Elektronische Akten – Grundlage für ein bürgernahes e-Government

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Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Organisationen.

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Elektronische Akten – Grundlage für ein bürgernahes e-Government

  1. 1. 0 Copyright 2015 FUJITSU Human Centric Innovation CeBIT 2015 Hannover 16th – 20th March
  2. 2. 1 Copyright 2015 FUJITSU Electronic Files The basis for citizen-friendly e-government Grundlage für ein bürgernahes e-Government Elektronische Akten
  3. 3. 2 Copyright 2015 FUJITSU Elektronische Akten  Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Organisationen. DMS Collaboration/ Groupware EDM/PDM Workflow Portale WCM Records Management/ el. Akten ERP-/Host- Content COLD/OMS elektronische Archivierung Document Management System Engineering Data Management / Production Data Management Web Content Management Enterprise Ressource Planning Computer Output on Laser Disk / Output Management System E-Akten Input Management ( )( )
  4. 4. 3 Copyright 2015 FUJITSU Elektronische Akten E-Akten tragen zur Beschleunigung von Prozessen bei! ECM
  5. 5. 4 Copyright 2015 FUJITSU Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten – heute und morgen Zeitaufwand Heute Morgen Dokumenten- handling und -administration Strategische, inhaltliche Aufgaben Für strategische Aufgaben mit hoher Wert- schöpfung bleibt in vielen Orga- nisationen zu wenig Zeit.
  6. 6. 5 Copyright 2015 FUJITSU Was treibt E-Akte-Projekte? Zeitgewinn Qualitäts- u. organisatorische Verbesserungen Kostenaspekte Sicherheitsaspekte Gesetzliche/ betriebliche Vorgaben  reduzierte Suchzeiten  kürzere Durchlaufzeiten  Vertraulichkeit  Integrität  Verfügbarkeit  direkte  indirekte
  7. 7. 6 Copyright 2015 FUJITSU Das Fujitsu E-Akte-Portfolio InfrastructureServices Templates und LösungenTechnologien  Fujitsu SecDocs & BatchSign  SAP Records Management  SAP Knowledge Provider/Workflow  Microsoft SharePoint  TDS SAP DiPA QuickWin  TDS SAP Archivierung QuickWin  GDPdU: AIS TDS SAP Connect  SecDocs aus der Cloud  Prozessberatung/Konzepte  Ausschreibung/Anbieterauswahl  Projektdurchführung  Projektleitung  Application Management  Scanner  Server, Clients  Speichersysteme  Betriebssysteme, Datenbanken, Middleware  Hosting E-Akten
  8. 8. 7 Copyright 2015 FUJITSU Referenzen
  9. 9. 8 Copyright 2015 FUJITSU Kunde Polizei Hamburg Bundesagentur für Arbeit DRV Berlin-Brandenburg Unfallkasse des Bundes Digitale Beweismittelsicherung Archivierung großer Datenmengen, hierarchisches Speichermanagement Digitalisierung des BA-Schriftguts Zentrales Scannen und elektronisches Signieren der Eingangspost (bundesweit) ELA - Elektronische Akte Scannen, elektronische Signatur, Archivierung, Recherche Vorstudie Dokumentenmanagement Strategische Ausrichtung, Optionen, Risiken und Umsetzungsplan für DMS Stadt Chemnitz Vorgangsbearbeitungssystem Vorgangsbearbeitung und Archivierung, Anbindung kommunaler Fachverfahren Projekt Bundesagentur für Arbeit Archivierung des BA-Schriftguts Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung mit SecDocs Fujitsu Referenzen (Auszug)
  10. 10. 9 Copyright 2015 FUJITSU Unfallkasse Post & Telekom Steubel in Baden-Württemberg Fujitsu Technology Solutions Deutschland Umfängliches ECM Scannen mit BatchSign, Archivierung mit SecDocs, Datenmigration Digitalisierung der Einkommensteuerbelege Digitalisierung und inhaltliche Erfassung der Steuerbelege in den Ländern Elektronische Vertragsakte Beratung bei der Einführung einer el. Vertrags- akte mit revisionssicherer Archivierung DB Dialog Dokumentenmanagement Scannen von Rückvergütungen und Beschwer-den, Archivierung und Recherche Freie Universität Berlin Grobkonzept Archivierung Grobkonzept für die Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten Kunde Projekt Justiz NRW Konzeption zur elektronischen Verwaltung Begleitung bei Einführung von elektronischer Akte und elektronischem Rechtsverkehr Fujitsu Referenzen (Auszug)
  11. 11. 10 Copyright 2015 FUJITSU Unser Beratungsansatz
  12. 12. 11 Copyright 2015 FUJITSU IT-Strategie  Strategische IT Potenzialanalyse  IT-Neuausrichtung  IT Architektur  Transformations-Management IT-Service/Betrieb Business Services IT Management  Anwendungsmigration  Geschäftsprozessmanagement  Enterprise Content Management  Business IT-Alignment  Sourcingstrategien  IT-Service Management  Leistungsverrechnung  IT-Governance  Leistungssteuerung  Qualitäts- & Risikomanagement Business Excellence ServiceExcellence strategische Handlungsfelder Service-Offerings des SITC Service Offering des Strategischen IT-Consulting
  13. 13. 12 Copyright 2015 FUJITSU Das Fujitsu Haus zur Einführung einer E-Akte Prozesse/ Organisation: Anforderungen E-Akten-System: Bereitstellen Betrieb: Durchgängige Beratung ProzesseAnwenderAufgaben durch das SITC Geschlossenes Portfolio ServicesGovernance Storage on Demand / SaaS / IaaS Infrastruktur Scanner Server Speicher Secure Mailroom SecDocs
  14. 14. 13 Copyright 2015 FUJITSU Vorgehensmodell von Fujitsu Information Governance Phase 1: Strategische Roadmap Projektmanagement, Governance, Projektcontrolling Projektplanung & Basisaktivitäten Konzeption-ierung Entwicklung/ Customizing Pilot & Ausrollen Betrieb Phasen 4, 5 und 6 Strategisches Programm – einmalig Kontinuierliche Implementierung in Projekten/Teilprojekten Teilprojekt 3 Teilprojekt 2 Teilprojekt 1 Phase 2: Fachlicher Blueprint Phase 3: Technischer Blueprint
  15. 15. 14 Copyright 2015 FUJITSU ECM-System GeschäftsprozesseOrganisation  Dokumenten-Erfassung  Dokumenten-Verwaltung  Fachliche Prozesse  Leitung/Strategie  Fachbereiche  IT-Bereich  DMS  el. Archiv  Input Management  … IT-Landschaft  Legacy Systeme  Office Welt  Plattformen  Netze  IT-Sicherheit  … Bausteine eines ECM-Projektes
  16. 16. 15 Copyright 2015 FUJITSU Z e i t l i c h e A b f o l g e Wo stehen Sie?  Rentiert sich die Einführung eines ECM-Systems (ROI, Kosten – Nutzen, TCO)?  Welche Vorteile bringt das System für das Unternehmen und für den Anwender?  Was ist ECM?  DMS?  Elektronische Archivierung?  Wie sieht eine el. Akte aus?  Was ist der generelle Nutzen?  Welche Partner werden benötigt?  Welches System ist das beste für meine Situation?  Was muss technisch beachtet werden?  Wie muss die Organisation vorbereitet werden?  Datenschutz  Datensicherheit  …  Unterteilung in Teilprojekte?  Projektbeteiligte?  Erstellung von Konzepten Ob? Mit wem?Wie? Was ist im Projekt zu beachten? Was sind E-Akten?
  17. 17. 16 Copyright 2015 FUJITSU E-Akten Eingang Vorbe- reitung Verteilung Bearbeitung Ausgang  Manuell  Halbautomatisiert  Automatisiert (Blindverarbeitung) Brief E-Mail/Fax Schredder Brief E-Mail/Fax Daten validieren scannen + OCR/ICR sortieren Archiv Allgemeine Verwaltungsprozesse
  18. 18. 17 Copyright 2015 FUJITSU Lebenszyklus von Dokumenten und Akten Phasen: Informelle Bearbeitung Inhaltliche Bearbeitung Langzeit- speicherung Archivierung Zuständigkeit: Landes- bzw. Bundesarchiv Zuständige aktenführende Behörde Fristen: ∞ Transfer Aufbewahrungsdauer Registrierung Speicherort: (historisches) Archivsystem Dateisystem, Vor- system, E-Akte, … E-Akte E-Akte mit el. Archiv oder autarkes el. Archiv ‚zdA‘ Verfügung AussonderungErfassung aktenrelevant
  19. 19. 18 Copyright 2015 FUJITSU Betriebs- konzept Fach- konzept DV- Konzept Sicherheits- konzept Organisations- konzept Einführungs- konzept Konzepte sollen  Spezifizieren  Vermitteln  Dokumentieren Konzeptionsphase
  20. 20. 19 Copyright 2015 FUJITSU Fachliche Konzeption
  21. 21. 20 Copyright 2015 FUJITSU Funktionsbausteine eines ECM-Systems ... Collaboration el. Archivierung / Speicherung AuslieferungWorkflow Dokumenten- Management Input Management Sicherheit und Schutz
  22. 22. 21 Copyright 2015 FUJITSU Fachliches Design Weitere operative Systeme Fach- anwendungen MS Office Papier E-Mails ECM-System Faxe D u p l i k a t eCOLD ERP, HR, FI, … Dateisystem
  23. 23. 22 Copyright 2015 FUJITSU Schritte bei der Papierbelegerfassung Vorbereitung des Scangutes (Sortieren, entklammern, …) Scannen / Digitalisieren elektronische Signatur und Stichproben kontrolle Erkennung, Klassifizierung, Indexierung Übergabe an el. Archiv Übergabe an Workflow Reihenfolge der Arbeitsschritte bei der Papiererfassung OCR ICR 1D- oder 2D-Barcodes Optical Character Recognistion Intelligent Character Recognistion
  24. 24. 23 Copyright 2015 FUJITSU Fachliches Design Mandant Doku- mentation elektronische Akten Register Dokumente Firma 1 Firma 2 Fachabtl. Personal Buch- haltung ZugriffnurüberBerechtigungssystem Axel Schweiss Emma Peel 1 Schrift- wechsel Entgelt Fallakte 2 häufig mehrstufig Akten- zeichen
  25. 25. 24 Copyright 2015 FUJITSU Fachliches / technisches Design Vorgangsbearbeitung Workflow oder Postkorbverfahren zur Vorgangsverfolgung und -unterstützung Dokumenten-Management Verwaltung und Bearbeitung dynamischer Dokumente, el. Akten Elektronische Archivierung Beweiswerterhaltende/Revisionssichere (Langzeit-) Archivierung Fachverfahren Verwaltung relevanter Meta-Daten, ggf. mit Workflow- und DMS- Funktionalität E-Akte- System
  26. 26. 25 Copyright 2015 FUJITSU Technisches Design/Sizing HSM- Server 1 ECM- Server 1 Nearline Speicher Online Speicher Clients ECM- Server n DB- Server 1 DB- Server n HSM- Server 2 ILM mit Hierarchical Storage Management E-Akte Anwendungs- ebene: Speicher- ebene: WAN/LAN LAN SAN
  27. 27. 26 Copyright 2015 FUJITSU Fujitsu Infrastrukturlösungen für die E-Akte
  28. 28. 27 Copyright 2015 FUJITSU Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern ScanSnap S1300i (for Win and Mac) ScanSnap S1300i Deluxe (for Windows) fi-65F fi-5015C fi-6110 fi-6010N fi-5530C fi-6770fi-6750S fi-6800 fi-5950 Production Professional Desktop Personal - ScanSnap ScanSnap S1100 Deluxe (for Windows) N1800 Office Productivity ScanSnap S1100 (for Win and Mac) ScanSnap iX500 Deluxe (for Win and Mobile Devices) ScanSnap iX500 (for Win, Mac and Mobile Devices) ScanSnap SV600 (for Windows. Mac from Nov 2013) fi-7160fi-7260 fi-7280fi-7180 fi-6670
  29. 29. 28 Copyright 2015 FUJITSU Trustcenter Zertifikate & Zeitstempel SecDocs als Archiv-Middleware
  30. 30. 29 Copyright 2015 FUJITSU BatchSign und SecDocs Gehen Sie auf Nummer Sicher!
  31. 31. 30 Copyright 2015 FUJITSU Kernelemente sicherer Digitalisierung und Aufbewahrung Transformation Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen) Beweiswerterzeugung Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen (Option) Sichere Langzeitspeicherung Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit Transfervermerk Evidence record 1011001111100010 1100010111011000 1100011000011101 0101111000111011 0111001011100011 0101110001111011 0101110010101010 1001001111010100
  32. 32. 31 Copyright 2015 FUJITSU Wandel von der Papier- zur elektronischen Bearbeitung 010011 010110 101111 001001 110011 Exponentiell wachsendes Risiko digitaler Informationen - e-Mails - Dateien - Office Dokumente - Gescannte Papiere - Datensätze - Audio- und Videodaten Rechtmäßige Umsetzung: Qualität der Aufbewahrung Beweiswerterhaltend Klassische Archivierung Speichern IT-Umsetzung  Effizienz  Transparenz  Nachvollziehbarkeit  Durchgängigkeit §
  33. 33. 32 Copyright 2015 FUJITSU Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern  Beweiswerterhaltung durch Verwendung qualifizierter Zeitstempel  Ergänzung von ersetzendem Scannen  Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt  Qualitativ über klassischer Archivierung und Speichern  Gesicherte Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Verwaltungsvorschriften 010011 010110 101111 001001 110011 § 
  34. 34. 33 Copyright 2015 FUJITSU Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der Beweiswerterhaltung IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen  Archivierte Elemente tragen Sicherheit mit sich  Automatische Nachweisführung  Einfache Datenmigrationen, dadurch effiziente Langzeitarchivierung  Optimale Verwaltung hybrider Archive mit elektronisch signierten und nicht signierten Dokumenten  Nachsignieren integriert, kostengünstig durch Übersignieren ganzer Chargen
  35. 35. 34 Copyright 2015 FUJITSU Archiv Middleware SecDocs Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen  Langlebigkeit über die Dauer der Aufbewahrung hinaus durch  Verwendung offener Standards  Berücksichtigung des 'Organisations- konzeptes elektronische Verwaltungs- arbeit' vom BMI  In bestehende IT-Landschaften integrierbar  Basis für E-Akte sowie sichere und optimierte Vorgangsbearbeitung  As-a-Service verfügbar  Unabdingbar bei Sozialdaten  Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert
  36. 36. 35 Copyright 2015 FUJITSU Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen Archiv Middleware SecDocs  Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR (ehem. TR VELS/03125)  Zertifizierung nach Common Criteria vorhanden.  Erstes zertifiziertes Produkt seiner Art  Offene Schnittstellen zu vielen DMS vorhanden
  37. 37. 36 Copyright 2015 FUJITSU E-Akte Basispaket Microsoft SharePoint Dokumenten-Management Ceyoniq nscale Webformulare LIP von Lucom / NINTEX Schriftguterstellung Aia Software ITP TR-RESISCAN-konformes Input- Management Kofax / Fujtsu Integration Behördenspezifische Fachverfahren Business Anwendungsszenarien Vertrauenswürdigkeit  Versiegelung  Beweiswerterhaltung  Offene Speicherformate  Signaturerneuerung Liefermodelle  on premise  trusted cloud Sicherheits-Standards  IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)  TR-ESOR-konforme Entwicklung Service Infrastruktur SecDocs Eternus / NetApp Business-centric Storage  Langzeitspeicherung  Block- und filebasierter Zugriff  WORM (optional) Data Protection Appliances  Langzeitspeicherung  Block- und filebasierter Zugriff  WORM (optional)
  38. 38. 37 Copyright 2015 FUJITSU Technologieszenarien Fujitsu - SecDocs beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung Materna Behörden- Akte Materna eAkte- Basispaket Materna CMIS-X Ceyoniq Nscale Microsoft SharePoint
  39. 39. 38 Copyright 2015 FUJITSU Thank you for listening!

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