Social Software, iGoogle, Sharepoint, Würth Phoenix, Projektmanagement, Twitter, Facebook, verteilte Teams, VPR, Virtuelle Projekträume

1. Wie der Würth Konzern Social Software für die
erfolgreiche Zusammenarbeit in Projekten nutzt.
Stream 1: Trends im Projektmanagement
Clemens Drilling (Würth Phoenix GmbH)
… more than software

2. • Projekte in der Würth-Gruppe
• Was Projektteams wirklich brauchen
• Social Software im WEB 2.0
• Erfahrungen bei Würth
– Google Suite
– Sharepoint
• Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit und
Teamentwicklung
9/25/2009 … more than software 2

3. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Würth: Handel mit Montagematerial
Die Würth Gruppe
Einzelunternehmen 400
Mitarbeiter im Außendienst 30.000
Mitarbeiter gesamt 55.000
Kunden 3.000.000
9/25/2009 Umsatz 2008
… more than software 8.800.000.000
3

4. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Würth: Handel mit Montagematerial
Würth: Handel mit Montagematerial
Projekte in der Würth Gruppe
• Lagerstrukturen
Bauvorhaben • Industriegebiete
• Verwaltungsgebäude und Museen
• Integration Lieferanten, Kunden
Supply Chain Projekte • Integration Speditionen
• Internationales Produkt
• Key Account Entwicklung
Vertriebsprojekte • Kundensegmentierung
• Preismodelle
• Mergers&Aquisitions, Start Ups
OE-Projekte • Lebenszyklusmodell
• Divisionalisierung
… more than software

5. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Wir arbeiten heute kaum noch
in einem Raum zusammen…
• Raum
• Stockwerk
• Gebäude
• Standort
Land
•
• Kontinent
• …
25.09.2009 … more than software 5

6. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
… was manchmal
durchaus
seine Vorteile hat …
25.09.2009 … more than software 6

7. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
… doch oft zu diesen Problemen führt
„Wo ist die neueste Version unseres
Projektplans?“
Nach einer halben Stunde Diskussion am
Telefon: „Mensch Karl, welche Version des
Handbuches hast Du da eigentlich?“
„Wo – zum Kuckuck – ist meine Anmerkung zu
diesem Punkt geblieben? Ich bin sicher, dass
ich sie geschrieben habe.“
„Wo – bitte schön – ist das Protokoll vom
letzten Lenkungsausschuss? Haben wir das
nun beschlossen oder nicht?“
25.09.2009 … more than software 7

8. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
… oder zu diesen !
„Ich brauche einen schnelles Überblick über den
Status des Projektes!“
„Wo ist noch mal seine email-Adresse? Wie sieht
der Typ eigentlich aus?“
„Wie geht es euch diese Woche-lasst uns bitte
kurz für 5 Minuten zusammensitzen. Wo
stehen wir?“
„Zwei Stunden Zeitaufwand für einen
gemeinsamen Termin sind keine Seltenheit bei
uns.“
„Ich werde zugeschüttet mit Informationen, die
mich weder interessieren noch angehen!“
25.09.2009 … more than software 8

9. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Wir brauchen wieder einen „Raum“…
Einen Raum…
… der uns unser Wissen an einem Ort
aufbewahren läßt
… der uns Organisation erleichtert
… in welchem wir ALLE aktiv und kreativ
sein können
… den ich mir einrichten kann, wie ich es
brauche
… der uns zusammenarbeiten läßt
auch wenn wir gerade nicht neben-
einander sitzen!
25.09.2009 … more than software 9

10. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Was Teams wirklich brauchen
Information Optimierung der eigenen Arbeit
 Dokumenten- Bibliotheken  Gute Integration mit bestehenden Anwendungen
(Versionen, Check-In/-out, Nachvollziehbarkeit)  Abbonieren, Synchronisieren und Benachrichtigen
 Terminkalender  Konfiguration eigener „persönlicher“ Bereiche
 Rollen- & Stakeholderbasierte Zugriffsrechte  Leistungsstarke Suchfunktion (Volltext)
 Automatisierung des Dokumenten-Life-Cycles  Gleichartiges Arbeiten auf Computer und PDA
 Multimediale Kanäle (Text, Audio, Video)
Zusammenarbeit Allgemeine Anforderungen
 Geschütze Arbeitsbereiche für Dokumente  Look&Feel in Anlehnung an Bekanntes
 Terminorganisation und –vorbereitung  Keine oder geringe Aufwände und Kosten für die
 „Wikis“ zur Erarbeitung von Projektergebnissen Bereitstellung und den Betrieb
 Diskussionsforen zur Sammlung von Rückmeldung  Keine Beteiligung der IT bei Strukturänderungen
 „Blogs“ zur Meinungsäußerung und Information  Keine Beteiligung der IT für die Benutzerverwaltung
 Bewertung von Inhalten und Verstichwortung
9/25/2009 … more than software 10

11. Social Software im WEB 2.0
Social Software
Soziale Netz-
Netzwerke Communities
Plattformen zum gegenseitigen Austausch
von Meinungen, Erfahrungen und Formaten
Wer?
User = Sender und Empfänger
(auf Augenhöhe)
Wie?
Interaktion und
Selbstorganisation
Was?
User Generated Content
(Infos, Links, Kontakte, Videos, Fotos,
PPTs, Podcasts …)
… more than software
Quelle: Microsoft

12. Social Software Angebote
Social Video,
Network Podcast,
Vlog
Social- Social
Blog/
Software- Book-
Microblog
marking
Angebote
Wiki Internet-
forum
9/25/2009 … more than software
12
Quelle: Microsoft

13. Social Software mit starker Zukunft
Zahlen Daten Fakten (2008) 1:
Blogospäre: 100.000 neue Blogs jeden Tag
• Flickr: > 1.000.000.000.000 Bilder
1.000.000 neue Bilder jeden Tag
• Youtube: > 40.000.000 Videos
70.000 neue Videos jeden Tag
• 20-25% der WEB-Anwender in Europa nutzen sogenannte Social Software
Anwendungen
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Quelle: Microsoft 1 Pascu, Corina, European Commission Joint Research Centre, 2008

14. Social Software mit starker Zukunft
9/25/2009 … more than software 14
Quelle: Microsoft 1 Pascu, Corina, European Commission Joint Research Centre, 2008

15. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
… und ACHTUNG im Projektgeschäft
• Im WEB sind alle Teilnehmer anonym. Im Projekt bestehen meist
hierarchische Beziehungen sowie Geschäftsbeziehungen
• Die 1:9:90 Regel ist kritisch und muss aktiv bearbeitet werden
• Das 1:1000 Verhältnis
zwischen formalen
und informellen
Netzwerken zeigt das
Potentiale
• Würth und das Konzept
der virtuellen
Projekträume (VPRs)
9/25/2009 … more than software 15
1„Liberating knowledge“, Snowden, D., Introductory Chapter, 1999, CBI Business Guide

16. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Erfahrungen bei Würth (I)
• Ein professionell betriebener VPR reduziert erheblich die
administrativen Aufwände
• Ein VPR steigert die Transparenz:
– Es werden mehr Informationen ausgetauscht
– Die Teammitglieder fühlen sich informierter und steuern
selbst mehr eigene Beiträge bei
• Die kurze Einarbeitung und das „smarte“ Aussehen
steigern die Akzeptanz
• Es entsteht eine neue Rolle des Redakteurs, der heute
vom Projektleiter wahrgenommen wird.
• Die Nutzung von Blogs und Diskussionsräumen muss
aktiv gefördert werden. „Build it and they come“
funktioniert nicht.
• Persönliche Meetings gewinnen an Bedeutung.
„Rein virtuell läuft praktisch nichts Soziales!“
VPR=Virtueller Projektraum
9/25/2009 … more than software 16

17. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Erfahrungen bei Würth (II)
• Kooperation braucht Vertrauen. Die goldene VPR Regel:
„First give, then take.“
• Unterstützung des WIR-Gefühls und des „persönlichen
Drahtes“ zwischen den Teammitgliedern durch
– Den ausgewogenen Mix aus sachlicher und informeller
Information
– Eine visuell ansprechende Darbietung (der „Spaß“-Faktor)
– Einen Projektleiter-Blog
– Gemeinsame Vorbereitung wichtiger Veranstaltungen
mithilfe von Wikis
– Ergänzung der sachlichen Informationen über die Team-
mitglieder durch Privates auf freiwilliger Basis.
– Gemeinsam geführte (Team-) Arbeitslisten und das
kontinuierliche Feiern kleiner Erfolge
– Vereinbarung und Einhaltung der Teamregeln
• Wir tun uns mit „social“ noch schwer.
VPR=Virtueller Projektraum
9/25/2009 … more than software 17

18. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
VPR mit Google Groups
Dokumente und Diskussionen
Erfahrungsberichte, Help Desk, Change Requests
Konferenzorganisation
9/25/2009 … more than software 18

19. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
VPR mit Google Suite: Projektseiten
Google Suite:
- Google Site, Google Groups, Google Calendar, Picasa, iGoogle
9/25/2009 … more than software 19

20. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Beispiel: iGoogle personalisierte WEB-Seite
9/25/2009 … more than software 20

21. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Bewertung Google Suite
Vorteile Nachteile
 Eine extrem einfache Bereitstellung (Stunden)  Zugriffsrechte nur rudimentär zu vergeben
 Die Beteiligung der IT Abteilung ist nicht notwendig  Jeder Nutzer muss einen Google-Account haben
 Die wesentlichen Anforderungen sind erfüllt  Alle Information sind physisch bei Google abgelegt
 Die Nutzung ist kostenfrei  Einschränkungen für Dateitypen und –größen
 Mit iGoogle steht auch ein MashUp zur Verfügung  Social Software Komponenten wie Wikis, Blogs,
oder Tagging fehlen
VPR=Virtueller Projektraum
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22. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Windows Sharepoint Services…
• WEB-Seiten-Struktur
selbst gestaltbar
• Dashboard mit dem
Blick auf das Wesentliche
• Aggregationen
verbundener Seiten für
Projektstatus
• Sehen, wer aktuell
online ist
• Teaminformationen
9/25/2009 … more than software 22

23. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Dokumenten-Bibliotheken
TIPP
Checkin / Checkout
Version Management
Dokument-Historie
Dokumente mit Drag & Drop hochladen
Synchronisierung zur Offline Arbeit
Direkte Verknüpfung mit Ihrem RSS-Reader
Nachricht, wenn sich ein Dokument verändert
9/25/2009 … more than software 23

24. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Change Requests
• Liste der Change Requests
CRQ mit Priorität und beliebigen
Attributen
• Automatische Zuweisung
von Aufgaben zur
Bearbeitung der CRQs
• Integrierter Workflow
• CRQ-Filterung
• CRQ-Historie
9/25/2009 … more than software 24

25. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Kalender
with meeting workspaces
TIPP
Sitzungen mit
Outlook planen
9/25/2009 … more than software 25

26. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Der PMO Blog
• Kontinuierliche
formale und informelle
Kommunikation (M3)
• Multimediale Darstellung
• Kommentare der Leser
erwünscht
• Kommentare auf
Kommentare erwünscht
• Erzeugung von Wissen
9/25/2009 … more than software 26

27. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Bewertung Microsoft Sharepoint
Vorteile Nachteile
 Sehr einfache Bedienung für den Anwender  Einarbeitung in das System dauert Tage/Wochen
 Betrieb und Erweiterung der Seiten ist ohne die IT  Initialaufwand der IT-Abteilung ist notwendig
Abteilung möglich  Persönliche Seiten („MySite“) und Tagging nur in
 Umfangreiche Funktionen für den VPR der kostenpflichtigen Version MOSS möglich
 Social Software Komponenten vorhanden
(Wiki, Blogs, Abbos und Benachtichtigungen,
Arbeitsbereiche, …)
 Autopmatisch auch eine mobile Version der Seiten
 Synchronisation mit Outlook (Dateien, Meetings)
 Alle Informationen und Dateien liegen physisch auf
den Servern der eigenen Firma
 Sharepoint „Light“ (WSS 3.0) quasi kostenfrei
 Enthält PM-Basiskomponenten wie Gantt-Chart,
Tasklisten und Fertigstellungs-%
VPR=Virtueller Projektraum
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28. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Regeln der Zusammenarbeit
1. Wie wir die 90:9:1 Regel durchbrechen
– Zeiten zum Abrufen und Beantworten von Mails
– Reaktionszeiten für Kommentare und Antworten
in Blogs und Diskussionen
– Prozessverabredungen werden publiziert
2. Wann und wie wir uns virtuell und persönlich
treffen
3. Welche Informationen und Daten vertraulich
sind und was dies bedeutet
4. Wie mit Kritik umgegangen wird
(Feedback Modell)
5. Wie Verletzungen von Absprachen geahndet
werden
6. „First give, then take“
7. „Think positive“
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29. Zeit für Veränderung!
Zeit für Social Software im Projektalltag!
“Wenn der Wind der Veränderung weht,
bauen manche Menschen Mauern und
andere Windmühlen.”
9/25/2009 … more than software
29

30. Interessiert daran, mehr zu erfahren?
Dann lassen Sie uns zusammen sitzen!
… im gleichen Raum!
Clemens Drilling
Würth Phoenix GmbH
Fest: 0039 0471 564 138
Mobil: 0039 335 788 7891
eMail: clemens.drilling@wuerth-phoenix.com
9/25/2009 … more than software 30

31. Anhang
9/25/2009 … more than software 31

32. Social Software - Twitter
• Beispiel: www.twitter.com
Steckbrief:
- Soziales Netzwerk für den Austausch von
Kurznachrichten (140 Zeichen), Blogs, Chats in
Echtzeit=Microblogging
- Öffentlich einsehbares Tagebuch, geführt im Internet
oder mobil mit Mobilphone
- Einträge heißen Tweets aus der „Ich-Perspektive“
- Many-to-many
Quelle: http://www.krasse-news.de/lance-armstrong-fahrrad-geklaut-nun-sucht-er-bei-twitter-12401/
… more than software
Quelle: Microsoft

33. Social Software - XING
• Beispiel Social Network: XING
Steckbrief:
Netzgemeinschaften/Netzwerke, bei denen die
Nutzer gemeinsam eigene Inhalte erstellen und
veröffentlichen.
… more than software
Quelle: Microsoft

34. Social Software - YouTube
• Beispiel: www.youtube.de
Steckbrief:
- Internetvideoportal auf dem Nutzer kostenlos
Videoclips ansehen und hochladen können:
- Film- und Fernsehausschnitte
- Commercials
- Musikvideos
- Selbstgedrehte Filme
- Video-“Feeds“ können in Blogs gepostet oder
auf Webseiten über eine Programmier-
schnittstelle eingebettet werden
Quelle: http://www.youtube.com/openreichstag?gl=DE&hl=de
Quelle: http://www.youtube.com/results?search_query=ea+tiger+woods&search_type=&aq=f
… more than software
Quelle: Microsoft

35. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Aufgabenlisten
TIPP
Sie können eigene
Ansichten festlegen
9/25/2009 … more than software 35

36. Meeting Workspace
9/25/2009 … more than software 36

37. Bibliotheken
Version Historie
9/25/2009 … more than software 37

38. Change Request example
MyCRQ_04
9/25/2009 … more than software 38

39. Synchronize Libraries for offline usage
via connect to Outlook
TIPP
Includes
Document viewer
9/25/2009 … more than software 39

40. Bibliotheken synchronisieren
TIPP
Includes
Document viewer
9/25/2009 … more than software 40

41. Change Request
Current workflow status
9/25/2009 … more than software 41

42. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Change Requests
CRQ Tasks (workflow)
9/25/2009 … more than software 42

43. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Team Diskussion
TIPP
Diskussionsbeiträge
können per Mail
gesendet werden
9/25/2009 … more than software 43

44. Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit
Beispiel Google Suite: Seminarorganisation
Google Suite:
- Google Site, Google Groups, Google Calendar, Picasa, iGoogle
- Google Gears
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