2012-10-20 Workshop SharePoint Days - Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow

Business Prozesse mit SharePoint,
InfoPath und Nintex Workflow
Workshop

Agenda

Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00
Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln

Mittagspause 13:00-14:00

Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30
Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows

Zusammenfassung 17:30-18:00

Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 2

Thorsten Firzlaff

Diplom Informatiker
15 Jahre Erfahrungen im Bereich Collaboration
8 Jahre SharePoint Consulting
3 Jahre Innovation Manager
3 Jahre Leitung Web2.0 Competence Center
Referent auf vielen internationalen Konferenzen


Anforderungen an einen
Informationworker

Dokumente
Aufgaben
Foren

Wiki
Kalender

Formulare

Blogs,
Podcasts

Genehmigungs-
prozesse
Social Network
Mediengallerie


Formulare und Prozesse
Genehmigungsprozesse
• QM-Dokumentation, Investitionsanträge, Bestellungen
ESS Szenarien
• Urlaubsgenehmigung, Seminare usw.
Berechtigungsanträge
Laufzettel für neue Mitarbeiter

Formular
SP Designer
SharePoint Liste oder
oder Visual Studio
Formularbibliothek Workflow oder
Nintex


Beispiel Stundenabrechnung

Bundes- Kunden Projekte Stunden
länder

Stundenzettel


Beispiel Stundenabrechnung

Stundenzettel Stundenkontingent Stundenzettel Stundenzettel
ausfüllen prüfen genehmigen versenden


Agenda

Übersicht
Datenverbindungen
Regeln


Übersicht



Vorstellung von Infopath 2010
Designer und Filler

Infopath ist ein eigenständiges Microsoft Office Produkt
Zwei Komponenten:

Filler Designer Webformular

+ Ausfüllen von Formularen Erstellen und + Unabhängig vom Client
+ Unabhängig von Anpassen von + Benötigt kein Infopath
Zugangsgrenzen (z.B. Formularen Wird vollständig vom Server
SharePoint) gerendert
+ Geringere Serverbelastung

Einschränkungen:
• Filler Formulare benötigen den Infopath Filler auf dem Client
• Formulare können nur über den Client erstellt/angepasst werden
• Keine Webbearbeitung möglich


Vorstellung von Infopath 2010
Infopath und SharePoint

Infopath Forms Services müssen als SiteCollection Feature aktiviert werden
Welche Formulare können bearbeitet werden?

Liste Bibliothek Formular-bibliothek Dokumenten- Contenttypes
informationsbereich (Liste/Bibliothek)
Bearbeitung Ja Nein Ja Ja Ja (mit Ausnahmen)
Wie? Listentools Bibliothekstools Bibliothekstools Listentools
Liste Bibliothek Bibliothek Liste
Formular Bibliothekeinstellun Bibliothekeinstellungen Listeneinstellungen
anpassen gen (Bereich (Bereich Einstellungen) Formulareinstellungen
(Bereich Liste Einstellungen) Den Inhaltstyp der
anpassen) Erweiterte Dokumentvorlage Im SharePoint Designer
Einstellungen auswählen Listeneinstellungen
Formulare in Infopath
entwerfen (Bereich
Aktionen)


Infopath 2010 Designer
Navigation

Datei
• Veröffentlichen
• Formularoptionen

Start
• Steuerelemente
• Regeln
• Vorschau
Seitenentwurf
• Konfigurieren von und Wechsel der Ansichten

Daten
• Datenverbindungen verwalten
• Absendeoptionen
• Absenderegeln


Navigation - Datei

Veröffentlichungsoptionen
• Veröffentlichen einer ungebundenen Vorlage für eine SharePoint Liste oder Bibliothek
• Festlegen und Konfigurieren der Datenverbindung zum Senden der Daten
• Sonstige Veröffentlichungsoptionen (Attributfelder für Formularbibliotheken aus dem
Formular)
Formularoptionen
• Aktivieren/Ausblenden der Infopath Befehlsoptionen für das Webformular/Filler
• Konfiguration der Attributfelder für Formularbibliotheken
• Sicherheitsrichtlinien
• Festlegen der Standardanzeigeansicht für vorhandene Elemente in Listen
• Offlinefunktionalität
• Sonstige übergeordnete Formularoptionen


Felder und Steuerelemente

Felder Steuerelemente
• Sind die Datenfelder der Quelle • Eingabeelemente des Formulars
(Listenspalten) • Sind an Felder gebunden
• Können über Infopath neu hinzugefügt • Können für eine angepasste
Darstellung formatiert werden
oder gelöscht werden


Felder und Steuerelemente

Konfiguration von Dropdown-Listenfeldern:
• Feldeigenschaften öffnen Listenfeldauswahl
a) Auswahl manuell eingeben (Definition der Optionen im Formular)
b) Auswahl aus den Feldern des Formulars abrufen (z.B. eine Auswahl aus allen Einträgen
eines Feldes einer wiederholten Gruppe/eines wiederholten Feldes)
c) Auswahl aus einer Auswahldatenverbindung (Vordefinierte Auswahloptionen für eine
Auswahlspalte im SharePoint)
d) Auswahl aus einer externen Datenquelle (eine der angelegten Datenverbindungen)

• Konfiguration einer Datenverbindung für das Auswahlfeld:
a) Einträge = Gruppe, in der die ausgelesenen Felder stehen (wird automatisch durch Wahl
der Datenverbindung ausgefüllt)
Erlaubt die Konfiguration für gefilterte Datenauswahl
b) Wert = der Wert, der in das Feld Gespeichert wird
c) Anzeigename = Wert, der in der Auswahl angezeigt wird
Entsprechend des geplanten Anzeigenamens sollten die Daten der
Datenverbindung sortiert werden


Datenverbindungen

Erlauben das Einbinden weiterer (sekundärer)
Datenquellen
• SharePoint Listen
• Webdienste
• XMLs
• Datenbank (nur Microsoft SQL Server)
In der SharePoint Liste angelegte Lookups erstellen
automatisch Datenverbindungen
Lookup-Datenverbindungen können nicht angepasst werden
Mögliche Absendeoptionen
• Über Absendebutton
An Primäre Verbindung (Liste)
An beliebige Absende-Datenverbindung
(Formularbibliothek)
• Mit Regeln


Regeln

Regeltypen Den Wert eines Feldes setzen
• Überprüfung Daten abfragen
• Formatierung Daten senden
• Aktion Daten an Webpart senden
…

Regeln können bereits für den Formularladevorgang definiert werden
Regeln können für das Absenden definiert werden
Die Ausführung von Regeln kann durch Bedingungen gesteuert werden

Xpath-Funktionen
Erlauben definierte Modifikationen von
Werten (z. B. Berechnungen)
Sehr begrenzter Umfang


Regeln - Aufbau

Neu: Aktion (Überprüfung, Formatierung)
Regelname definieren (Was macht die Regel?)
Bedingungen festlegen (Wann soll die Regel aktiv werden? Was soll vergleichen
werden?)

Wert Vergleichsoperation Vergleichswert

• Z.B.: Laufnummer Ist vorhanden

(Prüft in der Quellliste, ob es bereits einen Eintrag für das Feld Laufnummer gibt)

Aktionen hinzufügen
• Z.B. Den Wert eines Feldes setzen: Wenn die Bedingung
erfüllt ist, dann soll die Nummer des aktuellen Formulars
um eins erhöht werden:
setze den Wert von Laufnummer (Primäre Daten-
verbindung) gleich der maximalen Laufnummer
(sekundäre Datenverbindung) + 1


Regeln - Aufbau

Aktionen hinzufügen: Setze das Feld auf einen Wert aus einer sekundären
Datenverbindung, dessen Hilfsattribut gleich einem gewählten Wert im aktuellen Formular
ist.
Z.B. Setze Straße (Primäre Datenverbindung) auf den Wert von Straße (sekundäre Datenverbindung)
sodass gilt: Kunde (sekundäre Straßenverbindung) = Kunde (primäre Datenverbindung – also die im
Formular getroffene Auswahl)
Zu setzendes Feld auswählen
Für den Wert eine Formel einfügen
Feld oder Gruppe einfügen
Sekundäre Datenquelle wählen
Entsprechendes Feld wählen
Filter hinzufügen (siehe Bedingungen festlegen)
Filter für weitere Regeln?
Die Reihenfolge der Regeln lässt sich auch anpassen, um neue Regeln als Filter
vor andere setzen zu können.
Z.B. wenn die Laufnummer bereits angepasst wurde, dann müssen keine Regeln
geprüft werden, die bei anderen (nicht erfüllten) Bedingungen auch die Laufnummer
auf einen anderen Wert setzen würden.


Ansichten

Mehrere Ansichten möglich
Auswahl erfolgt über Regeln oder manuell
Individuelle Eigenschaften
• Standardansicht (Standardbearbeitungsansicht)
• Schreibgeschützt
• Formatierungen
• Druckoptionen
Wizards
• Bestehen aus mehreren Ansichten
• Wechsel der Ansichten durch Buttons und Regeln
Druckansichten erstellen
• Eingestellte Druckoptionen funktionieren nur mit dem Infopath Filler
• Druck eines Webformulars erfordert manuelle Einstellung und Einrichtung des Browserdrucks


Agenda

Übersicht
Datenverbindungen
Regeln


Übersicht



SharePoint Workflows
SharePoint out-of-the-box
• Einfache Workflows wie z.B. Approval, Collect Feedback,
Collect Signatures

SharePoint Designer
• Einfache Workflows möglich
• Keine Schleifen, keine komplexe Verzweigungen
• Grafische Darstellung nur mittels Visio 2010 Premium, umständliche Umsetzung

Visual Studio
• Nur für Entwickler
• Komplexes Deployment


Nintex Workflow
Browser basiertes Userinterface
• Drag&Drop-Workflow Designer
• Schnelle Erstellung von Workflows
• Kein zusätzlicher Client
Baut auf den Funktionen von Windows Workflows Foundation auf
Erweitere Aktivitäten
• Schleifen, Verzweigungen, Gruppierung von Aktivitäten
Workflowverfolgung
• Grafische Verfolgung des Workflowverlaufs
Eingaben können über Infopath und ContentTypen gestaltet werden


Vorstellung Nintex Workflow
Vorteile
Web-Anwendung – keine Clientsoftware notwendig
Drag and Drop ohne Code
Workflow Templates
Benutzerfreundliches Workflow-Management
Nintex Live


Nintex Workflow Designer

Design Fenster

Workflow Aktionen


Workflow Aktionen
Kategorien
Bibliotheken und Listen Benutzerinteraktion Integration

Berechnungen Logik und Fluss

Benutzerkontenverwaltung

User defined Actions


Workflow Aktionen
Benutzerinteraktion - Beispiele
 Flexi Aufgabe zuweisen

 Aufgabe zuweisen

 Genehmigung beantragen

 Benutzereingabe anfordern

 Benachrichtigung senden

 Termin erstellen


Workflow Aktionen
Benutzerkontenverwaltung - Beispiele
 Webseitensammlung erstellen

 Webseite erstellen

 Webseite löschen

 Zielgruppe erstellen

 Zielgruppe löschen

 Benutzerprofil aktualisieren


Workflow Aktionen
Berechnungen - Beispiele
 Datum berechnen

 Collection-Vorgang

 Mathematische Berechnung

 Anhalten bis

 Daten abrufen

 Workflowvariable setzen


Workflow Aktionen
Bibliotheken und Listen - Beispiele
 Element ein-/auschecken

 Element kopieren

 Element in andere SharePoint Webseite kopieren

 Liste erstellen

 Dokument konvertieren

 Mehrere Elemente aktualisieren/löschen


Workflow Aktionen
Integration - Beispiele
 Business Connectivity Services abfragen

 LDAP-Quelle abfragen

 Informationen über HTTP-Anforderung senden/empfangen

 XML abfragen/aktualisieren

 Web Services aufrufen

 Benutzerprofile abfragen und nach Status suchen


Workflow Aktionen
Logik und Fluss - Beispiele
 Action Sets

 Bedingte Action Sets

 Loops

 State Machines

 Bedingungen und Filter

 Wertabhängige Aktionsketten


Workflow Aktionen
User Defined Actions
Speicherung von Action Sets als Aktionen
Wiederverwendbarkeit und Integration von einfachen, benutzerdefinierten
Aktionsketten in komplexe Workflows


Agenda

Übersicht
Datenverbindungen
Regeln


Übersicht



Vielen Dank

Thorsten Firzlaff
Geschäftsführer

Adolf-Kaschny-Str. 19
51373 Leverkusen

firzlaff@unique-conceptions.de

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