Workshop des Ehrenamtsservive Siegen-Wittgenstein für Vereinsarchive

1. Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 14. April 2016

2. Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Aufgaben des Archivs
• Raum- und Klimabedingungen
• Erhaltung des Archivguts
• Erhaltung des digitalen Archivguts
• Nutzung
• Literatur/Links/Kontakt
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein2

3. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein3
Allgemeine Einführung
„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013

4. Definition:
„Archive sind Einrichtungen, deren Aufgabe
die systematische Übernahme, Erfassung,
Ordnung, dauerhafte Aufbewahrung und
Erschließung von Schrift-, Bild- und
Tonträgern sowie elektronischen
Speichermedien ist.“
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Allgemeine Einführung

5. Funktion des Archivs:
• 1) Rechtssicherheit
• 2) Öffentlichkeitsarbeit:
Dokumentation der Vereinsgeschichte
• 3) Identifikationsfaktor für den Verein über
die Geschichte
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Allgemeine Einführung

6. Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch eine/n
Archivar/in
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Allgemeine Einführung

7. Aufgaben des Archivs:
• Sichtung der vorhandenen Unterlagen
• (Zeitaufwand: 1 Woche)
• Vernichtung der überflüssigen Unterlagen
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Erstellung eines Findverzeichnisses
• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung
und Auswertung
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Allgemeine Einführung

8. Ressource Raum:
• möglichst zentrale Lagerung:
- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material in der Größenordnung eines
Regalmeters
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Allgemeine Einführung

9. Archivischer Super-“Gau“:
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
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Allgemeine Einführung

10. • Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und
Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
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Sichtung der vorhandenen Unterlagen

11. • Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein11
Sichtrung der vorhandenen Unterlagen

12. • Doppelexemplare,
• Rechnungsbelege (können nach 10
Jahren weggeworfen werden),
• Dokumente anderer Organisationen,
Verbände und Institutionen, wenn sie nur
zur Kenntnisnahme zugeschickt
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Vernichtung der überflüssigen
Unterlagen

13. • Exkurs: Paläographie
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Ordnung und Verzeichnung

14. • Exkurs: Paläographie
• Drei Tipps:
- 1) Buchstaben schreiben
- 2) Komplizierte Wörter von hinten lesen
- 3) Üben, Üben, Üben
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Ordnung und Verzeichnung

15. • Analyse der vorhandenen Unterlagen
• Beispiel-Gliederung:
1. Vereinsgründung
2. Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen
3. Protokolle
4. Vorstands- und Mitgliederlisten
……..
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Ordnung und Verzeichnung

16. • Archivgutbeschreibung:
- Gliederungspunkt
- eindeutige Signatur
- Titel
- Laufzeit
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Ordnung und Verzeichnung

17. • Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
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Ordnung und Verzeichnung

18. • Beispielliste:
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Ordnung und Verzeichnung

19. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein19
Raum- und Klimabedingungen

20. • Schutz gegen:
- Wasser, Feuer
- Vandalismus
- „Diebstahl“
- Tageslicht
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Raum- und Klimabedingungen

21. • Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Staubfrei
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
tolerierbar
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Raum- und Klimabedingungen

22. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein22
Erhaltung des Archivguts

23. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein23
Erhaltung des Archivguts

24. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein24
Erhaltung des Archivguts

25. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein25
Erhaltung des Archivguts

26. • Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• - Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
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Erhaltung des Archivguts

27. • Versicherung?
- nur: Wiederherstellungskosten nach einem
Schadensfall
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Erhaltung des Archivgutes

28. • Ordnerstruktur (wie analog)
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Erhaltung des digitalen Archivguts

29. Erhaltung des digitalen Archivguts
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30. Erhaltung des digitalen Archivguts
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein30

31. • Formate:
Standard:
- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
- Bilder: TIFF (+ jpeg für Webauftritt)
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Erhaltung des digitalen Archivguts

32. • Möglichst unkomprimiert:
- Audio: WAV
- Filme: mp4
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Erhaltung des digitalen Archivguts

33. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein33
Erhaltung des digitalen Archivguts

34. 13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein34
Nutzung

35. • allen Interessenten Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
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Nutzung

36. • Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN
3-933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann;
Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen
Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl.,
2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.
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Literaturtipps:

37. • http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stori
es/files/tipps2.pdf
• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/leb
endiges-vereinsarchiv/sinn-und-zweck-
eines-lebendigen-vereinsarchivs/
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshil
fen/Vereinsarchiv.pdf
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein37
Linktipps:

38. • http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grundla
gen-der-archivierung
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Fach
informationen/versicherung
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_Nor
drhein-Westfalen
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergange
nheit-fr-die-zukunft-sicherung-der-
vereinsgeschichte-im-archiv
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein38
Linktipps:

39. • Universität Zürich:
http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php
• Digitale Schriftkunde der staatlichen
Archive Bayerns:
http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftku
nde/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergan
genheit-fr-die-zukunft-festschrift-und-
chronik
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein39
Linktipps:

40. • Bei Rückfragen:
• Thomas Wolf
• Telefon: 0271/333 15 10
• E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
• Blog: http://www.siwiarchiv.de
13.04.2016Kreis Siegen-Wittgenstein40
Noch Fragen?

41. Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!