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Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 16. April 2015
Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• Ordnung und Verzeichnung
• Raum- und Klimabedingungen
• Erhaltung des Archivguts/Digitales
• Nutzung
• Literatur/Links
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein2
„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013
Allgemeine Einführung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein3
Funktion des Archivs:
•1) Rechtssicherheit
•2) Öffentlichkeitsarbeit:
Dokumentation der Vereinsgeschichte
Allgemeine Einführung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein4
• Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch einen
Archivar
Allgemeine Einführung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein5
• Aufgaben des Archivars:
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• (Zeitaufwand: 1 Woche)
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Erstellung eines Findverzeichnisses
• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung
und Auswertung
Allgemeine Einführung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein6
• Ressource Raum
• möglichst zentrale Lagerung:
– Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material in der Größenordnung eines
Regalmeters
Allgemeine Einführung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein7
• Archivischer Super-“Gau“
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
Allgemeine Einführung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein8
• Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags-
und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
Sicherung der vorhandenen
Unterlagen
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein9
• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
Sicherung der vorhandenen
Unterlagen
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein10
• Analyse des Ist-Bestandes
• Gliederung
• Archivgutbeschreibung:
ein-eindeutige Signatur
Titel
Laufzeit
Ordnung und Verzeichnung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein11
• Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
Ordnung und Verzeichnung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein12
• Beispielliste:
• Lfd Nr. Aktentitel Jahr
• 1 Bodenverkehr 1974
• 3 Bodenverkehr 1972
• 4 Bodenverkehr 1971
• 5 Bodenverkehr 1970
• 6 Bodenverkehr 1969
Ordnung und Verzeichnung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein13
• Schutz gegen:
– Wasser, Feuer
– Vandalismus
– „Diebstahl“
– Tageslicht
Raum- und Klimabedingungen
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein14
• Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Staubfrei
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
tolerierbar
Raum- und Klimabedingungen
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein15
Erhaltung des Archivguts
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein16
Foto: Stadt Köln
Erhaltung des Archivgutes
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein17
Erhaltung des Archivgutes
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein18
• Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• - Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
Erhaltung des Archivguts
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein19
• Ordnerstruktur (wie analog)
Erhaltung des Archivgutes: Digitales
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein20
Erhaltung des Archivgutes: Digitales
Bsp 1: Bsp 2:
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein21
• Formate:
– Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
– Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)
– Audio: WAV
– Filme: mp4
Erhaltungs des Archivgutes: Digitales
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein22
•Doppelt + an unterschiedlichen Orten
•Speichermedium:
– Externe Festplatte
– Glasdiscs
– „Cloud“ (vs. Eigentum)
Erhaltung des Archivgutes Digitales
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein23
• allen Interessenten Zugang zum
Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
Nutzung
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein24
• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3-
933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.:
Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2.
überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. -
ISBN 978-3-87023-255-9.
Literaturtipps:
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein25
• http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stori
es/files/tipps2.pdf
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshil
fen/Vereinsarchiv.pdf
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_
Nordrhein-Westfalen
Linktipps
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein26
• Bei Rückfragen:
• Thomas Wolf
• Telefon: 0271/333 15 10
• E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
• Blog: http://www.siwiarchiv.de
Noch Fragen?
16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein27
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Vortrag Vereinsarchiv, Siegen 16.4.15

  • 1. Workshop „Vorbei und vergessen? Die Lösung: Das Vereinsarchiv!“ Thomas Wolf Siegen, 16. April 2015
  • 2. Gliederung • Allgemeine Einführung • Sicherung der vorhandenen Unterlagen • Ordnung und Verzeichnung • Raum- und Klimabedingungen • Erhaltung des Archivguts/Digitales • Nutzung • Literatur/Links 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein2
  • 3. „Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013 Allgemeine Einführung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein3
  • 4. Funktion des Archivs: •1) Rechtssicherheit •2) Öffentlichkeitsarbeit: Dokumentation der Vereinsgeschichte Allgemeine Einführung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein4
  • 5. • Lösung: • Aufbau des Vereinsarchivs: • verantwortliche Betreuung durch einen Archivar Allgemeine Einführung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein5
  • 6. • Aufgaben des Archivars: • Sicherung der vorhandenen Unterlagen • (Zeitaufwand: 1 Woche) • Sammlung der neuen Unterlagen • Erstellung eines Findverzeichnisses • Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung und Auswertung Allgemeine Einführung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein6
  • 7. • Ressource Raum • möglichst zentrale Lagerung: – Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über Material in der Größenordnung eines Regalmeters Allgemeine Einführung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein7
  • 8. • Archivischer Super-“Gau“ • Vereinsauflösung • unklare Nachfolgeregelung • → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv! Allgemeine Einführung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein8
  • 9. • Dokumente um die Vereinsgründung • Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen • sämtliche Protokolle • Vorstands- und Mitgliederlisten • Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und Kassenbücher • Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre, ausgewählte Beispiele Sicherung der vorhandenen Unterlagen 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein9
  • 10. • Unterlagen zur Entwicklung des Vereins und zum Vereinsleben (z. B. Übungsangebot, Geräteverzeichnis, Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.) • Vereinszeitungen • Fotos, Videoaufzeichnungen usw. • Homepages, sonstige Webauftritte Sicherung der vorhandenen Unterlagen 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein10
  • 11. • Analyse des Ist-Bestandes • Gliederung • Archivgutbeschreibung: ein-eindeutige Signatur Titel Laufzeit Ordnung und Verzeichnung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein11
  • 12. • Womit? • Tabellenkalkulation (oder Textverarbeitung) • oder • MidosaXML (Archivschule Marburg)? Ordnung und Verzeichnung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein12
  • 13. • Beispielliste: • Lfd Nr. Aktentitel Jahr • 1 Bodenverkehr 1974 • 3 Bodenverkehr 1972 • 4 Bodenverkehr 1971 • 5 Bodenverkehr 1970 • 6 Bodenverkehr 1969 Ordnung und Verzeichnung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein13
  • 14. • Schutz gegen: – Wasser, Feuer – Vandalismus – „Diebstahl“ – Tageslicht Raum- und Klimabedingungen 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein14
  • 15. • Temperatur: Kühl: 16-18° C • Luftfeuchte: 50 % • Staubfrei • Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 % tolerierbar Raum- und Klimabedingungen 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein15
  • 16. Erhaltung des Archivguts 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein16 Foto: Stadt Köln
  • 19. • Kein Metall • Keine Klebestreifen, kein Kleben • - Fotoecken • Keine Plastikeinlagen Erhaltung des Archivguts 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein19
  • 20. • Ordnerstruktur (wie analog) Erhaltung des Archivgutes: Digitales 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein20
  • 21. Erhaltung des Archivgutes: Digitales Bsp 1: Bsp 2: 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein21
  • 22. • Formate: – Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A – Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt) – Audio: WAV – Filme: mp4 Erhaltungs des Archivgutes: Digitales 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein22
  • 23. •Doppelt + an unterschiedlichen Orten •Speichermedium: – Externe Festplatte – Glasdiscs – „Cloud“ (vs. Eigentum) Erhaltung des Archivgutes Digitales 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein23
  • 24. • allen Interessenten Zugang zum Archivgut. • Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und der Datenschutz bei (lebenden) Personen sind zu wahren. • Orientierung am Archivgesetz NRW Nutzung 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein24
  • 25. • Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3- 933486-20-3 • Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL- Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9. Literaturtipps: 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein25
  • 26. • http://www.rheinisches- schuetzenmuseum.de/joomla/images/stori es/files/tipps2.pdf • http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshil fen/Vereinsarchiv.pdf • http://www.forum-bestandserhaltung.de/ • http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_ Nordrhein-Westfalen Linktipps 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein26
  • 27. • Bei Rückfragen: • Thomas Wolf • Telefon: 0271/333 15 10 • E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de • Blog: http://www.siwiarchiv.de Noch Fragen? 16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein27
  • 28. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!