Das Dokument behandelt effektives Zeitmanagement mit Fokus auf Planung, Delegation und Prioritäten. Es werden Prinzipien wie das Pareto-Prinzip und die Eisenhower-Methodik vorgestellt, um Aufgaben in Prioritätenklassen zu ordnen und die Tagesplanung zu optimieren. Besonders betont wird die Bedeutung der "stillen Stunde" für die konzentrierte Bearbeitung wichtiger Aufgaben.

1. Electronic System Concepts
ESC
ESC Electronic System Concepts GmbH
Industriering 7, D-63868 Grosswallstadt, Germany
Email: info@esc-electronics.de
http://www.esc-electronics.de
Thomas Wöhlke:
Zeit-Management

2. Electronic System Concepts
ESC
• Gewinn durch Planung
• Delegation und Prioritäten
• Leistungskurve
• Tagesplanung
Zeitmanagement

3. Electronic System Concepts
ESC 1. Zeitgewinn durch Planung
Weniger Planung:
Mehr Planung:
Zeitgewinn
Zeit für die
Planung
Benötigte Zeit für die Durchführung
Benötigte
Zeit
für die
Durchführung
Zeit für die Planung

4. Electronic System Concepts
ESC
Das Pareto-Prinzip. Die 80 : 20-Regel
1. Zeitgewinn durch Planung

5. Electronic System Concepts
ESC 1. Zeitgewinn durch Planung
Wertanalyse der Zeitverwendung

6. Electronic System Concepts
ESC
Aufgaben in Prioritätenklassen einordnen:
A) Wichtigste Aufgaben einer Führungskraft, für die Erfüllung
der Funktion von höchstem Wert, nicht delegierbar.
B) Durchschnittlich wichtig, delegierbar.
C) Geringe Bedeutung: z.B. Papierkram, Lesen,Verwaltungskram
Aufgaben-Planung in der Praxis (Empfehlung):
• nur 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Std.)
• weitere 2 - 3 B –Aufgaben (ca. 1 Std.)
• Rest für C-Aufgaben (ca. 45 Minuten)
1. Zeitgewinn durch Planung

7. Electronic System Concepts
ESC 2. Delegation und Prioritäten
Delegation: Das Eisenhower-Prinzip
Wichtigkeit
Dringlichkeit
B-Aufgaben
Terminieren oder
Delegieren
A-Aufgaben
Sofort erledigen
„Papierkorb“ C-Aufgaben
delegieren

8. Electronic System Concepts
ESC 2. Delegation und Prioritäten
Fünf Regeln zur Prioritätensetzung:
1. Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto)
2. Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen
3. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden.
4. Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit.
5. Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten.

9. Electronic System Concepts
ESC 2. Delegation und Prioritäten
Anwenden der ABC - Analyse auf die eigene Zeitplanung:
3. Auflisten Sie aller Tätigkeiten und Aufgaben für einen Planungszeitraum:
untereinander, jeweils eine Zeile pro Tätigkeit.
5. Ordnen der Aufgaben:
Aufgaben und Tätigkeiten, die einen großen Beitrag zum Gesamtergebnis
leisten, stehen oben. Dringlichkeit spielt dabei keine Rolle.
7. Aufgaben durchnummerieren.
9. Sortieren / Bewerten dieser Tabelle mit ABC-Analyse:
Erste 15 % der Tätigkeiten sind A - Aufgaben.
Die nächsten 20 % sind B - Aufgaben.
Der Rest der Liste sind C - Aufgaben.
11. Für A - Aufgaben 65 %, für B - Aufgaben 20% und für
C - Aufgaben 15 % der Zeit einplanen.

10. Electronic System Concepts
ESC 3. Leistungskurve
=> Wichtige Dinge (A-Aufgaben) sollten am Vormittag erledigt werden.
Sie fallen zu diesem Zeitpunkt leichter.

11. Electronic System Concepts
ESC 4. Tagesplanung
Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, muss
auf den Folgetag übertragen werden.
Nachkontrolle – Unerledigtes
übertragen.
Was realistischerweise an einem Tag nicht zu
erledigen ist, muß verschoben, delegiert oder
gestrichen werden.
Entscheidungen über Prioritäten,
Kürzungen und
Delegationsmöglichkeiten treffen.
50 : 50 Regel: Verplanbare Arbeitszeit 50 Prozent;
Zeitreserven auch etwa 50 Prozent (Puffer für
Unvorhergesehenes, Störungen, kreative Dinge,
soziale Kommunikation)
Pufferzeiten für unvorhergesehene
Ereignisse einplanen.
Notieren Sie hinter jeder Aktivität den geschätzten
Zeitbedarf.
Zeitlimits setzen: Es soll ein Druck entstehen, diese
Vorgabe auch einzuhalten.
Länge der Tätigkeiten bestimmen.
Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit.
Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag.
Alle Aufgaben, Aktivitäten und
Termine aufschreiben

12. Electronic System Concepts
ESC 4. Tagesplanung
Dauernde Störungen Unterbrechungen in der Arbeit :
=> „Sägezahneffekt“:
Nach einer Störung ist Zeit und Mühe nötig, bis man sich wieder in die
Arbeit eingearbeitet hat.
=> Zeitverlust.

13. Electronic System Concepts
ESC
= > Die "Stille Stunde"
pro Tag mindestens eine "Stille Stunde"
ohne Störung einrichten:
•Man ist in dieser Zeit einfach nicht da.
•Eingehende Telefonanrufe werden per Rückruf erledigt.
•Die Stille Stunde legt man am besten auf die störarme Zeit
•innerhalb des Tages.
Die "Stille Stunde" eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben.
4. Tagesplanung

14. Electronic System Concepts
ESC
Beispiel:
4. Tagesplanung

15. Electronic System Concepts
ESC
... Ende

16. Electronic System Concepts
ESC ... Kleines Fazit ;-))