SAP Einführung_1

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SAP Einführung_1

  1. 1. SAP Einführung Enterprise Ressource Planning (ERP) Teil 1 München, Dezember 2017
  2. 2. www.pr-ofession.com Was ist ERP • Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet: die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik und IT-Systeme im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Gewährleistet werden sollen ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe. 2
  3. 3. www.pr-ofession.com Was ist SAP • Die Abkürzung SAP stand eigentlich für „Systeme, Anwendungen, Produkte“. • SAP ist eine Software, die Unternehmen bei der Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse hilft. • Heute steht sie vorrangig für das internationale Unternehmen SAP SE, das die Software entwickelt und vertreibt. • Die Software behandelt die Themen: Buchführung Controlling Vertrieb Einkauf Produktion Lagerhaltung und Personalwesen 3
  4. 4. www.pr-ofession.com Was ist SAP • Früher mussten Unternehmen Daten entweder manuell eingeben, was zu Fehlern führen konnte, oder sie mussten ein eigenes System entwerfen, was ein sehr kostspieliger Aufwand ist. Außerdem hatte oftmals jeder Teilbereich ein eigenes Datenbank-System, so dass die einzelnen Datenbanken nicht miteinander kompatibel waren. 4
  5. 5. www.pr-ofession.com Was ist SAP • SAP entwickelte daraufhin eine standardisierte Software, die für die unterschiedlichen Funktionen anwendbar ist. SAP ist eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen. Die klassischen SAP R/3 Module sind im Wesentlichen: – FI/CO (Finance/Controlling) – MM (Materials Management) – SD (Sales and Distribution) – PP (Production Planning) und HR (Human Resources). 5
  6. 6. www.pr-ofession.com Was ist SAP • Diese Module werden inzwischen durch eine Reihe weiterer Produkte zur „SAP Business Suite“ ergänzt. Zu diesen Produkten zählen das SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), SAP SRM (Supplier Relationship Management) sowie SAP PLM (Product Lifecycle Management). 6
  7. 7. www.pr-ofession.com Inhalt • SAP R/3-System • Die wesentlichen Vorteile des R/3-Systems • Den Aufbau des R/3-Systems • Den Ablauf einer typischen R/3-Sitzung • Die Module des R/3-Systems • Die integrierte Verarbeitung von Geschäftsvorfällen • Funktionen und Bilder des Standard R/3-Systems 7
  8. 8. www.pr-ofession.com SAP R/3-System • R/3-System im Überblick • Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System • Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems • Dateneingabe in Felder • Schritte einer R/3-Sitzung • Meldung des R/3-Systems • Hilfefunktionen von R/3 • Suchen nach Daten mit Matchcodes • Arbeiten mit mehreren Anwendungen • Halten und setzen von Daten • Benutzerspezifische Einstellungen für das R/3-System • Arbeiten mit Favoriten und Verknüpfungen • Erstellen von Listen und Auswertungen • Drucken von Listen 8
  9. 9. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick • Das R/3-System ist ein integriertes System. Das bedeutet – das die Daten der einzelnen Bereiche des Unternehmens zusammenhängen und weitergegeben werden. – Das alt- & Fremdsysteme nahtlos an das R/3-System integriert und angeschlossen werden können • Einsatzgebiet Mittelständische- & Großunternehmen • Anwendungsbereiche: Umfasst die Themen Logistik, Rechnungswesen & Personalwirtschaft • Anwendungsbereiche gliedern sich in einzelne Module Logistik  SD Vertrieb & Materialwirtschaft Rechnungswesen  FI Finanzwesen & CO Controlling 9
  10. 10. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick - Integration 10
  11. 11. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick - Beispiel 1. Sie erfassen einen Kunden Auftrag 2. Nach dem speichern der Daten führt das R/3 System automatisch alle notwendigen Schritte aus, um den Auftrag pünktlich ausliefern zu können 1. Es erfolgen Bestellungen für die notwendigen Rohmaterialien 2. Es werden Fertigungsaufträge erzeugt 3. Es erfolgt die Finanzplanung 4. Oder die Lieferung der Ware wird angestoßen, wenn sie sich auf dem Lager befindet 3. Bei allen Vorgängen, bei denen Materialien im Spiel sind, werden Mengen und Werte im R/3-System parallel geführt 1. Die Buchung von Warenausgängen führt nicht nur zu einer Änderung der Bestandsmengen, sondern immer auch zu einer Änderung der Werte in der Buchhaltung 2. Auf diese Weise sind jederzeit exakte Informationen z. B. über den Lagerbestand und den Wert der Materialien abrufbar 4. Die Verarbeitung der Daten verläuft in Echtzeit 11
  12. 12. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick - Beispiel 12
  13. 13. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Integration Vorsicht • Sie arbeiten im R/3-System in Echtzeit. • Das bedeutet wenn Sie sich beim Erfassen eines Auftrages vertippen oder bei der Mengeneingabe irren dann hat es Auswirkungen auf den gesamten Prozess • Wenn Sie einen solchen Prozess einmal angestoßen haben, können Sie ihn meistens nur schwer oder gar nicht mehr stoppen • Meist ist eine Storno Funktion die Lösung und in den meisten Fällen haben Sie keine Berechtigung dafür • Sie können unmöglich das ganze R/3-System beherrschen. Vielmehr konzentrieren Sie sich auf den Teil den Sie erledigen müssen 13
  14. 14. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Integration 1. R/3-System hilft Ihnen bei allen Transaktionen. Dazu gehören 1. Planung 2. Eingabe 3. Analyse 4. Dokumentation 2. Sie können viele Sachverhalte grafisch übersichtlich darstellen z. B. Analyse der Umsatzzahlen eines Vertriebskanals 3. Das R/3ist ein Online System und damit für das interaktive Arbeiten am Bildschirm konzipiert 4. Sie können Daten als Grafiken oder Berichte drucken. Dadurch werden handelsrechtliche Vorschriften wie z. B. periodische Druck der Buchhaltungs- Unterlagen erfüllt 14
  15. 15. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Integration 1. Die Aufgaben im R/3-System werden von mehreren Computern ausgeführt die miteinander verbunden sind 2. Dabei übernehmen leistungsstarke Server die Speicherung der Daten und die Ausführung der Programme 3. Die Präsentation (die Ein- und Ausgabe der Daten an den Arbeitsplätzen) erfolgt auf personal Computer über das grafische User-Interface (UI) SAP-GUI 4. Diese Mehrschichtige Konfiguration wird auch Client/Server-Architektur genannt 15
  16. 16. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Integration 16
  17. 17. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Integration - Zusammenfassung 17 • Das R/3-System umfasst die Anwendungsbereiche: – Logistik – Rechnungswesen – Personalwirtschaft • R/3 ist ein integriertes System. Die Verarbeitung der Daten erfolgt in Echtzeit • In einem Typischen R/3-System werden die Aufgaben von mehreren Computern ausgeführt. Die Präsentation erfolgt an den einzelnen Arbeitsplätzen über das SAP GUI • Diese mehrschichtige Konfiguration heißt Client/Server-Architektur
  18. 18. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System • Mandant • Schulungsmandant • Buchungskreise • Modulspezifische Strukturen • Strukturen des Finanzwesen • Strukturen des Controlling • Strukturen der Materialwirtschaft 18
  19. 19. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Mandant • An der Spitze der R/3-Struktur stehen die Mandanten • Jeder Mandant im R/3-System besitzt eine Vielzahl von Parametern und Einstellungen, die für alle untergeordneten Organisationsstrukturen gültig sind • Bei der Systemeinführung wird eine dreistellige Nummer an den Mandanten vergeben. Unser Beispielmandant „Stahl & Eisen“ hat die Nummer 100 • In dem System kann es mehrere Mandanten geben • Der Schulungsmandant ist der wichtigste Mandant für Sie!! • Im Schulungsmandanten sind die gleichen Funktionen und Einstellungen verfügbar wie im Produktiven System. In diesem Mandanten können Sie üben • Ihre Eingaben im Schulungsmandanten haben keinen Einfluss auf die wirklichen Bedingungen 19
  20. 20. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Mandant 20
  21. 21. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Buchungskreise • Unterhalb des Mandanten liegen die Buchungskreise • Jeder Buchungskreis entspricht einer selbständig bilanzierten Firma • Zu unserem Mandanten gehören der Buchungskreis 0001 Stahl KG und der Buchungskreis 0002 Eisen KG (im Kurs arbeiten wir nur mit Buchungskreis 0001) • Die Mandanten und Buchungskreise werden von allen R/3-Modulen verwendet 21
  22. 22. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Buchungskreis 22
  23. 23. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Modulspezifische Strukturen • Der Buchungskreis Stahl KG wird also sowohl  Im Modul FI-Finanzwesen  Im Modul MM-Materialwirtschaft  Und auch im Modul Personalwirtschaft mit der Nummer 0001 angesprochen • Die Organisationsstrukturen unterhalb der Buchungskreise spiegeln die Anforderungen der Fachabteilungen bzw. der R/3-Module wieder 23
  24. 24. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System – Strukturen des Finanzwesen • Der Buchungskreis Stahl KG wird  Im Modul FI-Finanzwesen  Hier liegen unter den Buchungskreisen die Geschäftsbereiche. Sie werden eingesetzt um die einzelnen Niederlassungen wirtschaftlich gesondert zu halten.  Zudem werden Mahnbereiche und Kreditkontrollbereiche hinterlegt wenn sie nicht zentral abgewickelt werden 24
  25. 25. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Strukturen des Finanzwesen 25
  26. 26. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Strukturen des MM-Materialwirtschaft • Der Buchungskreis Stahl KG wird  Im Modul MM-Materialwirtschaft  Werden die produzierenden Teile eines Unternehmens als Werke abgebildet  Ein Werk kann auch Dienstleistungen anbieten  Die Materialbestände werden auf Ebene der Lagerorte verwaltet  Diese Ebene liegt in der Struktur unterhalb der Werke 26
  27. 27. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -Strukturen des MM-Materialwirtschaft 27
  28. 28. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -Strukturen des Controlling • Der Buchungskreis Stahl KG wird also sowohl  Im Modul Controlling  Die organisatorische Einheit des Controllings ist der Kostenrechnungskreis  In unserem Beispielmandanten 100 wird der Kostenrechnungskreis STA verwendet. Er umfasst die beiden Buchungskreise 0001-Stahl KG & 0002-Eisen KG  In der Struktur liegt der Kostenrechnungskreis oberhalb der Buchungskreise  Da die Verwendung von Kostenrechnungskreisen nicht zwingend ist, besteht keine unmittelbare Verbindung zum Mandanten 28
  29. 29. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Strukturen des Controlling 29
  30. 30. www.pr-ofession.com Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Modulspezifische Strukturen • Durch die feinen Strukturen innerhalb der einzelnen Module ist das R/3-System in der Lage, nahezu alle Strukturen und Prozesse, die in einem Unternehmen notwendig sind, entsprechend abzubilden 30
  31. 31. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Organisationsstrukturen - Zusammenfassung 31 • Die Struktur eines Unternehmens wird durch R/3-spezifische Organisationsstrukturen abgebildet • An der Spitze der Struktur stehen die Mandanten. Darunter liegen die Buchungskreise • Mandanten und Buchungskreise gelten für alle R/3-Module • Jedes R/3 Modul verwendet eigene Organisationsstrukturen, die der jeweiligen Anwendung angepasst sind
  32. 32. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems • Das SAP Fenster • Arbeiten mit den Feldern • Eine R/3 Sitzung • Systemmeldungen • Die Hilfefunktionen des R/3-Systems • Kennwort ändern 32
  33. 33. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster 33 • Das SAP-Fesnter ist die zentrale Arbeitsoberfläche, die Sie während der gesamten Arbeit mit R/3 vor sich haben • Das SAP-Fenster erscheint nachdem Sie sich anmelden
  34. 34. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Der obere Bereich des SAP-Fensters ist das Bildbanner 34 • Es gliedert sich in Menüleiste • Und in die Systemfunktionsleiste
  35. 35. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Im Oberen Teil ist die Schaltfläche zum öffnen des Systemmenu 35 • Rechts befinden sich die Schaltflächen zum vergrößern und verkleinern des Fensters & zum schließen der Anwendung • In diesem Bereich der Menüleiste befinden sich die Menüs zum Arbeiten mit der aktuellen Anwendung
  36. 36. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • In Menüs gibt es 3 unterschiedliche Arten von Einträgen: 1- Einträge ohne Kennzeichen – Das System führt den Befehl sofort aus 2- Einträge mit einem Dreieck – Ein weiteres Menü erscheint 3- Einträge mit 3 Punkten ... – Ein Dialogfenster erscheint • Die Struktur und Bedienung der Menüs sind in allen Anwendungen gleich. Die Einträge verändern sich je nach Anwendung 36
  37. 37. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Im Einstiegsmenü SAP Easy Access sind in der Menüleiste Einträge für das Arbeiten mit Menüs oder für das Arbeiten mit Favoriten 37
  38. 38. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • In einer Anwendung enthält die Menüleiste z. B. Einträge, mit der Sie innerhalb der Anwendung navigieren oder verwandte Funktionen aufrufen können 38
  39. 39. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Nur die beiden Einträge „System“ und „Hilfe“ und die Symbole im oberen Bereich werden immer angezeigt. 39
  40. 40. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste. Mit ihr werden Standard-Funktionen ohne den Umweg über ein Menü gestartet. 40 • Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste. Mit ihr werden Standard-Funktionen ohne den Umweg über ein Menü gestartet.
  41. 41. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster – Bedeutung der Symbole 41
  42. 42. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster – Bedeutung der Symbole 42
  43. 43. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster – Bedeutung der Symbole 43 Neben der Bedeutung des Symbols zeigt Ihnen das R/3-System auch immer die Taste oder die Tastenkombination an, mit der Sie eine Funktion starten können
  44. 44. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • In der Titelleiste sehen Sie bei vielen Anwendungen den Namen der Anwendung 44 • Unterhalb der Titelleiste befindet sich die Anwendungsfunktionsleiste • Hier lassen sich wie bei der Systemfunktionsleiste häufig benutzte Funktionen direkt starten. Der Inhalt hängt von der aktuellen Anwendung und des aktuellen Bildes ab. Im Bild Bestellanforderung sind es 6 Symbole
  45. 45. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Im Bild Kreditorenverzeichnis werden dagegen diese Symbole gezeigt 45 • Auch zur Funktion der Symbole und Drucktasten in der Anwendungsfunktionsleiste können Sie Informationen anzeigen lassen, wenn Sie den Mauszeiger einen Moment über dem Symbol oder der Drucktaste stehen lassen
  46. 46. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Mit der Rechten Maustaste können Sie ein Kontext-Menü öffnen, aus dem Sie ebenfalls häufig benutzte Funktionen starten können Abhängig vom Objekt das Sie anklicken 46
  47. 47. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Mit der Rechten Maustaste können Sie ein Kontext-Menü öffnen, aus dem Sie ebenfalls häufig benutzte Funktionen starten können Abhängig vom Objekt das Sie anklicken 47
  48. 48. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Der Arbeitsbereich nimmt den größten Teil des SAP-Fensters ein. Er dient zur Ein- und Ausgabe von Daten 48
  49. 49. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Die Daten werden in Feldern ein- und ausgegeben, die häufig nach logischen Gesichtspunkten optisch in Feldgruppen zusammengefasst sind 49
  50. 50. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Bei einigen Feldgruppen befinden sich auch Symbole und Drucktasten mit denen für die Felder Funktionen gestartet werden können 50 • Über diese Symbole können Funktionen für die einzelnen Positionen der Bestellanforderung aufrufen • Wenn der Platz nicht ausreicht um alle Felder gleichzeitig anzuzeigen, erscheinen rechts oder unten im SAP-Fenster Bildlaufleisten (Blätterleisten) • Anders als in Windows sind hier die Symbole zum verschieben des Fensterinhalts immer doppelt vorhanden.
  51. 51. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • In vielen R/3-Anwendungen wird die Register-Technik angewendet, um zusammengehörende Daten zu strukturieren 51
  52. 52. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Durch anklicken der Registerzunge mit dem Kartentitel wird das entsprechende Register gewechselt 52
  53. 53. www.pr-ofession.com Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems – Das SAP-Fenster • Im unteren Bereich des SAP-Fensters ist die Statusleiste 53 • In der Linken Hälfte zeigt die Leiste den Status oder eine Fehlermeldung • Im Rechten Bereich erscheint durch klicken auf das Symbol drei Statusfelder 1- die Nummer des aktuellen Mandanten 2- Den Namen des Servers 3- Und den Tastaturmodus
  54. 54. www.pr-ofession.com R/3-System im Überblick – Das SAP-Fenster Zusammenfassung 54 • In der Titelleiste und der Statusleiste des SAP-Fensters werden Informationen angezeigt • Um Funktionen über die Systemfunktionsleiste oder die Anwendungsfunktionsleiste zu starten durch klicken auf das entsprechende Symbol • In vielen Bildern kann man weitere Funktionen über die Tastatur oder über das Kontextmenü starten
  55. 55. www.pr-ofession.com Rabieb Al Khatib Persönliche Daten: geb. 30.09.1971 in Irbid, Jordanien Telefon: +49 (0) 160 89 62 401 E-mail: ra@pr-ofession.com In München seit 1993 Berufserfahrung 2012 – heute Projektmanager, Berater Business Development & Software Solution 2004 – 2011 Investmentbank HVB - Unicredit Group München // LBBW Stuttgart 2000 – 2004 Selbständig Catering & Event Agentur Ausbildung 2007 Dipl. PR Fachberater DAPR – BAW München 2002 Fachberater Marketing, Messe & Veranstaltungswesen – CBZ München 55

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