Das Instrument zum Aufbau eines digitalen Archivs und somit zur Kosteneinsparung ist das ersetzende Scannen. Dabei ist dieses System sowohl für größere als aber auch für kleinere Handwerksbetriebe eine gute und sichere Option – und die Finanzverwaltung akzeptiert es. Im Rahmen der Veranstaltung wird Ihnen anhand von Beispielen aufgezeigt, wie sich eine digitale Archivierung im Rahmen der Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der Praxis umsetzen lässt.

1. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 1
STEUERLICHE ASPEKTE BEIM
UMGANG MIT ELEKTRONISCHEN
GESCHÄFTSDOKUMENTEN
Norbert Wittig, Betriebsprüfer Finanzamt Koblenz
Koblenz, 14.10.2015

2. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 2
Übersicht
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Quelle:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
(GoBD)

3. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 3
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Rz. 3-6 GoBD, Nutzung der Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten
Außersteuerliche Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten, z. B.
HGB
GmbHG
Andere (z. B. Fahrlehrergesetz, VOB)

4. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 4
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Steuerliche Aufzeichnungspflichten, z. B.
§ 141 Abgabenordnung (AO)
§ 143 AO – Aufzeichnung des Wareneingangs
Einzelsteuergesetze:
- §4 Abs. 3 S.5 EStG - Aufzeichnung Anlagevermögen
und bestimmtes Umlaufvermögen
- § 4 Abs. 7 S.1 EStG – bestimmte nicht abziehbare
Betriebsausgaben

5. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 5
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Was sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen?
Unterlagen aufgrund der (außer-) steuerlichen Bücher,
Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
Unterlagen/Aufzeichnungen, die zum Verständnis und zur
Überprüfung der Besteuerung erforderlich sind
Dokumentation über die Umsetzung und Einhaltung der
Ordnungsvorschriften
Unterlagen können sein:
- Papierdokumente
- elektronische Dokumente (früher: „steuerrelevante Daten“)
- Daten / Datensätze (früher: „steuerrelevante Daten“)

6. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 6
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Fazit:
Im Ergebnis ist alles aufbewahrungspflichtig,
was im Einzelfall für die Besteuerung von
Bedeutung ist

7. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 7
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Keine abschließende Definition in den GoBD
(-> jeder Fall ist anders, Rz. 6)
Erstqualifikationsrecht durch den Steuerpflichtigen (Rz. 161)
Ggf. Überprüfung durch die Finanzbehörde
Sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen
Unterlagen in jedem Unternehmen gleich (fixer Umfang)?

8. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 8
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Beispiele I:
Ausgangsrechnung:
mit Office geschrieben, ausgedruckt und nicht abgespeichert:
-> Papierausdruck aufbewahrungspflichtig
mit Office geschrieben, ausgedruckt und abgespeichert
-> elektronisches Dokument aufbewahrungspflichtig
mit einem Fakturierungsprogramm erstellt
-> Daten des Fakturierungsprogramms aufbewahrungspflichtig

9. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 9
Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Beispiele II:
Baustellenkonto (Kostenrechnung) zur Ermittlung
der teilfertigen Arbeiten
Stamm- und Bewegungsdaten im EDV-System (z. B.
Kundenadressen, Steuerschlüssel, Finanzbuchhaltung)
Excel-Berechnung der Urlaubsrückstellung durch Steuerberater

10. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 10
Übersicht
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige
Unterlagen
Anforderungen an die elektronische
Aufbewahrung
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung

11. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 11
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Grundsätze zur Digitalisierung: siehe vorangegangener
Vortrag
Datenaufbewahrung / -archivierung (elektronische
Dokumente und Daten):
- Unveränderbarkeit der Daten (Rz. 107-112),
insbesondere von elektronischen Dokumenten (Rz. 110)
- Aufbewahrung (Rz. 113-124, 130-135)
- Maschinelle Auswertbarkeit (Rz. 125-129)

12. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 12
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Aufbewahrung von empfangenen elektronischen
Dokumenten in der Praxis:
+

13. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 13
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Unveränderbarkeit der Daten:
Rz. 110 S. 2:
Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten
in einem Dateisystem (-> Speicherung auf der Festplatte
oder im E-Mail-Postfach) erfüllt die Anforderungen der
Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht
zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine
Unveränderbarkeit gewährleisten.

14. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 14
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Problem:
Nach Auffassung der FinVerw sind derzeit keine technischen
Lösungen bekannt, die die o. g. Voraussetzungen auf
Dateisystemebene erfüllen.
• Lösung:
Einsatz eines Dokument Management Systems (DMS)
• Einwand: Kosten für das DMS sind unverhältnismäßig

15. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 15
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Auffassung Finanzverwaltung:
„Ein bisschen Schwanger geht nicht“
Die zur Vermeidung der Verletzung der Ordnungsmäßigkeit
erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf
nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines
Betriebes mit sich bringt (Rz. 29).

16. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 16
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Absoluter Ausnahmefall vom DMS
- Kleinstunternehmen
- empfängt nur in geringem Umfang elektronische Rechnungen
und kann sich dem nicht entziehen (z. B. nur Telekom)
- darüber hinaus keine digitale Archivierung von Dokumenten
-> Verzicht auf Archivsystem, wenn ergänzende Maßnahmen
getroffen werden, die die Beweiskraft erhalten.

17. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 17
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
• Keine Ausnahme vom DMS
- branchenüblicher regelmäßiger elektronischer
Rechnungseingang bzw. -ausgang
- elektronische Kontoauszüge, etc.

18. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 18
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
-> Unveränderbar im Original (Rz. 119)
• Originale der GoBD-konform eingescannten Papierbelege können
vernichtet werden (Rz. 140, Entscheidung trifft Steuerpflichtiger!)
• elektronische Dokumente (Unterlagen) müssen elektronisch
unveränderbar aufbewahrt werden
(z. B. auch Excel-Berechnung des Steuerberaters)
• alleiniger Ausdruck (und Vernichtung) des elektronischen
Dokumentes (z. B. Eingangsrechnung) ist ausdrücklich
ausgeschlossen

19. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 19
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“
• Wie werden die elektronischen Unterlagen aufbewahrt?
• Empfangene Dokumente
(originär elektronisch oder per Scan) :
- maschinelle Auswertung (Lesbarmachung) mit
entsprechender Software (z. B. PDF-Reader),
s. a. Rz. 157 bei selbst digitalisierten Unterlagen

20. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 20
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“
• Reduzierung des Informationsgehalts ist unzulässig
Bsp.:
- Umwandlung eines PDF-Dokuments mit Volltextsuche in
ein Bildformat (TIFF)
- Excel-Tabelle als Bilddatei abgespeichert (s. o.)

21. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 21
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Maschinelle Auswertbarkeit
• Daten, Datensätze (z. B. Buchführung, Warenwirtschaft):
- mathematisch-technische Auswertung muss möglich sein, d. h.
- Verarbeitung der Daten im eigenen System
- „problemloser“ Datenexport in externe Systeme
(Datenbankanwendungen, Prüfsoftware) muss insbesondere
ohne Informationsverlust möglich sein.
• Aufbewahrungspflicht für die Datenbeschreibung ebenfalls in
maschinell auswertbarer Form (z. B. Index.xml)

22. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 22
Übersicht
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige
Unterlagen
Anforderungen an die elektronische
Aufbewahrung
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung

23. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 23
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung, Rz. 159-178
Umfang des Datenzugriffs (Rz. 159-164)
• Auf alle elektronische Unterlagen (Dokumente, Daten),
• soweit diese aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtig sind
• im Rahmen einer Außenprüfung
• Dies beinhaltet auch die Verfahrensdokumentation(en)

24. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 24
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Ausprägungen des Datenzugriffs
• Unmittelbarer Zugriff (Z1)
• Mittelbarer Zugriff (Z2)
• Datenträgerüberlassung (Z3)
• Wahlfreiheit der Finanzbehörde nach pflichtgemäßem
Ermessen, welche der Methoden gewählt wird (auch
kumulativ möglich, Rz. 164).

25. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 25
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174
• Zugriff auf Daten im System des Steuerpflichtigen
• Nur-Lesezugriff (keine Schreibrechte)
• vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen
• Kein Online-Zugriff (Andocken) durch die FinVerw
• Einweisung in das DV-System (Rz. 171, 174)

26. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 26
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174
• Beispiele:
- Finanzbuchhaltung beim Steuerpflichtigen
- DMS

27. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 27
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174
• Auswertung der Daten durch den Steuerpflichtigen
oder einem beauftragten Dritten
• nach den Vorgaben der Finanzbehörde
• vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen

28. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 28
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174
• Beispiel:
- Auswertung von Stammdatenänderungen
(Protokollierung) durch den Administrator

29. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 29
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177
• Daten werden an die Finanzbehörde übergeben
• maschinell auswertbar (Datenträger und Daten)
• Datensatzbeschreibung (maschinell auswertbar)
• Kein herunterladen von Daten durch die Finanzbehörde
• Mitnahme der Daten ist möglich
• Mitnahme Datenträger nach Absprache (Achtung: Datenträger ist
unverschlüsselt, sollte möglichst im Unternehmen verbleiben)
• Rückgabe Datenträger, Löschung der Daten (Rz. 169)

30. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 30
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177
• Beispiele:
- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung
- bestimmte Teildatenmengen aus vorgelagerten Systemen

31. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 31
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Was ist beim Datenzugriff zu beachten
• Identifizieren Sie den Datenbestand unter dem
Gesichtspunkt der aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtigen
Unterlagen (s. a. Rz. 172)
• Kontakt mit der Steuerberatung/Finanzbehörde vor
Prüfungsbeginn
- welche Daten werden für die Prüfung benötigt

32. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 32
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Was ist beim Datenzugriff zu beachten
• Wie können die Daten zur Verfügung gestellt werden
- Zugriff auf das DMS
- Zugriff auf vorgelagerte Systeme / Exportschnittstellen

33. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 33
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Was ist beim Datenzugriff zu beachten
• Systemwechsel, Rz. 142-144
Darf der Steuerpflichtige das „Altsystem“ einfach abschalten?
- quantitativ und qualitativ gleichwertige Migration erforderlich

34. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 34
Fundstellen
GoBD: BMF 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450
Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD):
www.ferd-net.de

35. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 35
Zum Ende
Gibt es Ihrerseits Fragen
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit