Apex Oil Company kombiniert die Enterprise-Service-Management-Plattform Cherwell mit M-Files für besseres Dokumentenmanagement, mehr Compliance und höhere Benutzereffizienz über einen Standard-Konnektor von Prevolution.

1. NEWS / PRESS RELEASE
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Apex Oil Company nutzt M-Files zur Integration von
Service- und Informationsmanagement
Apex Oil Company kombiniert die Enterprise-Service-Management-Lösung Cherwell mit M-Files für
verbessertes Dokumentenmanagement, Compliance und gesteigerte Benutzereffizienz.
Dallas/Ratingen, 20.9.2018 – M-Files, führender
Anbieter für intelligentes Informationsmanagement,
gibt bekannt, dass sich die Apex Oil Company für M-Files
entschieden hat, um seine Enterprise-Service-
Management-Lösung Cherwell mit M-Files’
intelligentem Informationsmanagement zu integrieren.
Damit will das Unternehmen, das in den USA
Großhandel, Lagerung und Transport von
Erdölprodukten anbietet, unternehmensweit das
Dokumentenmanagement verbessern, die Effizienz und
Compliance von Prozessen erhöhen und die Nutzer
stärken. Die Integration erfolgt über einen Standard-Konnektor für M-Files und Cherwell, der von dem
langjährigen M-Files-Partner Prevolution erstellt wurde. Prevolution unterstützte die Apex Oil Company auch bei
der Umsetzung des Projektes.
M-Files lässt sich aufgrund seines Metadaten-gesteuerten Ansatzes gut in Cherwells Enterprise-Service-
Management-Plattform integrieren. In M-Files werden Dokumente und andere Daten mithilfe von Metadaten
klassifiziert und verwaltet, statt sie in herkömmlichen Ordnerstrukturen abzulegen. Damit müssen sich Cherwell-
Nutzer keine Gedanken über die richtige Ablage von Dokumenten machen, da M-Files dies automatisiert. Mit
dem Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht M-Files zudem den Zugang zu vielen unterschiedlichen
Datenspeichern innerhalb der Organisation wie Netzwerkordner, SharePoint oder ältere Dokumentarchive und
Repositories, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. All diese Informationen kann M-Files transparent
auch anderen Systemen bereitstellen.
„Wir haben uns für M-Files entschieden, weil es dieses großartige Konzept bietet, Dokumente nicht in Ordnern,
sondern über Metadaten zu organisieren“, sagt Gary Fleming, Director of Information Services bei Apex Oil.
„Anstatt zu überlegen, wo ein Dokument gespeichert werden soll, definieren Sie einfach, was es ist, und finden
dieses Dokument später mithilfe von Metadaten oder über die Suche nach dem Inhalt des Dokuments selbst. Wir
wussten von Anfang an, dass die Integration von Service- und Informationsmanagement eine großartige Sache
wäre, aber wenn Sie zum ersten Mal sehen, dass es funktioniert, und Ihre Kunden und Incidents aus Cherwell
ansprechend strukturiert in M-Files auftauchen, denken Sie plötzlich: ‚Wow, das ist richtig cool.’“
Durch die Integration von Cherwell mit M-Files profitieren Cherwell-Nutzer von einem einheitlichen Zugang zu
allen relevanten Dokumenten im Kontext ihres Arbeitsprozesses, ohne sich darüber Gedanken machen zu
müssen, wo ein Dokument herkommt oder abgespeichert ist. So entsteht für Cherwell-Nutzer eine zentrale
Anlaufstelle. Die Versionskontrolle von M-Files stellt dabei sicher, dass keine Duplikate entstehen. Für die Apex
Oil Company wurden zudem Sicherheit und Compliance verbessert, da sie feingranulare Zugriffsrechte auf
bestimmte Dokumente einrichten und das Management der Zugangsrechte an die Eigentümer der Dokumente
übertragen konnte.
„Service Management und Informationsmanagement profitieren beide stark von der Integration. Während eines
Serviceprozesses oder -vorfalls ist es extrem wichtig, Zugang zu allen relevanten Dokumenten im richtigen Kontext
zu haben. Dafür ist M-Files perfekt geeignet, da es seinen Nutzern erlaubt, auf viele Repositories und Legacy-
Die Apex Oil Company profitiert von der Integration von
Cherwell und M-Files

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Systeme zuzugreifen“, erklärt Kai Andresen, Managing Director bei Prevolution. „Auf der anderen Seite stellt der
Serviceprozess selbst viele Metadaten für alle Dokumente bereit, die während der Prozessausführung erstellt oder
geändert werden. Damit schafft der Serviceprozess den Kontext für M-Files, um Informationen wie Dokumente
und andere Objekte wie Kunden, Projekte oder Vorfälle miteinander zu verknüpfen.“
„Die Integration von Cherwell und M-Files durch die Apex Oil Company ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie
M-Files andere Geschäftsanwendungen verbessern kann“, ergänzt Scott Erickson, VP of Channel Sales bei M-
Files. „M-Files und unsere Partner bauen das Set an Konnektoren kontinuierlich aus. Wir freuen uns zu sehen, wie
ausgewiesene Experten in ihren Bereichen – wie Prevolution für Service Management – M-Files nutzen, um
Anwendungen um intelligentes Interformationsmanagement zu erweitern.“
Mehr Informationen zum M-Files-Connector für Cherwell:
https://www.prevolution.de/m-files-connector/
Eine detailliertere Beschreibung des Projektes finden Sie unter:
Case Study: Apex Oil Company - Service- und Informationsmanagement integrieren
Über Prevolution
Prevolution, 2011 in Hamburg gegründet, ist ein führendes Beratungs- und Softwareunternehmen für integriertes Service-
und Informationsmanagement (iSIM). Das Unternehmen unterstützt seine Kunden bei der Optimierung ihrer Service-
Prozesse – insbesondere im IT Service Management (ITSM) und Kundenservice – um die Servicequalität nachhaltig zu
verbessern, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Prevolution hat die in der Regel separaten Konzepte für Service
Management und Informationsmanagement integriert und implementiert individuelle Lösungen mit den beiden führenden
und zukunftssicheren Produkten Cherwell und M-Files. Prevolution berät Kunden weltweit bei der Integration beider
Produkte und bietet dazu einen Out-of-the-Box-Connector. Prevolution ist Gründungsmitglied der BAT Alliance, die Service-
Management-Spezialisten auf der ganzen Welt zusammenbringt. Zu den Kunden zählen mittelständische Unternehmen
ebenso wie internationale Konzerne wie Asklepios, CWS boco, der Flughafen München, die HHLA, Otto, SYZYGY und
Wüstenrot. Weitere Informationen finden Sie unter www.prevolution.de
Zusammenfassung
Apex Oil Company kombiniert die Enterprise-Service-Management-Plattform Cherwell mit M-Files für besseres
Dokumentenmanagement, mehr Compliance und höhere Benutzereffizienz über einen Standard-Konnektor von
Prevolution.
Keywords
Cherwell, Prevolution, Dokumentenmanagement, intelligentes Informationsmanagement, Metadaten
Über M-Files
M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert
die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu
finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen
Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne
bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der
Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es
den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die
Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern,
SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen
und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS
Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen
finden Sie unter http://www.m-files.de. M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen
Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.
Unternehmenskontakt
Herr Jan Thijs van Wijngaarden, Channel Sales Manager, T. +49 2102 420616, jan.thijs.van.wijngaarden[at]m-files.com,
M-Files, Kaiserswerther Str. 115, D-40880 Ratingen, www.m-files.de
Pressekontakt
Herr Bernd Hoeck, Managing Partner, T. +49 7721 9461 220, bernd.hoeck[at]bloodsugarmagic.com
bloodsugarmagic GmbH & Co. KG, Gerberstr. 63, D-78050 Villingen-Schwenningen, www.bloodsugarmagic.com