Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Organisationen.
Fujitsu Storage Days 2018 - Josefs-Gesellschaft Köln (JG-Gruppe)
Elektronische Akten – Grundlage für ein bürgernahes e-Government
1. 0 Copyright 2015 FUJITSU
Human Centric
Innovation
CeBIT
2015
Hannover
16th – 20th March
2. 1 Copyright 2015 FUJITSU
Electronic Files
The basis for citizen-friendly e-government
Grundlage für ein bürgernahes e-Government
Elektronische Akten
3. 2 Copyright 2015 FUJITSU
Elektronische Akten
Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung,
Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer
Prozesse in Organisationen.
DMS
Collaboration/
Groupware
EDM/PDM
Workflow
Portale
WCM
Records
Management/
el. Akten ERP-/Host-
Content
COLD/OMS
elektronische
Archivierung
Document Management System
Engineering Data Management /
Production Data Management
Web Content Management
Enterprise Ressource Planning
Computer Output on Laser Disk /
Output Management System
E-Akten
Input
Management
( )( )
4. 3 Copyright 2015 FUJITSU
Elektronische Akten
E-Akten tragen zur
Beschleunigung
von Prozessen bei!
ECM
5. 4 Copyright 2015 FUJITSU
Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten –
heute und morgen
Zeitaufwand
Heute Morgen
Dokumenten-
handling und
-administration
Strategische,
inhaltliche
Aufgaben
Für strategische
Aufgaben mit
hoher Wert-
schöpfung bleibt
in vielen Orga-
nisationen zu
wenig Zeit.
9. 8 Copyright 2015 FUJITSU
Kunde
Polizei Hamburg
Bundesagentur für Arbeit
DRV Berlin-Brandenburg
Unfallkasse des Bundes
Digitale Beweismittelsicherung
Archivierung großer Datenmengen,
hierarchisches Speichermanagement
Digitalisierung des BA-Schriftguts
Zentrales Scannen und elektronisches
Signieren der Eingangspost (bundesweit)
ELA - Elektronische Akte
Scannen, elektronische Signatur,
Archivierung, Recherche
Vorstudie Dokumentenmanagement
Strategische Ausrichtung, Optionen,
Risiken und Umsetzungsplan für DMS
Stadt Chemnitz
Vorgangsbearbeitungssystem
Vorgangsbearbeitung und Archivierung, Anbindung
kommunaler Fachverfahren
Projekt
Bundesagentur für Arbeit
Archivierung des BA-Schriftguts
Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung
mit SecDocs
Fujitsu Referenzen (Auszug)
10. 9 Copyright 2015 FUJITSU
Unfallkasse Post & Telekom
Steubel in Baden-Württemberg
Fujitsu Technology Solutions
Deutschland
Umfängliches ECM
Scannen mit BatchSign, Archivierung mit
SecDocs, Datenmigration
Digitalisierung der Einkommensteuerbelege
Digitalisierung und inhaltliche Erfassung der
Steuerbelege in den Ländern
Elektronische Vertragsakte
Beratung bei der Einführung einer el. Vertrags-
akte mit revisionssicherer Archivierung
DB Dialog
Dokumentenmanagement
Scannen von Rückvergütungen und Beschwer-den,
Archivierung und Recherche
Freie Universität Berlin
Grobkonzept Archivierung
Grobkonzept für die Archivierung von
SAP-Daten und Dokumenten
Kunde Projekt
Justiz NRW
Konzeption zur elektronischen Verwaltung
Begleitung bei Einführung von elektronischer Akte
und elektronischem Rechtsverkehr
Fujitsu Referenzen (Auszug)
16. 15 Copyright 2015 FUJITSU
Z e i t l i c h e A b f o l g e
Wo stehen Sie?
Rentiert sich die
Einführung eines
ECM-Systems (ROI,
Kosten – Nutzen,
TCO)?
Welche Vorteile
bringt das System
für das
Unternehmen und
für den Anwender?
Was ist ECM?
DMS?
Elektronische
Archivierung?
Wie sieht eine el.
Akte aus?
Was ist der
generelle Nutzen?
Welche Partner
werden benötigt?
Welches System ist
das beste für
meine Situation?
Was muss
technisch beachtet
werden?
Wie muss die
Organisation
vorbereitet werden?
Datenschutz
Datensicherheit
…
Unterteilung in
Teilprojekte?
Projektbeteiligte?
Erstellung von
Konzepten
Ob? Mit wem?Wie?
Was ist im Projekt
zu beachten?
Was sind E-Akten?
21. 20 Copyright 2015 FUJITSU
Funktionsbausteine eines ECM-Systems
...
Collaboration
el. Archivierung /
Speicherung
AuslieferungWorkflow
Dokumenten-
Management
Input
Management
Sicherheit und Schutz
22. 21 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches Design
Weitere
operative
Systeme
Fach-
anwendungen MS Office
Papier
E-Mails
ECM-System
Faxe
D u p l i k a t eCOLD
ERP, HR, FI, …
Dateisystem
23. 22 Copyright 2015 FUJITSU
Schritte bei der Papierbelegerfassung
Vorbereitung des
Scangutes (Sortieren,
entklammern, …)
Scannen /
Digitalisieren
elektronische
Signatur und
Stichproben
kontrolle
Erkennung,
Klassifizierung,
Indexierung
Übergabe an
el. Archiv
Übergabe an
Workflow
Reihenfolge der Arbeitsschritte bei der Papiererfassung
OCR
ICR
1D- oder
2D-Barcodes
Optical Character Recognistion
Intelligent Character Recognistion
24. 23 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches Design
Mandant Doku-
mentation
elektronische
Akten
Register Dokumente
Firma 1
Firma 2
Fachabtl.
Personal
Buch-
haltung
ZugriffnurüberBerechtigungssystem
Axel
Schweiss
Emma
Peel
1
Schrift-
wechsel
Entgelt
Fallakte
2
häufig mehrstufig
Akten-
zeichen
25. 24 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches / technisches Design
Vorgangsbearbeitung
Workflow oder Postkorbverfahren zur
Vorgangsverfolgung und -unterstützung
Dokumenten-Management
Verwaltung und Bearbeitung dynamischer
Dokumente, el. Akten
Elektronische Archivierung
Beweiswerterhaltende/Revisionssichere (Langzeit-) Archivierung
Fachverfahren
Verwaltung relevanter
Meta-Daten, ggf. mit
Workflow- und DMS-
Funktionalität
E-Akte-
System
26. 25 Copyright 2015 FUJITSU
Technisches Design/Sizing
HSM-
Server 1
ECM-
Server 1
Nearline Speicher Online Speicher
Clients
ECM-
Server n
DB-
Server 1
DB-
Server n
HSM-
Server 2
ILM
mit Hierarchical
Storage Management
E-Akte
Anwendungs-
ebene:
Speicher-
ebene:
WAN/LAN
LAN
SAN
27. 26 Copyright 2015 FUJITSU
Fujitsu Infrastrukturlösungen
für die E-Akte
28. 27 Copyright 2015 FUJITSU
Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern
ScanSnap S1300i
(for Win and Mac)
ScanSnap S1300i
Deluxe (for Windows)
fi-65F fi-5015C fi-6110
fi-6010N
fi-5530C fi-6770fi-6750S
fi-6800
fi-5950
Production
Professional
Desktop
Personal - ScanSnap
ScanSnap S1100
Deluxe (for Windows)
N1800
Office Productivity
ScanSnap S1100
(for Win and Mac)
ScanSnap iX500
Deluxe (for Win and
Mobile Devices)
ScanSnap iX500
(for Win, Mac and
Mobile Devices)
ScanSnap SV600
(for Windows.
Mac from Nov 2013)
fi-7160fi-7260 fi-7280fi-7180
fi-6670
33. 32 Copyright 2015 FUJITSU
Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung
Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern
Beweiswerterhaltung durch Verwendung
qualifizierter Zeitstempel
Ergänzung von ersetzendem Scannen
Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt
Qualitativ über klassischer Archivierung und
Speichern
Gesicherte Einhaltung
der gesetzlichen Vorgaben und
der Verwaltungsvorschriften
010011
010110
101111
001001
110011
§
34. 33 Copyright 2015 FUJITSU
Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der
Beweiswerterhaltung
IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen
Archivierte Elemente tragen
Sicherheit mit sich
Automatische Nachweisführung
Einfache Datenmigrationen,
dadurch effiziente Langzeitarchivierung
Optimale Verwaltung hybrider Archive mit
elektronisch signierten und nicht signierten
Dokumenten
Nachsignieren integriert, kostengünstig durch
Übersignieren ganzer Chargen
35. 34 Copyright 2015 FUJITSU
Archiv Middleware SecDocs
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
Langlebigkeit über die Dauer der
Aufbewahrung hinaus durch
Verwendung offener Standards
Berücksichtigung des 'Organisations-
konzeptes elektronische Verwaltungs-
arbeit' vom BMI
In bestehende IT-Landschaften integrierbar
Basis für E-Akte sowie sichere und
optimierte Vorgangsbearbeitung
As-a-Service verfügbar
Unabdingbar bei Sozialdaten
Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert
36. 35 Copyright 2015 FUJITSU
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
Archiv Middleware SecDocs
Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR
(ehem. TR VELS/03125)
Zertifizierung nach Common
Criteria vorhanden.
Erstes zertifiziertes Produkt
seiner Art
Offene Schnittstellen zu vielen
DMS vorhanden
37. 36 Copyright 2015 FUJITSU
E-Akte Basispaket
Microsoft SharePoint
Dokumenten-Management
Ceyoniq nscale
Webformulare
LIP von Lucom / NINTEX
Schriftguterstellung
Aia Software ITP
TR-RESISCAN-konformes Input-
Management
Kofax / Fujtsu
Integration
Behördenspezifische Fachverfahren
Business
Anwendungsszenarien
Vertrauenswürdigkeit
Versiegelung
Beweiswerterhaltung
Offene Speicherformate
Signaturerneuerung
Liefermodelle
on premise
trusted cloud
Sicherheits-Standards
IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)
TR-ESOR-konforme Entwicklung
Service Infrastruktur
SecDocs Eternus / NetApp
Business-centric Storage
Langzeitspeicherung
Block- und filebasierter Zugriff
WORM (optional)
Data Protection Appliances
Langzeitspeicherung
Block- und filebasierter Zugriff
WORM (optional)