Planung und Steuerung                                                                        D 1.2                        ...
D 1.2                                                                Planung und SteuerungStrategie und Entwicklung       ...
Planung und Steuerung                                                                      D 1.2                          ...
D 1.2                                                                       Planung und SteuerungStrategie und Entwicklung...
Nächste SlideShare
Wird geladen in …5
×

Patrick S. Föhl: Die Machbarkeitsstudie im öffentlichen Kulturbereich

667 Aufrufe

Veröffentlicht am

0 Kommentare
0 Gefällt mir
Statistik
Notizen
  • Als Erste(r) kommentieren

  • Gehören Sie zu den Ersten, denen das gefällt!

Keine Downloads
Aufrufe
Aufrufe insgesamt
667
Auf SlideShare
0
Aus Einbettungen
0
Anzahl an Einbettungen
1
Aktionen
Geteilt
0
Downloads
6
Kommentare
0
Gefällt mir
0
Einbettungen 0
Keine Einbettungen

Keine Notizen für die Folie

Patrick S. Föhl: Die Machbarkeitsstudie im öffentlichen Kulturbereich

  1. 1. Planung und Steuerung D 1.2 Strategie und EntwicklungDie Machbarkeitsstudie im öffentlichenKulturbereich„Sorgfaltspflicht“ vor der Realisierung von Veränderungs-maßnahmen und großen Projektvorhaben Patrick S. FöhlDer folgende Beitrag behandelt wichtige Details und Schritte zur Erstellung einer so genannten„Machbarkeitsstudie“. Vor größeren Veränderungen bzw. Investitionen sollte im Vorhinein ausführ-lich und gesamtheitlich geprüft werden, ob die formulierten Ziele sowie Wünsche tatsächlich mitder ausgewählten Maßnahme zu erreichen sind oder zumindest erreichbar scheinen und welche –u. a. inhaltlichen und finanziellen – Anforderungen auf die Beteiligten zukommen. Wurden bislangvorwiegend einzelne Messinstrumente eingesetzt, die nur Licht auf ausgewählte Bereiche einesGesamtvorhabens werfen konnten, eignet sich die Anfertigung einer „Machbarkeitsstudie“, ummöglichst viele Erkenntnisse über wahrscheinliche Entwicklungen eines Projektes zu gewinnen.Realisiert wird diese „Gesamtsicht“ durch die gezielte Anwendung eines Methoden-Mixes, mitdem der Versuch unternommen wird, möglichst interdependent alle zentralen Fragen und Heraus-forderungen in einem Gesamtbild abzuformen.Gliederung Seite1. Einleitung 21.1 Warum eine Machbarkeitsstudie im Vorhinein? 21.2 Die „Machbarkeitsstudie“ im Detail 32. Durchführung einer Machbarkeitsstudie 52.1 Der richtige Augenblick und wichtige Grundlagen 52.2 Prozessablauf einer Machbarkeitsstudie 72.3 Organisation und Team „Machbarkeitsstudie“ 92.4 Zentrale Fragen und ausgewählte Methoden zur Durchführung einer Machbarkeitsstudie 102.5 Der Machbarkeitsbericht 133. Prozess- und Praxisbeispiele 153.1 Machbarkeitsstudie bei „Kulturfusionen“ 153.2 Praxisbeispiel für die Gliederung und Inhalte einer Machbarkeitsstudie 174. Resümee 18 1
  2. 2. D 1.2 Planung und SteuerungStrategie und Entwicklung 1. Einleitung 1.1 Warum eine Machbarkeitsstudie im Vorhinein?Herausforderungen Angesicht der aktuellen Herausforderungen im öffentlichen Kulturbe-im öffentlichen reich werden zunehmend nachhaltige Veränderungsmaßnahmen (z. B.Kulturbereich intensive Kooperationen und rechtliche Verselbstständigungen) und große Projekte (z. B. „Blockbuster“-Ausstellungen) umgesetzt, um weiter handlungsfähig zu bleiben oder sich z. B. auf neue Rezeptions- bedürfnisse auszurichten. Dabei müssen diese Maßnahmen in Arbeits- situationen umgesetzt werden, die häufig durch eine geringe Kontinui- tät hinsichtlich der (öffentlichen) Finanzierungsgrundlage geprägt sind. Zudem steigt aufgrund der sich rasch wandelnden Arbeits- und Lebenssituationen sowie den damit wachsenden Anforderungen an das Know-How und die Flexibilität der beteiligten Akteure die Komplexi- tät der gesamten Arbeits- sowie Planungssituationen.Bislang nur Einzelmaß- Kultureinrichtungen und Kulturakteure müssen diesen immensen Her-nahmen um Chancen ausforderungen mit immer neuen Verfahren in der täglichen Arbeitund Risiken auszuloten begegnen, um das Überleben ihrer Betriebe und Projekte weitestge- hend sicherzustellen. Dazu zählen bspw. Projektmanagementtechniken und ein profundes Controlling. Allerdings reichen diese Maßnahmen nicht aus, wenn es darum geht, die Chancen und Risiken einer großen Veränderungsmaßnahme bzw. eines kostenintensiven Kulturprojektes im Vorhinein einschätzen zu können. Häufig wurden bislang vor um- fangreichen Maßnahmen Wirtschaftlichkeitsanalysen oder Stärken-/ Schwächenanalysen durchgeführt. Auch wenn diese Aktivitäten grundsätzlich zielführend waren, so ermöglichte diese Auswahl bzw. die Betrachtung einzelner Projektfelder nur den Blick auf einen be- schränkten Teil der Gesamtmaßnahme.Umfangreiche Deswegen sollte vor jeder größeren Veränderung bzw. Investition imÜberprüfung Vorhinein (ex ante) ausführlich und gesamtheitlich geprüft werden, obim Vorhinein die formulierten Ziele und Wünsche tatsächlich mit der ausgewählten Maßnahme zu erreichen sind oder zumindest erreichbar scheinen und welche – u. a. inhaltlichen und finanziellen – Anforderungen auf die Beteiligten zukommen. Dazu eignet sich die Anfertigung einer so genannten „Machbarkeitsstudie“, vor allem wenn das Vorhaben offen- sichtlich mit erheblichen Risiken verbunden ist (z. B. wenn der Exis- tenzerhalt von der geplanten Maßnahme abhängig ist) oder die Anfor- derungen als grenzwertig zu beurteilen sind (z. B. heikle politische Ziele).„Böses Erwachen“ Machbarkeitsstudien tragen dazu bei, ein „böses Erwachen“ im Nach-verhindern hinein zu verhindern, wie folgende Beispiele – im negativen Sinne – eindringlich belegen:2
  3. 3. Planung und Steuerung D 1.2 Strategie und Entwicklung• Nach einer Theaterfusion wurde mangels Machbarkeisstudie erst in der Nachfusionsphase festgestellt, dass die Bühnenmaße und -anforderungen der verschmolzenen Theater derart unterschiedlich waren, dass nur geringe Synergien zu erzielen waren. So mussten für eine Produktion fast zwei komplette Bühnenbilder angefertigt werden. Damit war von Anbeginn ein zentrales Fusionsziel, Syner- gien in diesem Bereich zu erzielen, obsolet. Mit den Erkenntnissen einer vorab durchgeführten Machbarkeitsstudie wäre die Fusion anderweitig konfiguriert (z. B. nur Teilfusion) oder möglicherweise gar nicht durchgeführt worden.• Mehrfach konnte in den letzten Jahren die Realisierung von Neu- bauten im Kulturbereich beobachtet werden, für die erst während der Bauphase ein konkretes Finanzierungskonzept für den an- schließenden Betrieb erarbeitet wurde. Oft fehlten dann ausrei- chende Mittel für zusätzlich benötigtes Personal, Unterhaltskosten u. v. m. Dieser Missstand hätte durch die frühzeitige Anfertigung einer gesamtheitlichen Machbarkeitsstudie verhindert und die Fi- nanzierungsfrage bereits frühzeitig thematisiert werden können.1.2 Die „Machbarkeitsstudie“ im Detail „Wenn ich wenig Zeit habe, nehme ich mir viel davon am Anfang.“ Ruth C. Cohn1Die Machbarkeitsstudie, häufig auch in englischer Sprache als „Feasi- Vorstudie zu Sinn undbility Study“ gebräuchlich, findet ihren Ursprung im Projektmanage- Durchführbarkeitment und wird dort nach DIN 69905 unter dem Begriff der „Projekt-studie“ geführt. Die Studie wird in der Anfangsphase eines Projekteserstellt und dient im Wesentlichen der „Machbarkeitsüberprüfung“ vorder tatsächlichen Durchführung eines Projektes. Mit der „Vorstudie“sollen verbindliche Aussagen zur Durchführbarkeit getroffen, die Er-reichbarkeit gesteckter Ziele gemessen bzw. geschätzt und Risikenaufgedeckt werden. Ein weiterer, zentraler Nutzen ist die Ableitungkonkreter Handlungsanweisungen für den anschließenden Manage-mentprozess und die Legitimation des Vorhabens gegenüber mögli-chen Skeptikern. Wie in der Einleitung bereits dargelegt, findet dieMachbarkeitsstudie auch außerhalb des klassischen Projektmanage-ments vielfach Anwendung.Zu Beginn eines Projektes ist das Wissen um den tatsächlichen Inhalt Zu Beginn einesund zu den daraus resultierenden Lösungen im Verlauf der Maßnahme Projektes ist dasnoch verhältnismäßig gering. Ebenso lauern besonders am Anfang Wissen geringeines Vorhabens große Risiken, die oft nicht erkannt bzw. unterschätztwerden.2 Eine Machbarkeitsstudie sollte deswegen allein schon wegender Risikoabwehr bzw. -einschätzung durchgeführt werden. Eine 3
  4. 4. D 1.2 Planung und SteuerungStrategie und Entwicklung Machbarkeitsstudie kann folglich durchaus zu einem Projektabbruch oder der Neuformulierung von Projektzielen führen, wenn die vorab gesetzten Ziele auf dem anvisierten Weg nicht realistisch erscheinen. Das verhindert den Einsatz von – den ohnehin knapp bemessenen Ressourcen – für aussichtlose Projekte. Eine Konfiguration (z. B. Ein- führung einer anderen Rechtsform, als ursprünglich geplant) oder ein Abbruch kann bspw. darauf zurückgeführt werden, dass zu wenig Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen, die vorhandenen Strukturen nicht für das geplante Vorhaben ausgelegt sind (allesamt „hard facts“) oder die Projektmitarbeiter („soft facts“) nicht miteinander arbeiten können bzw. wollen.Mögliche Untersu- Die folgende Checkliste offeriert einen ausgewählten Überblick, wel-chungsgegenstände che Punkte in einer Machbarkeitsstudie einen Untersuchungsgegens- tand bilden (können). Selten werden tatsächlich alle Kriterien bzw. Maßnahmen abgearbeitet. Die Intensität und der Inhalt sind für jedes Vorhaben individuell nach Bedarf sowie Informations- und Ressour- cenlage zu bestimmen. Mögliche Inhalte einer Machbarkeitsstudie Bestandsaufnahme des aktuellen Zustands/Sachstands der beteiligten Organisation(en) mit Fo- kus auf das anvisierte Projekt Überprüfung des veranschlagten Zeitrahmens für das Projekt Zielanalyse, soweit möglich (ebenso Präzisierung, Streichung und ggf. Definition weiterer Ziele); z. B. „trägt das Projekt tatsächlich zur Besucher- und Mitarbeiterorientierung bei?“ Reflexion der Problemstellung (werden tatsächliche Probleme oder nur Symptome betrachtet) und des Bedarfs für das geplante Vorhaben Technische, strukturelle und künstlerische (lässt sich das Projekt mit unserer künstlerischen Mis- sion vereinbaren?) Machbarkeit Know-how Überprüfung (werden bspw. weitere Kooperationspartner für das Projekt benötigt?) Aufdeckung weiterer, möglicherweise besserer Lösungswege für die Realisierung des geplanten Vorhabens Politische Machbarkeit (u. a. sind die Ziele vertret- und durchsetzbar) Hinweise für das anschließende Management (u. a. Methodenauswahl, Meilensteine, Projektor- ganisation und Ablauf) Wirtschaftlichkeitsprüfung Auswahl und/oder Identifikation zu analysierender Machbarkeitskriterien (z. B. Struktur, Personal, Arbeitsabläufe und Umfeld)Checkliste D 1.2-1 Mögliche Inhalte einer Machbarkeitsstudie34

×