Workshop Vereinsarchiv

1. Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Bad Berleburg, 10. September 2015

2. Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• Ordnung und Verzeichnung
• Raum- und Klimabedingungen
• Erhaltung des Archivguts
• Erhaltung des digitalen Archivguts
• Nutzung
• Literatur/Links/Kontakt
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3. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein3
Allgemeine Einführung
„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013

4. Funktion des Archivs:
• 1) Rechtssicherheit
• 2) Öffentlichkeitsarbeit:
Dokumentation der Vereinsgeschichte
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Allgemeine Einführung

5. Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch einen
Archivar
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Allgemeine Einführung

6. Aufgaben des Archivars:
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• (Zeitaufwand: 1 Woche)
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Erstellung eines Findverzeichnisses
• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung
und Auswertung
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Allgemeine Einführung

7. Ressource Raum:
• möglichst zentrale Lagerung:
- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material in der Größenordnung eines
Regalmeters
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Allgemeine Einführung

8. Archivischer Super-“Gau“:
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
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Allgemeine Einführung

9. • Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und
Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
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Sicherung der vorhandenen
Unterlagen

10. • Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
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Sicherung der vorhandenen
Unterlagen

11. • Prolog: Paläographie
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Ordnung und Verzeichnung

12. • Analyse der vorhandenen Unterlagen
• Beispiel-Gliederung:
1. Vereinsgründung
2. Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen
3. Protokolle
4. Vorstands- und Mitgliederlisten
……..
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Ordnung und Verzeichnung

13. • Archivgutbeschreibung:
- Gliederungspunkt
- eindeutige Signatur
- Titel
- Laufzeit
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Ordnung und Verzeichnung

14. • Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
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Ordnung und Verzeichnung

15. • Beispielliste:
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Ordnung und Verzeichnung

16. • Schutz gegen:
- Wasser, Feuer
- Vandalismus
- „Diebstahl“
- Tageslicht
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Raum- und Klimabedingungen

17. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein17
Raum- und Klimabedingungen

18. • Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Staubfrei
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
tolerierbar
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Raum- und Klimabedingungen

19. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein19
Erhaltung des Archivguts

20. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein20
Erhaltung des Archivguts

21. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein21
Erhaltung des Archivguts

22. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein22
Erhaltung des Archivguts

23. • Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• - Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
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Erhaltung des Archivguts

24. • Ordnerstruktur (wie analog)
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Erhaltung des digitalen Archivguts

25. Erhaltung des digitalen Archivguts
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26. Erhaltung des digitalen Archivguts
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27. • Formate:
- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
- Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)
- Audio: WAV
- Filme: mp4
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Erhaltung des digitalen Archivguts

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Erhaltung des digitalen Archivguts

29. 01.09.2015Kreis Siegen-Wittgenstein29
Nutzung

30. • allen Interessenten Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
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Nutzung

31. • Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN
3-933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann;
Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen
Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl.,
2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.
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Literaturtipps:

32. • http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stori
es/files/tipps2.pdf
• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/leb
endiges-vereinsarchiv/sinn-und-zweck-
eines-lebendigen-vereinsarchivs/
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshil
fen/Vereinsarchiv.pdf
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Linktipps:

33. • http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grun
dlagen-der-archivierung
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_N
ordrhein-Westfalen
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Linktipps:

34. • Universität Zürich:
http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php
• Digitale Schriftkunde der staatlichen
Archive Bayerns:
http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftku
nde/
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Linktipps:

35. • Bei Rückfragen:
• Thomas Wolf
• Telefon: 0271/333 15 10
• E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
• Blog: http://www.siwiarchiv.de
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Noch Fragen?

36. Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!