantenverwaltung‘
• zB Advokat hat entsprechende Informationen zum VdV
angekündigt
Q&A
Frage
• Mögliche Verfahren?
Q&A
Antwort
• VdV bzw Verfahren sollte (wg. Vollständigkeit) auf den
einzelnen Anwendungen aufgebaut werden
• Ziel sollten wenige/umfangreiche Verfahren sein
• Möglich zB
– Finanzbuchhaltung (SA001)
– Personalverwaltung (SA002)
– Mandantenverwaltung
– uU Marketing (SA022)
– uU weitere Verfahren wie zB Vertragsmanagement
Q&A
Frage
• Privatstiftung und DSGVO?
Q&A
Antwort
• DSGVO unterscheidet nicht ob Unternehmen, sondern
ob personenbezogene Daten strukturiert verarbeitet
werden
• Dh primär relevant, ob Organisationseinheit besteht
(kann zB auch Verein sein)
• RA als Stiftungsvorstand hat mE daher DSGVO zu
beachten
Credits
Vielen Dank!
office@kanzlei-lanzinger.at
www.rechtsanwalt-lanzinger.at

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Datenschutz in der Rechtsanwaltskanzlei

  • 2. Magister Who? RA Magister Michael Lanzinger office@kanzlei-lanzinger.at www.rechtsanwalt-lanzinger.at Seit 2011 externer Lektor im Bereich Zivil- & Internetrecht Seit 2016 selbständiger Rechtsanwalt in Wels (OÖ) mit Schwerpunkt im IT-Recht und Cybercrime sowie Mitglied der Law Busters Seit 2017 Senior Berater bei O.P.P.-Beratungsgruppe (Datenschutz)
  • 3. Zu Beginn … Es gilt (grundsätzlich): ‚Online wie Offline‘
  • 4. Herausforderungen Datenschutz und Datensicherheit in der Kanzlei? • Zumeist parallele Verwaltungssysteme, dh eAkt und Papierakte, nur wenige ‚paperless‘ Kanzleien • Insbesondere Papierakte teilweise sehr leicht zugänglich • Akte enthalten sensible/kategorisierte personenbezogene Daten bzw strafrechtlich relevante Daten • Datenschutz bei Werbemaßnahmen in der Kanzlei • IT-Infrastruktur in der Kanzlei
  • 5. Herausforderungen Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit • Wie betrifft die DSGVO eine Kanzlei? • Wie kommt man zu einem Verfahrensverzeichnis? • Wird ein Datenschutzbeauftragter benötigt? • Wie ist mit Betroffenenrechten (zB Recht auf Beauskunftung) umzugehen? • Wie kann ein Costumer-Relations-Management-System (CRM) konform betrieben werden? • Was muss bei der Datensicherheit getan werden?
  • 7. DSG 2000 Datenschutzgesetz (derzeit noch DSG 2000) Umsetzung einer Datenschutzrichtlinie Inhalte: • Schutz personenbezogener Daten • Rechtsschutzinstrumente • Dokumentation im DVR • DSG betrifft natürliche und juristische Personen
  • 8. DSG 2000 Grundrecht auf Datenschutz • § 1 Abs 1 DSG regelt das Grundrecht auf Datenschutz inhaltlich (Verfassungsbestimmung) – Jeder hat Anspruch auf Geheimhaltung seiner Daten, insbesondere hinsichtlich Privat- & Familienleben – Es muss hierfür ein schutzwürdiges Interesse bestehen, dies ist zB nicht gegeben, wenn Daten anonym sind – Abs 2 regelt die Möglichkeit der Beschränkung des Grundrechtes durch den Gesetzgeber (zB wegen Schutz der Menschenrechte) • §§ 2 f DSG regeln Zuständigkeit & Anwendungsbereich
  • 9. DSG 2000 (Sensible) Daten? • § 4 Z 1 DSG 2000: personenbezogene Daten = Daten durch welche eine Person bestimmt oder bestimmbar ist • § 4 Z 2 DSG 2000: Daten von natürlichen Personen über – Rassische/ethnische Herkunft – Politische Meinung – Gewerkschaftszugehörigkeit – Religiöse/philosophische Überzeugung – Gesundheit – Sexualleben
  • 10. DSG 2000 Verwendung von Daten • §§ 6 ff DSG regeln die Verwendung von Daten – Datenverwendung nur nach dem Gesetz, zu eindeutigen Zwecken und nur im Rahmen des Notwendigen – Geheimhaltungsinteressen des Betroffenen sind zu wahren – Auftraggeber muss über die entsprechenden Befugnisse zur Verarbeitung verfügen • §§ 8 f DSG regelt überdies das Geheimhaltungsinteresse bei sensiblen & nicht-sensiblen Daten – zB nicht-sensible Daten mit Zustimmung verarbeitet – zB sensible Daten durch Betroffenen selbst veröffentlicht
  • 11. DSG 2000 Datensicherheit • §§ 14 ff DSG regeln die Datensicherheit – Der Datenverwender bzw Dienstleister hat die Daten nach dem technisch und wissenschaftlich aktuellen Stand zu sichern und vor Zugriffen (Hacks) zu schützen – Schutz etwa durch Zugriffsberechtigungen, Programme und Protokollierung der Zugriffe • Überdies unterliegen der Datenverwender und dessen Mitarbeiter nach § 15 DSG dem Datengeheimnis
  • 12. DSG 2000 Publizität von Datenanwendungen • §§ 16 ff DSG regeln die Publizität von Datenanwendungen – Die Datenschutzbehörde hat ein Register über die Auftraggeber der Datenanwendungen zu führen, in welches Einsicht genommen werden kann – Auch hat jeder Auftraggeber die Datenanwendung vor Beginn zu melden, insbesondere bei Verarbeitung sensibler Daten (DVR- Nummer)
  • 13. DSG 2000 Publizität von Datenanwendungen • Ausnahme zB bei öffentlich bekannten Daten oder einer ‚Standardanwendung‘ entsprechen, welche qua Verordnung als solche vorgesehen ist • § 19 DSG regelt Inhalt einer solchen Meldung:  Name und Anschrift des Auftraggebers  Nachweis über die rechtliche Befugnis zur Verarbeitung  Zweck der Datenanwendung  Kreis der Betroffenen  Allgemeine Angabe über die getroffenen Maßnahme der Datensicherheit (TOMs)
  • 14. DSG 2000 Rechte des Betroffenen • §§ 26 ff DSG regeln die Rechte des von Datenanwendungen Betroffenen – Jedem Betroffenen kommt ein Auskunftsrecht zu, wenn diese schriftlich verlangt wird und der Betroffene seine Identität nachweisen kann – Ausgenommen sind Auskünfte die im überwiegenden Interesse geheim gehalten werden müssen (zB Bundesheer) oder die Geheimhaltung dem Schutz des Betroffenen selbst dient – Weiters kann jeder Betroffene seine verarbeiteten Daten löschen und/oder richtigstellen bzw aktualisieren lassen
  • 16. DatenschutzgrundVO Gemeinschaftsrecht im Datenschutz • EU-VO 2016/679 vom 27.4.2016 zum Schutz der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr • Gilt ab 25. Mai 2018 direkt und unmittelbar (auch) in Österreich • Durch DSGVO gewisse Gleichschaltung des Datenschutzes in Europa (spannend wird der Brexit auch hier)
  • 17. DatenschutzgrundVO Weitere Normen parallel zur DSGVO • DSG (2018) – Deckt Bereiche ab, welche die DSGVO nicht berührt bzw offen lässt (zB DSBa) – Betrifft va strafrechtlichen Bereich – Derzeit noch §§ 1-3 aus DSG 2000, Änderung in Planung • ePrivacyVO – ZB Cookies werden neu geregelt – Noch keine finale Version – Derzeit eher stark in Richtung Datenschutz (va Zustimmung)
  • 18. DatenschutzgrundVO Was ändert sich? • Grundsätze des Datenschutzes (zB Zweckbindung, Datenminimierung, Datensicherheit) weiterhin enthalten und weiterentwickelt • DSGVO gilt in der europäischen Union sowie für Unternehmen, die auf dem europäischen Markt tätig sind • Anwendbar auf personenbezogene Daten außer diese betreffen persönlichen/familiären Bereich (sog. ‚Haushaltsausnahme‘)
  • 19. DatenschutzgrundVO Was ändert sich? • Teilweise neue Bezeichnungen – sensible Daten = kategorisierte Daten • DVR wird mit 25.5.2018 eingefroren und mit 31.12.2019 abgeschaltet; nunmehr Verfahrensverzeichnis durch die Unternehmen selbst • Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) als (komplett) neues Tool • Erweiterte/neue Rechte der Betroffenen • Nur noch natürliche Personen umfasst
  • 20. DatenschutzgrundVO Was ändert sich? • Datenschutzbeauftragter – Bei Datenverarbeitung durch Behörden/öffentliche Stellen – Bei umfangreicher, regelmäßiger Beobachtung von Personen als Kerntätigkeit – Bei Verarbeitung von sensiblen Daten als Kerntätigkeit • Höhere Strafen – Bußgelder: 4% globaler Jahresumsatz oder bis € 20 Mio. – Betroffene kann sich an Behörde oder Gericht wenden
  • 21. DatenschutzgrundVO Was ändert sich? • Privacy by Design/by Default = Verarbeitung möglichst weniger Daten als ‚Grundeinstellung‘ • Data Breach Notification Duty – Meldung bei Schutzverletzung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden – Pflicht zur umfassenden Erteilung von Informationen zur Verletzung • Generell steht nunmehr Betroffener im Mittelpunkt und nicht die Interessen von Unternehmen
  • 22. DatenschutzgrundVO Betroffenenrechte • Beauskunftung (Gefahr des ‚Art 15-Flash-Mob‘) • Löschung (‚Recht auf Vergessen‘) • Richtigstellung bzw Aktualisierung • Einschränkung der Verarbeitung • Datenportrabilität (zB Mandant wechselt RA)
  • 23. DatenschutzgrundVO Herausforderungen für Kanzleien • Erstellung des Verfahrensverzeichnisses – Zweck der Verarbeitung – Rechtmäßigkeit – Aufbewahrungsfristen • Implementierung von Prozessen – Beauskunftung – Löschung – Data Breaches
  • 24. DatenschutzgrundVO Herausforderungen für Kanzleien • Umgang/Sanierung mit/von Betroffenenrechten • CRM-Systeme • Vertragliche Regelung von Auftragsdatenverarbeitung • IT-Sicherheit konform mit DSGVO • Beziehung zu anderen Unternehmen/Organisationen/Kanzleien – Unlauterer Wettbewerb?
  • 26. In der Kanzlei Interne Anweisungen • Clean Desk Policy – MitarbeiterInnen auf ‚analogen Datenschutz‘ schulen – Keine sensiblen Dokumente frei zugänglich am Arbeitsplatz – Computer/Smartphones/Tablets sperren • Security Policy – ‚lebendes Dokument‘ welches Kanzleipolitik zum Datenschutz & IT-Sicherheit abbildet – zB Grundsätze zur Passwortvergabe, Umgang mit Devices im Außendienst, Verwendung von privaten Devices (va WhatsApp)
  • 27. In der Kanzlei Interne Anweisungen • Wie geht man mit Akten um? – Wer hat Zugang zu eAkten/Papierakten – Wie werden Informationen an Dritte weitergegeben (zB per Telefon, nur schriftlich) • Wie werden Data Breaches vermieden? – Datenweitergabe an Unberechtigte – Kontrollverlust über Daten, zB durch Verlust eines Devices – Umgang mit potentiellen Phishing-Mails etc.
  • 28. In der Kanzlei Verfahrensverzeichnis • Verzeichnis nach Art 30 DSGVO – Ab 250 MitarbeiterInnen jedenfalls – Abs 5 jedoch sehr weit gefasst, dh im Zweifel ein Verzeichnis anzulegen • Verzeichnis – Inhaltlich – Wo werden Daten verarbeitet (va Software, Papierakte, Excel) – Wer sind Betroffene (Mandanten, Mitarbeiter, Kollegen, Dritte) – Zu welchem Zweck werden Daten verarbeitet – Auf Basis von Gesetz/Vertrag/Einwilligung – Weitergabe an Dritte
  • 29. In der Kanzlei (Betroffenen-) Prozesse • Beauskunftung – Binnen 4 Wochen – Wie können Daten möglichst rasch ermittelt werden? – Formulare für Beauskunftung und Beantwortung • Löschung/Richtigstellung/Aktualisierung – Behaltefristen definieren für Daten – Sicherstellung der technischen Löschung/Anonymisierung – Löschanspruch des Betroffenen teilw. eingeschränkt, va bei Entzug der Zustimmung zur Datenverarbeitung
  • 30. In der Kanzlei (Betroffenen-) Prozesse • Pflege des Verfahrensverzeichnisses – Neue Software muss eingetragen werden • Data Breach – Binnen 72 (Real-)Stunden zu melden – Liegt eine Datenpannen vor? – Wer ist Betroffener? – Wer ist zu informieren? – Wie kann Schaden begrenzt werden? – Wie können gleiche/gleichartige Pannen zukünftig vermieden werden
  • 31. In der Kanzlei Datenschutzbeauftragter • Geregelt in Art 37 ff DSGVO • Nur in bestimmten Fällen zwingend vorgesehen, gerade bei Einzelanwälten an sich nicht notwendig • Kann freiwillig bestellt werden • Keine definierte Ausbildung notwendig, diverse Möglichkeit • Datenschutzbeauftragter kann intern oder extern sein – Intern Stellung in Richtung Betriebsrat – Extern ist SV-Haftung nach § 1299 ABGB relevant
  • 32. In der Kanzlei Auf der Website • Datenschutzerklärung – Warum? – Va Cookie-Erklärung nach TKG gefordert (und zukünftig wohl auch nach der ePrivacyVO) – Weiters: Impressumspflichten nach ECG/MedienG/TKG • Datenschutzerklärung - Inhaltlich – Wer verarbeitet die Daten/erfolgt eine Weitergabe? – Welche Daten werden wie/zu welchem Zweck verarbeitet? – Welche Cookies/Plugins werden verwendet? – Wo kann ich mich über meine Daten informieren bzw diese löschen lassen?
  • 33. In der Kanzlei Einzelfragen • CRM – Im Falle von Newsletter usw relevant – Bewerbung erfordert idR Zustimmung – Sollte gegebenenfalls noch saniert werden • Bewerberdatenbank – Datenverarbeitung nur zum Zweck der Postenbesetzung (Vorvertrag) – Evidenzhaltung nur mit ausdrücklicher Zustimmung möglich – Behaltefrist (ohne Zustimmung): 6 Monate nach Postenbesetzung
  • 34. Q&A
  • 35. Q&A Frage • Speicherbegrenzung nach Art 5 Abs 1 lit e DSGVO vs. RA-Archivierungspflichten?
  • 36. Q&A Antwort • Speicherbegrenzung = Daten nur solange als notwendig aufbewahren • Grundsätzlich zu löschen, wenn Zweck der Verarbeitung erfüllt ist • Jedoch längere Aufbewahrung möglich, wenn in Gesetzen vorgesehen – 7 Jahre nach Standesrecht – 7 bis 10 Jahre nach BAO – 6 Monate für Bewerberdaten (ohne Zustimmung zur Evidenz)
  • 37. Q&A Frage • Wann ist zu löschen?
  • 38. Q&A Antwort • Löschung, wenn Zweck erfüllt hat • Aufbewahrung möglich wenn – Aufbewahrungsfristen lt. Gesetz (zB Vertragsrecht) – Zustimmung zur Aufbewahrung – Daten zB zur Rechtsdurchsetzung notwendig (zB Exekutionsführung)
  • 40. Q&A Antwort • Löschanspruch nach Art 17 DSGVO eigentlich sehr eingeschränkt • Löschung an sich nur wenn – Zweck erfüllt (und keine Aufbewahrungsfrist mehr) – Zustimmung entzogen – Zweck bzw Rechtmäßigkeit nicht vorhanden • Keine Löschung wenn – va Geltendmachung von Ansprüchen
  • 41. Q&A Frage • Strafverteidiger und Datenschutzbeauftragter?
  • 42. Q&A Antwort • Art 10 DSGVO gilt offenbar mehr für Behörden/Gerichte • Strafrechtliche Daten keine kategorisierten Daten iSv Art 9 DSGVO • RA darf diese Daten bereits aufgrund Mandant verarbeiten (= Vertragserfüllung) • ME kein Datenschutzbeauftragter notwendig ‚in Analogie‘ zu niedergelassenen Ärzten (uU jedoch bei großen Kanzleien)
  • 43. Q&A Frage • Zusammenspiel Datenverarbeitung von Daten nach Art 9 f DSGVO mit Datenschutzbeauftragtem und DSFA?
  • 44. Q&A Antwort • Daten nach Art 9 DSGVO idR für Vertragserfüllung notwendig (zB Schadenersatzrecht) • Entsprechende Datensicherheit notwendig, hier jedoch bei RA Verschwiegenheitspflicht von Vorteil • An sich kein DSBA bei jedem RA, da die ‚umfangreiche Verarbeitung‘ als ‚Einfluss auf die Gesellschaft gesamt‘ gesehen wird
  • 45. Q&A Frage • Was ist beim VdV zu beachten?
  • 46. Q&A Antwort • VdV für RA jedenfalls relevant (Art 30 Abs 5 DSGVO sehr weit gefasst) • Anlehnung an die DVR-Struktur bzw die Standardanwendungen (va SA001 und SA002) • Sinnvollerweise Erfassung der verwendeten Software und analogen Systeme (Papierakte), um zu ergründen, wo konkret welche Daten von welchen Personen benötigt/verarbeitet werden und auf Basis darauf die Verfahren (zB ‚Mandantenverwaltung‘)
  • 48. Q&A Antwort • mE ‚strukturierte Datenanwendungen‘ unter daher von DSGVO umfasst, va, wenn parallel dazu Software verwendet wird • Sind ins VdV aufzunehmen • Entsprechend sicher aufzubewahren, zB durch Versperren der Aktenschränke • Weiters Vernichtung, wenn Behaltefrist (7 Jahre) abgelaufen und keine besondere Behaltemöglichkeit (zB Haftung) argumentiert werden kann
  • 50. Q&A Antwort • mE kein Auftragsverarbeiter und daher kein AV-Vertrag notwendig • Jedoch wohl Übermittlungsempfänger (sollte uU generell in Vollmacht angeführt werden) • An sich keine besondere Bestätigung notwendig, da auch Substitut den Standespflichten (va Verschwiegenheit) unterliegt
  • 52. Q&A Antwort • Vollmacht sollte ebenfalls nach DSGVO ausgestaltet werden • Zur Erfüllung der anwaltlichen Tätigkeit keine Zustimmung nach Art 7 DSGVO notwendig, lediglich zu Werbemaßnahmen (muss optional sein) • Sinnvoll jedoch Informationen nach Art 13 DSGVO – Zweck, Datenarten, Vertragserfüllung – Übermittlungsempfänger (Gerichte, Behörden, Substituten) – Betroffenenrechte
  • 53. Q&A Frage • Beauskunftung vs. Verschwiegenheitspflicht?
  • 54. Q&A Antwort • Beauskunftung nach Art 15 DSGVO eig. mehrteilig – Verfahren allgemein – Konkrete Datensätze/Dokumente • Beauskunftung eingeschränkt, wenn zB Rechte Dritter betroffen bzw Geschäftsgeheimnisse • Hier sollte mE abgewogen werden, wann dies zutrifft bzw wo (zusätzlich) die Verschiegenheitspflicht greift
  • 56. Q&A Antwort • Insb. Kanzleisoftware eine Datenverarbeitung und daher ins VdV aufzunehmen, zB unter/als Verfahren ‚Mandantenverwaltung‘ • zB Advokat hat entsprechende Informationen zum VdV angekündigt
  • 58. Q&A Antwort • VdV bzw Verfahren sollte (wg. Vollständigkeit) auf den einzelnen Anwendungen aufgebaut werden • Ziel sollten wenige/umfangreiche Verfahren sein • Möglich zB – Finanzbuchhaltung (SA001) – Personalverwaltung (SA002) – Mandantenverwaltung – uU Marketing (SA022) – uU weitere Verfahren wie zB Vertragsmanagement
  • 60. Q&A Antwort • DSGVO unterscheidet nicht ob Unternehmen, sondern ob personenbezogene Daten strukturiert verarbeitet werden • Dh primär relevant, ob Organisationseinheit besteht (kann zB auch Verein sein) • RA als Stiftungsvorstand hat mE daher DSGVO zu beachten