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Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 9. Mai 2017
Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Aufgaben des Archivs
• Erhalt des Archivguts
• Erhalt des digitalen Archivguts
• Literatur/Links/Kontakt
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein2
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein3
Allgemeine Einführung
„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013
Definition:
„Archive sind Einrichtungen, deren
Aufgabe die systematische Übernahme,
Erfassung, Ordnung, dauerhafte
Aufbewahrung und Erschließung von
Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie
elektronischen Speichermedien ist.“
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein4
Allgemeine Einführung
Funktion des Archivs:
• 1) Rechtssicherheit
• 2) Öffentlichkeitsarbeit (Nutzung:
Vereinsgeschichte)
• 3) Identitätsbildung (Publikation,
Veranstaltung, Jugend, ….)
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein5
Allgemeine Einführung
Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch eine/n
Archivar/in
• Tipp: Kooperation mit Kommunalarchiv
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein6
Allgemeine Einführung
Ressource Raum:
• möglichst zentrale Lagerung:
- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material von mindestens 1 Regalmeter
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein7
Allgemeine Einführung
Archivischer Super-“Gau“:
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
Was ist zu tun?
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein8
Allgemeine Einführung
• Vorstandsbeschluss zur Regelung,
wohin mit dem Archivgut.
• Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein9
Allgemeine Einführung
• Sichtung der vorhandenen Unterlagen
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Vernichtung der überflüssigen
Unterlagen
• Ordnung
• Verzeichnung
• Bereitstellung der Archivalien zur
Nutzung und Auswertung
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein10
Aufgaben des Archivs
• Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags-
und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein11
Aufgaben des Archivs: Sichtung
• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein12
Aufgaben des Archivs: Sichtung
• Zeitaufwand: mindestens 1 Woche
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein13
Aufgaben des Archivs: Sichtung
Zweck:
• Lücken schließen
• Überlieferung mit hoher Informations-
dichte: Zeitungsausschnittsammlung)
bilden
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein14
Aufgaben des Archivs: Sammlung
• Doppelexemplare,
• Rechnungsbelege (können nach 10
Jahren weggeworfen werden),
• Dokumente anderer Organisationen,
Verbände und Institutionen, wenn sie nur
zur Kenntnisnahme zugeschickt
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein15
Aufgaben des Archivs: Vernichtung
• Exkurs: Paläographie
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein16
Aufgaben des Archivs: Ordnung
• Exkurs: Paläographie
• 3 Tipps:
- Buchstaben schreiben
- Komplizierte Wörter von hinten lesen
- Üben, Üben, Üben
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein17
Aufgaben des Archivs: Ordnung
• Analyse der vorhandenen Unterlagen
• Behalten Sie die vorgefundene Ordnung
bei!
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein18
Aufgaben des Archivs: Ordnung
Beispiel-Gliederung:
• 1. Vereinsgründung
• 2. Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• 3. Protokolle
• 4. Vorstands- und Mitgliederlisten
• ……..
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein19
Aufgaben des Archivs: Ordnung
Archivgutbeschreibung:
- Gliederungspunkt
- eindeutige Signatur
- Titel
- Laufzeit
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein20
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung
• Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein21
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung
Beispielliste (Tabellenkalkulation):
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein22
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein23
Aufgaben des Archivs: Nutzung
Quelle: Siegener Zeitung, 13. April 2017
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein24
Aufgaben des Archivs Nutzung
• Allen – auch externen - Interessenten
Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein25
Aufgaben des Archivs: Nutzung
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein26
Erhalt des Archivguts
Schutz gegen:
- Wasser, Feuer, Staub
- Tageslicht
- Unkontrollierte Entnahmen (z.B.
Diebstahl)
-Vandalismus
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein27
Erhalt des Archivguts:
Raumbedingungen
• Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein28
Erhalt des Archivguts:
Klimabedingungen
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein29
Erhalt des Archivguts
Verpacken!Verpacken!Verpacken!
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein30
Erhalt des Archivguts
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein31
Erhalt des Archivguts
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein32
Erhalt des Archivguts
• Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• Keine Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein33
Erhalt des Archivguts
Versicherung?
• nur: Wiederherstellungskosten nach
einem Schadensfall
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein34
Erhalt des Archivguts
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein35
Erhalt des digitalen Archivguts
Formate:
• Möglichst unkomprimiert
• Langzeitarchivfähig zertifiziert
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein36
Erhalt des digitalen Archivguts
Formate:
• Standard:
- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
- Bilder: TIFF (+ jpeg für Webauftritt)
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein37
Erhalt des digitalen Archivguts
Formate:
- Audio: WAV
- Filme: mp4
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein38
Erhalt des digitalen Archivguts
Ordnerstruktur (wie analog)
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein39
Erhalt des digitalen Archivguts
Erhalt des digitalen Archivguts
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein40
Erhalt des digitalen Archivguts
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein41
• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN
3-933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann;
Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen
Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl.,
2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein42
Literatur/Links/Kontakt:
• http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf
• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/lebendiges-
vereinsarchiv/sinn-und-zweck-eines-lebendigen-
vereinsarchivs/
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.p
df
• http://www.dfb.de/vereinsmitarbeiter/abteilungsleiterin-
fussball/artikel/anlegen-und-pflege-eines-vereinsarchivs-1455/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergangenheit-fr-die-
zukunft-sicherung-der-vereinsgeschichte-im-archiv
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein43
Literatur/Links/Kontakt:
• http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grun
dlagen-der-archivierung
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://bestandserhaltung.eu/home.html
• http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/F
achinformationen/versicherung
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_N
ordrhein-Westfalen
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein44
Literatur/Links/Kontakt:
• Universität Zürich:
http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php
• Digitale Schriftkunde der staatlichen
Archive Bayerns:
http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftku
nde/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergan
genheit-fr-die-zukunft-festschrift-und-
chronik
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein45
Literatur/Links/Kontakt:
• Bei Rückfragen:
Thomas Wolf
Telefon: 0271/333 15 10
E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
Blog: http://www.siwiarchiv.de
09.05.2017Kreis Siegen-Wittgenstein46
Literatur/Links/Kontakt
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für Ihre Aufmerksamkeit!

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