Es wird viel geschrieben über Lizenzmanagement, aber wer hat es schon vollständig eingeführt und lebt es konsequent? Unser erfahrener Kursleiter Markus Schweizer berichtete in seinem Referat vom 8. März 2016 von einem Projekt, welches er im Versicherungsbereich geleitet hat. Dabei wurde eine komplette Lizenzmanagement-Lösung eingeführt, die dem Unternehmen ermöglicht, stressfrei mit dem Thema umzugehen. Markus Schweizer blickte zurück auf die Aufwände der Implementierung und die Erfahrungen im Betrieb. Ebenfalls zeigt er auf, welche Vorteile ein aktives Lizenzmanagement haben.

1. Digicomp 1
Lizenzmanagement in der Praxis
Markus Schweizer, Digicomp Trainer
Associate Partner, CSC Schweiz

2. 2Digicomp
Markus Schweizer - Steckbrief
 Lic. phil. I, EMBA HSG
 IT Beratung und Engineering seit 1989
 IBM, PwC, CA, Protiviti, USU Consulting, AWK, CSC
 Highlights:
 Grosskunden: Allianz, AXA Winterthur, CS, SwissRe, Novartis, T-Systems, Helsana, BAFU, armasuisse, RUAG
 USA 1999-2008: AON, MetLife, Dept. of the Treasury, State of California, General Electric, Aegon, Delphi Automotive,
VISA, CGI, SunTrust, Convergys
 Beratungsschwerpunkte: Service Management, IT Asset Management, Lizenz Management, IT Financial Management,
IT Strategie, Programm Management, strategische Verbesserungsprogramme, Governance etc.
 Digicomp Trainer für ITIL , Cobit und Sourcing Governance
 ITIL Service Manager seit 2000, Expert seit 2008

3. 3Digicomp
Ziele
 Verstehen der Risiken und Chancen im Lizenzmanagement
 Verstehen von spezifischen Herausforderungen:
 Software-Audit durch einen SW-Hersteller
 Lizenz-Management Klassifizierungen
 Lizenz-Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Der Lizenz-Management Prozess
 Implementierung am Beispiel der Helsana

4. 4Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana

5. 5Digicomp
License Management
Risiken im Lizenz Management

6. 6Digicomp
Diskussion Was ist eine Lizenz?
Allgemein ist eine Lizenz (v. lat. licet, „es ist erlaubt“; dazu: licentia, „Freiheit“,
„Erlaubnis“) eine Erlaubnis, Dinge zu tun, die ohne diese verboten sind.

7. 7Digicomp
Diskussion: Was ist eine Software-Lizenz?

8. 8Digicomp
Lizenz Management – worum geht’s?
Installiert vs. gekauft?
Lizenz-Modell?
???

9. 9Digicomp
Würden Sie einen Software-Audit bestehen?
• Können Sie einen Bestandsreport Ihrer Lizenzen erstellen? Wie einfach?
• Bestand per Knopfdruck?
• Inventar und Nutzung Ihrer Software?
• Wissen Sie wieviele unterschiedliche SW Sie haben und wie und ob diese genutzt werden?
• Wie wird Ihre SW eingekauft?
• Wie steht es um Ihr Vertragsmanagement? Wo sind Ihre Software-Lizenz-Verträge?
• Was geschieht mit den Lizenzen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
• Kann der Mitarbeiter Software selber installieren?
• Gibt es eine Policy, Standard Bewilligungsverfahren? Ist sie kommuniziert?
• Wer darf und wer tut Software beschaffen?
• Haben sie einen kontrollierten Prozess für die Server-Dekommissionierung?

10. 10Digicomp
Lizenzierungsproblematik heute – Aspekte des Verkaufs
• Softwarelizenzierungsmodelle sind so komplex, dass die SW Hersteller
selber sie nicht verstehen
• Preisnachlässe bis zu 90% sind weit verbreitet
• Lizenzierungs- und Preismodelle sind so flexibel, dass die SW Hersteller
selber oft nicht alles korrekt in ihre Systeme einpflegen. Es kann zu
Diskrepanzen zwischen Vertrag, Nutzung und Rechnung führen.
«Software pricing can and should be much simpler. Instead,
the software industry is chasing the cellular carriers for the
MLPMOTP award: Most ludicrous pricing model on the
planet» Informationweek online , 2011

11. 11Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana

12. 12Digicomp
Herausforderungen im Lizenz Management
Compliance
Kosten-
senkung
Recht-
mässigkeit
Transparenz
Einsparungen

13. 13Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana
Agenda

14. 14Digicomp
Wie gelangt unlizenzierte SW in Unternehmen?
/ Nicht autorisierte Downloads
/ Nichtautorisierte Kopien von Masterkopien
/ Cloning von PCs und Servern
/ Testinstallationen, Evaluationskopien, Entwicklungskopien, Beta-Versionen
/ Softwareverteilungstools

15. 15Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana
Agenda

17. 17Digicomp
Software Audits
• Hintergrund: Rent-a-center hat Business Objects vor der Übernahme von BO durch SAP gekauft
• Intensive M&A Vorgänge erschweren Geschäftsbeziehungen und können zu Änderungen den
Lizenzbedingungen führen
 Lizenz Audits werden von den Hersteller als Weg für zusätzliche Umsätze gesehen.
 Neben Nachlizenzierungen erhoffen sie sich auch Insiderinformation für Zusatzgeschäfte
«Rent-a-Center, the rent-to-own chain (USA) sued SAP recently after receiving an unexpected $9
million bill from SAP for excess use of its Business Objects analytics software»
CIO Magazin, July 20, 2011

18. 18Digicomp
Software Audits
 Auf der Hersteller Seite: Account Manager vs. Audit Department
 Position vor dem Audit (von der SW-Firma schriftlich angekündigt):
 Sind wir unterlizenziert? Sollen wir einen Vergleich aushandeln?
 Haben wir eigene Verfahren und Zahlen oder müssen wir eine externe Firma anstellen?
 Wie gut verstehen wir die Vertrags- und Lizenzbestimmungen?
 Wieviel Aufwand benötigt ein interner Audit?
 Wer macht den Abgleich?
 Was sind die Kosten?
 Während dem Audit
 Daten beschaffen?
 Abschluss
 Verifizierung des Auditberichts
 Strategische Positionierung für weitere Zusammenarbeit

19. 19Digicomp
Software Audits
• Aufgrund der Komplexität der heutigen Lizenzkonditionen kann man nie 100% Lizenzkonformität beweisen
• Je sorgfältiger der Umgang mit Verträgen, Lizenzen, Installationen und Daten und je besser die Lifecycle Prozesse
und Governance aufgestellt sind, umso wahrscheinlicher ist es, negative Auswirkungen eine Audit zu vermeiden.
• Kritische Erfolgsfaktoren
• Verstehen der Risiken und der Komplexität
• Lifecycle Prozesse
• Automation durch Toolunterstützung
• Schnittstellen und Identifikation von Datenquellen
• Integration mit anderen Prozessen und Funktionen
• Interne Audits
• Controls, KPIs, KVP

20. 20Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana

21. Lizenzformen
Proprietäre Software
• Lizenz Bestimmungen abhängig von Produzenten, Rechtsumfeld,
Kundenanforderungen
• Von hochstandardisiert (EULA) bis zu individuellen Vereinbarungen
Freeware
• Rechtlich nicht eindeutig definiert
• Proprietäre Software, kostenlose Nutzung und Weiterverbreitung
• Keine offener Quellcode
Shareware
• Zweckgebunden
• Zeitgebunden
• Limitierte Funktionalität
• Freemium (Gebührenpflichtigkeit abhängig vom Nutzungszweck)
Open Source
• Darf eigenen Bedürfnissen angepasst werden
• Quellcode darf analysiert werden
• Kostenloses Kopieren und Weiterverteilen
• Nicht zweckgebunden

22. 22Digicomp
Lizenzmodelle
Lizenztyp
Lizenz-
klasse
Lizenzart

23. 23Digicomp
Lizenz Klassifizierung
Lizenzart Lizenzklasse Lizenztyp
Einzelplatz Vollversion Pro Gerät
Mehrplatz Upgrade Pro Nutzer
Cross-Upgrade Pro CPU
Update Pro Core
AddOn Pro Cluster
AddOn Upgrade
CAL
CAL Upgrade

24. 24Digicomp
Lizenz Metrik
 Per Device
 Per Node
 Per User
 Named user
 Floating Licence
 Per page
 Per CI
 Per Session
 Per CPU
 Per MIPS
 Per MSU (million service units)
 Per PVU
 Per transaction
 Volume-based
 Per location
 Time-based
Wie behält man hier den Überblick?

25. 25Digicomp
Lizenzierungsprobleme
0
100
200
300
400
Installiert
Lizenziert
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
Ist
Soll
Falschlizenziert

26. 26Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana

27. 27Digicomp
Herausforderungen durch Virtualisierung und Cloud
• Lizensierungskonditionen sind gegenüber technischer Machbarkeit im Rückstand
• Client/Server Lizenzen (CALs etc.) sind in virtuellen und Cloud Umgebungen schwierig zu messen
(gemischte Besitzverhältnisse)
• Dynamik von virtuellen und Cloud Umgebungen machen akkurate Lizenzbilanzen schwierig
• Techies interessieren sich nicht für Lizenzbedingungen (Cloning, Testumgebungen, ‘Spielwiesen’
etc.)
• Hosting/Outsourcing: Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung
• Probleme: Sicherheit, Datenhoheit, Verfügbarkeit, SLA, Interoperabilität etc.

28. 28Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana

29. Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin
Organisations-Sicht
Service Desk
Einkauf Revision
Rechtsabteilu
ng
Finance
IT Installation
IT DiscoveryGebäude
Management
Personal
IT Architektur Lizenz
Management

30. Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin
Anwendungs-Sicht
Service Desk
Einkauf Revision
Rechtsabteilung
Finance
IT Installation
IT DiscoveryGebäude
Management
Personal
IT Architektur Lizenz
Management
Service Desk
• ValueMation
• Remedy
SCM
• SAP
• Ariba
Office
Vertragsmanagement
• Valuemation
• CU Contract
Kreditoren & Anlage
• SAP
Deployment und
Configuration
• SW-Verteilung
• VM Management
Inventory Scanner
• SCCM
• BDNA
Personalmanagement
• SAP
• Lawson
Architecture
Management
• Aris
• Topease
• Tipco

31. Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin
Daten-Sicht
Service Desk
Einkauf Revision
Rechtsabteilu
ng
Finance
IT Installation
IT DiscoveryGebäude
Management
Personal
IT Architektur Lizenz
Management
SW-Version
Bestellung
Bestellung
Purchase Order
Lizenz-Bilanz
Anlagewert
Verträge Auditreport
Verträge
Lizenzen
Rechnung
Wareneingang
Anlagevermögen
Betriebsbuchhaltung
Deployment History
Change History
SW-Installationen
Umzüge
Personal-Mutationen
SW-Portfolio
Standards

32. 32Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana
Agenda

33. 33Digicomp
Business Case
Investition
/ SW-Lösung
/ Aufbau
/ Prozess
Anpassung
/ Daten
Bereinigung
/ Schnittstellen
/ Governance-
System
Laufende Kosten
/ Unterhalt
Lösung
/ Reporting
/ KVP-System
/ Lizenz
Manager
Quantitative Vorteile
 Lizenzkorrektur
 Lizenz-Nutzungs-
optimierung
 Standardisierung
 Vertrags-
konsolidierung
 Rechnungs-
genauigkeit
 Business Decision
Support
 Planungs-
genauigkeit
 Anlagevermögen
 Spend
Management
 Prozesseffizienz
 Aufwand für
Audits
Qualitative Vorteile
 Risiko Minderung
 Unterlizenzierung
 Audits
 Rufschädigung
 Rechtsverstösse
 Benutzer- und
Kundenzufriedenh
eit
 M&A Situationen
 Flexibilität
 Compliance
 SOX
 IKS
 Basel II

34. 34Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefahr, Vorgehen,
 Lizenzmodelle, Typen etc.
 Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen
 Lizenzierung in virtuellen Umgebungen
 Subskriptionsmodelle in der Cloud
 Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse
 Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case
 Assessment und Planung
 Business Case
 Beispiel Implementierung Helsana
Agenda

35. 35Digicomp
Implementierung nach Aspera: «A-Modell»

36. 36Digicomp
Lösungslandschaft
 Lizenz-Management Tool
 Lizenz-Modelle, Lizenz-Metriken, Lizenz-Identifikation
 Vertragsmanagement
 Schnittstellen
 Discovery / Scanning Tool
 Entdecken von Software Installationen
 Software Metering Tool
 Messen des Gebrauchs
 Software-Packetierung und Verteilung
 Installation von Software
 CMDB
 Verbindung HW und SW Installationen

37. 37Digicomp
Risiken im Lizenz Management 2

38. 38Digicomp
Herzlichen Dank
Markus Schweizer
mschweizer@csc.com