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Kundenreferenz
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
© Copyright 2015 by wolter & works - die web manufaktur
Projektvorstellung für die Konzeption und Entwicklung des „Bar Manager“
Stand: Februar 2015
Autor: Kevin Wolter
Einleitung
Die Gallus Gastro GmbH betreibt mehrere gastronomische Betriebe wie Clubs, Bars und
Restaurants in der Ostschweiz (CH).Wie in der Gastronomie nicht unüblich, befinden sich die
meisten Mitarbeiter in einem kurzfristigen oder geringfügig Beschäftigtenverhältnis, woraus
eine hohe Fluktuation resultiert und dies die Planbarkeit des Personals erschwert.
Zusammen mit der Gallus Gastro GmbH (damals noch unter anderem Namen) hat wolter &
works im Zeitraum von März 2008 bis Juni 2013 den „Bar Manager“ konzipiert und entwi-
ckelt, der vor allem das Management und Controlling aller Betriebe gewährleistet, sowie die
Optimierungspotentiale einzelner Betriebe aufzeigt.
Nach erfolgreicher Umsetzung der Personalwirtschaft hat sich die Geschäftsführung der
Gallus Gastro GmbH dazu entschlossen den zweiten großen Kostenparameter innerhalb der
Betriebe zu optimieren - die Warenwirtschaft.
Insbesondere die technische Umsetzung und die daraus resultierenden Erfolge für die Gallus
Gastro GmbH wollen wir in dieser Kundenreferenz darstellen.
Zusätzlich möchten wir bereits an dieser Stelle auf die Kundenreferenz „Mobiles Kassensys-
tem mit Zeiterfassung“ verweisen (zu finden in den Referenzen auf www.wolterworks.de). In
diesem zeigen wir, wie zu dem hier vorgestellten ERP-System eine zeitgemäße Kassenlösung
implementiert und integriert werden kann.
1
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Die hier verwendeten Logos und Produktnamen dienen nur zur Identifikation der jeweiligen Produkte bzw. Hersteller
und können u.U. rechtlich geschützt sein. Alle verwendeten Logos, Marken und Produktnamen sind eingetragene
Marken der jeweiligen Firmen.
• Abbildung des gesamten Workflows eines Mitarbeiter von der Bewerbung, über
Stammdatenpflege, bis hin zur Arbeitsplanung inklusive Freitagen und Urlaubsplanung
• Arbeitsplanung soll automatisch verfügbare Mitarbeiter vorschlagen
• Zusätzliche Informationen wie Feiertage, Reservierungen, Unterbesetzung sollen direkt
im Arbeitsplan angezeigt werden
• Planung und Dokumentation von Meetings mit Beschlüssen
Kundenanforderungen
“Entwicklung einer individuellen Personalverwaltung und Personalplanung” - mit dieser
Anfrage trat die Geschäftsführung der Gallus Gastro GmbH an uns heran, da die etablierten
Systeme auf dem Markt - wie z.B. von SAP - zu komplex zu bedienen und auch langfristig
betrachtet sehr kostenintensiv durch die Lizensierung sind. Dazu gilt es zu berücksichtigen,
dass die Gallus Gastro GmbH einen zentralen Mitarbeiterpool verwaltet und Mitarbeiter
beliebig in allen Betrieben eingesetzt werden können.
Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer plattformunabhängigen Applikation die über den
Webbrowser bedient werden kann. Daraus resultierend haben wir ein Cloud-basiertes
ERP-System (Enterprise Resource Planning) mit integriertem Mitarbeiter-Portal und einem
Multi-Website-CMS konzipiert.
2
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
• Verwaltung von Betrieben und Standorten
• Rechtemanagement für verschiedene Nutzergruppen
• Umsatzauswertung nach Betrieben und Mitarbeitern (Ertragsanalyse)
Standorte
Personalwirtschaft
• Erfassung von Wunsch-Freitagen, geplanter Urlaub sowie den möglichen Arbeitszeiten
• Ausdruck und senden von individuellen Arbeitsplänen
• Ausdruck von geleisteten Arbeitsstunden pro Monat
• Erfassung von Krankmeldungen
• E-Mail Kommunikation mit Kollegen und dem Geschäftsführer des Betriebes
• Anzeige von Meetings, deren Beschlüssen und Nachrichten
• Bewertungssystem (tägliche Bewertung der eigenen Leistung, der Kollegen, des Vorgesetzten)
• Erfassung von individuellen Tagesabrechnungen
Mitarbeiter-Portal
3
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Wie eingangs bereits erwähnt, kamen im Laufe des Projektes neue Anforderungen an das
System hinzu. Die Warenwirtschaft soll insbesondere den Einkauf aller Betriebe zentralisie-
ren und Bestellungen vereinfachen.
Durch unsern agilen Ansatz in der Produktentwicklung und im Projektmanagement konnten
wir diese Anforderungen unmittelbar in die Umsetzung mit einfließen zu lassen.
• Individuelle aufschaltbare Website zu jedem Betrieb
• Klassische Inhaltspflege der Websites (CMS)
• Online-Bewerberformular
• Online-Reservationssystem
• Listung und Verwaltung von Produkten und Lieferanten
• Auswertung der Lagerbestände mit Soll-Schwellwerten
• Generierung von Bestellvorschläge
• Bestellungen werden direkt an den Lieferanten Versand
• Bündelung von Bestellungen verschiedener Betriebe
• Erfassung von Inventuren
Website
Warenwirtschaft
Umsetzung
Die Anforderungen wurden in einem Cloud-basierten ERP-System von wolter & works umge-
setzt. Dabei wurde ein individuelles auf den Kunden zugeschnittenes System implementiert,
welches alle Bestandteile zentral bündelt und so einen reibungslosen Austausch von
Informationen gewährleistet.
Über das Management-Portal und dem Mitarbeiter-Portal ist das System über zwei voneinan-
der getrennte Bereiche zugänglich und bildet dort die entsprechenden Funktionalitäten je
nach Zugriffsrechten ab.
4
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Cloud ERP-System „Bar Manager“
Cloud-Server
Personalwirtschaft WarenwirtschaftStandortverwaltung
Dokumentenmanag. Rechtemanagement Controlling
Mitarbeiter-PortalManagement-Portal
E-Mail Websites
5
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Management Portal
Arbeitsplanung und Personalverwaltung
6
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Management Portal
Artikellistung und Firmenverwaltung
7
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Fazit
Durch die Einführung der Personalverwaltung konnten die folgenden Erfolge erzielt werden:
• permanent über 100 Angestellte deren Einsätze geplant und abgerechnet werden
• ca. 20 % weniger Personaleinsatz notwendig durch optimale Bedarfsplanung
• höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch automatische Berücksichtigung von Freitagen
und den gewünschten Arbeitszeiten
Zudem konnte die Gallus Gastro GmbH ein neues Geschäftsfeld durch die integrierte Waren-
wirtschaft erschließen. Mithilfe der standortübergreifenden Lagerhaltung und des zentrali-
sierten Bestellsystems wurden die Einkaufskonditionen sehr viel attraktiver, so dass die
Gallus Gastro GmbH inzwischen zu einem der größten Getränkelieferanten in der gesamten
Ostschweiz aufgestiegen ist und nicht nur seine eigenen Betriebe, sondern auch die direkte
Konkurrenz beliefert.
Abschließend möchten wir erneut auf die Kundenreferenz „Mobiles Kassensystem mit Zeiter-
fassung“ verweisen (zu finden in den Referenzen auf www.wolterworks.de). Dort zeigen wir,
wie ein POS-Kassensystem nachträglich in dieses ERP-System integriert wurde.
„Smart Home‘s“ sind derzeit in aller Munde. In den Referenzen auf www.wolterworks.de
finden Sie unser Kundenprojekt „Smart Home Lösung mit Video-Telefonie“, wo wir zeigen
wie ein solches System implementiert wird. Viel Spaß dabei.
8
Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie
Kundenreferenz
Über wolter & works
wolter & works versteht sich als ganzheitlicher Projektpartner. Wir konzipieren und entwi-
ckeln Produkte nicht im Alleingang, sondern in enger Zusammenarbeit mit unseren Auftrag-
gebern. Das Zusammenspiel von Konzept, Strategie, Design und Technik ist aus unserer
Sicht der entscheidene Erfolgsfaktor für die Entwicklung einer passenden Lösung. Deshalb
bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand - wenn Sie es wünschen.
Sie stellen die Anforderungen - wir finden die Lösung
Wir konzipieren Softwareprodukte nach Ihren individuellen Anforderungen und benutzen
dafür die optimale Technologie. Dabei wägen wir mit Ihnen zusammen ab, ob etablierte oder
state-of-the-art Technologien zum Einsatz kommen sollen. Unser Schwerpunkt liegt dabei
auf der Entwicklung von webbasierten Applikationen, dezentralen Netzwerken, sowie Apps
für mobile Endgeräte. Wir bevorzugen die Verwendung von Technologien die kostengünstig
in der Lizensierung sind und so die Entwicklungs- als auch die Betriebskosten optimieren.
Kleines Team - große Schlagkraft
Das Zusammenspiel von verschiedenen Fachrichtungen wie Projektmanagement, Grafikde-
sign und Informatik, sowie jahrelange Erfahrung macht unsere Produkte so gut. Unser
kleines Team mit flacher Hierarchie garantiert schnelle Kommunikation und Umsetzung der
Kundenanforderungen. Durch das von uns bevorzugte "Agile Projektmanagement" stehen
wir in ständiger Kommunikation mit unseren Auftraggebern. Die kleineren Arbeitspakete und
kurzfristig gesteckten Meilensteine garantieren eine Entwicklung, die nah am Kunden und
dessen Anforderungen erfolgt.
Transparentes Projektmanagement - direkt kommuniziert
Unsere Kunden erhalten Zugang zu unserem Kundenportal, wo Sie jederzeit die aktuelle
Projektplanung einsehen und kommentieren können. Alle Projektbeteiligten kennen so den
aktuellen Status und können so auch kurzfristige Änderungen der Anforderungen durch
Tickets direkt in die Entwicklung einfließen lassen. Unsere Ausrichtung auf eine nachhaltige
Geschäftsbeziehung und eine persönliche Kundenbetreuung, ermöglichen wir durch direkte
Ansprechpartner und kurze Kommunikationswege.
Ansprechpartner Herr Kevin Wolter
Office Taunusstr. 23
12161 Berlin (Friedenau)
Germany
E-Mail info@wolterworks.de
Telefon +49 (0)30 - 552 882 13
Web www.wolterworks.de

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  • 1. Kundenreferenz Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie © Copyright 2015 by wolter & works - die web manufaktur Projektvorstellung für die Konzeption und Entwicklung des „Bar Manager“ Stand: Februar 2015 Autor: Kevin Wolter
  • 2. Einleitung Die Gallus Gastro GmbH betreibt mehrere gastronomische Betriebe wie Clubs, Bars und Restaurants in der Ostschweiz (CH).Wie in der Gastronomie nicht unüblich, befinden sich die meisten Mitarbeiter in einem kurzfristigen oder geringfügig Beschäftigtenverhältnis, woraus eine hohe Fluktuation resultiert und dies die Planbarkeit des Personals erschwert. Zusammen mit der Gallus Gastro GmbH (damals noch unter anderem Namen) hat wolter & works im Zeitraum von März 2008 bis Juni 2013 den „Bar Manager“ konzipiert und entwi- ckelt, der vor allem das Management und Controlling aller Betriebe gewährleistet, sowie die Optimierungspotentiale einzelner Betriebe aufzeigt. Nach erfolgreicher Umsetzung der Personalwirtschaft hat sich die Geschäftsführung der Gallus Gastro GmbH dazu entschlossen den zweiten großen Kostenparameter innerhalb der Betriebe zu optimieren - die Warenwirtschaft. Insbesondere die technische Umsetzung und die daraus resultierenden Erfolge für die Gallus Gastro GmbH wollen wir in dieser Kundenreferenz darstellen. Zusätzlich möchten wir bereits an dieser Stelle auf die Kundenreferenz „Mobiles Kassensys- tem mit Zeiterfassung“ verweisen (zu finden in den Referenzen auf www.wolterworks.de). In diesem zeigen wir, wie zu dem hier vorgestellten ERP-System eine zeitgemäße Kassenlösung implementiert und integriert werden kann. 1 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Die hier verwendeten Logos und Produktnamen dienen nur zur Identifikation der jeweiligen Produkte bzw. Hersteller und können u.U. rechtlich geschützt sein. Alle verwendeten Logos, Marken und Produktnamen sind eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.
  • 3. • Abbildung des gesamten Workflows eines Mitarbeiter von der Bewerbung, über Stammdatenpflege, bis hin zur Arbeitsplanung inklusive Freitagen und Urlaubsplanung • Arbeitsplanung soll automatisch verfügbare Mitarbeiter vorschlagen • Zusätzliche Informationen wie Feiertage, Reservierungen, Unterbesetzung sollen direkt im Arbeitsplan angezeigt werden • Planung und Dokumentation von Meetings mit Beschlüssen Kundenanforderungen “Entwicklung einer individuellen Personalverwaltung und Personalplanung” - mit dieser Anfrage trat die Geschäftsführung der Gallus Gastro GmbH an uns heran, da die etablierten Systeme auf dem Markt - wie z.B. von SAP - zu komplex zu bedienen und auch langfristig betrachtet sehr kostenintensiv durch die Lizensierung sind. Dazu gilt es zu berücksichtigen, dass die Gallus Gastro GmbH einen zentralen Mitarbeiterpool verwaltet und Mitarbeiter beliebig in allen Betrieben eingesetzt werden können. Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer plattformunabhängigen Applikation die über den Webbrowser bedient werden kann. Daraus resultierend haben wir ein Cloud-basiertes ERP-System (Enterprise Resource Planning) mit integriertem Mitarbeiter-Portal und einem Multi-Website-CMS konzipiert. 2 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz • Verwaltung von Betrieben und Standorten • Rechtemanagement für verschiedene Nutzergruppen • Umsatzauswertung nach Betrieben und Mitarbeitern (Ertragsanalyse) Standorte Personalwirtschaft • Erfassung von Wunsch-Freitagen, geplanter Urlaub sowie den möglichen Arbeitszeiten • Ausdruck und senden von individuellen Arbeitsplänen • Ausdruck von geleisteten Arbeitsstunden pro Monat • Erfassung von Krankmeldungen • E-Mail Kommunikation mit Kollegen und dem Geschäftsführer des Betriebes • Anzeige von Meetings, deren Beschlüssen und Nachrichten • Bewertungssystem (tägliche Bewertung der eigenen Leistung, der Kollegen, des Vorgesetzten) • Erfassung von individuellen Tagesabrechnungen Mitarbeiter-Portal
  • 4. 3 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Wie eingangs bereits erwähnt, kamen im Laufe des Projektes neue Anforderungen an das System hinzu. Die Warenwirtschaft soll insbesondere den Einkauf aller Betriebe zentralisie- ren und Bestellungen vereinfachen. Durch unsern agilen Ansatz in der Produktentwicklung und im Projektmanagement konnten wir diese Anforderungen unmittelbar in die Umsetzung mit einfließen zu lassen. • Individuelle aufschaltbare Website zu jedem Betrieb • Klassische Inhaltspflege der Websites (CMS) • Online-Bewerberformular • Online-Reservationssystem • Listung und Verwaltung von Produkten und Lieferanten • Auswertung der Lagerbestände mit Soll-Schwellwerten • Generierung von Bestellvorschläge • Bestellungen werden direkt an den Lieferanten Versand • Bündelung von Bestellungen verschiedener Betriebe • Erfassung von Inventuren Website Warenwirtschaft
  • 5. Umsetzung Die Anforderungen wurden in einem Cloud-basierten ERP-System von wolter & works umge- setzt. Dabei wurde ein individuelles auf den Kunden zugeschnittenes System implementiert, welches alle Bestandteile zentral bündelt und so einen reibungslosen Austausch von Informationen gewährleistet. Über das Management-Portal und dem Mitarbeiter-Portal ist das System über zwei voneinan- der getrennte Bereiche zugänglich und bildet dort die entsprechenden Funktionalitäten je nach Zugriffsrechten ab. 4 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Cloud ERP-System „Bar Manager“ Cloud-Server Personalwirtschaft WarenwirtschaftStandortverwaltung Dokumentenmanag. Rechtemanagement Controlling Mitarbeiter-PortalManagement-Portal E-Mail Websites
  • 6. 5 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Management Portal Arbeitsplanung und Personalverwaltung
  • 7. 6 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Management Portal Artikellistung und Firmenverwaltung
  • 8. 7 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Fazit Durch die Einführung der Personalverwaltung konnten die folgenden Erfolge erzielt werden: • permanent über 100 Angestellte deren Einsätze geplant und abgerechnet werden • ca. 20 % weniger Personaleinsatz notwendig durch optimale Bedarfsplanung • höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch automatische Berücksichtigung von Freitagen und den gewünschten Arbeitszeiten Zudem konnte die Gallus Gastro GmbH ein neues Geschäftsfeld durch die integrierte Waren- wirtschaft erschließen. Mithilfe der standortübergreifenden Lagerhaltung und des zentrali- sierten Bestellsystems wurden die Einkaufskonditionen sehr viel attraktiver, so dass die Gallus Gastro GmbH inzwischen zu einem der größten Getränkelieferanten in der gesamten Ostschweiz aufgestiegen ist und nicht nur seine eigenen Betriebe, sondern auch die direkte Konkurrenz beliefert. Abschließend möchten wir erneut auf die Kundenreferenz „Mobiles Kassensystem mit Zeiter- fassung“ verweisen (zu finden in den Referenzen auf www.wolterworks.de). Dort zeigen wir, wie ein POS-Kassensystem nachträglich in dieses ERP-System integriert wurde. „Smart Home‘s“ sind derzeit in aller Munde. In den Referenzen auf www.wolterworks.de finden Sie unser Kundenprojekt „Smart Home Lösung mit Video-Telefonie“, wo wir zeigen wie ein solches System implementiert wird. Viel Spaß dabei.
  • 9. 8 Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie Kundenreferenz Über wolter & works wolter & works versteht sich als ganzheitlicher Projektpartner. Wir konzipieren und entwi- ckeln Produkte nicht im Alleingang, sondern in enger Zusammenarbeit mit unseren Auftrag- gebern. Das Zusammenspiel von Konzept, Strategie, Design und Technik ist aus unserer Sicht der entscheidene Erfolgsfaktor für die Entwicklung einer passenden Lösung. Deshalb bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand - wenn Sie es wünschen. Sie stellen die Anforderungen - wir finden die Lösung Wir konzipieren Softwareprodukte nach Ihren individuellen Anforderungen und benutzen dafür die optimale Technologie. Dabei wägen wir mit Ihnen zusammen ab, ob etablierte oder state-of-the-art Technologien zum Einsatz kommen sollen. Unser Schwerpunkt liegt dabei auf der Entwicklung von webbasierten Applikationen, dezentralen Netzwerken, sowie Apps für mobile Endgeräte. Wir bevorzugen die Verwendung von Technologien die kostengünstig in der Lizensierung sind und so die Entwicklungs- als auch die Betriebskosten optimieren. Kleines Team - große Schlagkraft Das Zusammenspiel von verschiedenen Fachrichtungen wie Projektmanagement, Grafikde- sign und Informatik, sowie jahrelange Erfahrung macht unsere Produkte so gut. Unser kleines Team mit flacher Hierarchie garantiert schnelle Kommunikation und Umsetzung der Kundenanforderungen. Durch das von uns bevorzugte "Agile Projektmanagement" stehen wir in ständiger Kommunikation mit unseren Auftraggebern. Die kleineren Arbeitspakete und kurzfristig gesteckten Meilensteine garantieren eine Entwicklung, die nah am Kunden und dessen Anforderungen erfolgt. Transparentes Projektmanagement - direkt kommuniziert Unsere Kunden erhalten Zugang zu unserem Kundenportal, wo Sie jederzeit die aktuelle Projektplanung einsehen und kommentieren können. Alle Projektbeteiligten kennen so den aktuellen Status und können so auch kurzfristige Änderungen der Anforderungen durch Tickets direkt in die Entwicklung einfließen lassen. Unsere Ausrichtung auf eine nachhaltige Geschäftsbeziehung und eine persönliche Kundenbetreuung, ermöglichen wir durch direkte Ansprechpartner und kurze Kommunikationswege.
  • 10. Ansprechpartner Herr Kevin Wolter Office Taunusstr. 23 12161 Berlin (Friedenau) Germany E-Mail info@wolterworks.de Telefon +49 (0)30 - 552 882 13 Web www.wolterworks.de