Vertriebscontrolling als interimsmanager

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Interimsmanagement * Externe Experten
Operative Mitarbeit Vakanzüberbrückung Projektmitarbeit Schulungen+Seminare

Vertriebscontrolling
als
Interimsmanager

Auftragsgewinnung in der realen Welt des
kaufmännischen Projektgeschäftes

Schwerpunkt: Externe Experten
© Alexander Meneikis, August 2012


Alexander Meneikis
nein, nicht griechisch

•Jahrgang 1969, kinderloser Single
•Betriebswirt, Controller
•Selbständig seit 1998
•Ca. 50 Einsätze



Vertriebscontrolling als Interimsmanager – Auftragsgewinnung

1.Der Markt
a. Kategorien von Interimsmanagern
b. Projektmärkte im Vergleich
c. Marktungleichgewicht Operatives und Strategie
d. Anlässe und Volumen von Projekteinsätzen

2.Vertriebswege
a. Vertriebskanäle im Vergleich
b. Schwerpunkt Agenturen
c. Sinn und Unsinn virtueller Kontakte

1.Kommunikation mit Vertriebspartnern und Kunden
a. Selbstdarstellung: CV, Projektliste, Logo
b. Skill-Matching
c. Gründe für Anfragen
• Das Gegenteil ist wahr
• Kompetenz zeigen durch Fragen



Der Markt: Kategorien von Interimsmanagern

A.Genuine Manager mit Personal- und
Budgetverantwortung

B.Externe Experten mit Teilverantwortung

C.Sachbearbeiter mit speziellen,
anspruchsvollen Aufgaben

sehr unterschiedliche
Vertriebswege
Panthermedia.net; Erwin Wodicka



Der Markt: Projektmärkte im Vergleich - Projektangebote
Quelle:
Zahlen der
XING-Gruppe
„Freelance
Projects
Exchange,
Stand 17. Jan
2012;
Gespräche
mit Kollegen
und
Agenturen



Der Markt: Projektmärkte im Vergleich –
Verhältnis Angebot / Nachfrage
Quelle:
Zahlen der
XING-Gruppe
„Freelance
Projects
Exchange,
Stand 17. Jan
2012;
Gespräche
mit Kollegen
und
Agenturen



Der Markt: Projektmärkte im Vergleich -
Umsatzpotenziale

Quelle: div. Recherchen auf GULP u.a. Plattformen; Gespräche mit
Kollegen und Agenturen


Der Markt: Marktungleichgewicht

Viele externe Experten fühlen sich zum Berater berufen.

Die Kunden wollen in großer Mehrheit operative Mitarbeit.

Quelle: Schätzungen, getroffen nach Gesprächen
mit Agenturen


Der Markt: Anlässe und Volumen von Projekteinsätzen

Vertretung * Vakanzüberbrückung * Projekt

Quelle: eigene Zahlen



Vertriebsprozess: Vertriebskanäle im Vergleich

Quelle: eigene Zahlen;
relative Einheiten

Wie man sieht, spielen
die Agenturen die
Hauptrolle. Auf Platz 2
die professionellen
Kontakte.



Vertriebsprozess: Vertriebskanäle im Vergleich:
Anzahl Aufträge
Quelle:
eigene
Zahlen



Vertriebsprozess: Vertriebskanäle im Vergleich:
DB1
Quelle:
eigene
Zahlen



Vertriebsprozess: Warum Agenturen als Partner?

Teil 1: Kaufentscheidung

Um zu kaufen, muss der Kunde
Bild aus Microsoft ClipArt

INTERESSE und VERTRAUEN
haben.

Bei der Entscheidung für einen genuinen Interim-Manager muss das Vertrauen
enorm hoch sein.

Bei der Entscheidung für einen externen Experten muss es immer noch sehr
hoch sein.



Teil 2a: Interesse

Interesse im Sinne der Akquise bedeutet,
dass der Kunde glaubt, dass ein IM mit
einem bestimmen Profil sein Problem lösen
kann – und dass er dafür Geld eintauschen Bild aus Microsoft ClipArt
würde.

Der Kunde möchte aber, dass sich der Suchaufwand
in Maßen hält, und die genaueste Vorsortierung von
externen Freiberuflern haben die Agenturen.



Teil 2b: Interesse

Die meisten Unternehmen suchen nicht
dauernd nach IM, sondern nur zu
besonderen Zeitpunkten für eine gewisse
Zeitspanne.

Für den IM selbst ist es extrem aufwendig, den Kontakt zu
zahlreichen Unternehmen zu halten, bis sie in einer Situation
sind, aus der heraus sie einen IM suchen. Die Agenturen
haben routinierte Prozesse, mit denen sie den Kontakt halten.




Teil 3: Vertrauen

Das Vertrauen in einen genuinen Manager
muss enorm hoch sein – deswegen werden
solche Positionen auch selten über Agenturen
besetzt, eher über lang gewachsene Netzwerke
oder Alumni renommierter Unternehmen und
Beratungshäuser.

Bei einem externen Experten muss das Vertrauen hoch sein, aber
weniger hoch als bei einem Manager. Der Vertrauensvorschuss,
den die Vorselektion der Agenturen bietet, reicht hier aus.



Vertriebsprozess: virtuelles Netzwerk

Das reine Anhäufen virtueller Kontakte ohne inhaltlichen Austausch ist
bestenfalls nutzlos, im schlechteren Fall nervt es die Zielgruppe.

Gerade bei einer
vertrauensintensiven
Dienstleistung wie der eines
externen Experten ist persönlicher
Kontakt unverzichtbar.

Eine Web-Präsenz als externer
Experte dient kaum jemals dazu,
von der Zielgruppe gefunden zu
werden. Eine Web-Darstellung
dient eher dazu, Kompetenz zu
zeigen und Vertrauen zu schaffen.



Vertriebsprozess: Bewertung von Kontakten im Netzwerk

Ich habe bisher keinen sinnvolles
Verfahren gefunden, meine
Netzwerk-Kontakte zu bewerten.
Aufträge kommen aus allen
denkbaren und undenkbaren
Richtungen.

Mein erstes hochbezahltes
Projekt kam über die
Weiterempfehlung durch eine
Frau, mit der ich mich zwei
Stunden lang über Katzen
unterhalten hatte.


Vertriebsprozess: SocialMedia – prinzipiell zwei Strategien
„Große“ Zielgruppe
heißt, damit die
Strategie etwas
bringt, braucht es
mindestens 50.000
virtuelle Kontakte.

Bei der kleinen
Zielgruppe braucht
es zahlreiche,
lange persönliche
Gespräche.

Eine dieser Strategien halb zu machen, bringt nicht die Hälfte, sondern
überhaupt nichts. Die linke Strategie ist eher für Consumer Products und
Massenprodukte. Für externe Experten ist die rechte Strategie geeignet.


Kommunikation – Selbstdarstellung - Design

So sehr Designer es lieben,
Logos zu verkaufen – für einen
externen Experten spielt Design
eine sehr geringe Rolle. Er
braucht nicht einmal eine
Standard-Schrift.

Seine Unterlagen sollten
übersichtlich und gut lesbar sein.



Kommunikation - Selbstdarstellung: CV, Projektliste

Sofern es – wie bei den meisten freiberuflichen Experten – vor der
Selbständigkeit eine Angestelltentätigkeit gab, gehört ein CV zum
Profil.

Eine Liste der bisherigen Einsätze kann

• chronologisch
• thematisch Bilder aus Microsoft ClipArt

geordnet sein.

Das Wichtigste ist, dass die Skills und Stichworte, nach denen der
mögliche Kunde sucht, schnell und in ausreichender Anzahl gefunden
werden. Beim Dateiformat schickt man das, was der Anfrager wünscht.


Kommunikation – Projektliste: Empfohlener Aufbau

Zu Beginn: Einleitende Bemerkungen, Kontaktdaten, Software- und
Sprachkenntnisse, evtl. Branchenschwerpunkte
Zeitraum 08/2005 – 03/2006 (8 Monate)
Branche, Lebensmittel-Großhandel, 1.200 MA,
Unternehmensgröße, Ort Großraum Leipzig
Ausgangssituation Kündigung des Vertriebscontrollers, noch kein Ersatz
gefunden
Tätigkeiten Operatives Tagesgeschäft, Erstellung von Vertriebs-
Wochenberichten und monatlichen Berichten sowie ad-hoc-
Analysen; in Zusammenarbeit mit IT Verfeinerung des
Vertriebsreporting

Eingesetzte Tools Navision, MS Excel, MS Access, unternehmenseigenes
Vertriebssystem „POS-TURBO“, Dokumentation von
Arbeitsabläufen

Ergebnis Einarbeitung des neuen Kollegen, nahtlose Übergabe samt
ausführlichem Handbuch



Kommunikation – Skill-Matching

Projektanforderungen sind voll mit unklaren Beschreibungen wie

-„hervorragende Excel-Kenntnisse“ – damit meint der eine das Ziehen von
Spaltensummen, der andere die Programmierung komplexer Makros
-„verhandlungssicheres Englisch“ – damit meint der eine „Hello Sir, how are
you?“, der andere „the contribution margin of this profit center has definetly
increased“
-„Optimierung des Berichtswesens“ – damit meint der eine, ein Excel-Feld
orange einzufärben, der andere die Überprüfung hinterlegter Algorithmen und
ggf. die Übersetzung von Änderungswünschen in ein IT-Pflichtenheft

Deshalb: Fragen Sie gezielt nach, was genau gemeint ist! Und wenn Sie
etwas nicht können, sagen Sie es gleich ehrlich.



Kommunikation – Gründe für Anfragen

•Personalabteilung oder Vermittler sollen üben, Interviews zu führen – dafür ist jedes
Übungsobjekt recht, auch Sie
•Der Kunde hat sich bereits für jemand anders entschieden, will bei dem aber den Preis
drücken und sucht deshalb günstigere Anbieter
•Der Kunde will eigenen Mitarbeitern Dampf machen und erschreckt sie deshalb mit der
Option, Externe einzusetzen
•Eine Führungskraft beim Kunden hätte gerne einen Externen, hat aber noch kein Budget und
will mal ausloten, was geht
•Der Kunde sondiert regelmäßig den Markt, was an Externen so herumläuft
•Ein Interimsmanager, der beim Kunden im Einsatz ist, will sich ein eigenes Netzwerk
aufbauen und prüft die Möglichkeiten einer eigenen Agentur
•Ein Interimsmanager, der beim Kunden im Einsatz ist, prüft seine eigenen Mitbewerber
•Jemand hat Langeweile und möchte sich unterhalten, zur Not auch mit einem
Interimsmanager
•Es gibt tatsächlich ein Projekt mit einem Budget


Kommunikation – Gründe für Anfragen (Grafik)
Quelle: eigene
Zahlen



Kommunikation – Wie erkennt man unwirtschaftliche Anfragen?

Prinzipiell oft erst einmal gar nicht, mit wachsender Erfahrung nach
Instinkt.

Eine bewährte Frage ist „gibt es denn schon ein freigezeichnetes
Budget?“ Wenn die Antwort „nein“ ist, oder die Pause auf der
anderen Seite auffallend lang oder kurz ist, gibt es sehr
wahrscheinlich noch kein Budget.

Als Neuling auf dem Markt schadet es auch nicht, mit wirtschaftlich
unsinnigen Anfragen Erfahrungen zu sammeln.

!
E !!
FAK



Kommunikation – Das Gegenteil ist wahr

Aufgrund irgendeiner seltsamen Funktion des menschlichen Gehirns neigen Menschen dazu,
Dinge besonders vehement zu behaupten, wenn das Gegenteil wahr ist. Je nachdrücklicher
also jemand eine Aussage betont, desto eher denke ich an vorbeugende Schutzmaßnahmen.

Kunde sagt… Ich denke…
„Sie werden sehen, wir sind ABSOLUT Oh je, habe ich genug auf dem Konto, um
zuverlässig und schnell im Bezahlen unserer sechs Monate zu überbrücken und meinem
Rechnungen!“ Anwalt einen Vorschuss zu zahlen?
„Darauf können Sie sich 100% verlassen!“ Das kann ich 100% vergessen

„Bei uns ist alles extrem harmonisch.“ Wo ist meine Kevelaer-Weste? Schützt die
auch vor Messerstichen in den Rücken?
„Die Anforderungen sind TOP definiert und OK, also totales Chaos. Gibt es eine Option
das Projekt ist TOP vorbereitet!“ auf Verlängerung?

Meine Befürchtungen erfüllen sich nicht immer, aber sehr häufig.



Kommunikation – Kompetenz zeigen durch Fragen

Manch einer glaubt, er demonstriere besonders
viel Kompetenz, wenn er viel von sich und
seinen Erfolgen redet.

Das ist nur eingeschränkt wahr.

An vielen Stellen ist es vorteilhafter, kluge Fragen zu stellen, die
zeigen:

•Ich verstehe das Umfeld des Kunden
•Ich verstehe die Inhalte, Implikationen und Risiken des Projektes
•Ich habe mir im Vorfeld Gedanken gemacht



Kommunikation – Kompetenz zeigen durch Fragen - Beispiele

Hier eine Reihe von möglichen Fragen. Eine längere Liste gibt es auf Anfrage von:
info@vertriebscontroller.com

• „Wer im Unternehmen genau erwartet den größten Nutzen aus diesem Projekt? Ist dies derselbe wie der
Auftraggeber?“
• „Warum wird dieses Projekt gerade jetzt umgesetzt?“
• „Welche Befürchtungen gibt es für den Fall, dass das Problem nicht gelöst wird?“
• „Wer leidet in der gegenwärtigen Situation am meisten, wer verspürt den größten Leidensdruck?“
• „Welche Faktoren kann das Unternehmen nach eigenem Ermessen steuern, welche nicht?“
• „Was müsste getan oder unterlassen werden, damit die Situation schlimmer wird?“
• „Was genau soll der Erfolg des Projektes sein, in messbaren Parametern?“
• „Hat das Unternehmen bereits Erfahrungen mit Externen, wenn ja, welche?“
• „Gibt es bereits eine Vorstellung von groben Meilensteinen?“ „Gibt es jemanden, der vom empfundenen
Problem profitiert?“
• „Ist Widerstand gegen Lösungen zu erwarten? Wenn ja, welcher Art und von wem?“

Nach Anregungen von Stefan Titscher sowie Pütjer & Schnierda



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