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Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Bad Berleburg, 8. September 2016
Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Aufgaben des Archivs
• Erhalt des Archivguts
• Erhalt des digitalen Archivguts
• Literatur/Links/Kontakt
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein2
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein3
Allgemeine Einführung
„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013
Definition:
„Archive sind Einrichtungen, deren
Aufgabe die systematische Übernahme,
Erfassung, Ordnung, dauerhafte
Aufbewahrung und Erschließung von
Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie
elektronischen Speichermedien ist.“
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein4
Allgemeine Einführung
Funktion des Archivs:
• 1) Rechtssicherheit
• 2) Öffentlichkeitsarbeit (Nutzung:
Vereinsgeschichte)
• 3) Identifikationsfaktor für den Verein
über die Geschichte
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein5
Allgemeine Einführung
Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch eine/n
Archivar/in
• Tipp: Kooperation mit Kommunalarchiv
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein6
Allgemeine Einführung
Ressource Raum:
• möglichst zentrale Lagerung:
- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material von mindestens 1 Regalmeter
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein7
Allgemeine Einführung
Archivischer Super-“Gau“:
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
Was ist zu tun?
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein8
Allgemeine Einführung
• Vorstandsbeschluss zur Regelung,
wohin mit dem Archivgut.
• Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein9
Allgemeine Einführung
• Sichtung der vorhandenen Unterlagen
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Vernichtung der überflüssigen
Unterlagen
• Ordnung
• Verzeichnung
• Bereitstellung der Archivalien zur
Nutzung und Auswertung
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein10
Aufgaben des Archivs
• Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags-
und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein11
Aufgaben des Archivs: Sichtung
• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein12
Aufgaben des Archivs: Sichtung
• Zeitaufwand: mindestens 1 Woche
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein13
Aufgaben des Archivs: Sichtung
Zweck:
• Lücken schließen
• Überlieferung mit hoher Informations-
dichte: Zeitungsausschnittsammlung)
bilden
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein14
Aufgaben des Archivs: Sammlung
• Doppelexemplare,
• Rechnungsbelege (können nach 10
Jahren weggeworfen werden),
• Dokumente anderer Organisationen,
Verbände und Institutionen, wenn sie nur
zur Kenntnisnahme zugeschickt
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein15
Aufgaben des Archivs: Vernichtung
• Exkurs: Paläographie
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein16
Aufgaben des Archivs: Ordnung
• Exkurs: Paläographie
• 3 Tipps:
- Buchstaben schreiben
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- Üben, Üben, Üben
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein17
Aufgaben des Archivs: Ordnung
• Analyse der vorhandenen Unterlagen
• Behalten Sie die vorgefundene Ordnung
bei!
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein18
Aufgaben des Archivs: Ordnung
Beispiel-Gliederung:
• 1. Vereinsgründung
• 2. Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• 3. Protokolle
• 4. Vorstands- und Mitgliederlisten
• ……..
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein19
Aufgaben des Archivs: Ordnung
Archivgutbeschreibung:
- Gliederungspunkt
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- Titel
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein20
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung
• Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein21
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein22
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein23
Aufgaben des Archivs: Nutzung
• Allen – auch externen - Interessenten
Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein24
Aufgaben des Archivs: Nutzung
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein25
Erhalt des Archivguts
Schutz gegen:
- Wasser, Feuer, Staub
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein26
Erhalt des Archivguts:
Raumbedingungen
• Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein27
Erhalt des Archivguts:
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein28
Erhalt des Archivguts
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein29
Erhalt des Archivguts
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein30
Erhalt des Archivguts
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein31
Erhalt des Archivguts
• Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein32
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Versicherung?
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einem Schadensfall
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein33
Erhalt des Archivguts
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein34
Erhalt des digitalen Archivguts
Formate:
• Möglichst unkomprimiert
• Langzeitarchivfähig zertifiziert
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein35
Erhalt des digitalen Archivguts
Formate:
• Standard:
- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
- Bilder: TIFF (+ jpeg für Webauftritt)
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein36
Erhalt des digitalen Archivguts
Formate:
- Audio: WAV
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein37
Erhalt des digitalen Archivguts
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07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein38
Erhalt des digitalen Archivguts
Erhalt des digitalen Archivguts
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein39
Erhalt des digitalen Archivguts
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein40
• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN
3-933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann;
Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen
Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl.,
2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein41
Literatur/Links/Kontakt:
• http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stori
es/files/tipps2.pdf
• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/leb
endiges-vereinsarchiv/sinn-und-zweck-
eines-lebendigen-vereinsarchivs/
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshil
fen/Vereinsarchiv.pdf
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein42
Literatur/Links/Kontakt:
• http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grundlagen-
der-archivierung
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://bestandserhaltung.eu/home.html
• http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Fachinfor
mationen/versicherung
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_Nordrhei
n-Westfalen
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergangenheit-
fr-die-zukunft-sicherung-der-vereinsgeschichte-im-
archiv
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein43
Literatur/Links/Kontakt:
• Universität Zürich:
http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php
• Digitale Schriftkunde der staatlichen
Archive Bayerns:
http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftku
nde/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergan
genheit-fr-die-zukunft-festschrift-und-
chronik
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein44
Literatur/Links/Kontakt:
• Bei Rückfragen:
Thomas Wolf
Telefon: 0271/333 15 10
E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
Blog: http://www.siwiarchiv.de
07.09.2016Kreis Siegen-Wittgenstein45
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