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Arno Abler
                                        www.communalconsult.at




Tirol 2.0 – Phase II
eGovernment für die Tiroler Gemeinden
Agenda
•   Tirol 2.0 in Kurzform
•   Präsentation Umfrageergebnis Pilotphase
•   Aktueller Projektstand
•   Projektablauf und Ziele der Phase II
•   Künftiger Standardisierungsablauf
•   Vorstellung Tirol2.0-WIKI
•   Themenschwerpunkte der Teilnehmergemeinden
Wozu eGovernment?
•   Elektronische Verwaltung
•   Bürgerorientierung
•   Medienbruchfreiheit
•   Durchgängigkeit
•   Jederzeitiger Dokumentenzugriff
•   Transparenz
•   Kostendruck zwingt zu Einsparungen
•   Effizienzsteigerung
•   Behördenübergreifende Vernetzung
•   EU-DLR und EAP
•   Gesellschaftliche Veränderungen (Web 2.0)
Die Ziele des Projekts
•   eGovernment für alle 279 Gemeinden Tirols
•   bis 2013
•   durchgängig, medienbruchfrei, voll integriert
•   Anbindung an Oberbehörden
•   Voraussetzung schaffen für Shared Services
•   Alle Verfahren online zugänglich
•   Erarbeitung von tirolweiten Standards
•   Kostenreduktion in den Gemeinden
•   Bürger- und Unternehmensservices
•   Tirol wird eGovernment-Vorbild
Tirol 2.0
•   Getragen von Land Tirol und Tiroler Gemeindeverband
•   Unterstützung durch FLGT
•   Umsetzung in möglichst allen 279 Gemeinden Tirols bis 2013
•   Vollständige, medienbruchfreie, integrierte eGovernment-
    Infrastruktur
•   Unabhängig von Gemeindegröße
•   Vernetzung mit Landesbehörden (EDIAKT II)
•   3 Projektphasen
•   „Kleine kommunale Verwaltungsreform“
Die Umsetzung
• Pilotphase (Oktober 2010 – September 2011)
  • 20 Gemeinden aller Größenklassen
  • Erarbeitung wesentlicher Standards
  • Aufbau der eGovernment-Infrastruktur

• Intensivierungsphase (2011/12)
  • Weitere interessierte Gemeinden
  • Vervollständigung der Standards

• Roll-out-Phase (2012/13)
  • eGovernment für alle Gemeinden Tirols
  • Weiterentwicklung der Standards
Das eGovernment-System
•   Online-Ratgeber (Lebenslagen)
•   Online-Formulare (XML-Daten)
•   Authentifizierung des Antragstellers (Bürgerkarte)
•   Zentrale Eingangsposterfassung
•   ELAK (Workflow, DMS)
•   Schnittstellen zu Fachanwendungsprogrammen
•   Amtssignatur (seit 1.1. verpflichtend)
•   Duale Zustellung (Kostenentlastung)
•   Langzeitarchivierung (Suchmöglichkeit nach Stichwörtern)
•   Sitzungsverwaltung (Anbindung Kommunalpolitik)
•   Bürgermeldungen (Web 2.0)
Ziel: Kommunale Standards
•   Möglichkeit interkommunaler Zusammenarbeit
•   Vereinfachte Abstimmung mit Oberbehörden
•   Rechtssicherheit




                                                 SOWI Innsbruck – 24.10.2011
•   Verfahrensqualität
•   Aktualität
•   Problemlose Updates

ABER:
• Gemeindeautonomie -> „Empfehlungen“
• Individuelle Anpassungen jederzeit möglich
Welche Standards?
5 Themenfelder

Leistungskatalog (erledigt in der Pilotphase)




                                                       SOWI Innsbruck – 24.10.2011
Posteingangsmanagement (erledigt in der Pilotphase)
• Online-Formulare
• Verwaltungsverfahrensprozesse
• Erledigungsvorlagen
Online-Formulare
•   Vollständige Fachdatenerfassung
•   Rechtliche Vorgaben korrekt abbilden
•   XML-Struktur zur medienbruchfreien Datenübernahme
•   Formularlogik zur Fehlerreduktion
•   Direkte Anbindung an ELAK
•   Österreichischer Styleguide-Standard (Barrierefreiheit)
•   Zentrale Updates
•   Rechtssicherheit
•   Kostengünstige Wartung
•   Verfahrensanbindung EAP
Verfahrensprozesse
•   BPM – Notation: BPMN 2.0
•   Rechtliche Vorgaben korrekt abbilden
•   Organisatorische Notwendigkeit berücksichtigen
•   Verantwortung und Kompetenzen von Politik und Verwaltung
    sinnvoll abgrenzen
•   Informationsbedarf decken (Bgm, AL, GR, Bevölkerung, etc.)
•   Medienbruchfreiheit durchgängig herstellen
•   Optimale Abläufe definieren
•   Verfahrensabläufe verständlich und nachvollziehbar
    dokumentieren
•   Kosten senken
Erledigungsvorlagen
• Ausgehende Dokumente
    •   Bescheide
    •   Zustimmungs- und Ablehnungserklärungen




                                                            SOWI Innsbruck – 24.10.2011
    •   Verfahrensleitende Verfügungen
    •   Amtliche Mitteilungen
    •   Merkblätter
•   Automatisierte Variablenbefüllung
•   Textbausteine
•   Formale Rechtssicherheit
•   Prüfung der Standards durch Gemeindeaufsicht
•   Rasche, zentrale Anpassung bei rechtlichen Änderungen
•   Individuelles Design möglich
Online-Umfrage Pilotphase
•   8. Oktober bis 21. Oktober
•   20 Gemeinden
•   20 Antworten
•   Anonym
•   Feedback Pilotphase und Anregungen
Anregungen aus der Umfrage
• Best-practice-Beispiele wären hilfreich
• Lückenloses Behördennetz Bund - Land - BH - Gemeinde
• Vernetzung mit dem ERV des Bundes
• Es sollte zu jedem einzelnen Verfahren eine Powerpoint-
  Präsentation bzw. eine pdf-Datei geben, sodass das Verfahren
  logisch erklärt wird
• automatischer Einbau in Easy fehlt
• Weitere Kooperationen – Fortbildung, Standardverfahren
Aktueller Stand des Projekts
•   10 Verwaltungsverfahren standardisiert
•   Alle dazugehörigen Online-Formulare standardisiert
•   Alle dazugehörigen Erledigungsvorlagen standardisiert
•   Umsetzung in der KIM-Umgebung
    •   Elektronische Eingangsposterfassung
    •   ELAK und Archiv Easy-Documents
    •   Schnittstellen zu den KIM-Programmen
    •   Amtssignatur
• November
    • Formularserver
    • Duale Zustellung
Ziele der Phase II
•   Standardisierung von 30 weiteren Kommunalverfahren
•   Praktischer Einsatz der erarbeiteten Standards
•   Erster behördenübergreifender Datenaustausch mit BH
•   Evaluierung elektronischer Gemeindekooperationen
•   Vervollständigung eGovernment-Infrastruktur
•   Intensivierung Duale Zustellung
•   Aufbau kommunale Wissensplattform über Tirol2.0-Wiki
Projektablauf Phase II
Standardisierung    Techn. Umsetzung
• CommunalConsult   • Kufgem
• Vorschläge        • Easy-Documents
• Interviews          • Bereichsweise
• Diskussion          • Modular
                      • Prozesse
• Prerelease
                    • Amtssignatur
• Standard
                    • Formularserver
                    • Duale Zustellung
Standardisierungsablauf
1. Vorschläge nach Bedarf der Teilnehmergemeinden
2. Interview mit Fachleuten
3. Diskussionsgrundlage Version 0.50 -> Themenschwerpunkt
4. Prerelease Version 0.90 -> Teilnehmergemeinden,
   Gemeindeaufsicht, Tiroler Gemeindeverband, FLGT
5. Standardempfehlung Version 1.00 -> Veröffentlichung im
   Tirol2.0-Wiki und Implementierung in ELAK, Formularserver
   u. ggf. Fachanwendung
6. Laufende Wartung (gesetzl. Änderungen, Praxisfeedback)

Kommunikation: eMail
Ausnahme: bei Konflikten mündliche Abstimmung
Standardisierungsvorschläge
•   Beschaffungswesen
•   Gemeinderevision
•   Erschließungskostenvorschreibung
•   Wohnungsvergabe
•   Änderung Flächenwidmungsplan
•   Wirtschaftsförderung
•   Budgeterstellung
•   Bauverfahren
•   Beihilfeverfahren
•   Bestätigung Flächenwidmung
•   Grundteilungsbewilligung
•   Rauchfang – Gebrauchsabnahme
Tirol 2.0 - Wiki
• tirol20.communalconsult.at

•   Laufende Veröffentlichung aller aktuellen Standards
•   Wissens- und Diskussionsplattform
•   Registrierung zur aktiven Nutzung
•   Laufend erweitert
Themenblöcke
1.   Interne Verwaltung, Kommunalpolitik, Personal und Recht
2.   Wirtschaft und Finanzen
3.   Soziales, Gesundheit, Sicherheit und Wohnen
4.   Bildung, Kultur, Sport und Vereinswesen
5.   Bau- und Raumordnungswesen
6.   Umwelt, Verkehr, Facility-Management
7.   Meldewesen, Standeswesen, Wahlen und Bürgerservice
Laufende Information
• Monatlicher Projektbericht
• eMail
  • Selektiert nach Themenschwerpunkt
  • Tirol 2.0-Gemeinden
  • eMail-Adressen bitte melden!
• tirol20.communalconsult.at (Wiki)
• www.communalconsult.at (Blog)
Arno Abler
             Fritz-Atzl-Straße 9 – 6300 Wörgl

                         +43 699 17826299
            arno.abler@communalconsult.at
                  www.communalconsult.at



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  • 1. Arno Abler www.communalconsult.at Tirol 2.0 – Phase II eGovernment für die Tiroler Gemeinden
  • 2. Agenda • Tirol 2.0 in Kurzform • Präsentation Umfrageergebnis Pilotphase • Aktueller Projektstand • Projektablauf und Ziele der Phase II • Künftiger Standardisierungsablauf • Vorstellung Tirol2.0-WIKI • Themenschwerpunkte der Teilnehmergemeinden
  • 3. Wozu eGovernment? • Elektronische Verwaltung • Bürgerorientierung • Medienbruchfreiheit • Durchgängigkeit • Jederzeitiger Dokumentenzugriff • Transparenz • Kostendruck zwingt zu Einsparungen • Effizienzsteigerung • Behördenübergreifende Vernetzung • EU-DLR und EAP • Gesellschaftliche Veränderungen (Web 2.0)
  • 4.
  • 5. Die Ziele des Projekts • eGovernment für alle 279 Gemeinden Tirols • bis 2013 • durchgängig, medienbruchfrei, voll integriert • Anbindung an Oberbehörden • Voraussetzung schaffen für Shared Services • Alle Verfahren online zugänglich • Erarbeitung von tirolweiten Standards • Kostenreduktion in den Gemeinden • Bürger- und Unternehmensservices • Tirol wird eGovernment-Vorbild
  • 6. Tirol 2.0 • Getragen von Land Tirol und Tiroler Gemeindeverband • Unterstützung durch FLGT • Umsetzung in möglichst allen 279 Gemeinden Tirols bis 2013 • Vollständige, medienbruchfreie, integrierte eGovernment- Infrastruktur • Unabhängig von Gemeindegröße • Vernetzung mit Landesbehörden (EDIAKT II) • 3 Projektphasen • „Kleine kommunale Verwaltungsreform“
  • 7. Die Umsetzung • Pilotphase (Oktober 2010 – September 2011) • 20 Gemeinden aller Größenklassen • Erarbeitung wesentlicher Standards • Aufbau der eGovernment-Infrastruktur • Intensivierungsphase (2011/12) • Weitere interessierte Gemeinden • Vervollständigung der Standards • Roll-out-Phase (2012/13) • eGovernment für alle Gemeinden Tirols • Weiterentwicklung der Standards
  • 8. Das eGovernment-System • Online-Ratgeber (Lebenslagen) • Online-Formulare (XML-Daten) • Authentifizierung des Antragstellers (Bürgerkarte) • Zentrale Eingangsposterfassung • ELAK (Workflow, DMS) • Schnittstellen zu Fachanwendungsprogrammen • Amtssignatur (seit 1.1. verpflichtend) • Duale Zustellung (Kostenentlastung) • Langzeitarchivierung (Suchmöglichkeit nach Stichwörtern) • Sitzungsverwaltung (Anbindung Kommunalpolitik) • Bürgermeldungen (Web 2.0)
  • 9. Ziel: Kommunale Standards • Möglichkeit interkommunaler Zusammenarbeit • Vereinfachte Abstimmung mit Oberbehörden • Rechtssicherheit SOWI Innsbruck – 24.10.2011 • Verfahrensqualität • Aktualität • Problemlose Updates ABER: • Gemeindeautonomie -> „Empfehlungen“ • Individuelle Anpassungen jederzeit möglich
  • 10. Welche Standards? 5 Themenfelder Leistungskatalog (erledigt in der Pilotphase) SOWI Innsbruck – 24.10.2011 Posteingangsmanagement (erledigt in der Pilotphase) • Online-Formulare • Verwaltungsverfahrensprozesse • Erledigungsvorlagen
  • 11. Online-Formulare • Vollständige Fachdatenerfassung • Rechtliche Vorgaben korrekt abbilden • XML-Struktur zur medienbruchfreien Datenübernahme • Formularlogik zur Fehlerreduktion • Direkte Anbindung an ELAK • Österreichischer Styleguide-Standard (Barrierefreiheit) • Zentrale Updates • Rechtssicherheit • Kostengünstige Wartung • Verfahrensanbindung EAP
  • 12. Verfahrensprozesse • BPM – Notation: BPMN 2.0 • Rechtliche Vorgaben korrekt abbilden • Organisatorische Notwendigkeit berücksichtigen • Verantwortung und Kompetenzen von Politik und Verwaltung sinnvoll abgrenzen • Informationsbedarf decken (Bgm, AL, GR, Bevölkerung, etc.) • Medienbruchfreiheit durchgängig herstellen • Optimale Abläufe definieren • Verfahrensabläufe verständlich und nachvollziehbar dokumentieren • Kosten senken
  • 13. Erledigungsvorlagen • Ausgehende Dokumente • Bescheide • Zustimmungs- und Ablehnungserklärungen SOWI Innsbruck – 24.10.2011 • Verfahrensleitende Verfügungen • Amtliche Mitteilungen • Merkblätter • Automatisierte Variablenbefüllung • Textbausteine • Formale Rechtssicherheit • Prüfung der Standards durch Gemeindeaufsicht • Rasche, zentrale Anpassung bei rechtlichen Änderungen • Individuelles Design möglich
  • 14. Online-Umfrage Pilotphase • 8. Oktober bis 21. Oktober • 20 Gemeinden • 20 Antworten • Anonym • Feedback Pilotphase und Anregungen
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  • 20. Anregungen aus der Umfrage • Best-practice-Beispiele wären hilfreich • Lückenloses Behördennetz Bund - Land - BH - Gemeinde • Vernetzung mit dem ERV des Bundes • Es sollte zu jedem einzelnen Verfahren eine Powerpoint- Präsentation bzw. eine pdf-Datei geben, sodass das Verfahren logisch erklärt wird • automatischer Einbau in Easy fehlt • Weitere Kooperationen – Fortbildung, Standardverfahren
  • 21. Aktueller Stand des Projekts • 10 Verwaltungsverfahren standardisiert • Alle dazugehörigen Online-Formulare standardisiert • Alle dazugehörigen Erledigungsvorlagen standardisiert • Umsetzung in der KIM-Umgebung • Elektronische Eingangsposterfassung • ELAK und Archiv Easy-Documents • Schnittstellen zu den KIM-Programmen • Amtssignatur • November • Formularserver • Duale Zustellung
  • 22. Ziele der Phase II • Standardisierung von 30 weiteren Kommunalverfahren • Praktischer Einsatz der erarbeiteten Standards • Erster behördenübergreifender Datenaustausch mit BH • Evaluierung elektronischer Gemeindekooperationen • Vervollständigung eGovernment-Infrastruktur • Intensivierung Duale Zustellung • Aufbau kommunale Wissensplattform über Tirol2.0-Wiki
  • 23. Projektablauf Phase II Standardisierung Techn. Umsetzung • CommunalConsult • Kufgem • Vorschläge • Easy-Documents • Interviews • Bereichsweise • Diskussion • Modular • Prozesse • Prerelease • Amtssignatur • Standard • Formularserver • Duale Zustellung
  • 24. Standardisierungsablauf 1. Vorschläge nach Bedarf der Teilnehmergemeinden 2. Interview mit Fachleuten 3. Diskussionsgrundlage Version 0.50 -> Themenschwerpunkt 4. Prerelease Version 0.90 -> Teilnehmergemeinden, Gemeindeaufsicht, Tiroler Gemeindeverband, FLGT 5. Standardempfehlung Version 1.00 -> Veröffentlichung im Tirol2.0-Wiki und Implementierung in ELAK, Formularserver u. ggf. Fachanwendung 6. Laufende Wartung (gesetzl. Änderungen, Praxisfeedback) Kommunikation: eMail Ausnahme: bei Konflikten mündliche Abstimmung
  • 25. Standardisierungsvorschläge • Beschaffungswesen • Gemeinderevision • Erschließungskostenvorschreibung • Wohnungsvergabe • Änderung Flächenwidmungsplan • Wirtschaftsförderung • Budgeterstellung • Bauverfahren • Beihilfeverfahren • Bestätigung Flächenwidmung • Grundteilungsbewilligung • Rauchfang – Gebrauchsabnahme
  • 26. Tirol 2.0 - Wiki • tirol20.communalconsult.at • Laufende Veröffentlichung aller aktuellen Standards • Wissens- und Diskussionsplattform • Registrierung zur aktiven Nutzung • Laufend erweitert
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  • 28. Themenblöcke 1. Interne Verwaltung, Kommunalpolitik, Personal und Recht 2. Wirtschaft und Finanzen 3. Soziales, Gesundheit, Sicherheit und Wohnen 4. Bildung, Kultur, Sport und Vereinswesen 5. Bau- und Raumordnungswesen 6. Umwelt, Verkehr, Facility-Management 7. Meldewesen, Standeswesen, Wahlen und Bürgerservice
  • 29. Laufende Information • Monatlicher Projektbericht • eMail • Selektiert nach Themenschwerpunkt • Tirol 2.0-Gemeinden • eMail-Adressen bitte melden! • tirol20.communalconsult.at (Wiki) • www.communalconsult.at (Blog)
  • 30. Arno Abler Fritz-Atzl-Straße 9 – 6300 Wörgl +43 699 17826299 arno.abler@communalconsult.at www.communalconsult.at Auf gute Zusammenarbeit