Elektronische Signatur: Die rechtssichere Anwendung in der täglichen Praxis

Elektronische Signatur: Die rechtssichere
Anwendung in der täglichen Praxis
RA Michael Rohrlich 20.06.2023

Ihr Referent
 Zugelassen als Rechtsanwalt seit 03/2003
 TÜV Süd zertifizierter Datenschutzbeauftragter (DSB-TÜV) seit 06/2012
 Geprüfter Datenschutzauditor (Haufe) seit 02/2022
 HR Data Protection Manager (C.H. Beck) seit 07/2021
 Data Protection Risk Manager (FOM) seit 10/2021
 Vorstandsmitglied des Webmasters Europe e. V. seit 09/2010
 Mitglied im Expertenrat des Webmasters Europe e. V. seit 03/2019
 Fachautor seit 1997 / Buchautor seit 2005
 Dozent seit 1998
 Video-Trainer (u. a. für LinkedIn Learning/Microsoft) seit 07/2012
20.06.2023
Elektronische Signatur: Die rechtssichere Anwendung in der täglichen Praxis
2
Michael Rohrlich
Rechtsanwalt

Agenda
20.06.2023
3
1. Einführung
2. Kaufmännische Rechnung
3. Schriftform vs. elektronische Form
4. Praxiseinsatz

20.06.2023
4
01 Einführung

digital, elektronisch, Signatur … ?!
 Signatur: Namenszeichen, Unterschrift, Grußformel in E-Mails …
 Elektronische Signatur: Daten in elektronischer Form, die anderen
elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden
werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet
(muss gesetzl. Voraussetzungen erfüllen).
 Digitale Signatur: Bestimmte Klasse von mathematischen Verfahren
(Informatik, Kryptografie).
20.06.2023
5
Einführung

6 Elektronische Signatur: Die rechtssichere Anwendung in der täglichen Praxis 20.06.2023
Einführung
EU eIDAS-
Verordnung
Signaturrichtlinie
Signaturgesetz
Signatur-
verordnung
BGB
eIDAS-
Durchführungs-
gesetz
Vertrauens-
dienstegesetz
eIDAS:
electronic
IDentification,
Authentication and
Trust Services

Einführung
Ziele eIDAS-VO (in Kraft seit 09/2014, anzuwenden seit 07/2016):
 Einheitliche Richtlinien für alle EU-Mitgliedstaaten,
 sichere digitale Abläufe durch Identifizierungsmöglichkeiten,
 Ermöglichung einer digitalen Signatur und Fernsignatur (z. B. auch für Mobilgeräte),
 mehr Rechtssicherheit bzgl. elektronischer Signaturen,
 Reduzierung und Vereinfachung von bürokratischen Prozessen.

Einführung
Eckpunkt eIDAS-VO-Regelungen:
 Elektr. Signaturen
 Elektr. Siegel (z. B. als Authentizitätsnachweis für jur. Personen wie GmbH, AG usw.)
 Elektr. Zeitstempel (z. B. für Eingangsbestätigung von Anträgen)
 Vertrauensdienste / Zertifizierungsstellen (z. B. Dt. Telekom)

Einführung
eIDAS-VO 2.0 (Entwurf 06/2021):
 Entwurf seit 06/2021; Inkrafttreten vorauss. Mitte / Ende 2023.
 Beheben von Schwachstellen der bisherigen eIDAS-VO (z. B. höhere Sicherheitsanforderungen durch
technische und betriebliche Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter sowie Leitlinien für die
Überwachung und Durchsetzung der Standards).
 Erweitern der Vertrauensdienste (z. B. elektr. Einschreiben, elektr. Authentifizierungs-Zertifikate).
 Einführung eines Europäischen ID-Wallets (dig. Ausweis / Identität zur Identifizierung und Authentifizierung
durch eindeutige, dauerhafte Personenkennziffer).

Einführung
„elektronische Signatur“
(einfache) elektronische Signatur
(Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO)
fortgeschrittene elektronische Signatur
(Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO), FES
qualifizierte elektronische Signatur
(Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO), QES

Einführung
§ 125 S. 1 BGB: Nichtigkeit wegen Formmangels
„Ein Rechtsgeschäft, welches der durch Gesetz vorgeschriebenen Form ermangelt, ist nichtig.“
§ 127 Abs. 1 BGB: Vereinbarte Form
„Die Vorschriften des § 126, des § 126a oder des § 126b gelten im Zweifel auch für die durch Rechtsgeschäft
bestimmte Form.“

Einführung
§ 126 BGB: Schriftform
„(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch
Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
[…]
(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein
anderes ergibt.
(4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt.“

Einführung
§ 126a BGB: Elektronische Form
„(1) Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der
Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten
elektronischen Signatur versehen.“

Einführung
§ 126b BGB: Textform
„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt
ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das
1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete
Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen
Zeitraums zugänglich ist, und
2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.“

Einführung
Schriftform
(§ 126 BGB)
nur für spezielle
Erklärungen /
Verträge, z. B.:
Kündigung
Arbeitsvertrag
Abschluss /
Kündigung
Mietvertrag
Verbraucher-
darlehen
…
elektr. Form
(§ 126a BGB)
„moderne“
Unterschrift
kann z. T.
„klassische“
Unterschrift ersetzen
Textform
(§ 126b BGB)
z. B. bei Angeboten,
Kaufverträgen,
Widerrufsbelehrung
etc.
erfüllt durch z.B.:
E-Mail
PDF-Datei
Fax
Inhalte auf USB-Stick,
SD-Cards, CDs …
notar. Beurkundung
(§ 128 BGB)
Bestätigung der
Echtheit einer
Unterschrift durch
Notar, z. B. bei:
Hauskauf
GmbH-Gründung
not. Testament
…
öffentl. Beglaubigung
(§ 129 BGB)
Bestätigung der
Echtheit einer
Unterschrift durch
eine öffentl. Stelle, z.
B.:
Gemeinde
Achtung:
Online-Texte
erfüllen nicht die
gesetzl. Textform!

Einführung
§ 130 Abs. 3 S. 1 ZPO: Elektronisches Dokument
„Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person
versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht
werden.“

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02 Kaufm. Rechnung

Praxisbeispiel: kaufm. Rechnung
 Korrekte kaufm. Rechnung setzt Angabe von div. Pflichtinhalten voraus
(B2B vs. B2C).
 Aber: Muss eine Rechnung auch unterschrieben werden?
 Und wenn ja: in welcher Form (handschriftlich, elektronisch …)?
20.06.2023
18
Kaufm. Rechnung

Kaufm. Rechnung
Pflichtangaben kaufm. Rechnung
Name + ladungsfähige Anschrift Rechnungssteller ggf. getrennte Angaben nach Steuersätzen
Name + ladungsfähige Anschrift Rechnungsempfänger ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B.
Kleinunternehmerregelung) + Grund
Steuernummer des Finanzamtes oder USt.-ID-Nr.
Rechnungssteller
ggf. Preisminderung / Rabatt
Rechnungsdatum getrennter Ausweis des Rechnungsbetrages nach
Umsatzsteuersatz, -betrag u. evtl. Steuerbefreiungen
fortlaufende Rechnungsnummer ggf. Angabe von erhaltenen bzw. in Rechnung gestellten
Vorschusszahlungen
Art + Umfang der Lieferung / Leistung ggf. Storno
Zeitpunkt / -raum der Lieferung / Leistung Hinweis zur Aufbewahrungspflicht (z. B. bei
Werklieferungen oder Bauleistungen)
ggü. Verbrauchern Hinweis auf gesetzl. Verzugsregelung, dass spätestens nach 30 Tagen automatisch Verzug eintritt und
dann u. a. Verzugszinsen geltend gemacht werden können.

Kaufm. Rechnung
Fazit:
 Kaufm. Rechnungen müssen grdsl. nicht unterschrieben werden, um wirksam zu werden,
 aber: gesetzl. Ausnahmen vorgesehen.
Steuerberater
• eigenhändige Unterschrift
• § 9 Abs. 1 StBVV
Rechtsanwälte
• eigenhändige Unterschrift
• § 10 Abs. 1 RVG

20.06.2023
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03 Schriftform vs. elektr. Form

Was gilt wann?
 Grdsl. reicht Textform, z. B. durch eigenhändige Unterschrift oder
(einfache) elektr. Signatur.
 Bei gesetzl. vorgeschriebener Schriftform ist eigenhändige Unterschrift
oder fortgeschrittene bzw. qualifizierte elektr. Signatur erforderlich.
 Im B2B-Bereich kann bestimmte Form vertraglich vereinbart werden.
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Schriftform vs. elektr. Form

Unterzeichnen

Voraussetzungen:
 Fortgeschrittene elektronische Signatur,
 von einer qualifizierten elektronischen
Signaturerstellungseinheit erstellt,
 beruht auf einem qualifizierten Zertifikat
für elektronische Signaturen.
Unterzeichnen
Handschriftliche Unterschrift
elektronische Signatur fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Voraussetzungen: (-) Voraussetzungen:
 Eindeutig einem Unterzeichnenden zugeordnet,
 ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichnenden,
 mittels einer Verschlüsselungs-Technologie erstellt,
 weist nach, dass das signierte Dokument
nachträglich nicht verändert wurde.
Voraussetzungen:
 „Klassische“ Unterschrift
 Eigenhändig auf Papier

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04 Praxiseinsatz

Was kann bzw. muss zu welchen Zwecken eingesetzt werden?
 Im Zweifel: Eigenhändige Unterschrift i. d. R. immer ok und
ausreichend.
 Bei rein elektr. Prozessen / Dokumenten kommt es darauf an, ob hier
Text- oder Schriftform erforderlich / vereinbart ist.
 Spezialfall Rechnungen: I. d. R. auch ohne Unterschrift gültig
(Ausnahme z. B. Steuerberater u. Anwälte; kann aber durch
Vereinbarung mit Mandaten abbedungen werden).
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Praxiseinsatz

Praxiseinsatz
Unterzeichnen
handschriftliche Unterschrift
Beispiele:
 Unterschrift-Grafik,
 Kürzel aus Buchstaben
 Häkchen,
 elektr. unterzeichnen
per Finger, Pencil …
Beispiele:
 Rechtskonform erzeugte Signatur-Datei,
 wird als „Zusatzinformation“
an Dateien gehängt,
 Dateiverschlüsselung möglich,
 Nachweis des unveränderten Inhalts.
Beispiele:
 Rechtskonform erzeugte Signatur-Datei,
 wird als Zusatzinformation an Dateien gehängt
 Dateiverschlüsselung möglich,
 Nachweis des unveränderten Inhalts,
 kann Berufsbezeichnung enthalten,
 ersetzt „klassische“ Schriftform.
Beispiele:
 Immer dann, wenn Erklärungen,
Verträge etc. die Unterzeichnung
des Erklärenden erfordern,
 erfüllt auch Schriftform.

Anwendungsfall:
 Dokumente mit gesetzl. Schriftform
 u. a. auch auf Perso möglich,
 z. B. Kündigung Arbeitsvertrag,
Verbraucherdarlehen, Mietvertrag,
Testament, Hauskauf usw.
Praxiseinsatz
Unterzeichnen
handschriftliche Unterschrift
Anwendungsfall:
 Dokumente ohne Schriftform-
erfordernis u. geringem
Haftungsrisiko,
 z. B. Reisekostenabrechnung,
Arbeits- / Dienstplan,
Info-Schreiben o. Ä.
Anwendungsfall:
 Dokumente ohne Schriftformerfordernis
u. überschaubarem Haftungsrisiko,
 insbes. B2B-Transaktionen,
z. B. Angebote, Kaufverträge.
Anwendungsfall:
 Jegliche Art von Erklärungen,
Verträgen usw.,
 z. T. gesetzl. Schriftform.

Praxiseinsatz
Vorteile elektr. Signatur:
 Möglichkeit zur Identifizierung / Authentifizierung des Unterzeichners,
 Möglichkeit zur Überprüfung, ob Inhalt nach Unterzeichnung geändert wurde,
 rein digitale Prozesse,
 auch mobil / remote einsetzbar,
 (F)ES in den meisten Fällen ausreichend & sicher,
 QES kann gesetzl. Schriftform erfüllen.

Praxiseinsatz
Beispiele Anbieter elektr. Signatur:
 FP Sign
 inSign
 DocuSign
 Intarsys
 IDnow eSign
 Adobe Sign
 eversign
 …

Praxiseinsatz
Erstellung fortgeschrittene (qualifizierte) elektr. Signatur:
 Mittels Public Key Infrastructure (PKI) Format: 2 Schlüssel = 1x privat, 1x öffentlich,
 Registrierung / Antrag bei Anbieter,
 Identitätsprüfung durch Anbieter,
 Ausstellen des Signaturzertifikats durch anerkannte Zertifizierungsstelle (Vertrauensdiensteanbieter),
 Identifizierung durch PIN, Kennwort, 2FA …,
 i. d. R. kostenpflichtig.
 Augen auf bei der Anbieter-Auswahl: Nicht jeder Anbieter ist für das Ausstellen von QES berechtigt!

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