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Gemeindeverwaltung Westoverledingen                          Hardy HesseniusTheo Douwes                          Technikun...
Gemeinde Westoverledingen
Gemeinde Westoverledingen•   im Landkreis Leer (Südliches Ostfriesland)•   ca. 20.100 Einwohner•   130 Mitarbeiter, davon ...
VerwaltungsarbeitBisherige Situation• Bildschirmarbeitsplätze (Schreiben elektronisch  erstellen und elektronisch ablegen)...
Vernetzung (über Gemeindegrenzen)•   Vernetzung des Rathauses•   Anbindung von Außenstellen•   Zunehmende Vernetzung auf L...
Die Gemeindeverwaltung• Die Verwaltung
Wir haben ...• …Papierberge, die abgelegt und wiedergefunden  werden wollen• Dieses müsste mit  Hilfe der Technik möglich ...
Sollte man dann nicht gleich ... Die gesamte Verwaltungsarbeit „elektronisieren“   Bestehendes Papier soll in elektronisc...
Was reicht nicht aus ? Nur ablegen und Wiederfinden    Altakten- und Vorgangsdigitalisierung allein     hilft wenig
Archivieren und mehr ...   Dokumenten-   Management                Registratur       Fach-     Verfahren
Archivieren und mehr ...                   Mobilität                       Formular- Dokumenten-                          ...
Problemstellungen in der Praxis Die alltäglichen Probleme der Ablage   Mehrfachablage   Informationen sind nicht sachlic...
Problemstellungen in der Praxis Die alltäglichen Probleme des Suchens und Bearbeitens:   Retrievalprobleme    bisher Such...
Stufen derEDV- Schriftgutverwaltung Aktenplanverwaltung EDV- unterstützte Aktenverwaltung (der verbleibenden Papierakten) ...
Entscheidung für
Das erste „Aber...“• Was ist mit ..   –   Mitnehmen der Akte   –   Blättern in der Akte   –   Anstreichen in der Akte, Ran...
Das erste Aber ...      Mitnehmen der Akte    Ich nehme meine         Geht alles, entweder     Akten gerne mit zu       ...
Das erste Aber ...      Blättern in der Akte     Blättern von Papier ist      Ich kann wie in einer      schneller,     ...
Das erste Aber ...      Anstreichen in der Akte    Ich brauche die            Es gibt die Möglichkeit,     Möglichkeit, ...
Das erste Aber ...      Juristische Sicherheit     Eine „echte“ Akte         Fälschungssicherer      erscheint mir aus  ...
Das erste Aber ...         Fall abschließen und ab in den Keller     Einen Fall (Akte)          Ich kann mittels      mö...
Das zweite „Aber...“• Was ist mit ...   – Erstkosten (Scanner, Software, Schulung)   – Angst vor Überwachung bei Mitarbeit...
Das zweite Aber ...               Investitionskosten    Kostet das alles nicht      Was brauchen wir     furchtbar viel ...
Das zweite Aber ...          Angst vor Überwachung    Die elektronisch           Der Personalrat IST zu     durchgeführt...
Das zweite Aber ...                 Archivierungszeit    Kann ich verarbeitete      Wichtig: Es müssen     Dokumente in ...
Das zweite Aber ...                 Prüfungsfähigkeit    Wenn ich                 Die niedersächsische     elektronische...
Film
Fazit
Fazit    Zeitgleicher Beginn      Kostenrahmen (ROI)     (nach Pilotphase)        Personalrat    Information          ...
Gibt’s nicht ? Gibt’s doch !     Landkreis Leer        Die SGB II Sachbearbeitung (aktiv –        Arbeitsvermittlung) ist...
Wer auf der Stelle tritt, kann     nur Sauerkraut      produzieren...                  Peter Ustinov
Vielen Dank für Ihre   Aufmerksamkeit !      www.westoverledingen.de Theo.Douwes@westoverledingen.deHardy.Hessenius@westov...
Speicherung Anforderung: Archivierte Dokumente müssen unveränderlich und ohne Löschmöglichkeit gespeichert sein! Nach Abla...
… warum nicht realisierbar? Anforderung „Keine Löschmöglichkeit“:   Papier kann weggeschmissen werden,   Mikrofilme könn...
Die Lösung ?Sechs Sicherheitselemente: Benutzerzugriffskontrolle Aktivitätsprotokoll Versionskontrolle Geschützter Dat...
Sicherheitselemente 1 bis 3:Anwendungsfunktionen   Benutzerzugriffskontrolle   Stellt sicher, dass nur vorgesehene Zugriff...
Sicherheitselemente 4 bis 6:Technische Funktionen4. Schutz des Dateispeichers   Kein Arbeitsplatz hat über das Netzwerk di...
Revisionssicherheit Eine Software kann nicht „revisionssicher“ sein! Revisionssicher kann lediglich eine „Anwendung“ sein....
Fazit: Das Sicherheitskonzept der IQ-Technologie ist das ideale Verfahren für alle Dokumente, die revisionssicher gespeich...
Was wollen wir (zunächst) ? Die SGB II – Sachbearbeitung „elektronisieren“    Bestehendes Papier soll in elektronische   ...
Das Leben ist zu kurz, um    es mit Suchen zu      verbringen...
Diejenigen, die ihre Zeit schlecht  nutzen, beschweren sich als    Erste über deren Kürze.                 Jean de La Bruy...
Die Bürokratie ist es, ander wir überall kranken !             Otto von Bismarck
Manche Menschen kommen in eindunkles Zimmer und beginnen emsig   zu arbeiten. Sie ergründen die  Ursachen der Dunkelheit, ...
Das zweite Gegenaber ...    Akzeptanz        ist eine psychologische Frage, die bei jeder Innovation aufs        neue sic...
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Vergleich Aktenverarbeitung mit und ohne DMS

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  1. 1. SCAN AS SCAN CAN Wohl und Wehe der elektronischen ArchivierungGemeindeverwaltung Westoverledingen Theo Douwes Hardy Hessenius Organisation Technikunterstützte Informationsverarbeitung
  2. 2. Gemeindeverwaltung Westoverledingen Hardy HesseniusTheo Douwes TechnikunterstützteOrganisation Informationsverarbeitung
  3. 3. Gemeinde Westoverledingen
  4. 4. Gemeinde Westoverledingen• im Landkreis Leer (Südliches Ostfriesland)• ca. 20.100 Einwohner• 130 Mitarbeiter, davon 55 in der Verwaltung• Zielsetzung: Bürgernahe Verwaltung
  5. 5. VerwaltungsarbeitBisherige Situation• Bildschirmarbeitsplätze (Schreiben elektronisch erstellen und elektronisch ablegen)• Aktenführung durch Hängeregister (Kopie des Schreibens zur Akte)
  6. 6. Vernetzung (über Gemeindegrenzen)• Vernetzung des Rathauses• Anbindung von Außenstellen• Zunehmende Vernetzung auf Landkreisebene, Beispiel: – SGB II (passiv) – Bundestagswahl – ...
  7. 7. Die Gemeindeverwaltung• Die Verwaltung
  8. 8. Wir haben ...• …Papierberge, die abgelegt und wiedergefunden werden wollen• Dieses müsste mit Hilfe der Technik möglich sein
  9. 9. Sollte man dann nicht gleich ... Die gesamte Verwaltungsarbeit „elektronisieren“  Bestehendes Papier soll in elektronische Form gewandelt werden – Digitale Akte  „Neues Papier“ verhindern  Vernetzung der Aktenführung  Mehr Informationen am Arbeitsplatz  Workflow-Management
  10. 10. Was reicht nicht aus ? Nur ablegen und Wiederfinden  Altakten- und Vorgangsdigitalisierung allein hilft wenig
  11. 11. Archivieren und mehr ... Dokumenten- Management Registratur Fach- Verfahren
  12. 12. Archivieren und mehr ... Mobilität Formular- Dokumenten- Service Management Kommuni- kation Sicherheit Effizienz Digitale Verarbeitung Massen- Druck Archivierung Work- Fach- FlowVerfahren Akten- Beleg- plan Registratur Erfassung
  13. 13. Problemstellungen in der Praxis Die alltäglichen Probleme der Ablage  Mehrfachablage  Informationen sind nicht sachlich gegliedert  Informationswissen ist an Personen gebunden und organisationsabhängig  kein verbindliches Ablageschema  Diskrepanz zwischen sachbezogener und empfängerbezogener Ablage  Hoher Aufwand für gute Ablage  Auseinanderdriften von EDV- und Papierablage
  14. 14. Problemstellungen in der Praxis Die alltäglichen Probleme des Suchens und Bearbeitens:  Retrievalprobleme bisher Suchzeiten in Papier zu lange, jetzt noch länger mit der EDV ? wer kennt schon Dateinamen, Suchpfade  Zeitprobleme Ist das Chaos in der EDV nicht nur das Suchen und holen, auch das definieren  Terminprobleme, als beim Papier?!?!?!? schlimmer fehlende Termingenauigkeit, Terminsicherheit  Platzprobleme zuviel Akten, falsche Registratur/Möblierung  zuviel einzelne Programme, wo ist was gespeichert? welches Verzeichnis? welcher Dateiname? X-Versionen x-eMail-Kopien, etc.
  15. 15. Stufen derEDV- Schriftgutverwaltung Aktenplanverwaltung EDV- unterstützte Aktenverwaltung (der verbleibenden Papierakten) Informationsmanagement - Wissensmanagement 6. Vollelektronische Bearbeitung EDV-Schriftgutverwaltung (Dokumentenverwaltung)  Scannen von Tagespost  Automatisierte  elektronische Verteilung Schriftstückerstellung und Bearbeitung  Bürokommunikation  Einsatz digitaler Massenspeichersysteme  Einbindung der Office- Produkte
  16. 16. Entscheidung für
  17. 17. Das erste „Aber...“• Was ist mit .. – Mitnehmen der Akte – Blättern in der Akte – Anstreichen in der Akte, Randnotizen – Verfahrenssituation vor Gericht – Fall abschließen und Akte in den Keller bringen
  18. 18. Das erste Aber ... Mitnehmen der Akte  Ich nehme meine  Geht alles, entweder Akten gerne mit zu ist dort auch unser Besprechungen, zum DMS im Einsatz Chef ... oder ich nutze die Mobilfunktionen des Programms
  19. 19. Das erste Aber ... Blättern in der Akte  Blättern von Papier ist  Ich kann wie in einer schneller, echten Akte blättern chronologisch klarer  (Demonstration) und übersichtlicher ...
  20. 20. Das erste Aber ... Anstreichen in der Akte  Ich brauche die  Es gibt die Möglichkeit, Möglichkeit, Notizen für jedes Dokument und Notizen zu hinterlegen Randbemerkungen in  Demonstration der Akte zu vermerken
  21. 21. Das erste Aber ... Juristische Sicherheit  Eine „echte“ Akte  Fälschungssicherer erscheint mir aus Dateispeicher juristischen Gründen  „Vertiffung“ in fälschungssicherer Verbindung mit einer elektronischen Signatur jedes Mitarbeiters und einem permanent laufendem Änderungsprotokoll
  22. 22. Das erste Aber ... Fall abschließen und ab in den Keller  Einen Fall (Akte)  Ich kann mittels möchte ich unseres DMS Akten abschließen und alles aussondern, um sie Abgeschlossene nicht permanent „vor separat betrachten der Nase“ zu haben können
  23. 23. Das zweite „Aber...“• Was ist mit ... – Erstkosten (Scanner, Software, Schulung) – Angst vor Überwachung bei Mitarbeitern ? – Archivierungszeit ? Kann ich die Dokumente in 30 Jahren auch noch lesen ? – Wie geht das mit der Prüfung durch das Prüfungsamt?
  24. 24. Das zweite Aber ... Investitionskosten  Kostet das alles nicht  Was brauchen wir furchtbar viel Geld, denn ? das die Kommunen Programm nicht haben ? Server  Es ist wohl kaum Scanner möglich, schrittweise Schulung die neue Arbeitsweise Support einzuführen, d.h., die  Kostenvergleich Erstkosten sind Arbeitsplatz immens ...  Eingesparte Raumkosten
  25. 25. Das zweite Aber ... Angst vor Überwachung  Die elektronisch  Der Personalrat IST zu durchgeführten Fälle beteiligen, bevor ein werden „messbar“ in System, „welches der Durchführung, da Arbeitsabläufe kann es für „Chefs“ grundlegend ändert“, verlockend sein, eingeführt wird (§ 67 derartige „Messungen“ Nr. 6 PersVG) durchzuführen, ohne dass der Mitarbeiter dies merkt.
  26. 26. Das zweite Aber ... Archivierungszeit  Kann ich verarbeitete  Wichtig: Es müssen Dokumente in 30 Datenformate Jahren noch lesen ? verwendet werden, die Denke mal an die auch ohne verschiedenen herstellergebundene Datenformate ! Software funktionieren  Was mache ich, wenn  TIFF, XML, PDF/a das eingesetzte DMS-  Archivierungskonzept Produkt eingestellt muss ausgearbeitet wird ? werden
  27. 27. Das zweite Aber ... Prüfungsfähigkeit  Wenn ich  Die niedersächsische elektronische Kassenverordnung kassenwirksame gibt eine elektronische Verfahren einführe, Prüfung her muss ich dies durch  Prüfungen werden das Rechnungs- beschleunigt und prüfungsamt prüfen qualitativ besser lassen
  28. 28. Film
  29. 29. Fazit
  30. 30. Fazit  Zeitgleicher Beginn  Kostenrahmen (ROI) (nach Pilotphase)  Personalrat  Information  Klären mit dem RPA  Schulungen  Akzeptanz (Faktor Mensch)
  31. 31. Gibt’s nicht ? Gibt’s doch !  Landkreis Leer Die SGB II Sachbearbeitung (aktiv – Arbeitsvermittlung) ist bereits mit Regisafe realisiert, die SGB II Sachbearbeitung (passiv – Hilfeleistung) ist in der Realisierungsphase
  32. 32. Wer auf der Stelle tritt, kann nur Sauerkraut produzieren... Peter Ustinov
  33. 33. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! www.westoverledingen.de Theo.Douwes@westoverledingen.deHardy.Hessenius@westoverledingen.de
  34. 34. Speicherung Anforderung: Archivierte Dokumente müssen unveränderlich und ohne Löschmöglichkeit gespeichert sein! Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen sie jedoch gelöscht werden! Realisierung dieser Anforderung: Nicht möglich! … weder mit REGISAFE, noch mit M.A.U.S., noch mit einem anderen System! … und auch nicht mit Papier, Mikrofilm oder anderen analogen Medien!
  35. 35. … warum nicht realisierbar? Anforderung „Keine Löschmöglichkeit“:  Papier kann weggeschmissen werden,  Mikrofilme können vernichtet werden,  Dateien auf der Festplatte können gelöscht werden,  Datenträger können vernichtet werden,  usw… Anforderung „Unveränderlich“:  Auf Papier kann etwas hinzugefügt werden,  Dateien auf der Festplatte können geändert werden,  Datenträger können „modifiziert kopiert“ werden (= es entsteht ein quasi identischer Datenträger, jedoch mit Änderungen)  usw…
  36. 36. Die Lösung ?Sechs Sicherheitselemente: Benutzerzugriffskontrolle Aktivitätsprotokoll Versionskontrolle Geschützter Dateispeicher Verschlüsselung Datei-Integritätsprüfung
  37. 37. Sicherheitselemente 1 bis 3:Anwendungsfunktionen Benutzerzugriffskontrolle Stellt sicher, dass nur vorgesehene Zugriffe innerhalb der Anwendung möglich sind.2. Aktivitätsprotokoll Zeigt alle innerhalb der Anwendung durchgeführten Änderungen an. Versionskontrolle Hält alle älteren Versionen eines Dokuments vor.
  38. 38. Sicherheitselemente 4 bis 6:Technische Funktionen4. Schutz des Dateispeichers Kein Arbeitsplatz hat über das Netzwerk direkten Zugriff auf den Dateispeicher.4. Verschlüsselte Speicherung Die Ablage der Dateien erfolgt (optional) verschlüsselt. Datei-Integritätsprüfung Durch zwei ineinander greifende 160 Bit Hash-Werte („Fingerabdrücke“) kann eine unerlaubte Änderung eines Dokumente zuverlässig erkannt werden.
  39. 39. Revisionssicherheit Eine Software kann nicht „revisionssicher“ sein! Revisionssicher kann lediglich eine „Anwendung“ sein. Hierzu gehört neben der Software die Systemumgebung (Hardware, Betriebssystem, Netzwerk), die Installation (Rechtevergabe, Einstellungen etc.), organisatorische Festlegungen (z.B. „welchen Weg gehen Dokumente“) und die Arbeitsweise der Benutzer (z.B. „auf welche Art und mit welcher Sorgfalt wird gescannt und kontrolliert“). Eine Anwendung in diesem Sinne kann durch Gutachter zertifiziert werden, nicht aber eine Software.
  40. 40. Fazit: Das Sicherheitskonzept der IQ-Technologie ist das ideale Verfahren für alle Dokumente, die revisionssicher gespeichert werden müssen. Durch die Datei-Integritätsprüfung ist eine Festplatten-Speicherung der Daten mit IQ fälschungssicherer als eine klassische Speicherung auf optischen Datenträgern wie CD, WORM etc.: Auf diesen Datenträgern können zwar keine Daten geändert werden, jedoch kann problemlos ein Datenträger durch eine Kopie ersetzt werden, welche unerlaubte Änderungen enthält.
  41. 41. Was wollen wir (zunächst) ? Die SGB II – Sachbearbeitung „elektronisieren“  Bestehendes Papier soll in elektronische Form gewandelt werden  Das Entstehen „neuen Papiers“ soll verhindert werden  Vernetzung der Aktenführung über Gemeindegrenzen  Schnellerer Zugriff auf Fall-Informationen
  42. 42. Das Leben ist zu kurz, um es mit Suchen zu verbringen...
  43. 43. Diejenigen, die ihre Zeit schlecht nutzen, beschweren sich als Erste über deren Kürze. Jean de La Bruyère
  44. 44. Die Bürokratie ist es, ander wir überall kranken ! Otto von Bismarck
  45. 45. Manche Menschen kommen in eindunkles Zimmer und beginnen emsig zu arbeiten. Sie ergründen die Ursachen der Dunkelheit, finden Schuldige und erstellen ein mittelfristiges Konzept zur schrittweisen Reduzierung der Finsternis. Und dann kommt einer und macht einfach das Licht an. Peter Hohl, Schriftsteller und Verleger
  46. 46. Das zweite Gegenaber ...  Akzeptanz ist eine psychologische Frage, die bei jeder Innovation aufs neue sich stellt ...  Diejenigen, die wissen, wie es nicht geht, sollten die nicht die stören, die es bereits tun. Lao Tse  Verbringe die Zeit nicht mit Suchen nach einem Hindernis, vielleicht ist ja gar keins da. Franz Kafka  Fragen Sie nicht: „Wer ist schuld?“, fragen Sie: „Wer wurde nicht geschult“
  47. 47. Bilder
  48. 48. Bilder II

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